Meilleurs articles du blog Hippo CMMS 2020 : insights d'experts et conseils de gestion d'actifs

En 2020, le mot « sans précédent » a pris un tout nouveau sens. À bien des égards, la pandémie de COVID-19 a complètement réécrit toutes les règles. Mais en même temps, les fondamentaux de la gestion de maintenance n'ont pas vraiment changé. Une gestion d'actifs réussie repose toujours sur l'obtention des bonnes données aux bonnes personnes le plus fluidement possible. Le logiciel GMAO reste le meilleur moyen de prendre le contrôle de vos programmes de maintenance.

Ce fut une année difficile dans de nombreux secteurs. Par exemple, selon une enquête récente de Manufacturiers et Exportateurs du Canada, « 65 % des répondants ont eu un niveau de production réduit pendant la pandémie » en raison de baisses de la demande nationale et internationale.

Voyons ce que nous pouvons apprendre des meilleurs articles du blog Hippo 2020 pour être prêts à tout ce que 2021 nous réserve.

Commençons par examiner ce qui reste vrai pour maîtriser la gestion de maintenance.

Commencer au début pour créer des ordres de travail à la demande efficaces avec le logiciel GMAO

La gestion des ordres de travail signifie toujours avoir les bonnes étapes dans le bon ordre, surtout quand il s'agit de ce que vous faites en premier.

En février 2020, dans Faites circuler vos flux de travail avec le logiciel de gestion de maintenance, nous avons examiné l'importance du portail de demandes ouvert pour capturer les données associées aux tâches de maintenance à la demande.

L'un des principaux avantages du portail ouvert est les champs obligatoires. Quand les gens envoient une demande de maintenance, ils voient quelles informations le département souhaite, s'assurant qu'ils les incluent.

« … Et quand les demandes de maintenance sont incomplètes ou confuses, les départements de maintenance perdent du temps à comprendre ce qu'ils doivent faire. Quand les techniciens ne savent pas avec quoi ils ont affaire avant d'arriver, il est impossible d'arriver pleinement préparés avec les bonnes pièces et matériaux. Le temps sur outil en pâtit. »

Avec le portail de demandes ouvert, tout le monde démarre du bon pied.

Se poser les bonnes questions pour créer des flux de travail de maintenance préventive efficaces avec le logiciel GMAO

Puis en septembre, nous avons plongé plus profondément dans les comment et pourquoi de la gestion de la maintenance préventive avec Un guide complet et simple pour des ordres de travail de classe mondiale.

La mise en place d'un programme efficace commence souvent par se poser les bonnes questions, à l'intérieur et à l'extérieur du département de maintenance.

« Votre logiciel d'ordres de travail actuel aide-t-il à rendre la maintenance préventive possible ? Posez-vous ces questions :

• Existe-t-il un moyen efficace d'examiner les données historiques d'actifs pour déterminer les tâches et la cadence de maintenance ?
• Même si je sais quoi faire et quand le faire, est-il facile de générer et d'affecter des MP ? Quelle part de ce processus est manuelle versus automatique ?
• Une fois le programme en marche, comment savoir s'il réussit ou non ? Existe-t-il un moyen facile de prendre le nombre de MP générées et manquées pour calculer les taux de clôture ?

En ce qui concerne les ordres de travail, le département de maintenance n'est pas le seul concerné, vous devez donc parler avec les autres départements, découvrir leurs objectifs spécifiques, et voir si le processus actuel d'ordres de travail les gêne aussi. Rappelez-vous, l'objectif n'est pas de recueillir des griefs de différents départements, assurez-vous donc que vos questions se concentrent sur les objectifs et les obstacles. Il est préférable d'éviter les questions sur ce que le processus leur fait ressentir et les parties qu'ils aiment ou non. Au lieu de cela, demandez-leur ce que leur département veut accomplir et comment le processus d'ordres de travail le rend plus facile ou plus difficile pour progresser. »

Armé de ces réponses, vous pouvez commencer à corriger vos processus. Vous avez besoin d'un ensemble de systèmes pour travailler avec les données, grossièrement divisés en trois types de tâches :

• Capture
• Distribution
• Exploitation

Encore une fois, vous commencez par vous poser les bonnes questions.

