Stratégies de gestion des actifs numériques

Imaginez un instant, ou peut-être n'avez-vous pas besoin d'imaginer, que vous êtes chargé de créer une entreprise cas pour remplacer un bien. Afin de construire l'analyse de rentabilisation, vous devez connaître l'âge de l'actif, le coût initial du projet et peut-être quelques audits récents effectués sur le système de sécurité pour voir s'il est conforme aux codes actuels.

Vous vérifiez le système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) et constatez que le champ du coût de l'actif est vide et que l'actif a été installé en 1991. Vous recherchez la GMAO mais ne trouvez pas les rapports d'audit. Vous décidez de vous attaquer d'abord au coût. Vous contactez le service des finances, et ils vous fournissent des informations qui révèlent que l'actif a été inscrit dans les livres en 1984 et que le coût était de 1,5 million de dollars.

Maintenant, vous avez des âges contradictoires et un chiffre en dollars de la finance, mais vous sentez que quelque chose ne va pas. Donc, vous allez à l'ingénierie du projet et lui demandez les documents originaux du projet. Comme la plupart des membres de l'équipe sont nouveaux, une seule personne se souvient de ce projet. Il fouille dans sa réserve personnelle de documents. Après quelques recherches, il trouve le fichier du projet. Vous ouvrez le fichier du projet et découvrez que le coût documenté était de 1,2 million de dollars et que la date d'installation réelle était 1983.

À ce stade, vous vous demandez quelle information est correcte ? Pourquoi y a-t-il des différences entre tous ? Vous décidez de creuser les différences pour tout trier et construire l'analyse de rentabilisation basée sur des données, ce qui est exactement le mandat de l'entreprise.

Après de nombreuses recherches, vous découvrez les différences. Dans la GMAO, l'année 1991 est venue de la mise en œuvre de la GMAO, car il était jugé trop coûteux de convertir toutes les données dans la GMAO existante et il n'y avait aucun coût dans la GMAO d'origine.

Le projet s'est en fait achevé en 1983, mais la finance traversait une restructuration à l'époque et n'a créé les actifs qu'à la fin de 1984. Au cours de cette poussée pour obtenir les actifs créés en 1984 et rattraper leur retard, la finance a décidé d'inclure des systèmes auxiliaires dans de nombreux des actifs, ce qui explique le coût élevé dans le grand livre financier.

Maintenant, vous avez enfin le bon coût et l'âge, mais qu'en est-il de ce rapport ? L'ingénieur qui dirigeait cette initiative a quitté l'entreprise et n'a jamais rien enregistré sur le disque partagé de l'entreprise. Lorsqu'il est parti, son ordinateur a été nettoyé avec tous les fichiers associés.

Un appel aux ingénieurs-conseils qui ont élaboré le rapport a fourni l'information. Ainsi, au lieu de pouvoir rassembler les données requises en quelques minutes, cela a pris près de trois jours. Comment une organisation est-elle censée prendre des décisions basées sur les données lorsque les données ne sont pas facilement disponibles ?

C'est là qu'intervient une stratégie de gestion des actifs numériques. Une stratégie de gestion des actifs numériques est le fondement de la gestion des actifs et des informations numériques d'une organisation. Oui, les documents, les images et les informations sont des atouts pour une organisation et nécessitent une approche bien pensée.

Cette approche indiquera comment les actifs et informations numériques seront gérés, stockés, utilisés et éliminés, ce qui se traduira par un référentiel d'informations avec une source unique de vérité pour toutes les fonctions. Une stratégie de gestion des actifs numériques est une condition préalable à la prise de décision basée sur les données, qui est un élément clé de la gestion globale des actifs et est même mentionnée dans la norme ISO 55001.

Qu'est-ce qu'une stratégie de gestion des actifs numériques exactement ? Il s'agit d'une approche systématique de la gestion de toutes les données et informations qu'une organisation utilisera pour mettre en œuvre et exécuter son système de gestion des actifs. La stratégie de gestion des actifs numériques précisera quelles données sont incluses dans son champ d'application et peut inclure, sans s'y limiter :

• Images
• Manuels (fonctionnement, maintenance, etc.)
• Dessins (mécaniques, électriques, civils, etc.)
• Certificats (sécurité, exploitation, inspection, etc.)
• Rapports (audits, inspections, ingénierie, etc.)
• Dossiers de projet (analyses de rentabilisation, plans de projet, documents de mise en service, etc.)
• Informations sur les actifs (données de plaque signalétique, données d'âge, données de coûts, données d'exploitation, etc.)
• Informations d'exploitation (données de processus, dossiers de maintenance, registres des risques, etc.)
• Informations sur la demande du marché (prévisions de production, analyse des parties prenantes, etc.)

