Renforcer les chaînes d'approvisionnement pendant le COVID-19 : trois stratégies éprouvées

Alors que la pandémie de COVID-19 s'est propagée, les entreprises ont été contraintes d'adapter leurs opérations de distribution et de logistique en conséquence. Pour beaucoup, les changements rapides ont exposé des faiblesses dans ce qu'elles croyaient être des processus fiables — révélant des fractures inquiétantes.

Avec des changements dramatiques de la demande, un accès fluctuant aux pièces et produits, et des exigences de santé et de sécurité changeantes, il est plus important que jamais d'avoir une maîtrise des données de première ligne.

La meilleure façon de faire face à ces conditions changeantes est de savoir en temps réel ce qui se passe aux points de contact les plus vulnérables de votre chaîne d'approvisionnement. Ce niveau de visibilité est nécessaire pour suivre le rythme de l'environnement en évolution rapide, et anticiper les problèmes qui pourraient sinon faire dérailler l'entreprise. Voici trois façons d'utiliser les données de terrain pour rester agile pendant la crise du COVID-19.

Anticiper les processus de qualité

Alors que la demande de biens essentiels augmente à la fois de votre côté et de celui de vos fournisseurs, les processus de qualité peuvent en prendre un coup. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le même nombre d'ouvriers effectue deux fois plus de contrôles ponctuels sans rater des détails cruciaux. De même, l'embauche de nouveaux travailleurs inexpérimentés pour combler les lacunes vous oblige à effectuer une formation supplémentaire, et vous force à placer des décisions de qualité critiques entre des mains non vérifiées.

C'est d'autant plus vrai pour l'expédition de produits depuis vos propres centres de distribution et entrepôts. Un grand détaillant en ligne comptait sur un seul ouvrier pour effectuer des centaines d'audits d'emballage par quart. Ces audits garantissaient que les articles étaient en état neuf et emballés pour éviter les dommages, mais la moindre erreur pouvait entraîner des biens inutilisables ou des produits retournés. Les formulaires papier ne suffisaient tout simplement pas — les audits étaient lents, peu fiables, et se dégradaient avec la demande accrue. La numérisation a tout changé, offrant aux travailleurs des outils plus précis et fiables pour auditer les produits sortants.

Avec la demande de biens essentiels en hausse, la numérisation est devenue vitale pour suivre les processus de qualité tels que les LQA (limites de qualité acceptables) et les audits d'emballage. L'utilisation d'une application mobile sur smartphone donne aux travailleurs la capacité d'évaluer avec précision un nombre significativement plus important d'expéditions. Les formulaires intelligents peuvent utiliser une logique conditionnelle pour garder les travailleurs non formés sur la bonne voie, en n'affichant que les informations pertinentes et en les invitant avec les normes attendues quand elles sont nécessaires. Plus important encore, les données de première ligne contribuent directement à des décisions plus intelligentes et plus rapides pour les dirigeants de votre entreprise.

Surveiller la conformité des fournisseurs et des travailleurs

Il est particulièrement critique pendant la pandémie de COVID-19 que les travailleurs respectent les protocoles de sécurité et d'hygiène. Le lavage et la désinfection des équipements de protection individuelle (EPI) et des espaces de travail sont essentiels pour la sécurité des travailleurs qui gèrent vos entrepôts, ainsi que pour la continuité de l'activité. Les smartphones et autres appareils portables sont particulièrement sensibles à la propagation du virus, et doivent être nettoyés régulièrement. La non-conformité vous met, vous, vos fournisseurs et vos clients en danger. S'il est peu probable qu'un travailleur cause intentionnellement du tort, la négligence joue un rôle significatif dans la sécurité de la chaîne d'approvisionnement.

Il n'y a aucun moyen de garantir que les travailleurs se conforment aux politiques COVID-19 à moins de les surveiller de près avec des contrôles quotidiens. De même, garder un œil sur les fournisseurs nécessite des évaluations cohérentes. Les données de première ligne qui vous disent exactement ce qui se passe dans l'entreprise peuvent s'avérer cruciales en de tels moments. Vous devez créer des formulaires pour suivre le comportement des fournisseurs et des travailleurs, et insister pour qu'ils soient remplis à la lettre. S'il est facile de créer de tels formulaires, il n'est pas tout à fait aussi facile de les distribuer et de les collecter. La numérisation est la clé pour simplifier ce processus.

En utilisant des formulaires numériques pour surveiller les comportements liés à l'hygiène sur les sites clés, vous pouvez rester agile et maintenir une vision claire des risques auxquels vous faites face. Les formulaires numériques peuvent vous aider à renforcer les directives d'hygiène, les EPI, et les protocoles de confinement, entre autres politiques. Ils peuvent également suivre les symptômes potentiels d'une épidémie. Les formulaires numériques vous permettent d'observer les tendances en temps réel, et de planifier votre réponse en conséquence. La collecte proactive de données numériques depuis le sol de l'entrepôt pourrait ne pas empêcher totalement la négligence ou le risque d'infection, mais elle peut atténuer les facteurs contributifs sur le long terme.

Maintenir la visibilité et la transparence

La priorité la plus cruciale que vous pouvez définir maintenant est d'évaluer constamment vos processus. Anticipez les conditions changeantes grâce à des inspections, audits et contrôles continus. Faites l'effort de comprendre ce qui se passe dans votre chaîne d'approvisionnement, et soyez conscient que tous les plans que vous faites peuvent être temporaires. Les fournisseurs de référence pourraient soudainement ne plus être disponibles ou fiables en raison du climat actuel, alors soyez prêt à pivoter. En cette période de perturbation sans précédent, la visibilité dans les processus et la transparence avec les fournisseurs sont essentielles. C'est ce qui rend les données de première ligne si significatives : vous obtenez une vue en temps réel de ce qui se passe dans votre entreprise en ce moment même.

Jamais auparavant les tableaux de bord quotidiens en temps réel n'ont été aussi viables. Chaque jour, les médias diffusent des informations qui affectent le marché et, par procuration, votre chaîne d'approvisionnement. Les prix de divers biens fluctuent si rapidement qu'il est difficile de maintenir une vision claire de l'orientation de votre chaîne d'approvisionnement, et de comment vous pouvez corriger le cap. Avec les tableaux de bord, vous pouvez appliquer vos données et obtenir la flexibilité dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie.

Les tableaux de bord sont des outils visuels essentiels qui décomposent vos informations collectées en morceaux compréhensibles et digestes. Ils s'appuient sur les formulaires, audits et inspections pour créer des représentations simples et faciles à digérer de ce qui se passe maintenant dans toute votre chaîne d'approvisionnement. Lorsque plusieurs signaux d'alerte montrent une non-conformité sur la ligne d'emballage ou avec un nouveau fournisseur, vous le saurez déjà avant que le problème ne s'aggrave.

La numérisation est la clé pour rester flexible, et c'est un élément crucial pour comprendre ce qui se passe sur les premières lignes de l'entreprise. Alors que la poussière retombe et que la distanciation sociale prend fin, n'attendez pas un retour simple à la normale. Ces trois priorités continueront d'être aussi significatives qu'elles l'étaient pendant la crise.

Alex Brown est rédacteur technique pour Form.com.