« Fondamentalement, à quel point [le programme de maintenance préventive] est-il bon pour collecter de bonnes données, dans quelle mesure les met-il à disposition des personnes qui en ont besoin, et finalement, qu'est-ce qu'il vous permet de faire avec ces données ? Maintenant que vous les avez, de combien de façons différentes pouvez-vous en extraire de la valeur ? »

Pour beaucoup de ces questions, la bonne réponse est : « Nous pourrions faire mieux avec la bonne solution GMAO. »

Suivre ces étapes pour un programme de maintenance préventive efficace avec le logiciel GMAO

La mauvaise nouvelle, c'est que mettre en place un programme de maintenance préventive demande plus que de simplement parcourir une liste rapide de questions. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un processus bien défini, et que nous l'avons couvert en août, avec 6 éléments que votre liste de contrôle de maintenance préventive devrait inclure.

Fait intéressant, la première étape n'a rien à voir avec les actifs, équipements ou données.

C'est à propos des personnes.

« L'une des choses les plus importantes à considérer lors de l'élaboration d'une liste de contrôle de maintenance préventive est d'avoir les bonnes personnes dans l'équipe de maintenance. Tout comme les ordinateurs ne produiront pas d'informations utiles sans des gens compétents pour les faire fonctionner, il est également vrai qu'un programme de maintenance préventive ne sera pas efficace sans les bonnes personnes pour superviser et faire le travail.

Lorsqu'il s'agit de faire fonctionner un programme de maintenance préventive piloté par GMAO, la sélection d'individus issus de la direction, des gestionnaires de maintenance, des techniciens de maintenance, et de tout autre personnel qui comprend le fonctionnement du système est essentielle. »

Protéger le savoir tribal avec le logiciel GMAO

Les avantages du logiciel GMAO est un sujet favori du blog, donc ce n'est pas une surprise que nous ayons publié Comment le logiciel GMAO protège la valeur et réduit les coûts.

Mais ce qui pourrait surprendre, c'est l'avantage « savoir tribal » de la GMAO et le processus de transfert de connaissances.

« Pour beaucoup de départements, leur possession la plus précieuse est la connaissance durement acquise des actifs qu'ils maintiennent. Personne ne connaît une machine ou un équipement mieux que les techniciens qui l'ont fait fonctionner. Quand quelqu'un peut diagnostiquer un problème simplement en écoutant un actif ou en posant la main dessus pour sentir les vibrations, c'est impressionnant. Et très dangereux.

C'est parce que dès que vous perdez les techniciens, vous perdez aussi tout ce savoir-faire. Ce n'est pas un nouveau problème, et il y a même une excellente légende urbaine à ce sujet. Dans l'histoire, un technicien de maintenance prend sa retraite après de nombreuses années. Au premier mois, il est rappelé par son patron désespéré. Une des machines est en panne, et aucun des nouveaux techniciens ne sait la remettre en marche. Le technicien retraité arrive, fait le tour de la machine quelques fois, puis marque un endroit à la craie. C'est la pièce à remplacer, explique-t-il. Puis il présente à son vieux patron la facture. La marque de craie ? Un centime. Savoir où mettre la marque de craie ? Dix mille dollars.

Le logiciel GMAO protège toute l'expérience et le savoir-faire de vos techniciens en facilitant l'inclusion de nombreuses informations dans les ordres de travail. Rappelez-vous, les ordres de travail ne sont pas griffonnés sur des bouts de papier ou coincés dans des tableurs. Ils sont dans la GMAO, ce qui facilite l'ajout de tout ce dont les techniciens ont besoin pour faire le travail correctement et clore efficacement. »

Nous aimons cette idée au point que Hippo a créé une infographie expliquant la valeur du transfert de connaissances et quelques étapes rapides pour le faciliter.

Ne prenez pas un CAFM quand vous avez besoin d'une GMAO

Certains de nos articles de blog les plus populaires sont des décryptages de termes, théories et pratiques courants pour la maintenance et la gestion d'installations, ce qui n'est pas du tout surprenant. Quand les gens sont sur le marché pour un logiciel de gestion de maintenance, ils veulent en apprendre le plus possible sur le secteur.

Dans Quelles sont les différences clés entre les solutions CAFM et GMAO ?, nous avons couvert certains des principaux cas d'utilisation du CAFM.

