Comment les responsables des achats créent de la valeur dans cinq domaines clés

Les achats n'ont pas toujours été perçus comme le partenaire stratégique idéal et agile de l'entreprise. Des processus d'approvisionnement lourds, de longs cycles d'achat et de contractualisation, et des lacunes en expertise métier ont entraîné une séparation entre les achats et les différentes unités opérationnelles qu'ils servent.

Ceux d'entre nous qui ont de nombreuses années d'expérience dans les achats savent qu'il y a une marge d'amélioration significative sur l'ensemble du processus, en particulier dans le domaine de l'approvisionnement de services complexes à haute valeur ajoutée. Bien que les technologies grand public aient fait un bond en avant et transformé radicalement tous les aspects des activités d'achat et de consommation individuelles, l'approvisionnement d'entreprise et la technologie qu'il utilise ont nettement pris du retard. Concrètement, les processus et la technologie des achats n'ont pas changé de manière significative depuis des décennies.

Maintenant, avec la capacité ajoutée de technologies avancées, y compris l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, la dynamique change. Ces avancées créent une opportunité significative pour les directeurs des achats et autres leaders de l'approvisionnement pour répondre au rythme rapide et aux exigences d'un écosystème commercial mondial.

Armés des informations sans précédent que l'IA peut fournir, les achats sont équipés pour devenir un véritable partenaire stratégique pour toutes les lignes d'activité, améliorant considérablement le cadrage des services, l'identification et l'évaluation des fournisseurs, l'achat et la gestion continue. Être un partenaire stratégique signifie modifier la culture et les pratiques organisationnelles, mais les leaders transformationnels qui le font bien offrent déjà de nouvelles sources de valeur innovantes pour leurs entreprises, et sont reconnus par leurs pairs en conséquence.

Le mandat des achats s'est historiquement concentré sur la gouvernance, la conformité, la continuité d'approvisionnement et la réduction des coûts. Souvent, les parties prenantes métier n'ont pas regardé vers les achats pour un guidage stratégique car elles ne sentaient pas que les connaissances et l'expertise fonctionnelles étaient là pour atteindre leurs objectifs et priorités. Le moment est venu pour ce paradigme de changer. Les achats doivent s'engager avec les parties prenantes métier, non parce que c'est obligatoire, mais parce que cela mènera à des résultats plus percutants pour l'entreprise.

Les achats peuvent améliorer chaque fonction métier en garantissant que les équipes peuvent facilement et numériquement définir même leurs besoins les plus complexes, les porter sur le marché, et trouver, comparer, négocier, attribuer et contracter aisément avec les meilleurs fournisseurs pour leurs besoins.

Il y a cinq moments décisifs dans le parcours d'approvisionnement où les achats peuvent offrir une plus grande valeur à leurs parties prenantes, renforçant les partenariats internes et assurant que les fonctions métier obtiennent des résultats durables.

1. Cadrage (Scope)

Le premier moment décisif est lorsqu'une partie prenante métier identifie un problème ou une opportunité qu'elle souhaite adresser en utilisant un fournisseur tiers. Souvent dans l'environnement actuel, le processus commence par une définition floue des besoins, ou même une exigence définie par un fournisseur au lieu de la partie prenante métier. Cela entraîne un gaspillage significatif de temps et de cycles pour les achats et les fournisseurs potentiels, retardant le déploiement du service critique. Les achats peuvent changer cette dynamique en exploitant la puissance de technologies avancées telles que l'IA pour guider les parties prenantes dans la création de leurs exigences de manière plus rapide, plus précise et plus intuitive. Lorsque l'exigence capture tous les besoins clés dès le départ, tous les acteurs impliqués économisent un temps et des cycles significatifs, et évitent les sur-achats ou les tours de commandes de modification ultérieurs.