Une abondance de données est nécessaire pour prendre des décisions éclairées sur la façon dont les actifs seront gérés tout au long de leur cycle de vie. Afin de rendre les données utilisables, elles doivent être contrôlées. La stratégie de gestion des actifs numériques précisera également qui a accès pour modifier les données, qui peut les consulter et combien de temps elles seront conservées.

De plus, la stratégie de gestion des actifs numériques précisera comment toutes les données seront stockées et les différents systèmes intégrés. En contrôlant les intégrations, une seule source de vérité existera et minimisera la double saisie des données, ce qui peut conduire à des erreurs. Avec une seule source de vérité en place, les rapports de conformité deviennent également plus faciles, car les informations appropriées peuvent être obtenues facilement.

La stratégie de gestion des actifs numériques doit être structurée de manière à permettre au paysage numérique de refléter le monde réel. Cela signifie essentiellement que pour chaque document physique, il doit y avoir une copie numérique liée à l'enregistrement numérique de l'actif. La stratégie de gestion des actifs numériques précise également comment l'organisation se préparera à l'Industrie 4.0 et à l'Internet des objets industriel (IIoT), qu'il soit mis en œuvre maintenant ou à l'avenir. Un paysage numérique bien conçu garantit que toutes les données et informations pertinentes sont non seulement disponibles, mais entièrement intégrées entre les différents systèmes utilisés dans la gestion des actifs.

Malheureusement, les actifs numériques ne sont souvent pas pris en compte lors du développement et du déploiement d'un système de gestion des actifs, ce qui conduit à une approche ad hoc des données de stockage ou à une ruée pour mettre en place un système approprié après coup. Ce qui suit expliquera comment développer une stratégie de gestion des actifs numériques pour garantir que votre organisation dispose des bonnes informations au bon moment.

Création d'une stratégie de gestion des actifs numériques

Pour créer une stratégie de gestion des actifs numériques, les organisations devront investir dans leurs systèmes internes. Une stratégie de gestion des actifs numériques est plus qu'un simple progiciel ou une convention de nommage pour les documents. Il s'agit d'un système d'entreprise complet, comprenant des processus d'entreprise, des systèmes, des normes, etc.

Pour créer une stratégie de gestion des actifs numériques, il doit y avoir une collaboration interfonctionnelle qui est prise en charge au plus haut niveau de l'organisation. Cela ne veut pas dire que le service de maintenance ne peut pas mettre de l'ordre dans sa maison sans le reste de l'organisation. Cependant, pour tirer pleinement parti d'une stratégie de gestion des actifs numériques, celle-ci doit être à l'échelle de l'organisation.

La première étape de la création d'une stratégie de gestion des actifs numériques consiste à établir un comité de pilotage, qui devrait inclure toutes les fonctions telles que la maintenance, l'ingénierie, les finances, les technologies de l'information (TI), les opérations, etc. Cela garantira que toutes les fonctions au sein de l'organisation comprennent les l'objectif derrière la stratégie de gestion des actifs numériques et toutes les préoccupations concernant les données seront traitées, telles que le système considéré comme la vérité.

Une fois le comité de pilotage mis en place, la vision de la stratégie de gestion des actifs numériques et les données doivent être créées. Cela sera utilisé pour fournir l'objectif de haut niveau pour les données et comment elles seront utilisées. La vision doit prendre en compte non seulement l'état actuel, mais également tous les objectifs futurs impliquant l'IIoT. En tenant compte des futurs objectifs de l'IIoT, des décisions peuvent être prises pour s'adapter à l'afflux de données et éviter des remaniements coûteux ou de nouvelles implémentations logicielles à l'avenir. La base d'une stratégie de gestion des actifs numériques repose sur l'infrastructure informatique pour soutenir l'excellence de la gestion des actifs.

Le comité directeur doit également prendre des décisions difficiles. Il s'agit notamment de définir quelles données et informations entreront dans le champ d'application de la stratégie de gestion des actifs numériques et quelles données ne seront pas incluses. Ceci est vital, car la gestion et la gouvernance des données ont un coût. Si l'organisation essaie de tout gérer, ce sera une entreprise énorme et peut-être pas autant de valeur.

