Audit de maintenance expliqué : objectif, processus et avantages

Le mot « audit » peut faire peur, mais la réalité est que de nombreuses entreprises réussissent leurs audits de maintenance régulièrement. Il n'y a aucune raison de craindre un audit de maintenance si vous suivez les bonnes procédures.

Qu'est-ce qu'un audit de maintenance exactement ?

Un audit de maintenance est un examen complet et systématique de la maintenance, de l'inventaire et des processus d'une organisation. Il évalue comment les activités et les normes sont maintenues, comme les installations internes et les processus de réparation. Les audits aident à garantir la qualité, la santé et la sécurité dans vos installations.

Les cabinets d'audit inspectent une variété de fonctions de maintenance, notamment :

• Sécurité
• Formation
• Planification
• Ordonnancement
• Maintenance des équipements
• Pratiques et organisation de la maintenance
• Gestion des documents, stocks et achats

Bien qu'ils puissent être stressants, les audits protègent à la fois vous et votre organisation. Le but principal de tout audit est de voir dans quelle mesure vous suivez vos procédures opérationnelles standard (POS), de vérifier les problèmes ou lacunes, et, s'il y en a, de créer un plan d'action pour y remédier.

Les audits sont un moyen de s'assurer que vos procédures répondent à toutes les exigences et que tout fonctionne le plus efficacement possible.

Pourquoi les audits de maintenance sont-ils importants ?

Les audits de maintenance donnent aux gestionnaires une vision claire de ce qui se passe dans l'organisation, ce qui les aide à définir plus facilement des benchmarks. En comparant les données de référence aux procédures correctes, les gestionnaires peuvent plus facilement définir les problèmes et mettre en œuvre des solutions.

Les audits protègent également vous et l'organisation de la responsabilité car ils se concentrent généralement sur les normes et procédures de sécurité, aidant à réduire le risque d'incidents au travail. Avec des audits réguliers, vous vous assurez que votre organisation répond aux exigences et que vous êtes couvert en cas d'accidents ou de blessures.

Vous devez inclure des audits pour garantir des conditions de travail sûres pour vos employés et des produits sûrs pour vos consommateurs. Les audits aident à vous tenir responsable, car ils sont souvent réalisés par des sociétés tierces. Cela signifie qu'elles regardent votre organisation à travers un objectif objectif pour fournir de l'intégrité à leurs audits.

Quels sont les types d'audits de maintenance ?

Il existe trois types d'audits de maintenance.

Audits obligatoires

Ce type d'audit est requis par la loi. Ce sont des inspections complètes des processus menées par des agences gouvernementales et incluent les processus de maintenance. Par exemple, la Food and Drug Administration (FDA) américaine mène des audits réguliers pour s'assurer que les pratiques suivent les bons processus de fabrication.

Audits volontaires

Un audit volontaire est un moyen pour une entreprise d'avoir la liberté de réaliser des audits non mandatés ou contraints par la loi, utilisés pour obtenir une certification qui donne aux organisations un avantage sur la concurrence.

Par exemple, certaines certifications de sécurité alimentaire dans l'industrie agroalimentaire sont volontaires, tout comme certains audits de sécurité des aires de jeux. En se soumettant à l'audit, l'organisation prouve son engagement à respecter les meilleures pratiques actuelles du secteur.

Audit de maintenance

Un audit de maintenance est un audit interne que les organisations incluent dans leurs plans d'amélioration. Ils sont importants à faire régulièrement car ils aident les organisations à évaluer si leurs processus et systèmes actuels sont efficaces, leur donnant une chance de corriger les problèmes qu'ils trouvent.

Les audits de maintenance favorisent l'amélioration continue, surtout lorsque leurs résultats sont comparés aux codes, politiques et autres indicateurs de l'entreprise.

Connaître les types d'audits attendus vous aide à vous améliorer au fil du temps et à être mieux préparé.

À quelle fréquence devriez-vous effectuer des audits de maintenance ?

Tout dépend de l'agence d'audit et de votre secteur. Certaines inspections surviennent par surprise, d'autres sont planifiées. La plupart des audits de maintenance ont lieu dans les départements de fabrication ou de maintenance.

