Meilleurs articles de blog 2020 pour le logiciel Hippo CMMS

En 2020, le mot « sans précédent » a pris un tout nouveau sens. À bien des égards, la pandémie de COVID-19 a complètement réécrit toutes les règles. Mais en même temps, les fondamentaux de la gestion de la maintenance n'ont pas vraiment changé. Une gestion d'actifs réussie revient toujours à transmettre les bonnes données aux bonnes personnes aussi facilement que possible. Le logiciel GMAO reste le meilleur moyen de maîtriser vos programmes de maintenance.

Ce fut une année difficile dans de nombreux secteurs. Par exemple, selon un récent sondage des Manufacturiers et exportateurs du Canada, « 65 % des répondants avaient vu leur niveau de production diminuer pendant la pandémie » en raison de la baisse de la demande intérieure et étrangère.

Voyons ce que nous pouvons apprendre des meilleurs articles de blog Hippo de 2020 pour nous assurer que nous sommes prêts pour tout ce que 2021 nous réserve.

Nous pouvons commencer par examiner ce qui est encore vrai dans la maîtrise de la gestion de la maintenance.

Commencez par le début pour créer des bons de travail efficaces à la demande avec le logiciel GMAO

La gestion des ordres de travail signifie toujours avoir les bonnes étapes dans le bon ordre, surtout en ce qui concerne ce que vous faites en premier.

De retour en février 2020, dans Get Your Workflows Flow with Maintenance Management Software , nous avons examiné l'importance du portail de demande ouvert pour la capture des données associées aux tâches de maintenance à la demande.

L'un des principaux avantages du portail ouvert réside dans les champs obligatoires. Lorsque les gens envoient une demande de maintenance, ils peuvent voir quelles informations le service souhaite, en s'assurant de les inclure.

« … Et lorsque les demandes de maintenance sont incomplètes ou confuses, les services de maintenance perdent du temps à déterminer ce qu'ils doivent faire. Lorsque les techniciens ne savent pas à quoi ils ont affaire jusqu'à ce qu'ils y arrivent, il est impossible d'être entièrement préparés avec les bonnes pièces et les bons matériaux. Le temps sur la clé en souffre.

Avec le portail de demande ouvert, tout le monde part du bon pied.

Posez-vous les bonnes questions pour créer des workflows de maintenance préventive efficaces avec le logiciel GMAO

Puis, en septembre, nous avons approfondi le comment et le pourquoi de la gestion de la maintenance préventive avec Un guide complet et simple pour les bons de travail de classe mondiale .

La mise en place d'un programme efficace commence souvent par se poser les bonnes questions, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du service de maintenance.

« Votre logiciel de bons de travail actuel vous aide-t-il à rendre possible la maintenance préventive ? Posez-vous ces questions :

• Existe-t-il un moyen efficace d'examiner les données historiques des actifs pour déterminer les tâches et la cadence de maintenance ?
• Même si je sais quoi faire et quand le faire, est-il facile de générer et d'attribuer des PM ? Dans quelle mesure ce processus est-il manuel par rapport à automatique ?
• Une fois le programme opérationnel, comment puis-je savoir s'il fonctionne ou non ? Existe-t-il un moyen simple de prendre le nombre de MP générés et manqués pour calculer les taux de clôture ?

En ce qui concerne les ordres de travail, le service de maintenance n'est pas le seul concerné, vous devez donc parler avec d'autres services, connaître leurs objectifs spécifiques et voir si le processus actuel des ordres de travail les gêne également. N'oubliez pas que l'objectif n'est pas de recueillir les griefs de différents départements, alors assurez-vous que vos questions se concentrent sur les objectifs et les obstacles. Il est préférable d'éviter les questions sur la façon dont le processus les fait se sentir et sur les parties qu'ils aiment ou non. Au lieu de cela, demandez-leur ce que leur service veut accomplir et comment le processus d'ordre de travail facilite ou complique leur progression. »

Armé de ces réponses, vous pouvez commencer à corriger vos processus. Vous avez besoin d'un ensemble de systèmes pour travailler avec des données, grossièrement répartis en trois types de tâches :

• Capture
• Distribuer
• Exploiter

Encore une fois, vous commencez par vous poser les bonnes questions.

