Les cinq principales mesures d'analyse des dépenses pour les responsables des achats

Si vous avez récemment rejoint une organisation ou si vous avez occupé un nouveau poste directement lié aux achats, il peut être difficile de savoir par où commencer. Même si vous occupez ce poste depuis un certain temps, le tourbillon d'activités quotidiennes peut vous empêcher d'avoir une vision globale et solide de la relation de votre organisation avec la base d'approvisionnement.

Il existe des centaines de mesures précieuses pour vous aider à mieux comprendre la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise. Mais comme tout professionnel, vous disposez d'un temps limité et les demandes de signalement peuvent distraire votre équipe des activités critiques. Si vous travaillez dans le domaine des achats et que vous essayez de mieux comprendre le produit ou la catégorie qui vous a été attribué, il est particulièrement important de comprendre les chiffres pour prendre un bon départ.

Voici les cinq principales mesures d'analyse des dépenses, ainsi que leur définition, leur emplacement et leur impact sur votre entreprise :

Dépenses totales des fournisseurs

Dès le début, vous avez besoin d'une source fiable pour suivre les dépenses totales des fournisseurs (qui n'incluent pas des éléments tels que les paiements des employés) et d'une date qui vous permette d'être cohérent avec les rapports. Il peut être tentant de générer des rapports simplement sur les bons de commande approuvés, mais cela peut ne pas inclure les différents modes de paiement, tels que les cartes d'achat et les fournisseurs qui sont payés dans le cadre d'une transaction, sans parler des factures qui pourraient ne pas avoir été payées.

Engagez-vous avec votre partenaire financier pour déterminer la norme de l'entreprise pour considérer quelque chose comme une dépense du fournisseur et alignez votre nombre avec les dates et les catégories du grand livre général de l'entreprise. Assurez-vous de tenir compte de plusieurs systèmes et de la structure de l'entreprise, en gardant un œil sur les fusions ou acquisitions récentes. C'est un nombre sur lequel vous devez être solide, surtout si vous allez le mentionner en compagnie de cadres. Cela devrait s'appliquer à toutes les mesures d'analyse des dépenses suivantes en tant que règle fondamentale.

Avec les dépenses totales des fournisseurs, vous devez vous demander :quelle est la taille du gâteau ? Combien d'entreprises couvre-t-elle et combien de systèmes d'enregistrement ? A-t-il été difficile à obtenir ?

Ces réponses vous aideront à comprendre les complexités auxquelles doit faire face l'approvisionnement pour atteindre ses objectifs, et à quel point il peut être difficile d'appliquer des politiques contre l'organisation.

Si vous voulez vraiment impressionner, vous devez également savoir comment ce chiffre se situe en pourcentage des revenus de votre organisation, et comment cela se compare aux normes de l'industrie.

Dépenses directes et indirectes

En termes simples, les dépenses directes font référence aux achats directement intégrés aux produits de votre entreprise, et les dépenses indirectes sont celles qui ne le sont pas. Il est largement compris dans la fabrication et la vente au détail, mais pourrait être plus difficile à définir dans d'autres secteurs, en particulier les services. Si votre entreprise remplit ses obligations client via la sous-traitance, ou si un produit de fournisseur est directement revendu à vos clients, vous devez considérer cela comme une dépense directe. Les dépenses directes doivent être recherchées avec plus de soin, en étroite collaboration avec les concepteurs de produits, mais elles peuvent représenter de grandes opportunités lorsque l'on considère la chaîne d'approvisionnement. (Les approches Lean/Six Sigma donnent souvent d'excellents résultats). Il est très important que votre équipe d'approvisionnement et d'approvisionnement comprenne l'impact de ses décisions sur la qualité du produit que vous fournissez à vos clients.

Les dépenses indirectes sont l'endroit où vous pouvez relever des défis d'économies substantiels - les choses que votre entreprise achète pour soutenir ses opérations. C'est souvent moins spécifique à l'industrie et propice aux économies si vous tirez parti du marché. Essayez de ne pas vous concentrer uniquement sur les dépenses stratégiques, mais examinez également tout le long du rapport jusqu'à vos dernières dépenses :les 20 % des dépenses qui sont généralement réparties sur 80 % de vos fournisseurs.

En fin de compte, vous devez comprendre quel pourcentage de vos dépenses est direct et indirect, et être capable de décomposer toutes les mesures suivantes pour les deux.

Dépenses influençables et gérées

Les dépenses influençables sont les dépenses que les achats ont la capacité de modifier, que ce soit par la négociation, le choix de différents fournisseurs ou l'évolution de la demande. Il s'agit principalement d'une décision organisationnelle qui varie considérablement entre les entreprises et les dirigeants. Les paiements de prêts, les paiements de loyer ou de location, le remboursement des employés, les dons de bienfaisance, les frais postaux, les taxes et plus encore peuvent relever des domaines que la direction a marqués « hors limites » pour l'approvisionnement. Parfois, il s'agit d'une conversation surprenante, où les hypothèses peuvent être coûteuses.

Les dépenses gérées sont le montant des dépenses sur lesquelles les achats ont réellement la main. Cela est généralement défini comme une dépense sous contrat, mais cela représente en réalité toute transaction dans laquelle l'approvisionnement a été impliqué dans l'approvisionnement ou la négociation.

Fournisseurs stratégiques

Les fournisseurs stratégiques sont une combinaison de vos fournisseurs les plus dépensiers et de ceux dont dépend votre entreprise pour fournir des produits ou des services à ses clients. Vous devez connaître les dépenses totales, les produits fournis, le nombre de départements achetant auprès des fournisseurs et, surtout, le risque que ces fournisseurs représentent pour les opérations de votre entreprise. Ce sont les fournisseurs dont les performances comptent vraiment pour les opérations, la sécurité et la réputation de votre organisation.

Au minimum, passez en revue les fournisseurs qui fournissent 80 pour cent de vos achats. Vous pourriez être surpris de voir combien il y en a peu. À partir de là, communiquez avec vos partenaires de gestion des risques ou de continuité des activités pour comprendre ce qu'ils pensent du risque fournisseur et qui ils considèrent comme les fournisseurs les plus critiques pour chaque organisation ou unité commerciale.

Dépense de queue

De l'autre côté de vos données de fournisseurs stratégiques se trouve la queue. Ces achats ne représentent que 20 % de vos dépenses, mais souvent 80 % ou plus du nombre de vos fournisseurs. La queue peut être à la fois un tueur de productivité et un excellent moyen d'économiser de l'argent. Existe-t-il un moyen pour vous de mieux automatiser la gestion de vos dépenses et de consolider vos fournisseurs ? Les dépenses finales sont un excellent endroit pour rechercher des opportunités d'automatisation.

Questions à vous poser :Comment votre entreprise travaille-t-elle actuellement pour gérer cela ? Utilise-t-il des catalogues et, si oui, réduisent-ils réellement les coûts ? Combien de temps est consacré à « pousser le papier » pour gérer ces petites transactions en dollars ?

De bonnes données peuvent aider les entreprises à économiser jusqu'à 12% sur leurs dépenses finales. Mais quel que soit votre domaine de dépenses, comprendre les analyses et les mesures des dépenses les plus importantes vous permettra de prendre des décisions d'achat plus judicieuses et d'atténuer les risques.

Erin McFarlane est responsable de la stratégie et de l'exécution pour Fairmarkit.