Débloquer la croissance avec le Cloud : 3 avantages clés que toute entreprise doit connaître

Les organisations ont tout à gagner en déplaçant leurs logiciels et leur infrastructure informatique vers le cloud.

IDC prévoit que d'ici 2025, la datasphère mondiale dépassera 163 zettaoctets (un trillion de gigaoctets), soit environ dix fois la taille qu'elle était en 2016. Les entreprises risquent de prendre encore plus de retard dans leur capacité à déterminer ce qui est important, à sécuriser tout ce qui est sensible, et à localiser les données clés au moment du besoin. À mesure que les données augmentent, les coûts et la complexité de les garder sur site augmentent également, faisant de la gestion efficace de l'information une préoccupation majeure pour les organisations de transport et de logistique. Un service de gestion de contenu d'entreprise (ECM) basé sur le cloud peut aider.

De nombreux experts confirment l'avantage financier du cloud. Nucleus Research, une entreprise spécialisée dans l'évaluation du retour financier sur les investissements technologiques, estime que le cloud rapporte 3,2 fois plus de valeur que les logiciels sur site. Pourtant, de nombreuses entreprises de transport et de logistique ont été lentes à adopter les services cloud, donc l'avantage financier n'est pas pleinement réalisé. L'ECM basé sur le cloud peut également aider à assurer la conformité aux réglementations, améliorer la cybersécurité et simplifier la gestion de flotte.

Les avantages de compter sur le cloud incluent :

Assurer la conformité aux réglementations.

De nombreuses réglementations gouvernementales exigent que les entreprises protègent les données sensibles, y compris les dossiers des employés, les informations clients et les dossiers financiers. Par exemple, la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) demande que les conducteurs puissent fournir un journal d'activité électronique lorsqu'il est demandé par les forces de l'ordre. Et le Département des Transports des États-Unis impose certaines activités de tenue de registres, y compris le stockage des dossiers commerciaux à travers diverses périodes de rétention, selon le type de dossier. Assurer la conformité à ces normes peut être complexe, surtout dans un environnement où les documents papier sont la norme.

Convertir les registres en format électronique peut simplifier considérablement la conformité aux réglementations. De nombreux systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs de verrouiller l'accès à l'information, assurant la protection des informations personnellement identifiables (PII). De plus, vous pouvez configurer des calendriers de rétention de dossiers automatiques qui vous notifient lorsqu'un document a été stocké assez longtemps, et vous donnent l'opportunité d'autoriser sa destruction. Enfin, les documents électroniques stockés dans le cloud permettent un accès mobile aux registres tels que les journaux de conduite, les rendant accessibles au besoin — même sur la route.

Renforcer la cybersécurité.

Des registres de gestion de flotte, tels que la maintenance des véhicules et les journaux de conduite, aux documents commerciaux généraux comme les dossiers des employés et financiers, chaque entreprise de transport et de logistique est submergée d'informations qui doivent être soigneusement gérées. Certaines informations doivent être gardées confidentielles, et les violations de données peuvent être dévastatrices tant pour la confiance des consommateurs que pour les finances de l'entreprise. Le nombre d'entreprises américaines affectées par des violations de données a presque doublé entre 2016 et 2017, passant de 24 % à plus de 46 %, à un coût moyen de 3,62 millions de dollars par violation.

Déplacer les documents vers un service ECM basé sur le cloud peut améliorer la protection des informations sensibles. De par leur nature, les fournisseurs de cloud sont des experts en cybersécurité. De nombreux systèmes offrent de multiples protections, y compris le chiffrement, l'application de mots de passe forts, et l'accès spécifique au contenu, qui restreint les fichiers et même les documents individuels aux visualisateurs autorisés. Dans la plupart des cas, les entreprises constatent que leur sécurité s'améliore lorsque les informations sont déplacées de leur propre réseau d'entreprise vers un service cloud.

Simplifier la gestion de flotte.

La gestion de flotte est l'une des fonctions les plus critiques pour les entreprises de logistique, qui doivent suivre les emplacements actuels et projetés des véhicules, gérer les registres clients et d'expédition, et assurer la sécurité des conducteurs, tout en livrant les marchandises à temps. Une classe émergente de technologie appelée automatisation des processus robotiques (RPA) peut à la fois simplifier la gestion de flotte et en réduire le coût. La RPA utilise des comptes utilisateurs électroniques appelés « bots » pour se connecter à diverses applications, afin de vérifier et partager des données, et d'exécuter automatiquement des tâches manuelles telles que la saisie de données. Lorsqu'elle est combinée avec l'ECM basé sur le cloud, les technologies peuvent réduire considérablement les coûts en rationalisant les processus de routage et en permettant aux employés de passer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Au fur et à mesure que vos données augmentent, vous aurez besoin de meilleurs outils pour gérer votre entreprise. En considérant les objectifs de votre entreprise et de votre département, demandez-vous : Où le cloud pourrait-il vous aider à atteindre les résultats dont vous avez besoin ?

Christina Robbins est responsable marketing chez Digitech Systems LLC, un fournisseur de logiciels de gestion de contenu d'entreprise (ECM).