Gestion d'actifs expliquée : Optimiser la valeur des actifs et la conformité

Définition de la gestion d'actifs
La gestion d'actifs est un processus de suivi et de surveillance des actifs fixes et/ou mobiles d'une entreprise pour la comptabilité financière, la maintenance préventive et la dissuasion du vol. La gestion d'actifs est importante pour la conformité et la gestion des résultats, mais elle devient particulièrement complexe pour les organisations multisites, les flottes, les travailleurs de terrain ou d'autres situations d'actifs complexes. Des solutions de suivi d'actifs efficaces sont essentielles pour une surveillance efficace de la localisation, des inventaires, et la supervision de la maintenance, de l'état des actifs et de l'amortissement pour les actifs de grande valeur et critiques pour l'entreprise.
Les organisations peuvent adopter des pratiques de gestion d'actifs telles que des solutions logicielles de gestion d'actifs, des méthodes de suivi automatisées avec scanners fixes et codes-barres, ou des étiquettes d'actifs avec lecteurs de codes-barres portables générant des rapports pour les aider à gérer leurs actifs. La mise en œuvre de solutions de gestion d'actifs efficaces dès que l'entreprise est petite favorise une croissance fluide, notamment grâce aux solutions complètes et évolutives disponibles aujourd'hui.
Défis de la gestion d'actifs
Les petites entreprises et les nouvelles organisations peuvent négliger le besoin de solutions complètes de gestion d'actifs et retarder leur mise en œuvre. Dans de nombreux cas, ces mêmes organisations se retrouvent submergées par la documentation manuelle et les processus de suivi d'actifs à mesure que l'entreprise grandit et accumule un volume et une variété d'actifs plus importants.
Dans certains secteurs comme la santé et l'administration publique, les réglementations imposent que certains actifs soient soigneusement surveillés et gérés. Comprendre les réglementations sectorielles est essentiel pour développer des programmes de gestion d'actifs efficaces garantissant la conformité réglementaire continue et sélectionner des solutions de suivi d'actifs spécifiques à l'industrie répondant aux spécifications réglementaires.
Dans d'autres secteurs comme les services publics, les réglementations ne dictent pas toujours comment les actifs doivent être suivis ou gérés. Dans ces secteurs, cependant, il est courant que les meilleures pratiques recommandent l'utilisation de programmes complets de gestion d'actifs pour optimiser la performance, maintenir des niveaux de service constants et gérer les coûts généraux.
Au-delà de la conformité réglementaire, de nombreuses organisations doivent amortir des actifs de grande valeur, surveiller la performance des équipements et machines, pouvoir localiser rapidement des pièces et déterminer la dernière date de maintenance, parmi une multitude d'autres scénarios qui rendent une gestion d'actifs efficace indispensable pour les entreprises modernes. Suivre divers statuts et documents opérationnels à travers plusieurs systèmes, documents ou applications différents rend difficile la consolidation des données pour les rapports.
De plus, l'absence d'intégration des systèmes de données laisse passer des opportunités de découvrir des moyens d'optimiser la performance, d'améliorer la productivité et de renforcer les résultats de l'entreprise. Un programme de gestion d'actifs centralisé et complet résout ces défis et offre un avantage concurrentiel aux organisations d'aujourd'hui grâce à une meilleure visibilité et la capacité d'identifier des opportunités d'amélioration de la performance et de réduction des coûts.
Avantages de la gestion d'actifs
Lorsque la gestion d'actifs est correctement gérée, les organisations en récoltent les bénéfices. Par exemple, les organisations qui gèrent correctement leurs actifs réalisent des économies et constatent une augmentation de l'efficacité et de la productivité. Plus précisément, une gestion d'actifs précise génère souvent des économies fiscales substantielles grâce aux déductions d'amortissement. Les organisations qui utilisent les meilleures pratiques de gestion d'actifs ont également plus de facilité à se conformer aux normes GASB 34 et GASB 35.
Non seulement une bonne gestion d'actifs aide les entreprises à mieux contrôler leurs finances et leur productivité et permet une plus grande efficacité et rentabilité, mais elle améliore également les procédures de suivi d'actifs et d'inventaire. Par exemple, les systèmes logiciels complets de gestion d'actifs collectent des informations sur la performance des actifs fixes et s'intègrent aux bases de données de l'entreprise pour que les gestionnaires d'inventaire et d'actifs puissent suivre les actifs et l'inventaire séparément tout en comparant les procédures dans les entrepôts. Lorsque les codes-barres d'actifs et d'inventaire fonctionnent ensemble, les opérations deviennent plus fluides et la responsabilité s'améliore.
Meilleures pratiques de gestion d'actifs
Il y a plusieurs choses que les organisations peuvent faire pour mieux gérer leurs actifs. Voici quelques-unes des meilleures pratiques les plus importantes en matière de gestion d'actifs…