2. Identification

Les parties prenantes ont besoin d'identifier rapidement et efficacement les fournisseurs capables de fournir les services dont elles ont besoin pour atteindre les priorités métier. Pour ce faire, les achats doivent être en mesure de faire ressortir dynamiquement des fournisseurs hautement qualifiés pour tout besoin donné à tout moment. Ils ne peuvent pas attendre le processus traditionnel RFI/RFP, chercher dans une grande base de données fournisseurs ou un référentiel fournisseurs, demander des références ou recommandations, ou se fier uniquement aux relations existantes pour trouver le meilleur fournisseur.

3. Comparaison

Les parties prenantes métier ont besoin d'un moyen facile de mener une comparaison qualitative côte à côte et une analyse financière des propositions de fournisseurs qu'elles reçoivent, afin de pouvoir évaluer rapidement et sans parti pris quel fournisseur est le mieux adapté à leur besoin de service spécifique. Le rôle des achats ne devrait pas être la normalisation des données et l'analyse de tableaux. Il devrait être le soutien à la décision et le coaching des parties prenantes. Nous sommes entièrement habitués à ce que cela soit fait pour nous dans le monde grand public, et devrions n'attendre rien de moins dans le monde de l'entreprise.

4. Sélection

Réduire significativement le temps du cadrage à la sélection du fournisseur, et permettre aux membres de l'équipe de s'engager tout au long du processus, offre une plus grande transparence et efficacité. Donné le rythme effréné des affaires dans l'économie numérique, le processus traditionnel de plusieurs mois de vérification et de qualification des fournisseurs avant que les accords ne soient signés et que le vrai travail ne commence n'est tout simplement plus viable. Nous avons appris à faire confiance à l'information numérique pour prendre des décisions critiques de consommation personnelle, et cela devrait être la norme dans l'entreprise également.

5. Procure-to-pay sans intervention manuelle (Touchless)

Chaque entreprise a de multiples partenaires, fournisseurs et solutions avec lesquels elle travaille pour répondre à des exigences métier spécifiques, et la fonction achats ne fait pas exception. Il est crucial que les directeurs des achats sélectionnent des plateformes et applications best-of-breed qui s'intègrent parfaitement avec leurs systèmes dorsaux d'enregistrement. Avec les bonnes solutions numériques en place, les directeurs des achats peuvent garantir que les méthodes pour atteindre les contrôles ; la conformité ; l'approbation budgétaire ; et le rapprochement, l'approbation et le paiement des factures sont effectués de manière entièrement automatisée. Il n'y a simplement aucun rôle pour des professionnels des achats hautement qualifiés et éduqués à toucher manuellement les demandes d'achat, les bons de commande, les factures ou les contrats. Le résultat de tout processus d'approvisionnement, en particulier pour les services complexes, devrait être une configuration fluide et sans intervention manuelle pilotée par l'automatisation des processus robotiques dans le système d'enregistrement de planification des ressources de l'entreprise, de sorte que l'expérience pour la partie prenante métier et les achats continue d'être simple, rapide et transparente.

Les entreprises adoptent et déploient rapidement la technologie pour automatiser le travail transactionnel, offrant aux achats l'opportunité idéale. En exploitant la puissance de l'automatisation, les leaders transformationnels des achats et leurs équipes peuvent être plus stratégiques et percutants, offrant une plus grande valeur à leurs parties prenantes métier et entreprises tout au long du processus d'approvisionnement. Les achats devraient se concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée, devenir des conseillers de confiance pour leurs parties prenantes, s'aligner sur les objectifs et priorités métier, et apporter des idées et approches innovantes à l'approvisionnement de services.

Nous voyons déjà un changement radical dans la façon dont les achats sont perçus au sein de nombreuses entreprises à mesure que davantage de leaders transformationnels émergent. Ces équipes d'achats ont un état d'esprit centré client, et fournissent des plateformes en libre-service qui donnent aux parties prenantes un moyen d'être plus autonomes, tout en assurant le niveau approprié de gouvernance et en pilotant des processus et résultats cohérents.

En pilotant astucieusement la réingénierie numérique de l'approvisionnement, les leaders des achats réinventent la profession, et rehaussent sa stature organisationnelle en tant que partenaire commercial indispensable et catalyseur de changement à travers l'entreprise.

Keith Hausmann est directeur des revenus chez Globality.