« Fondamentalement, dans quelle mesure [le programme de maintenance préventive] collecte-t-il de bonnes données, dans quelle mesure met-il ces données à la disposition des personnes qui en ont besoin, et enfin, qu'est-ce qu'il vous permet de faire avec les données ? Maintenant que vous l'avez, combien de façons différentes pouvez-vous en tirer de la valeur ? »

Avec bon nombre de ces questions, la bonne réponse est :"Nous pourrions faire mieux avec la bonne solution de GMAO."

Suivez ces étapes pour un programme de maintenance préventive efficace avec le logiciel GMAO

La mauvaise nouvelle est que la mise en place d'un programme de maintenance préventive ne se limite pas à parcourir une liste rapide de questions. La bonne nouvelle est qu'il existe un processus bien défini, et que nous l'avons couvert en août, avec les 6 éléments que votre liste de contrôle de maintenance préventive devrait inclure .

Fait intéressant, la première étape n'est pas liée aux actifs, à l'équipement ou aux données.

Il s'agit de personnes.

"L'une des choses les plus importantes à considérer lors de l'élaboration d'une liste de contrôle de maintenance préventive consiste à recruter les bonnes personnes dans l'équipe de maintenance. Tout comme les ordinateurs ne produiront pas d'informations utiles sans des personnes bien informées pour les faire fonctionner, il est également vrai qu'un programme de maintenance préventive ne sera pas efficace sans les bonnes personnes pour superviser et effectuer le travail.

Lorsqu'il s'agit d'exploiter un programme de maintenance préventive géré par une GMAO, il est essentiel de sélectionner des personnes parmi la haute direction, les responsables de la maintenance, les techniciens de maintenance et tout autre personnel qui comprend le fonctionnement du système.

Protégez les connaissances tribales avec le logiciel GMAO

Les avantages du logiciel GMAO sont un sujet de prédilection pour le blog, il n'est donc pas surprenant que nous ayons publié Comment le logiciel GMAO protège la valeur et réduit les coûts .

Mais ce qui peut surprendre, c'est l'avantage de la « connaissance tribale » de la GMAO et le processus de transfert des connaissances.

"Pour de nombreux départements, leur bien le plus précieux est la connaissance durement acquise des actifs qu'ils entretiennent. Personne ne connaît mieux une machine ou un équipement que les techniciens qui l'ont fait fonctionner. Quand quelqu'un peut diagnostiquer un problème simplement en écoutant un atout ou en posant simplement une main dessus pour sentir les vibrations, c'est impressionnant. Et très dangereux.

En effet, dès que vous perdez les technologies, vous perdez également tout ce savoir-faire. Ce n'est pas un problème nouveau, et il y a même une grande légende urbaine à ce sujet. Dans l'histoire, un technicien de maintenance prend sa retraite après de nombreuses années de travail. Au cours du premier mois, il est rappelé par son patron désespéré. L'une des machines est en panne et aucun des nouveaux techniciens ne sait comment la remettre en marche. Le technicien à la retraite arrive, fait plusieurs fois le tour de la machine, puis marque un point à la craie. C'est la pièce qu'il faut remplacer, explique-t-il. Puis il présente à son ancien patron la facture. La marque de craie ? Un centime. Savoir où mettre la marque à la craie ? Dix mille dollars.

Le logiciel GMAO protège toute l'expérience et le savoir-faire de vos techniciens en facilitant l'inclusion de nombreuses informations dans les bons de travail. N'oubliez pas que les bons de travail ne sont pas griffonnés sur des morceaux de papier ou collés dans des feuilles de calcul. Ils se trouvent à l'intérieur de la GMAO, ce qui facilite l'ajout de tout ce dont les techniciens ont besoin pour effectuer le travail correctement et clôturer efficacement.

Nous aimons tellement cette idée qu'Hippo a créé une infographie expliquant la valeur du transfert de connaissances et quelques étapes rapides pour y parvenir.

N'obtenez pas de CAFM lorsque vous avez besoin d'une GMAO

Certains de nos articles de blog les plus populaires sont des ventilations de termes, théories et pratiques courants pour la maintenance et la maintenance des installations, ce qui n'est pas du tout surprenant. Lorsque les gens sont à la recherche d'un logiciel de gestion de la maintenance, ils veulent en savoir le plus possible sur l'industrie.

Dans Quelles sont les principales différences entre les solutions CAFM et CMMS ? , nous avons couvert certains des principaux cas d'utilisation de CAFM.

