Sélectionner la GMAO idéale en fonction de la taille de votre organisation

Puisque la taille de l'organisation dicte souvent les exigences fonctionnelles dans le processus de sélection d'un logiciel GMAO, les dirigeants peuvent développer plus efficacement leur liste d'exigences en tenant compte de leurs effectifs et installations.

En même temps, dans tous les secteurs et toutes les tailles, il existe des cas d'utilisation universels pour les logiciels GMAO.

Les grandes organisations se concentrent souvent sur les fonctionnalités de gestion d'actifs suivantes.

Meilleur suivi global avec le logiciel GMAO

Plus grand signifie plus de pièces mobiles, d'où le besoin d'un suivi fiable des projets, du personnel et des stocks.

Peter Drucker l'a parfaitement résumé : « Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer. »

Suivi des stocks, même sur plusieurs sites

Un mauvais contrôle des stocks a toujours entraîné des coûts accrus dus à la détérioration, au vol et aux coûts de possession évitables.

Le logiciel GMAO réduit les coûts de stock en maintenant vos niveaux d'inventaire à jour. Une fois que le service maintenance atteint un niveau de réapprovisionnement personnalisable, le logiciel envoie une alerte pour commander les pièces et matériaux requis. Comme vous avez intégré les délais d'approvisionnement dans les niveaux de réapprovisionnement, vous pouvez tout expédier en utilisant les méthodes les plus rentables, évitant les livraisons express coûteuses de dernière minute.

Benchmarking des métriques de maintenance entre sites et équipes

La bonne solution GMAO vous montre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, créant des opportunités pour transposer les bonnes pratiques d'une installation ou équipe à une autre. Le processus commence par une capture de données facile et automatique et se termine par des rapports automatisés remplis de métriques clés telles que les taux de réalisation des ordres de travail de maintenance préventive.

La maintenance préventive seule peut générer des économies de 12 % à 18 % par rapport aux ordres de travail réactifs. Si vous avez un programme qui fonctionne, il y a beaucoup de valeur à essayer de l'étendre à vos installations.

D'autres métriques clés peuvent inclure les coûts de main-d'œuvre et les temps d'arrêt non planifiés.

Pendant le processus de sélection, recherchez un logiciel qui facilite l'exploitation de vos données. Idéalement, le logiciel devrait utiliser vos données brutes pour créer des rapports riches en graphiques qui dressent le tableau global de la maintenance, ce qui est crucial pour les gestionnaires de maintenance ainsi que pour les autres départements qui doivent suivre les coûts et le retour sur investissement.

Sécurité et protection des données améliorées avec le logiciel GMAO

Le logiciel GMAO facilite la capture et l'utilisation des données, mais les organisations ont besoin d'un fournisseur GMAO qui garantisse également que leurs données restent sûres et sécurisées, protégées contre la corruption, la perte et les acteurs malveillants, qu'ils soient externes ou internes.

Extension de l'authentification unique (SSO)

Bien qu'en apparence liée à la commodité, l'authentification unique rend également vos systèmes plus sûrs et plus efficaces en réduisant :

• La fatigue des mots de passe
• Le temps perdu à saisir des mots de passe pour chaque plateforme
• Les goulots d'étranglement informatiques dus aux tickets de récupération de mot de passe

Lorsque les utilisateurs doivent créer et mémoriser plusieurs mots de passe, ils développent souvent de mauvaises habitudes pouvant mener à des failles de sécurité, notamment l'utilisation de mots de passe simples, faciles à deviner, et le même mot de passe pour plusieurs comptes. Comme l'authentification unique signifie qu'ils n'ont qu'un seul mot de passe à retenir, cela les encourage à en utiliser un fort. Comme ils ne se connectent qu'une fois, les utilisateurs gagnent du temps tandis que le service informatique consacre moins de ressources aux tickets liés aux mots de passe.

Pendant le processus de sélection, renseignez-vous sur le SSO et sur la manière dont la GMAO peut s'intégrer à votre programme existant.

Maintien des journaux d'activité

La transparence et la responsabilité se résument à pouvoir répondre rapidement et fiablement à deux questions : « Qui l'a fait ? » et « Quand l'a-t-il fait ? »

Les journaux d'activité conservent un enregistrement de tout ce que les utilisateurs font dans le logiciel. L'un des avantages est qu'ils découragent les comportements malveillants de la part d'employés mécontents. Il est impossible pour quelqu'un de se connecter au logiciel, puis de supprimer ou modifier aléatoirement des données clés sans laisser d'empreintes numériques.

Un second avantage est lié à la conformité, où les organisations doivent effectuer le travail à temps et le prouver. Les journaux d'activité fournissent une couche supplémentaire de protection contre divers types de responsabilité.

Note rapide sur le logiciel et la conformité

Pour de nombreuses normes industrielles et gouvernementales, il est impossible que le logiciel soit conforme. Au lieu de cela, le logiciel permet à votre organisation de créer et d'exécuter les processus qui la rendent conforme.

