Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?

Une définition de la gestion d'actifs
La gestion des actifs est un processus de suivi et de surveillance des actifs fixes et/ou mobiles d'une entreprise à des fins de comptabilité financière, de maintenance préventive et de dissuasion contre le vol. La gestion des actifs est importante pour la conformité et la gestion des résultats, mais elle devient particulièrement complexe pour les organisations ayant plusieurs sites, flottes, agents de service sur le terrain ou autres situations d'actifs complexes. Des solutions efficaces de suivi des actifs sont essentielles pour une surveillance efficace de l'emplacement, des inventaires et une surveillance de la maintenance, de l'état des actifs et de l'amortissement des actifs de grande valeur et critiques pour l'entreprise.
Les organisations peuvent adopter des pratiques de gestion des actifs telles que des solutions logicielles de gestion des actifs , des méthodes de suivi automatisées avec des scanners fixes et des codes-barres, ou des étiquettes d'inventaire avec des lecteurs de codes-barres portables qui produisent des rapports pour les aider à gérer leurs actifs. La mise en œuvre de solutions de gestion d'actifs efficaces alors qu'une entreprise est petite favorise une croissance transparente, en particulier avec les solutions complètes et évolutives disponibles aujourd'hui.
Défis de la gestion d'actifs
Les petites entreprises et les nouvelles organisations peuvent ignorer le besoin de solutions complètes de gestion des actifs et retarder la mise en œuvre. Dans de nombreux cas, ces mêmes organisations peuvent se retrouver submergées par la documentation manuelle et les processus de suivi des actifs à mesure que l'entreprise se développe et accumule un plus grand volume et une plus grande variété d'actifs.
Dans certains secteurs tels que les soins de santé et le gouvernement, les réglementations imposent que certains actifs soient soigneusement surveillés et gérés. Comprendre les réglementations du secteur est essentiel pour développer des programmes efficaces de gestion des actifs qui garantissent une conformité réglementaire continue et sélectionner des solutions de suivi des actifs spécifiques à l'industrie qui répondent aux spécifications réglementaires.
Dans d'autres secteurs tels que les services publics, les réglementations ne dictent pas toujours la manière dont les actifs doivent être suivis. ou géré. Dans ces secteurs, cependant, il est courant que les meilleures pratiques recommandent l'utilisation de programmes complets de gestion des actifs pour optimiser les performances, maintenir des niveaux de service cohérents et gérer les frais généraux.
Au-delà de la conformité réglementaire, de nombreuses organisations doivent amortir les actifs de grande valeur, surveiller les performances des équipements et des machines, être capable de localiser rapidement les pièces et de déterminer la dernière date de maintenance, parmi une multitude d'autres scénarios qui font de la gestion efficace des actifs une nécessité pour les entreprises modernes. Le suivi des différents statuts et de la documentation opérationnelle sur plusieurs systèmes, documents ou applications différents rend difficile la consolidation des données pour les rapports.
En outre, l'absence d'intégration des systèmes de données laisse des opportunités manquées pour découvrir des moyens d'optimiser les performances et d'améliorer la productivité , et d'augmenter le résultat net de l'entreprise. Un programme centralisé et complet de gestion des actifs résout ces problèmes et offre un avantage concurrentiel aux organisations d'aujourd'hui grâce à une plus grande visibilité et à la capacité d'identifier les opportunités d'amélioration des performances et de réduction des coûts.
Avantages de la gestion des actifs
Lorsque la gestion des actifs est gérée correctement, les organisations en récoltent les bénéfices. Par exemple, les organisations qui gèrent correctement la gestion des actifs réalisent des économies et constatent une augmentation de l'efficacité et de la productivité. Plus précisément, une gestion précise des actifs génère souvent des économies d'impôt substantielles dans les déductions pour amortissement. Les organisations qui utilisent les meilleures pratiques de gestion des actifs ont également plus de facilité à se conformer aux normes GASB 34 et GASB 35. Non seulement une bonne gestion des actifs aide les entreprises à mieux contrôler leurs finances et leur productivité et permet une plus grande efficacité et rentabilité, mais elle améliore le suivi des actifs et les procédures d'inventaire. Par exemple, des systèmes logiciels complets de gestion des actifs collectent des informations sur les performances des immobilisations et s'intègrent aux bases de données de l'entreprise afin que les gestionnaires d'inventaire et les gestionnaires d'actifs puissent suivre les actifs et l'inventaire séparément tout en comparant les procédures dans les entrepôts. Lorsque les codes-barres des actifs et des stocks fonctionnent ensemble, les opérations deviennent plus fluides et la responsabilité s'améliore.
Meilleures pratiques de gestion des actifs
Il y a pas mal de choses que les organisations peuvent faire pour mieux gérer leurs actifs. Parmi les meilleures pratiques de gestion d'actifs les plus importantes, citons…

• Utiliser les meilleurs outils pour le travail – Une gestion des actifs de premier ordre comprend l'utilisation d'un logiciel pour garantir l'exactitude de la gestion de vos actifs et un processus rationalisé. Assurez-vous que votre système de gestion des actifs est évolutif afin qu'il puisse évoluer avec votre entreprise.

• S'appuyer sur des étiquettes à code-barres qui durent toute la durée de vie de l'actif – Pour gérer les données d'actifs avec précision, il est important d'utiliser des étiquettes de code à barres et des marques d'identification conçues sur mesure, ainsi que des solutions logicielles et matérielles sur mesure, pour créer un programme de gestion des actifs. Ce programme devrait inclure des étiquettes d'inventaire durables et des étiquettes de code à barres telles que Rigid Metalphoto ^® de Camcode. Les étiquettes d'inventaire en aluminium, qui sont très performantes et restent lisibles jusqu'à 20 ans, même dans des conditions difficiles. Les étiquettes d'inventaire en aluminium Rigid Metalphoto® de Camcode et d'autres étiquettes d'inventaire et étiquettes de code-barres spécifiques à l'application garantissent l'efficacité, car elles permettent aux organisations d'effectuer l'acquisition de données plus rapidement et facilement et entraînent une productivité accrue et des coûts de main-d'œuvre réduits. Les étiquettes à code-barres et les balises d'inventaire de Camcode sont compatibles pour une intégration facile avec les principaux systèmes de gestion d'actifs.

• Automatisation des processus de gestion des actifs – L'adoption d'un programme de gestion des actifs, complet avec des étiquettes de codes à barres durables et des étiquettes d'actifs et des outils de gestion des actifs, y compris des scanners de codes à barres et des logiciels, facilite un processus de gestion des actifs transparent et automatisé. Les étiquettes et les balises contiennent des informations précises, et les lecteurs et le logiciel éliminent pratiquement les erreurs causées par la saisie et la collecte manuelles des données.

• Éliminer les actifs fantômes – Les actifs fantômes sont ceux qui ont été perdus, volés ou répertoriés comme inutilisables, mais ils sont toujours répertoriés comme immobilisation active dans le système. Les entreprises ayant un pourcentage élevé d'actifs fantômes paient souvent jusqu'à 30 % d'impôts et d'assurances sur ces actifs. Cependant, les actifs fantômes ne nuisent pas seulement au résultat net d'une organisation. Ils risquent également de provoquer des failles dans l'exactitude des états financiers de l'entreprise et de constituer une menace pour les dirigeants chargés de veiller au respect des réglementations. Enfin, les ressources fantômes entraînent une perte de productivité, car les ressources manquantes et inutilisables ne sont pas disponibles lorsqu'elles sont nécessaires.

La gestion des actifs permet une visibilité, une précision et des rapports accrus. La capture de données précises avec des systèmes de gestion d'actifs dans le cadre de programmes de gestion d'actifs aide les organisations à rationaliser leurs opérations, à améliorer leurs finances, à économiser sur les impôts et à améliorer leur résultat global et leur productivité.
Image via Flickr par Gwan Kho
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