Mais si le comité directeur décide de se concentrer sur les données et informations clés, moins de ressources seront nécessaires et la valeur de la stratégie de gestion des actifs numériques augmentera. N'oubliez pas que les données collectées et régies doivent avoir une finalité et un usage défini. Il ne sert à rien de collecter des données qui n'ont pas ou n'auront pas d'utilité.

Un autre obstacle que le comité directeur devra surmonter est celui des autorisations de sécurité. Ceux-ci sont essentiels, car ils contrôlent qui peut créer, modifier et afficher les données. La création et la modification des données peuvent se résumer à des rôles spécifiques au sein de l'organisation ou d'une équipe de gouvernance des données dans une organisation plus grande.

Les champs globaux peuvent être contrôlés par l'équipe de gouvernance des données, tandis que les champs locaux peuvent être édités par des fonctions spécifiques au niveau du site. C'est ce qu'on appelle un processus de gouvernance. Il garantit que les données existantes et toutes les nouvelles données répondent aux exigences énoncées dans la stratégie de gestion des actifs numériques et les différentes normes.

La stratégie de gestion des actifs numériques fera référence à d'autres documents que l'organisation utilisera pour gérer les actifs numériques. Ceux-ci incluent généralement une norme d'actif numérique, une norme de nommage des documents d'ingénierie, une norme de transfert de projet et diverses autres normes. La stratégie de gestion des actifs numériques précisera également le système de gestion des documents qui stockera tous les documents et s'intégrera dans les différents systèmes, ainsi que la personne responsable de la gestion des systèmes informatiques, du contrôle de ces changements et de la participation du comité de pilotage à la décision. fait.

Enfin, la stratégie de gestion des actifs numériques est un catalyseur clé pour permettre aux organisations de déployer des solutions mobiles, car toutes les informations sont organisées et faciles d'accès. Sans structure de données, les solutions mobiles ne produiront pas les avantages escomptés. Une fois qu'une stratégie de gestion des actifs numériques est en place, une organisation peut être assurée que toutes les informations pertinentes sont facilement disponibles, ce qui facilite grandement le processus de maintenance et de planification des actifs.

Norme relative aux actifs numériques

La norme sur les actifs numériques est le lieu de référence pour toutes les informations sur les données requises, dans quel format et dans quels domaines elles seront stockées. La norme des actifs numériques joue un rôle clé dans la définition des spécificités des données requises. Il comprendra des définitions et des lignes directrices sur la qualité des données qui précisent comment les données seront mesurées et surveillées. Les métriques courantes pour la qualité des données sont les suivantes :

Les objectifs de qualité des données requis peuvent varier selon le type de données (données sur les actifs, les matériaux ou les défaillances), ce qui est généralement basé sur le risque de ne pas avoir de points de données spécifiques.

Selon l'organisation, la norme des actifs numériques peut inclure un dictionnaire de données complet ou faire référence à diverses autres normes, telles que la norme de données de base d'actifs, la norme de données de base de matériaux, la norme de données de maintenance et de défaillance ou la norme de données de processus et d'exploitation.

La norme de données de base des actifs détaille la manière dont les hiérarchies d'actifs seront construites, ainsi que la manière dont les actifs seront nommés et classés. La norme définira également les limites des actifs et les points de données requis pour chaque actif. En règle générale, les points de données sont la classification, les attributs et les opérations.

La classification est la capacité de séparer les équipements en groupes logiques. Dans la classification, vous pouvez définir la classe d'équipement (par exemple, vanne) et le type (par exemple, vanne).

Les attributs sont les caractéristiques de conception spécifiques de l'équipement. Cela peut inclure les matériaux à partir desquels il est fabriqué, les spécifications de performance, le fabricant, le numéro de modèle, le numéro de série, etc.

Les données d'exploitation comprennent les caractéristiques spécifiques de l'équipement en fonction de l'endroit où il est installé et de son utilisation. Dans les données opérationnelles, vous trouverez la criticité et l'emplacement.

La norme de données de base des matériaux contient les informations sur la façon dont les pièces seront nommées et classées, ainsi que les autres points de données requis, tels que les attributs, les délais et les prix.

La norme de données de maintenance et de défaillance contient les exigences relatives à la manière dont les activités de maintenance telles que les pannes, les tâches correctives et proactives seront capturées et enregistrées. Les points de données peuvent inclure le nombre total d'heures de travail, les temps d'arrêt planifiés, les temps d'arrêt imprévus, les codes de panne, etc.