"... parce que le terme est devenu un peu un parapluie pour un certain nombre de différents types de logiciels de gestion des installations, nous pouvons presque tout aussi facilement demander, Qu'est-ce qui n'est pas une fonctionnalité d'un CAFM ? Réduisons la liste à deux très importants.

CAFM et aménagement de l'espace

Cela commence par des plans d'étage détaillés de l'espace de bureau, y compris les bureaux, les actifs et l'équipement. Les gestionnaires d'installations peuvent s'assurer que l'espace est utilisé efficacement et que les travailleurs sont correctement logés. Par exemple, s'il y a une nouvelle recrue dans le service d'ingénierie, le responsable des installations peut s'assurer qu'il y a de la place pour un nouveau bureau. Ils peuvent également utiliser le logiciel pour faciliter le déplacement d'un bureau hors du stockage vers le bureau. Pour les travailleurs existants, la planification de l'espace couvre la gestion et le suivi des espaces flexibles, comme les salles de réunion et de sous-commission. Le logiciel collecte des données précieuses sur qui utilise quoi, ce qui est effectivement exploité et ce qui va être gaspillé.

CAFM et distanciation physique

Les gestionnaires d'installations sont désormais confrontés à des défis liés à la lutte contre la propagation du COVID-19, et l'un des moyens consiste à assurer la distanciation sociale entre les employés sur le lieu de travail. Étant donné que le logiciel dispose déjà de données sur l'aménagement des bureaux et sur l'endroit où les personnes sont assises, les gestionnaires d'installations peuvent l'utiliser pour garantir des distances de sécurité en réattribuant instantanément les bureaux. Les responsables peuvent également contrôler l'accès avec la gestion des visiteurs et échelonner les heures d'arrivée des employés. Ils peuvent également créer et gérer des contrôles de bien-être et collecter des données pour la recherche des contacts. »

L'article se termine par certains de nos conseils les plus courants et les meilleurs :choisir la bonne solution commence par examiner les problèmes que vous souhaitez résoudre. Une fois que vous savez ce que vous voulez accomplir, vous pouvez assez facilement choisir le bon outil. À un niveau très basique, c'est la même chose que de choisir le bon tournevis. La première étape consiste à regarder le haut de la vis.

Pour toutes les choses qui sont restées les mêmes dans la gestion de la maintenance, il y a eu beaucoup de gros changements. La pandémie de COVID-19 a créé de nombreux nouveaux défis pour les responsables de la maintenance et des installations. Sur le blog Hippo, nous avons couvert certaines des différentes façons dont la bonne solution GMAO aide à lutter contre le coronavirus.

Standardisez les processus agiles avec le logiciel GMAO

En avril, nous avons publié Passing COVID-19 Tests:Educational Facilities and CMMS School Software , qui couvre certaines des façons dont les établissements d'enseignement peuvent utiliser la GMAO pour lutter contre le COVID-19.

L'une des idées importantes consiste à utiliser un logiciel de GMAO pour ajuster votre programme de maintenance préventive.

"Généralement, la maintenance préventive offre :

• Temps de disponibilité accru
• Durée de vie plus longue de l'actif
• Gestion simplifiée des stocks
• Amélioration de l'efficacité
• Sécurité accrue

Tous ces éléments sont importants, mais avec le COVID-19, ils sont devenus critiques.

Montez quelques MP

Les organisations de tous les secteurs sont obligées de réduire tous les coûts possibles. Et cela signifie que les services de maintenance sont invités à faire plus avec moins, à se débrouiller avec un nombre réduit de techniciens et à surveiller de plus près les coûts. La dernière chose dont vous avez besoin en ce moment est une interruption imprévue d'un actif important. Ce n'est pas le moment pour la chaudière d'arrêter de fonctionner. Pour vous assurer que tout ce dont vous avez besoin reste en ligne, augmentez la fréquence et la quantité de maintenance préventive sur les actifs critiques.

Pause quelques MP

En même temps, il y a des PM que vous voudrez peut-être envisager d'arrêter complètement. Pour une école primaire, par exemple, il n'est pas nécessaire de vérifier périodiquement les structures de jeux extérieures. Dans la plupart des régions, ils sont interdits. Sur un grand campus universitaire, les départements peuvent interrompre la maintenance planifiée de certains des actifs des cuisines des cafétérias. La plupart des actifs inactifs n'ont pas besoin du même niveau d'attention.