« … parce que le terme est devenu une sorte de parapluie pour un certain nombre de types différents de logiciels de gestion d'installations, on pourrait presque aussi facilement demander : Qu'est-ce qui n'est pas une fonctionnalité d'un CAFM ? Réduisons la liste à deux vraiment importantes.

CAFM et planification de l'espace

Ça commence avec des plans d'étage détaillés de l'espace de bureau, incluant bureaux, actifs et équipements. Les gestionnaires d'installations peuvent s'assurer que l'espace est utilisé efficacement et que les travailleurs sont correctement accommodés. Par exemple, s'il y a une nouvelle recrue dans le département ingénierie, le gestionnaire d'installations peut s'assurer qu'il y a de la place pour un nouveau bureau. Ils peuvent aussi utiliser le logiciel pour faciliter le déplacement d'un bureau du stockage vers le bureau. Pour les travailleurs existants, la planification de l'espace couvre la gestion et le suivi des espaces flexibles, comme les salles de réunion et de détente. Le logiciel collecte des données précieuses sur qui utilise quoi, ce qui est efficacement exploité, et ce qui est gaspillé.

CAFM et distanciation physique

Les gestionnaires d'installations font maintenant face à des défis liés à la lutte contre la propagation de la COVID-19, et une façon est d'assurer la distanciation sociale entre les employés sur le lieu de travail. Comme le logiciel a déjà des données sur les aménagements de bureau et où les gens sont assis, les gestionnaires d'installations peuvent l'utiliser pour assurer des distances sûres en réaffectant instantanément les bureaux. Les gestionnaires peuvent aussi contrôler l'accès avec la gestion des visiteurs et échelonner les heures d'arrivée des employés. Ils peuvent aussi créer et gérer des contrôles de bien-être et collecter des données pour le traçage des contacts. »

L'article se termine avec certains de nos conseils les plus courants et les meilleurs : choisir la bonne solution commence par regarder les problèmes que vous voulez résoudre. Une fois que vous savez ce que vous voulez accomplir, vous pouvez assez facilement choisir le bon outil. À un niveau très basique, c'est la même chose que choisir le bon tournevis. L'étape 1 est de regarder le haut de la vis.

Pour toutes les choses qui sont restées les mêmes dans la gestion de maintenance, il y a eu beaucoup de grands changements. La pandémie de COVID-19 a créé beaucoup de nouveaux défis pour les gestionnaires de maintenance et d'installations. Sur le blog Hippo, nous avons couvert certaines des différentes façons dont la bonne solution GMAO aide à lutter contre le coronavirus.

Standardiser les processus agiles avec le logiciel GMAO

En avril, nous avons publié Réussir les tests COVID-19 : établissements d'enseignement et logiciel GMAO scolaire, qui couvre certaines des façons dont les établissements d'enseignement peuvent utiliser la GMAO pour aider à lutter contre la COVID-19.

L'une des idées importantes est d'utiliser le logiciel GMAO pour ajuster votre programme de maintenance préventive.

« Généralement, la maintenance préventive apporte :

• Augmentation du temps de fonctionnement
• Allongement de la durée de vie des actifs
• Gestion des stocks plus facile
• Amélioration de l'efficacité
• Augmentation de la sécurité

Tout cela est important, mais avec la COVID-19, c'est devenu critique.

Augmenter certaines MP

Les organisations de tous secteurs sont forcées de réduire tous les coûts possibles. Et cela signifie que les départements de maintenance sont priés d'en faire plus avec moins, se débrouillant avec un nombre réduit de techniciens et un œil plus attentif sur les coûts. La dernière chose dont vous avez besoin maintenant, c'est un temps d'arrêt non planifié sur un actif important. Ce n'est pas le moment que la chaudière tombe en panne. Pour vous assurer que tout ce dont vous avez besoin reste en ligne, augmentez la fréquence et la quantité de maintenance préventive sur les actifs critiques.

Mettre en pause certaines MP

En même temps, il y a certaines MP dont vous pourriez vouloir penser à arrêter complètement. Pour une école primaire, par exemple, il n'y a pas besoin de vérifier périodiquement les structures de jeux extérieures. Dans la plupart des zones, elles sont interdites. Sur un grand campus universitaire, les départements peuvent mettre en pause la maintenance planifiée sur certains actifs des cuisines des cafétérias. La plupart des actifs inactifs n'ont pas besoin du même niveau d'attention.