Si l'organisation a un historique de manquements, de violations de code ou de non-respect des normes du secteur, les audits deviennent plus fréquents et sont souvent inopinés. Selon la gravité de la situation, les audits pourraient même mener à une enquête complète sur les violations et les échecs.

Cependant, des audits des départements de maintenance et de fabrication tous les six mois à un an donnent aux gestionnaires une image claire de leur performance et des domaines nécessitant des améliorations.

Que comprend un audit de maintenance ?

Dans de nombreux cas, un tiers doit réaliser l'audit pour garantir des résultats impartiaux. Pendant l'audit, tous les chefs d'équipe, superviseurs et travailleurs doivent être présents et interviewés. Attendez-vous à ce qu'un audit examine :

• GMAO
• Personnel
• Données générales
• Budgets et coûts
• Équipements de production
• Procédures de documentation
• Gestion de la maintenance
• Organisation au sein des départements

Une fois l'équipe terminée, il est temps d'analyser les données. Ces informations sont utilisées pour créer des solutions à court, moyen ou long terme pour les lacunes ou problèmes. Le plan d'action que vous concevez doit refléter des priorités soigneusement établies.

De plus, une analyse coûts-avantages doit être incluse dans votre audit pour aider vous et votre équipe à prendre des décisions qui bénéficieront à l'entreprise à l'avenir.

Comment réussir un audit de maintenance ?

Même si les audits sont une corvée, il existe des moyens de faciliter les choses pour vous et votre équipe afin d'atténuer la douleur des futurs audits. Pour réussir, votre département doit tout faire selon les règles, et tout doit être aux normes. L'implémentation d'une GMAO rend cela plus gérable.

Une GMAO vous aide à suivre vos données et à fournir une documentation à jour de chaque inspection et tâche. Vous et votre équipe avez accès à toutes les informations nécessaires pour exécuter tous vos plans, et toutes vos données sont disponibles en un seul endroit. Une bonne plateforme GMAO est facile à apprendre et à utiliser, donc vous n'aurez pas à passer beaucoup de temps à former votre équipe pour l'utiliser correctement.

Avec la bonne GMAO, vous avez accès à un historique complet de tout ce qui se passe dans votre département : ce qui s'est passé, combien de temps a été passé, quels équipements, outils ou pièces ont été utilisés, et qui a effectué la tâche.

Avoir un historique correctement documenté fournit une preuve fiable en cas d'incident au travail. Cela vous donne aussi, à vous et votre équipe, un moyen de comparer les données passées et actuelles pour rechercher des modèles et des façons de s'améliorer. Rappelez-vous aussi que les choses doivent être documentées le plus précisément possible — si vous ne documentez pas quelque chose, aux yeux de votre auditeur, cela n'est jamais vraiment arrivé.

Le logiciel GMAO, contrairement aux ordres de travail papier ou tableur traditionnels, se met à jour automatiquement en temps réel, donc toute l'équipe travaille à partir des mêmes données. Personne n'est en retard et personne n'est hors du coup. Cela garantit que votre équipe a les bonnes instructions, et si des changements sont faits, ils sont reflétés immédiatement, diminuant les risques de malentendus. Cela vous aide à réussir vos audits car rien ne passe entre les mailles du filet, et tout est fait selon les bonnes procédures.

Prochaines étapes

La meilleure façon de décider est de parler avec quelqu'un du secteur. Tout ce que vous avez à faire est de trouver le bon fournisseur.

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui fonctionne le mieux pour vous, y compris répondre à vos questions sur les logiciels de maintenance d'installations, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé pour les dirigeants

Les solutions logicielles GMAO aident les départements de maintenance à maintenir les actifs critiques en ligne pour moins d'argent en rationalisant les processus et en capturant et exploitant des données fiables. Contrairement aux anciens systèmes de gestion, une GMAO moderne vit dans le cloud, assurant à tous l'accès à des données à jour. Les organisations de tous secteurs peuvent voir des bénéfices concrets des systèmes, y compris plus de temps de fonctionnement et moins de temps et d'argent gaspillés. Lors du choix d'une GMAO, il est important de considérer non seulement les fonctionnalités mais aussi l'expérience utilisateur complète, y compris l'implémentation, la formation et le support continu.