Travail à distance : la transformation permanente de l'approvisionnement IT

La pandémie de COVID-19 a imposé un ordre de travail à distance pour se conformer aux exigences de distanciation sociale. Les changements apportés par la pandémie sont là pour durer et se manifesteront dans un nouveau normal dans le monde post-pandémique.

La fonction d'approvisionnement a été sous les projecteurs pendant cette crise. Les entreprises se tournent vers leurs équipes d'approvisionnement pour intégrer la résilience dans leurs chaînes d'approvisionnement et améliorer la collaboration avec les employés et les autres parties prenantes.

Les industries IT ont été significativement affectées pendant la pandémie. Les coûts de dépenses des industries IT ont crû à un taux de croissance annuel composé d'environ 4,323 % en 2020 alors que la main-d'œuvre mondiale basculait vers le travail à distance du jour au lendemain.

La fonction d'approvisionnement dans les industries IT est principalement indirecte et responsable de l'approvisionnement en fournitures nécessaires aux opérations quotidiennes.

Le rôle de la fonction d'approvisionnement dans les industries IT a été encore renforcé en raison de l'ordre de travail à distance apporté par la pandémie. Autrefois responsable de s'assurer que tous les bureaux sont bien équipés pour effectuer les opérations quotidiennes, l'équipe d'approvisionnement est responsable de soutenir les clients internes de l'organisation et de leur permettre de travailler depuis leur domicile.

Changements à long terme

Il y a plus d'un an que les entreprises IT ont complètement basculé vers le modèle de travail à distance. Depuis lors, les équipes d'approvisionnement de ces entreprises ont surmonté une grande partie des impacts négatifs du travail à distance sur l'approvisionnement. Les effets à court terme incluent l'extension du processus d'approvisionnement et des retards dans le traitement de chaque bon de commande et demande d'achat.

Cependant, les changements à long terme que les entreprises IT ont adoptés pour faire face aux complexités causées par le travail à distance sont là pour rester, dont certains sont :

Changement de catégorie

L'ordre de travail à distance a causé un changement de catégorie significatif pour l'équipe d'approvisionnement, passant de l'achat de fournitures de bureau à la réception de demandes d'employés à distance.

Les pratiques d'approvisionnement traditionnelles ne sont pas équipées pour faire face à ce défi complexe de fournir aux employés les fournitures nécessaires à distance. Par exemple, dans le monde pré-pandémique, si un employé signalait un dysfonctionnement de son ordinateur portable au département IT, le département IT transmettait une demande d'ordre au département d'approvisionnement pour les fournitures nécessaires pour réparer l'ordinateur, l'équipe d'approvisionnement vérifiait la disponibilité en stock et émettait un bon de commande au point de contact du fournisseur. L'ordinateur était réparé en deux jours ou moins. Après l'ordre de travail à distance, le même problème avec l'ordinateur portable devient un problème complexe.

Par exemple, suite à l'ordre de travail à domicile, l'équipe d'approvisionnement de Microsoft a dû réimaginer la fonction d'approvisionnement indirect qui était auparavant faite manuellement pour gérer le pic significatif du volume de demandes d'employés de 168 000 personnes.

Pour résoudre ce problème, Microsoft utilise une fonction d'approvisionnement automatisée pour configurer les bureaux à domicile de leurs employés, gérant 70 % de toutes les demandes d'employés dans 20 pays différents.

Repriorisation des dépenses

À l'échelle mondiale, les entreprises souffrent d'une demande déprimée, même après le pic de la pandémie, en raison de leurs priorités d'investissement. Ses implications incluront moins de liquidités pour les entreprises qui peuvent nécessiter la solution optimale via des pratiques efficaces de gestion des flux de trésorerie.

Les équipes d'approvisionnement doivent réimaginer leurs fonctions d'approvisionnement pour permettre la repriorisation des dépenses en investissant dans des technologies comme les capacités documentaires et les signatures numériques. Elles font face à une augmentation des défis, spécifiquement dans la préservation des entrées de trésorerie, la gestion des changements dans les fonctions de la chaîne d'approvisionnement, et la prévision de demande imprévisible.

Même après que la pandémie s'atténue, la demande est susceptible de rester supprimée, et les entreprises peuvent devoir faire face à l'illiquidité. Par conséquent, reprioriser les investissements de manière responsable dans la numérisation des fonctions d'approvisionnement telles que le traitement des factures permet la facilitation dans des situations comme une pandémie.

L'objectif principal pour les équipes d'approvisionnement des entreprises IT pour les mois à venir sera d'augmenter la productivité des employés avec une automatisation et une technologie augmentées. L'équipe d'approvisionnement devrait optimiser le fonds de roulement et la liquidité tout en adoptant le budget base zéro.

Automatisation

L'ordre de travail à distance de la pandémie a accéléré l'adoption de solutions d'approvisionnement automatisées qui étaient déjà à l'étude par les leaders de l'approvisionnement. La numérisation est un activateur essentiel de la communication et de la collaboration entre les différentes fonctions d'une organisation alors que le travail à domicile devient la nouvelle norme.

Traiter manuellement des centaines de demandes d'employés pour des fournitures est pratiquement impossible avec l'ordre de travail à distance. Une solution d'approvisionnement automatisée peut améliorer la visibilité des données et permettre une plus grande agilité dans l'organisation et à travers les réseaux d'approvisionnement étendus.

Les départements d'approvisionnement les plus performants sont les plus susceptibles d'être les premiers adopteurs de l'automatisation de l'approvisionnement. Selon Deloitte, les DPA (Directeurs des Achats) les plus performants sont 18 fois plus susceptibles d'utiliser des solutions d'approvisionnement cloud et 10 fois plus susceptibles d'avoir adopté des solutions d'automatisation des processus robotiques (RPA).

Les équipes d'approvisionnement peuvent utiliser des solutions d'approvisionnement cloud pour construire une solution de bout en bout qui recevrait la demande de l'employee, la ferait correspondre avec l'inventaire d'articles disponible, et générerait et approuverait automatiquement un bon de commande.

L'automatisation de l'approvisionnement peut également être utilisée pour développer un système de support qui assisterait les employés et fournisseurs travaillant à distance pour améliorer la satisfaction des employés, ce qui jouera un rôle critique dans l'augmentation de la productivité pendant l'ordre de travail à distance. De plus, les clouds d'automatisation aident les gestionnaires à gérer commodément les fournisseurs et à éliminer les fraudes.

Changements de processus

Alors que l'ordre de travail à distance devient la nouvelle normale, les risques de cybersécurité ont augmenté de manière significative pour les entreprises IT.

Les entreprises doivent déterminer les fonctions critiques qui doivent rester sur site. La politique et les processus d'approvisionnement doivent être réimaginés pour soutenir les nouvelles structures opérationnelles des entreprises IT. Les équipes d'approvisionnement devraient tirer parti des outils d'automatisation pour faire les changements de processus nécessaires de manière à ce qu'ils facilitent le travail sur site et permettent aux autres employés de travailler depuis leur domicile.

Les politiques d'approvisionnement doivent être restructurées pour être plus centrées sur l'humain, car s'engager davantage pour le bien-être collectif peut aider à intégrer la résilience dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, et ainsi aider les employés travaillant à distance, pour assurer globalement la continuité des activités.

La fonction d'approvisionnement automatisée précédemment utilisée pour équiper les bureaux à domicile des employés peut maintenant également être utilisée pour mobiliser des structures de support pour les employés et assurer la résilience de l'écosystème en fournissant aux fournisseurs l'accès à la même structure de support.

Mohammed Kafil est consultant en approvisionnement pour Kissflow Procurement Cloud.