Mettre en pause les MP peut aussi aider avec les rapports. À la fin du mois, vous n'avez pas à patauger dans un tas de MP manquées que vous n'auriez jamais dû faire de toute façon. Il peut être plus logique de les mettre en pause pour l'instant, vous libérant pour utiliser le temps de votre département de manière qui correspond mieux à la situation actuelle. Pensez-y ainsi : vous pourriez avoir un horaire pour arroser votre pelouse tous les dimanches soirs pendant l'été, mais cela n'a pas de sens de suivre l'horaire s'il y a eu un orage dimanche après-midi. »

Ici, on voit comment une bonne GMAO permet de créer de la cohérence tout en aidant les organisations à être agiles.

Rester connecté à distance de sécurité avec le logiciel GMAO

En mai, nous avons publié Maintenir la distanciation sociale avec le logiciel GMAO, un regard sur toutes les façons dont la GMAO rend la distanciation sociale possible.

Avant la COVID-19, il y avait de nombreux articles de blog expliquant les avantages d'utiliser une base de données GMAO accessible depuis n'importe quel appareil mobile. Quand les techniciens peuvent accéder instantanément aux ordres de travail, MP, et historiques détaillés de maintenance et réparation d'actifs et équipements de n'importe où, à tout moment, cela augmente le temps sur outil. Fini les allers-retours au bureau pour récupérer le prochain ordre de travail ou prendre un manuel pour une réparation délicate.

Mais avec la COVID, la capacité de travailler indépendamment prend une nouvelle importance. Pour leur sécurité, les techniciens devraient éviter les contacts rapprochés. Le logiciel GMAO facilite cela. Par exemple :

« Selon la taille de l'installation, la complexité de la tâche, et l'ancienneté du technicien, beaucoup de gestionnaires inspectent visuellement le travail avant de clore l'ordre de travail. Le logiciel GMAO permet ces inspections à distance de sécurité.

Quand le technicien a fini, en utilisant n'importe quel appareil mobile connecté à Internet, il peut prendre des photos de son travail, qui sont ensuite examinées par le gestionnaire. Satisfait que le travail a été fait complètement, il peut clore l'ordre de travail lui-même en utilisant le logiciel de gestion d'ordres de travail. »

Et :

« Selon la taille et la disposition de votre installation, cela pourrait être une bonne idée de déplacer les ordres de travail autour pour que les techniciens ne se cognent pas les uns les autres. Par exemple, pour le département de maintenance d'un hôtel, cela n'a probablement pas d'importance si vous avez deux techniciens travaillant dans des chambres adjacentes en même temps. Mais dans une usine de fabrication, vous ne voudriez pas deux techniciens travaillant en même temps sur des actifs côte à côte.

Probablement la façon la plus simple de faire cela est d'échelonner les MP pour les actifs proches. En utilisant la vue calendrier dans le logiciel GMAO, vous pouvez glisser-déposer les MP. Dans la plupart des cas, surtout avec les MP flottantes, il n'y a pas de réelle différence entre faire le travail un jour plus tôt ou un jour plus tard. Avec les MP basées sur compteur et les ordres de travail à la demande, il y a moins de marge de manœuvre, mais déplacer ces ordres de travail est encore souvent faisable. »

Prochaines étapes

Du même article de blog :

« Le processus pour trouver et adopter une solution GMAO n'a pas changé.

Faites des recherches en ligne, lisez sur le logiciel en général et les différents fournisseurs spécifiquement. Puis contactez-les et commencez à organiser des réunions rapides et des démonstrations en direct. C'est le seul moyen d'avoir une idée de comment le logiciel fonctionne et comment il peut fonctionner pour vous. Pensez toujours en termes des problèmes auxquels vous faites face et comment ils se connectent avec des fonctionnalités spécifiques du logiciel. Cette étape est cruciale car la dernière chose que vous voulez est une GMAO bourrée de fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin et n'utilisez pas. Ce serait comme commander tous les plats du menu, en manger quelques-uns, et jeter le reste.

Mais il y a quelque chose qui a changé dans l'obtention d'une GMAO. C'est l'urgence. Maintenant plus que jamais, les gestionnaires d'installations et de maintenance ont besoin de procédures et de flux de travail qui peuvent résister aux pressions de la COVID-19. Vous avez besoin d'une solution GMAO. »