Les ceintures de sécurité peuvent servir d'analogie approximative. Dans la plupart des endroits, la loi exige de porter une ceinture de sécurité en conduisant, et quand vous la portez, vous respectez la loi. Mais la ceinture de sécurité ? Il n'a pas de sens de demander si elle suit la loi ou non. Elle est simplement là pour que vous puissiez la suivre.

En même temps, il existe des normes industrielles et gouvernementales qui s'appliquent directement au logiciel, et quel que soit votre usage, le logiciel peut être en conformité ou non. Assurez-vous de poser des questions spécifiques aux fournisseurs potentiels lors de l'examen des normes affectant votre secteur.

Évolutivité à long terme pour les petites organisations avec le logiciel GMAO

Bien que les petites structures n'aient peut-être pas besoin actuellement de nombreuses fonctionnalités qui attirent les grandes organisations, elles doivent se positionner pour accommoder la croissance future.

Pendant le processus de sélection, recherchez un fournisseur déjà configuré pour continuer à travailler avec vous à mesure que votre organisation grandit et que vos exigences évoluent. Au niveau le plus basique, le logiciel devrait faciliter l'ajout d'actifs, d'utilisateurs, et même d'installations. Pour les ensembles de fonctionnalités, le fournisseur devrait proposer des versions étagées de sa plateforme, chaque niveau introduisant des capacités supplémentaires. Lorsqu'un fournisseur peut accommoder des exigences en expansion en vous faisant simplement passer à un niveau supérieur, il vous épargne le temps, le coût et l'incertitude inévitables du changement de fournisseur.

Dans certains cas, les organisations dépassent complètement une plateforme logicielle, et le fournisseur ne peut pas simplement les faire monter d'un niveau. Ici, le fournisseur pourrait devoir les déplacer vers sa plateforme plus robuste, ce qui implique un onboarding et une formation supplémentaires. Mais il y a encore des avantages de continuité. Vous travaillez avec le même fournisseur, atténuant beaucoup de l'incertitude qui accompagne le changement ; rappelez-vous, 80 % des implémentations échouent, donc vous voulez éliminer l'incertitude et réduire votre risque au maximum.

Mais le support traverse tous les secteurs et transcende la taille pour les exigences logicielles GMAO

Bien qu'il existe des tendances générales pour les relations entre la taille organisationnelle et les exigences de fonctionnalités logicielles, il y a de nombreuses exceptions et valeurs aberrantes. Une petite entreprise dans l'industrie de la défense, par exemple, pourrait avoir des exigences strictes de sécurité des données. Une grande entreprise pourrait ne pas avoir besoin d'authentification unique pour ses équipes de maintenance.

Quelles que soient les variations, la caractéristique commune est le support. Les organisations de toutes tailles doivent examiner de près les équipes de support des fournisseurs potentiels et se demander : « Dans quelle mesure ce fournisseur GMAO a-t-il investi dans le succès à long terme de ses clients ? »

Onboarding et formation

Le support commence à l'onboarding, et il est important de trouver un fournisseur avec une infrastructure flexible offrant une variété d'options. Selon où se situe votre organisation en termes de données d'actifs et de stratégies de maintenance, vous pourriez avoir besoin de tout, depuis un peu d'aide pour charger des données dans la base de données jusqu'à un audit complet sur site de vos installations, actifs et équipements. Un bon fournisseur peut évaluer vos besoins et combler les lacunes en compétences ou en main-d'œuvre.

Plus vos équipes utilisent le logiciel, plus votre ROI est important. Une formation adaptée met tout le monde sur la bonne voie. Assurez-vous qu'un fournisseur peut accommoder différents types d'apprenants avec de la documentation, des vidéos et des sessions individuelles.

Support continu

Après l'implémentation, vous avez besoin d'un fournisseur capable de fournir un support fiable, compétent et multicanal.

Pendant le processus de sélection, renseignez-vous sur les horaires de l'équipe de support et sur le nombre de façons différentes de les joindre. Est-ce tout par email ? Pouvez-vous les appeler par téléphone, ou tout se fait-il en ligne ?

Vous voulez aussi qu'il y ait de la documentation, des vidéos et des webinaires couvrant les nouvelles fonctionnalités et les améliorations récentes. Non seulement cela prouve que le fournisseur veut que les clients tirent le maximum de leur logiciel, mais cela montre aussi qu'ils l'améliorent continuellement.

Prochaines étapes

Quelle que soit votre taille actuelle, le bon logiciel GMAO vous aide à contrôler les coûts avec des flux de travail rationalisés, un meilleur suivi et une vue d'ensemble de vos opérations de maintenance. Bien que la taille de votre organisation puisse affecter les fonctionnalités que vous devez rechercher, le support reste un cas d'utilisation universel pour les logiciels de gestion de maintenance.

Si vous n'en avez pas, ou si celui que vous avez ne tient pas ses promesses, il est temps de contacter les fournisseurs et de commencer à discuter. Une fois qu'ils ont une idée de vos objectifs spécifiques et de votre stade dans le processus, ils peuvent vous aider à comprendre vos options.