Suspendre les PM peut également aider avec les rapports. À la fin du mois, vous n'avez pas à parcourir un tas de PM manqués que vous n'auriez jamais dû faire de toute façon. Il peut être plus logique de les suspendre pour le moment, ce qui vous permet d'utiliser le temps de votre service d'une manière qui correspond mieux à la situation actuelle. Pensez-y de cette façon :vous avez peut-être un horaire pour arroser votre pelouse tous les dimanches soirs pendant l'été, mais cela n'a aucun sens de suivre l'horaire lorsqu'il y a eu un orage dimanche après-midi. »

Nous voyons ici comment une bonne GMAO permet de créer de la cohérence tout en aidant les organisations à être agiles.

Restez connecté à distance de sécurité avec le logiciel GMAO

En mai, nous avons publié Maintain Social Distancing with CMMS Software , un aperçu de toutes les façons dont la GMAO rend possible la distanciation sociale.

Avant le COVID-19, de nombreux articles de blog expliquaient les avantages de l'utilisation d'une base de données CMMS accessible depuis n'importe quel appareil mobile. Lorsque les techniciens peuvent accéder instantanément aux ordres de travail, aux PM et aux historiques détaillés de maintenance et de réparation des actifs et des équipements de n'importe où, à tout moment, cela augmente le temps passé sur la clé. Plus besoin de courir au bureau pour récupérer la prochaine tâche ou pour récupérer un manuel pour une réparation délicate.

Mais avec le COVID, la capacité à travailler de manière autonome prend une nouvelle importance. Pour leur sécurité, les techniciens doivent éviter tout contact étroit. Le logiciel GMAO facilite cela. Par exemple :

"Selon la taille de l'installation, la complexité de la tâche et l'ancienneté de la technologie, de nombreux responsables inspecteront visuellement le travail avant de clôturer le bon de travail. Le logiciel GMAO permet à ces inspections d'avoir lieu à distance de sécurité.

Lorsque la technologie est terminée, à l'aide de n'importe quel appareil mobile connecté à Internet, ils peuvent prendre des photos de leur travail, qui sont ensuite examinées par le responsable. Satisfaits que le travail a été entièrement effectué, ils peuvent clôturer eux-mêmes le bon de travail à l'aide du logiciel de gestion des bons de travail. »

Et :

« Selon la taille et la disposition de votre installation, il peut être judicieux de déplacer les bons de travail afin que les techniciens ne se bousculent pas. Par exemple, pour le service de maintenance d'un hôtel, peu importe si vous avez deux techniciens travaillant dans des pièces adjacentes en même temps. Mais dans une usine de fabrication, vous ne voudriez pas que deux techniciens travaillent en même temps sur des actifs côte à côte.

Le moyen le plus simple de le faire est probablement d'échelonner les PM pour les actifs à proximité. À l'aide de la vue calendrier du logiciel CMMS, vous pouvez faire glisser et déposer des MP. Dans la plupart des cas, en particulier avec les MP flottants, il n'y a pas de réelle différence entre faire le travail un jour plus tôt ou un jour plus tard. Avec les MP au compteur et les ordres de travail à la demande, il y a moins de marge de manœuvre, mais il est encore souvent possible de déplacer ces ordres de travail.

Prochaines étapes

À partir du même article de blog :

« Le processus de recherche et d'adoption d'une solution de GMAO n'a pas changé.

Faites des recherches en ligne, lisez des informations sur le logiciel en général et sur les différents fournisseurs en particulier. Ensuite, contactez-nous et commencez à organiser des réunions rapides et des démonstrations en direct. C'est le seul moyen d'avoir une idée du fonctionnement du logiciel et de la façon dont il peut fonctionner pour vous. Pensez toujours aux problèmes auxquels vous êtes confrontés et à la manière dont ils sont liés à des fonctionnalités spécifiques du logiciel. Cette étape est cruciale car la dernière chose que vous voulez est une GMAO bourrée de fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin et que vous n'utilisez pas. Ce serait comme commander tous les plats du menu, en manger quelques-uns et jeter le reste.

Mais il y a quelque chose dans l'obtention d'une GMAO qui a changé. C'est l'urgence. Aujourd'hui plus que jamais, les responsables des installations et de la maintenance ont besoin de procédures et de flux de travail capables de résister aux pressions du COVID-19. Vous avez besoin d'une solution GMAO.