Comment le logiciel GMAO aide les établissements de santé à surmonter les défis croissants

Le secteur de la santé a toujours dû faire face à une longue liste de défis, et la pandémie de COVID-19 a aggravé la situation tout en créant de nouveaux problèmes, souvent inattendus. Plus que jamais, les responsables des installations et de la maintenance doivent reprendre le contrôle de leurs opérations de maintenance, en maximisant les soins aux patients tout en minimisant les coûts. Le logiciel GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) rend enfin cela possible.

L'impact financier inattendu de la COVID-19

Au départ, on craignait que la plus grande menace de la COVID-19 ne soit la saturation des hôpitaux. Les appels nationaux à « aplatir la courbe » visaient à ralentir la propagation du virus, à répartir les cas sur une période plus longue, permettant aux établissements de mobiliser le personnel et les fournitures nécessaires. On espérait une courbe plus douce au lieu d'un pic brutal.

Mais ce qui s'est produit était inattendu : des fermetures financières punitives pour les prestataires de santé aux deux extrémités du spectre, aussi bien pour les lieux avec un grand nombre de cas que pour ceux n'en ayant vu qu'une poignée. Le point commun ? Une chute quasi totale des patients non urgents et des chirurgies électives, qui représentent la majeure partie des revenus de nombreux établissements. The Washington Post a comparé deux hôpitaux : l'UMass Memorial Medical Center à Worcester (Massachusetts), avec 2 700 patients COVID-19, et l'University Hospital de MU Health Care à Columbia (Missouri), avec seulement une quarantaine. Dans les deux cas, « chaque hôpital a annulé plus de 2 000 chirurgies. Des dizaines de milliers de visites en clinique ont disparu. Les revenus mensuels des patients ont chuté de plusieurs dizaines de millions de dollars. » Le journal souligne qu'avant même la pandémie, « plus de 1 200 hôpitaux fonctionnaient dans le rouge depuis deux ans ou plus au cours des cinq dernières années. »

La situation pourrait encore s'aggraver. Des rapports indiquent que les hôpitaux devront faire face à de nouveaux coûts pour les équipements de protection individuelle (EPI) et autres fournitures liées à la COVID-19.

Qu'entend-on par « établissement de santé » ?

Avant d'examiner comment la bonne solution GMAO aide les établissements de santé à surmonter les défis existants et nouveaux, posons quelques définitions de base. Par exemple, qu'inclut la catégorie « établissement de santé » ?

Note rapide : En parcourant la liste, essayez de compter tous les différents types d'actifs et d'équipements nécessaires au fonctionnement de ces établissements. C'est un nombre important. La santé, à tous les niveaux, regorge d'éléments critiques interconnectés dont les professionnels de santé dépendent pour fournir des soins de qualité aux patients.

Types d'établissements de santé

Avant de détailler les façons spécifiques dont une bonne GMAO peut aider les gestionnaires d'installations et de maintenance à maintenir le bon fonctionnement des établissements de santé et à résoudre les défis du secteur, il est important de comprendre à quel point le terme « établissements de santé » peut être large.

Centres de chirurgie ambulatoire

Versions simplifiées des services de chirurgie hospitalière, ces centres se concentrent sur une gamme restreinte de procédures chirurgicales. Avantages : coûts moindres et risque d'infection réduit. Également appelés centres chirurgicaux externes.

Maisons de naissance

Environnements d'accouchement économiques et inclusifs pour la famille. Faute d'avoir le même équipement que les hôpitaux, ils prennent en charge les grossesses sans complications connues.

Banques de sang

Collecte, tri et stockage sécurisés du sang et des plaquettes donnés. Comme le sang et les produits sanguins ne peuvent pas être fabriqués, ces centres sont vitaux pour tous, des personnes anémiées aux victimes d'accidents de la route.

Cliniques et cabinets médicaux

Catégorie large couvrant tout, du cabinet d'un médecin généraliste à celui d'un dentiste, des spécialistes aux cliniques sans rendez-vous. Le dénominateur commun : ils fonctionnent en ambulatoire.

Centres d'éducation sur le diabète

Opportunités éducatives et soutien pour les personnes atteintes ou à risque de développer la maladie. À mesure que la maladie se propage, ces centres deviennent plus courants.

Centres de dialyse

Soins spécialisés pour les patients atteints de maladies rénales, nécessitant parfois une dialyse, filtration et purification du sang, jusqu'à trois fois par semaine.

Maisons de soins palliatifs

Soins de fin de vie avec un mandat large visant à fournir non seulement des soins médicaux mais aussi un soutien émotionnel. Bien que certains patients restent à domicile, ceux ayant des besoins importants sont transférés dans des maisons de soins palliatifs ou des maisons de retraite spécialisées.

Hôpitaux

Grands établissements de santé offrant une large gamme de services médicaux, de la maternité aux unités de soins intensifs pour patients avec des blessures mettant en jeu le pronostic vital. Les services sont généralement divisés entre soins intensifs et non intensifs.

Centres d'imagerie et de radiologie

Services d'imagerie diagnostique incluant scanners CT, échographies, radiographies et IRM. Les hôpitaux en ont souvent en interne, mais les centres externes peuvent offrir des coûts moindres et une meilleure planification.

Centres de santé mentale et de traitement des addictions

Autre catégorie large, incluant tout, des grands établissements pour divers types de soins de santé mentale aux centres de traitement spécialisés pour addictions spécifiques (alcool, drogues illégales, médicaments sur ordonnance). Options en hospitalisation et en ambulatoire.

Maisons de retraite

Destinées aux patients ayant des besoins médicaux à long terme qui ne justifient pas une hospitalisation mais ne peuvent être soignés à domicile. Parfois très semblables à des complexes d'appartements, mais avec du personnel médical à temps plein. Généralement pour personnes âgées, mais certains établissements accueillent des résidents plus jeunes.

