5 stratégies éprouvées pour les chargeurs afin de suivre et réduire les coûts d'expédition UPS

Après des mois de négociations contractuelles entre United Parcel Service et la Fraternité internationale des Teamsters, le négociateur en chef du syndicat a annoncé qu'un accord provisoire avait été conclu.

La mise à jour du contrat UPS prévoyait un salaire de départ de 13 $ de l'heure, sans augmentations supplémentaires pour les employés à temps partiel actuels. Cela malgré le fait qu'en entrant en négociation, la principale revendication des travailleurs à temps partiel, largement majoritaires, était un salaire de départ de 15 $, avec des rattrapages pour ceux qui étaient sous-payés depuis des ans. Bien que 54 % des travailleurs UPS aient voté « non » pour empêcher la ratification de l'accord provisoire, Denis Taylor, directeur de la division colis des Teamsters, a semé une confusion massive en annonçant que le contrat UPS était ratifié.

Alors que le fiasco de la mise à jour du contrat UPS n'est pas encore terminé, il semble qu'UPS cherche à récupérer son augmentation de salaires auprès des chargeurs. Le transporteur a annoncé une augmentation générale de 5,9 % pour 2019 et a relevé plusieurs surcharges. Voici les points saillants des nouveaux tarifs UPS.

• La surcharge « Over Maximum Limits » a augmenté de 200 $ pour les colis pesant plus de 150 lbs, dépassant 108 pouces de longueur, ou dépassant un total de 165 pouces en longueur et tour combinés.
• Les surcharges de manutention supplémentaire ont augmenté d'environ 19 %, selon le type de manutention (longueur, largeur ou emballage).
• Les frais de facturation tiers ont augmenté de 2,5 % à 4,5 %, soit une hausse de 80 % d'une année sur l'autre.
• La surcharge pour gros colis a augmenté pour les adresses de livraison commerciales, passant de 80 $ à 95 $ (+19 %). Pour les expéditions résidentielles, elle est passée de 90 $ à 115 $ (+28 %).

Dans un monde où la livraison gratuite détermine chez qui les consommateurs achètent, ces nouveaux tarifs peuvent entraîner des coûts d'expédition élevés et, in fine, l'abandon de panier. Pour fidéliser vos clients et rester compétitif, vous devez renégocier votre contrat UPS. Comme les contrats UPS sont complexes, voici cinq conseils de négociation pour obtenir les meilleurs tarifs.

Examiner les surcharges

Si les surcharges représentent une part significative des revenus d'UPS, la bonne nouvelle est qu'elles sont négociables. La première étape pour éviter qu'elles ne grignotent vos profits est de connaître les différents types de surcharges UPS et de comprendre leur impact sur vos coûts d'expédition.

Réalisez un audit pour savoir combien vous payez en surcharges, lesquelles s'appliquent et quand. Identifiez celles qui ont le plus grand impact sur vos coûts et visez des exonérations ou des réductions. Si certaines surcharges sont floues, demandez des éclaircissements à votre représentant transporteur.

Les surcharges UPS sont souvent ajoutées à la facture après l'expédition, ce qui les rend difficiles à suivre. Pour les maîtriser, examinez vos factures d'expédition pour voir combien de composants supplémentaires elles contiennent, identifiez les surcharges qui ne s'appliquent pas et excluez-les lors de la négociation. Comme le suivi manuel est chronophage, envisagez de confier cette tâche à un prestataire logistique tiers (3PL).

Avoir un benchmark

Si vous ne pouvez pas empêcher les représentants des transporteurs de vanter la qualité des tarifs UPS, vous pouvez évaluer la qualité des termes et de la structure de votre contrat par le benchmarking. Le benchmarking permet de comparer les composants de votre contrat à ceux de vos pairs et donne une idée du taux équitable. Cela évite de laisser de l'argent sur la table et augmente les chances de négocier le taux le plus bas possible.

Bien que les informations de benchmarking UPS ne soient pas facilement accessibles aux chargeurs, vous pouvez découvrir quels prix ou remises d'autres ont négociés en discutant avec des pairs de votre secteur, via les retours des transporteurs, ou en contactant des cabinets de conseil logistique tiers offrant des données de benchmarking.

Les remises UPS sont largement basées sur l'analyse par le transporteur du profil de l'expéditeur et d'autres facteurs liés à ses propres facteurs de coût. Utilisez l'analyse de données pour identifier des expéditeurs de votre secteur avec des profils d'expédition similaires et servez-vous-en pour déterminer le bon benchmark. Sélectionnez aussi des indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques à benchmarker pour poser les bonnes questions et utiliser les mesures pertinentes.

Connaître votre profil d'expédition

Pour rester rentable, UPS s'appuie sur l'analytique avancée et l'intelligence artificielle pour analyser votre profil d'expédition et déterminer quelles remises vous offrir. Cependant, vous pouvez devancer le transporteur en connaissant mieux votre profil d'expédition qu'UPS ne le fait, et en utilisant vos insights pour trouver des opportunités de négociation adaptées à votre profil.