• Utiliser les meilleurs outils pour le travail – Une gestion d'actifs de premier ordre inclut l'utilisation de logiciels pour garantir l'exactitude de votre gestion d'actifs et un processus rationalisé. Assurez-vous que votre système de gestion d'actifs est évolutif pour qu'il puisse grandir avec votre entreprise.

• S'appuyer sur des étiquettes à code-barres qui durent toute la vie de l'actif – Pour gérer les données d'actifs avec précision, il est important d'utiliser des étiquettes à code-barres et des marques d'identification conçues sur mesure, ainsi que des solutions logicielles et matérielles adaptées, pour créer un programme de gestion d'actifs. Ce programme doit inclure des étiquettes d'actifs et des codes-barres durables tels que les étiquettes d'actifs en aluminium Rigid Metalphoto^® de Camcode, qui offrent une haute performance et restent lisibles jusqu'à 20 ans, même dans des conditions difficiles. Les étiquettes d'actifs en aluminium Rigid Metalphoto® de Camcode et d'autres étiquettes d'actifs et codes-barres spécifiques aux applications garantissent l'efficacité, car ils permettent aux organisations d'acquérir des données plus rapidement et facilement, ce qui se traduit par une productivité accrue et une réduction des coûts de main-d'œuvre. Les codes-barres et étiquettes d'actifs de Camcode sont compatibles pour une intégration facile avec les principaux systèmes de gestion d'actifs.

• Automatiser les processus de gestion d'actifs – L'adoption d'un programme de gestion d'actifs, complet avec des étiquettes à code-barres et d'actifs durables et des outils de gestion d'actifs incluant lecteurs de codes-barres et logiciels, facilite un processus de gestion d'actifs fluide et automatisé. Les étiquettes et tags incluent des informations précises, et les lecteurs et logiciels éliminent virtuellement les erreurs causées par la saisie et la collecte manuelles de données.

• Éliminer les actifs fantômes – Les actifs fantômes sont ceux qui ont été perdus, volés ou répertoriés comme inutilisables, mais qui figurent encore comme actifs fixes actifs dans le système. Les entreprises avec un pourcentage élevé d'actifs fantômes paient souvent trop d'impôts et d'assurances sur ces actifs, jusqu'à 30 %. Les actifs fantômes ne nuisent pas seulement aux résultats de l'organisation. Ils risquent aussi de causer des erreurs dans l'exactitude des états financiers de l'entreprise et posent une menace pour les dirigeants responsables de la conformité réglementaire. Enfin, les actifs fantômes entraînent une perte de productivité car les actifs manquants ou inutilisables ne sont pas disponibles quand on en a besoin.

La gestion d'actifs permet une plus grande visibilité, exactitude et reporting. La capture de données précises avec des systèmes de gestion d'actifs dans le cadre de programmes de gestion d'actifs aide les organisations à rationaliser les opérations, améliorer les finances, économiser sur les impôts, et améliorer leur résultat net global et leur productivité.
Image via Flickr par Gwan Kho
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