La norme sur les données de processus et d'exploitation détaille les exigences pour toutes les données de processus et d'exploitation telles que les débits, les pressions, les vitesses et toutes les données de surveillance des conditions. La norme précise comment les différents systèmes seront intégrés et liés aux actifs. Ils peuvent choisir d'utiliser les champs de données existants dans la GMAO, tels que les mesures et les compteurs pour les données de maintenance conditionnelle.

Chacune de ces normes précisera le point de données, le champ où elles sont enregistrées, si les données sont obligatoires ou facultatives, ainsi que toute exigence de formatage spécifique, comme pour les dates (JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA) .

Norme de document d'ingénierie

La norme de document d'ingénierie ne se concentre pas autant sur des points de données spécifiques que la norme sur les actifs numériques mais plutôt sur l'identification et l'organisation des documents, manuels, dessins, images, etc. Le but de cette norme est de définir les lignes directrices pour la création et la maintenance la bibliothèque de documents de maintenance et d'ingénierie. Ce document fournit un système standardisé dans toute la mesure du possible étant donné la nature complexe et variée de la documentation d'ingénierie et de maintenance.

Traditionnellement, ce document expliquera la méthode de nommage des documents. Il est basé sur plusieurs critères, tels que le type de document, le nom du document, l'actif auquel il se rapporte et un identifiant unique.

Par exemple, la dénomination des documents d'ingénierie peut être :type – description du document de l'article – numéro d'actif – quantificateur. Cela garantit que toute la documentation peut être trouvée rapidement en fonction de la variété des informations. Le type de document est prédéfini à partir d'une liste telle que la suivante :

Lorsque le type de document est combiné avec le reste de la norme de nommage, les organisations auront tous les documents tels que :

• MTC – Manuel d'entretien des centrifugeuses – 865732 – 01
• PTG – Dégâts sur l'arbre – 865732-01
• PTG – Dégâts sur l'arbre – 865732-02

De plus, la norme relative aux documents d'ingénierie précisera où les documents résideront, qu'il s'agisse de copies électroniques ou papier. Par exemple, les documents d'ingénierie électronique peuvent être liés dans la GMAO à l'équipement, aux emplacements fonctionnels ou aux matériaux appropriés via le système de gestion de documents approuvé.

Les documents d'ingénierie sur papier peuvent être conservés dans une bibliothèque sur place qui garantit que tous les documents supprimés de la bibliothèque seront signés et déconnectés. La bibliothèque pourrait également se voir attribuer un propriétaire et disposer d'un système d'organisation mis en place pour faciliter un accès rapide aux documents. Tous les documents conservés dans la bibliothèque peuvent même être inclus dans un registre de documents.

Avec une norme de document d'ingénierie en place, l'organisation peut être assurée que ses documents et manuels peuvent être trouvés en cas de besoin.

Système de gestion de documents

Le système de gestion des documents est un élément clé de la stratégie de gestion des actifs numériques. Cette bibliothèque numérique est la plateforme qui hébergera tous les documents et s'intégrera aux différents systèmes tels que la GMAO, les systèmes de CAO, etc.

Le système de gestion de documents est essentiel, car il peut stocker tous les documents et actifs numériques de manière organisée. Le système offre également des capacités de suivi, de gestion et de stockage des documents, ainsi que de réduction du papier. La plupart des systèmes sont capables de conserver un enregistrement des différentes versions créées et modifiées par différents utilisateurs (suivi de l'historique) tout en offrant également une méthode de contrôle des modifications et des restrictions d'édition.

Bien que de nombreux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) disposent d'un système de gestion de documents intégré, il leur manque généralement certaines des fonctionnalités clés requises par les organisations. En tant que tel, de nombreuses options sont disponibles, certains des systèmes les plus courants étant OpenText, EQMS et eFileCabinet.

L'élément clé à rechercher dans un système de gestion de documents est la capacité de s'intégrer avec le large éventail de systèmes utilisés dans un système de gestion d'actifs, ainsi que le contrôle des modifications, la prise en charge des applications mobiles et la prise en charge de la conservation des enregistrements.

S'il s'agit d'un système informatique, il doit être choisi avec le comité de pilotage transversal, car chaque fonction aura des besoins uniques qui doivent être pris en compte ou l'organisation court le risque que certaines fonctions ne l'utilisent pas.

Norme de transfert de projet

Cette norme est l'un des éléments les plus essentiels du maintien continu de la stratégie de gestion des actifs numériques. La norme de transfert de projet indique quelles informations seront collectées, nettoyées et téléchargées sur les différents systèmes dans le cadre du projet. Cela garantit que le projet ne peut pas être fermé tant que les données et les informations ne sont pas correctement saisies et vérifiées. Cette norme peut même exiger que le fournisseur ou l'entrepreneur soit responsable du travail de données et ne sera pas payé pour le projet jusqu'à ce que les données soient acceptées.

La norme de passation du projet listera les informations et les documents qui doivent être collectés, vérifiés, téléchargés et approuvés dans les différents systèmes. Il fournira également un moyen pour permettre aux opérations, à la maintenance, aux finances, à la santé et à la sécurité et à toute autre fonction requise de signer l'acceptation de données et d'informations complètes.

Ce n'est pas le travail d'un planificateur de rassembler toutes ces données une fois qu'un projet est retourné. Les données doivent être collectées pendant le projet, nettoyées et téléchargées sur les différents systèmes avant que le projet ne soit transféré aux opérations et à la maintenance.

Mise en œuvre de la stratégie de gestion des actifs numériques

Une fois qu'une organisation dispose d'une stratégie de gestion des actifs numériques ainsi que des documents, normes et systèmes justificatifs, comment procède-t-elle pour la mettre en œuvre ? Outre toutes les activités habituelles de gestion du changement, l'organisation doit prendre en compte certains éléments clés.

Le premier élément à considérer est un audit de contenu. Cet audit évaluera l'état actuel des données par rapport à la norme documentée et déterminera toutes les données et informations manquantes ou suspectées de ne pas être correctes ou complètes. Cela permettra à l'organisation d'établir un calendrier réaliste et des besoins en ressources pour combler l'écart.

Lors de l'élaboration du plan de projet pour collecter les données manquantes, il est essentiel que l'organisation tienne compte du coût de la collecte des données manquantes par rapport à la valeur qu'elles apporteront. Il doit y avoir une analyse de rentabilisation et une compréhension du risque de ne pas disposer de ces données. Parfois, il est préférable de laisser les données héritées telles quelles et d'appliquer les normes aux données évoluant à partir d'un moment donné.

De plus, il peut être judicieux de commencer à mettre en œuvre la stratégie de gestion des actifs numériques par phases. Commencez dans une zone pilote, collectez les données, nettoyez-les et téléchargez-les. Cela permettra d'identifier de meilleures façons de collecter et de nettoyer les données et, plus important encore, de montrer à toutes les personnes impliquées la valeur d'avoir les bonnes données et informations.

Avenir de la stratégie de gestion des actifs numériques

Sans stratégie de gestion des actifs numériques, les organisations se mettent en retard pour adopter les dernières tendances, telles que l'industrie 4.0, la transformation numérique, l'intelligence artificielle et l'IIoT. Bien que ce ne soit peut-être pas un problème majeur pour le moment, cela séparera les organisations qui peuvent exploiter les données, prendre les décisions les plus rentables et prospérer de celles qui manqueront l'opportunité de prendre des décisions basées sur les données.

Avec les données et les informations appropriées capturées, les organisations peuvent tirer parti et utiliser pleinement des outils tels que le coût du cycle de vie, la planification des immobilisations et les inspections basées sur les risques. En disposant de toutes les informations, les organisations peuvent véritablement évaluer les plans d'investissement et justifier les décisions de report d'investissement et de maintenance. Cela offre un nouveau niveau de clarté et de confiance entre l'organisation et ses actionnaires, parties prenantes et régulateurs.

Exploration plus approfondie de la stratégie de gestion des actifs numériques

Pour les lecteurs qui souhaitent en savoir plus sur les différentes composantes de la stratégie de gestion des actifs numériques, de nombreuses références et ressources sont disponibles. La stratégie de gestion des actifs numériques et les documents justificatifs sont idéalement structurés de manière à garantir que toutes les exigences de la norme ISO 55001 sont respectées. Pour ce faire, vous devez consulter le document sur le paysage de la gestion des actifs du Forum mondial sur la maintenance et la gestion des actifs (GFMAM). Il fournit un aperçu et divers documents justificatifs requis pour une stratégie de gestion des actifs numériques d'entreprise tout en répondant aux exigences ISO 55001.

Références

SÈVE. (2016). Transformation numérique de la gestion d'actifs. SAP.

Cet article a déjà été publié dans les actes de la conférence Reliable Plant 2019.