Pour construire votre profil d'expédition, utilisez des outils analytiques avancés pour collecter des points de données tels que la distribution des poids, la densité de livraison et les dépenses en surcharges. Assurez-vous que vos données sont exactes et complètes, et suivez vos sources de données en temps réel pour créer un portrait détaillé des habitudes d'expédition de votre entreprise. Pour traduire les points de données dans les factures des transporteurs et les accords de prix à un niveau granulaire, utilisez des outils analytiques avancés. Cela vous permettra de visualiser vos données, d'avoir une vue à 360° de votre expédition et d'identifier les aspects de votre contrat qui ne fonctionnent pas pour votre entreprise.

Une fois que vous avez une image claire de votre profil d'expédition, découvrez quels facteurs UPS prend en compte pour déterminer sa marge de manœuvre sur le prix, et adaptez votre négociation pour montrer à UPS que vos expéditions sont précieuses. Par exemple, la taille n'a pas toujours d'importance pour UPS. Le transporteur s'intéresse davantage à la façon dont vos colis circulent dans son réseau et à la rentabilité avec laquelle il peut les acheminer du point A au point B. Si votre profil montre que votre emplacement correspond aux routes de livraison et aux hubs de distribution critiques, vous pouvez négocier sur le prix.

Utiliser d'autres transporteurs comme levier

Les transporteurs classent les demandes de tarification en trois catégories de clients :

• Rétention : Le transporteur actuel conserve la grande majorité du volume disponible.
• Pénétration : Le transporteur a déjà la majorité du volume, mais a la chance d'en gagner davantage.
• Conversion : Un nouveau client, où le transporteur a peu ou pas de présence.

La fidélité étant souvent peu récompensée dans les relations transporteur-chargeur, vous devez faire travailler UPS pour conserver votre activité. Cela signifie agir comme un client en conversion. Comme les clients en conversion sont prêts à déplacer leur volume d'un transporteur à l'autre, les transporteurs leur accordent de grosses remises pour les attirer. Envisagez donc de faire appel à des prestataires de livraison alternatifs comme l'US Postal Service et des transporteurs régionaux lors de la renégociation de votre contrat avec UPS. Avoir plusieurs transporteurs en lice vous donne un levier de négociation et peut créer la pression nécessaire pour pousser UPS en mode acquisition et obtenir le meilleur taux pour vos expéditions.

Vous pouvez demander des devis à des transporteurs ou utiliser des sites de comparaison d'expédition pour trouver les tarifs des prestataires alternatifs et exploiter l'écart pour négocier un accord plus fort avec UPS. Par exemple, vous pouvez demander à UPS d'aligner les surcharges carburant de FedEx ou de supprimer votre facturation tiers. Bien qu'UPS ne puisse pas immédiatement égaler certains services ou alternatives de réseau d'autres transporteurs, vous pouvez obtenir des tarifs spéciaux pour compenser tout désavantage de service perçu. Gardez à l'esprit que vous ne pourrez peut-être pas obtenir une comparaison pomme-pomme. Regardez donc l'ensemble de chaque contrat et évaluez lequel sera le plus bénéfique pour votre entreprise.

Faire appel à une aide externe

Si une approche « faites-le vous-même » est bonne pour le bricolage, ce n'est pas la meilleure stratégie pour renégocier un contrat. Les transporteurs sont formés pour vendre des accords d'expédition qui maximisent leurs profits et déplacent le focus vers des services à valeur ajoutée qui ne s'appliquent pas à votre profil d'expédition. Confier votre renégociation à un employé sans solide expérience en négociation contractuelle n'aidera pas beaucoup à réduire vos coûts d'expédition.

Plutôt que de laisser la renégociation à vos employés, envisagez de faire appel à un consultant tiers pour vous aider. Forts de leur expérience sectorielle, les consultants négocient des dizaines de contrats par an et peuvent vous aider à identifier les meilleures parties de votre accord pour cibler des surcharges ou des planchers de prix spécifiques. 11 % des principaux chargeurs de colis aux États-Unis ont engagé des consultants supply chain pour négocier leurs contrats FedEx, UPS et DHL. Ces chargeurs rapportent que les consultants ont réduit les coûts d'expédition jusqu'à 49 % par rapport à ce que l'entreprise avait pu négocier seule.

Lors de la sélection d'un consultant, recherchez celui qui utilise une approche basée sur les données pour analyser les accords de colis et les dépenses de fret. Considérez aussi un consultant capable de vous aider à choisir un nouveau transporteur, exécuter un nouveau contrat et valider l'exactitude de votre nouveau contrat si vous décidez de changer de transporteur.

Ne laissez pas d'argent sur la table

En plus des conseils ci-dessus, lisez les petites lignes, examinez votre plafond de dépenses et maintenez une relation solide avec votre représentant transporteur. Rappelez-vous que négocier un contrat rentable n'est que le début. Assurez-vous qu'UPS respecte les nouveaux termes de votre contrat en examinant chaque facture pour confirmer que les tarifs et frais sont corrects et que chaque colis est livré à temps.

Hariesh Manaadiar est rédacteur contributeur et consultant en expédition et fret pour Shipware.