Centres de soins urgents

Soins de santé à la demande, entre les besoins d'un hôpital et ceux d'un cabinet médical. Souvent utilisés par des parents avec des enfants malades (grippe sévère, bras cassé, etc.).

C'est une large gamme d'établissements, mais ils font face à un ensemble commun de défis :

• Fiabilité des actifs
• Sécurité
• Salubrité
• Conformité

Voyons comment le logiciel moderne de gestion de maintenance aide sur chacun de ces points.

Améliorer la fiabilité des actifs avec la GMAO dans la santé

Dans tous les secteurs, les équipes de maintenance s'efforcent de maintenir les actifs opérationnels. Les enjeux sont élevés : quand un équipement critique tombe en panne dans une usine, cela affecte le résultat net. Temps, argent et emplois sont en jeu. Mais dans la santé, les enjeux peuvent être encore plus élevés. Quand l'ascenseur tombe en panne à l'hôpital, impossible de déplacer les patients critiques vers le bloc opératoire. Quand le système CVC échoue, la qualité de l'air chute, affectant tous ceux ayant des difficultés respiratoires ou un système immunitaire affaibli. Et si les systèmes de suppression d'incendie ou de détection de gaz radon tombent en panne, il est impossible de déplacer rapidement les patients alités en sécurité. Des vies sont en jeu.

Le logiciel moderne de gestion d'installations résout ces défis de santé et assure la disponibilité en facilitant grandement l'établissement, l'exécution et l'amélioration d'un programme de maintenance préventive, incluant :

• Planification
• Ordonnancement
• Suivi
• Réglage fin

Quand les actifs et équipements sont neufs, il est généralement préférable de suivre les recommandations des fabricants pour les tâches et fréquences de maintenance préventive. Ainsi, selon le manuel d'utilisation, vous planifiez le nettoyage de l'autoclave chaque semaine, tandis que sa vanne de purge de pression reçoit une inspection visuelle et un test mensuels. Une fois les tâches et le calendrier définis, vous pouvez les charger dans la GMAO comme maintenance préventive basée sur le temps ou sur compteur. Le logiciel génère automatiquement les ordres de travail préventifs à échéance. Pour évaluer la performance du programme, vous pouvez rapidement créer des rapports basés sur les taux de clôture des ordres préventifs. Contrairement aux méthodes papier ou tableur, rien ne passe entre les mailles du filet. Le logiciel se souvient quand les tâches sont dues et quand elles sont effectuées.

Rappelez-vous : lors de la configuration initiale des MP, vous avez suivi le manuel. Mais avec le temps, l'équipe de maintenance connaît les actifs et équipements même mieux que ceux qui les ont conçus et construits. C'est pourquoi, après un suivi suffisant, vous pouvez commencer à affiner le programme. Reprenons l'exemple de l'autoclave. Si vous examinez vos MP historiques et constatez que la vanne de purge de pression a commencé à se gripper environ toutes les trois semaines, vous pouvez ajuster les MP. Au lieu d'une inspection visuelle et test mensuels, vous les planifiez toutes les deux semaines.

Augmenter la sécurité avec la GMAO dans la santé

Un principe quasi universel dans la santé est Primum non nocere, « D'abord, ne pas nuire ». L'idée est simple : ne pas aggraver les choses. Si nous essayons d'aider les gens, la dernière chose que nous voulons est de les blesser dans le processus.

Pour les équipes de maintenance dans la santé, c'est pareil. La dernière chose qu'elles veulent, c'est que quelqu'un vienne chercher de l'aide dans leur établissement et se blesse à nouveau. Imaginez une personne avec un bras cassé qui tombe dans les escaliers parce que la rampe était desserrée. Un toxicomane dans un centre de rétablissement qui accède à des médicaments sur ordonnance parce qu'une serrure de porte était cassée. Un patient âgé atteint de démence qui quitte l'établissement parce que l'alarme de porte n'a pas sonné. Pour éviter cela, les choses doivent être réparées le plus vite et le plus parfaitement possible. Le bon outil de gestion d'installations rend votre équipe rapide et plus efficace.

Nous avons déjà vu la maintenance préventive, passons maintenant aux ordres de travail à la demande. Dès que quelqu'un remarque un problème, il peut alerter le service maintenance via le portail de demandes de maintenance ouvert. Au lieu d'envoyer un email confus ou de laisser un message vocal incomplet, il remplit un formulaire en ligne rapide. Et comme il comporte des champs de données prédéfinis, l'équipe maintenance est assurée d'obtenir les informations dont elle a besoin. Immédiatement, le responsable maintenance peut examiner et approuver la demande, générer, prioriser et affecter un ordre de travail, puis le suivre jusqu'à sa clôture.

Grâce au contenu de l'ordre de travail, les techniciens accomplissent plus en moins de temps. Au lieu de notes griffonnées sur papier ou de quelques détails entassés dans une cellule de tableur, les ordres de travail GMAO regorgent d'informations utiles, notamment :

• Instructions étape par étape
• Listes de contrôle personnalisables
• Informations complètes sur l'actif
• Copies numériques de schémas, images et manuels d'utilisation et maintenance
• Pièces et matériaux associés
• Plans interactifs et plans d'étage

Ils n'ont jamais besoin de retourner au bureau pour récupérer ou déposer des documents. Ils n'ont plus à courir au magasin de fournitures pour chercher une pièce ou un outil oublié ou dont ils n'avaient pas réalisé le besoin à mi-tâche. Fini les allers-retours pour demander à d'autres techniciens comment faire quelque chose. