Maîtriser la gestion des actifs numériques : une stratégie complète pour l'excellence des actifs pilotée par les données

Imaginez que vous deviez construire un dossier pour remplacer un vieil actif. Pour ce faire, vous avez besoin de son âge, de son coût d'origine et de tout audit de sécurité récent confirmant qu'il répond aux normes actuelles.

En consultant la GMAO, vous trouvez le champ coût vide et une date de 1991. Aucun rapport d'audit n'est dans le système. Vous vous tournez vers la finance, qui vous dit que l'actif a été enregistré en 1984 à un coût de 1,5 million de dollars.

Les données semblent encore erronées. Vous demandez alors à l'ingénierie les documents du projet original. Un ingénieur senior, le seul à se souvenir du projet, fouille dans ses archives personnelles et trouve le dossier. Il indique un coût de 1,2 million de dollars et une date d'installation de 1983.

Vous avez maintenant des âges et des coûts contradictoires. Pourquoi ? Vous enquêtez davantage et découvrez que la date de 1991 dans la GMAO reflétait l'année d'implémentation du système, pas l'installation de l'actif. La finance, lors d'une restructuration en 1984, avait ajouté des systèmes auxiliaires à l'enregistrement de l'actif, gonflant le coût. La vraie date d'installation était 1983, et le coût exact est de 1,2 million de dollars.

Mais où est le rapport d'audit ? L'ingénieur qui l'a produit a quitté l'entreprise, et tous les fichiers associés ont été effacés du disque partagé. Il a fallu trois jours pour récupérer l'information auprès d'un partenaire consultant. Comment une organisation peut-elle prendre des décisions basées sur les données quand celles-ci ne sont pas facilement disponibles ?

Voici la stratégie de Gestion des Actifs Numériques (DAM) — la pierre angulaire de tout système de gestion d'actifs centré sur les données. La DAM garantit que les documents, images et autres informations sont stockés, gouvernés et accessibles de manière cohérente, créant une source unique de vérité qui soutient la conformité ISO 55001.

Que comprend une stratégie DAM ? C'est un cadre systématique qui définit :

• Portée des données (ex. : images, manuels, plans, certificats, rapports, fichiers de projet, données d'actifs et d'exploitation, insights sur la demande du marché)
• Propriété des données et droits d'accès
• Périodes de rétention
• Voies d'intégration entre systèmes pour éliminer la double saisie et réduire les erreurs
• Préparation pour l'Industrie 4.0 et l'IIoT, assurant un flux de données fluide vers l'analytique future

Sans stratégie claire, les données d'actifs sont dispersées, les décisions sont retardées et la conformité devient lourde. Une stratégie DAM bien conçue aligne le paysage numérique avec le monde physique : chaque document physique a un enregistrement numérique correspondant lié à son actif.

Créer une stratégie de gestion des actifs numériques

Développer une stratégie DAM va au-delà du choix d'un logiciel. Elle nécessite :

• Une collaboration transversale avec un comité de pilotage incluant maintenance, ingénierie, finance, IT et opérations.
• La définition de la vision et du périmètre, assurant que les futures données IIoT puissent être intégrées sans refonte coûteuse.
• La décision sur les données à gouverner, en équilibrant valeur et coût de gestion.
• L'établissement de permissions de sécurité pour la création, l'édition et la consultation, souvent partagées entre équipes de gouvernance globales et propriétaires fonctionnels locaux.
• Le lien de la stratégie avec les documents de soutien : standard d'actif numérique, conventions de nommage des documents d'ingénierie, standards de remise de projet, etc.
• La sélection d'un système de gestion documentaire intégrant GMAO, CAO, ERP et autres plateformes clés, supportant l'accès mobile, le contrôle de version et la gestion des changements.
• L'activation de solutions mobiles en assurant que toutes les informations sont organisées et facilement récupérables sur le terrain.

Standard d'actif numérique

Ce standard définit les données requises, leur format et leur lieu de stockage. Il inclut souvent un dictionnaire de données et fait référence à des standards plus larges tels que :

• Standard des données maîtres d'actifs — hiérarchie, nommage, classification, attributs et données opérationnelles.
• Standard des données maîtres de matériaux — nommage des pièces, attributs, délais, prix.
• Standard des données de maintenance et de pannes — pannes, correctif, tâches proactives, heures-homme, temps d'arrêt, codes de panne.
• Standard des données de processus et d'exploitation — débits, pressions, vitesses, surveillance d'état, points d'intégration.

Chaque point de données liste le nom du champ, le statut obligatoire et les règles de formatage (ex. : format de date JJ-MM-AAAA).

Standard des documents d'ingénierie

Alors que le standard d'actif numérique se concentre sur les points de données, le standard des documents d'ingénierie régit la façon dont les documents sont identifiés, nommés et stockés :

• Type de document (ex. : MTC, PTG) suivi de la description, du numéro d'actif et d'un identifiant unique.
• Exemple : MTC – Manuel de maintenance centrifugeuse – 865732 – 01
• Documents électroniques liés dans la GMAO ou un système de gestion documentaire dédié.
• Copies physiques gérées dans une bibliothèque sur site avec procédures d'entrée/sortie et registre.

Système de gestion documentaire

Le cœur de la DAM est un système robuste de gestion documentaire qui stocke, suit et sécurise tous les actifs. Les capacités clés incluent :

• Intégration avec GMAO, CAO, ERP et autres outils.
• Contrôle de version et pistes d'audit.
• Accès mobile et fonctionnalités de gestion des changements.
• Support de la rétention et de la gestion des enregistrements.

Les solutions populaires incluent OpenText, EQMS et eFileCabinet.

Standard de remise de projet

Assurer l'intégrité des données à la remise est critique. Le standard exige :

• Collecte, nettoyage et téléversement de toutes les informations requises pendant le projet.
• Vérification et approbation par les équipes d'exploitation, maintenance, finance et sécurité.
• Responsabilité du fournisseur ou sous-traitant pour l'exhaustivité des données avant paiement final.

Implémentation de la stratégie de gestion des actifs numériques

Une fois la stratégie et les documents de soutien prêts, l'implémentation se fait par étapes :

• Réaliser un audit de contenu pour identifier les lacunes et problèmes de qualité des données.
• Prioriser la collecte de données selon la valeur versus le coût et le risque de données manquantes.
• Lancer un pilote dans une zone sélectionnée pour affiner les processus et démontrer la valeur.
• Déployer progressivement, en tirant parti des leçons apprises pour accélérer l'adoption dans l'organisation.

Avenir de la gestion des actifs numériques

Les organisations sans stratégie DAM prennent du retard dans l'adoption de l'Industrie 4.0, de l'IA et de l'IIoT. Une stratégie robuste débloque :

• Coût du cycle de vie, planification d'investissement et inspections basées sur les risques.
• Décisions d'investissement pilotées par les données qui renforcent la confiance des parties prenantes et régulateurs.
• Agilité pour intégrer les nouvelles technologies et analytiques à mesure qu'elles émergent.

Pour aller plus loin

Pour approfondir votre compréhension, consultez le document Asset Management Landscape du Global Forum on Maintenance & Asset Management (GFMAM), qui s'aligne sur les exigences ISO 55001.

Références :

• SAP. (2016). Transformation numérique de la gestion d'actifs. SAP.
• ISO. (2020). ISO 55001 : Management des actifs.

Cet article a été précédemment publié dans les Actes de la Conférence Reliable Plant 2019.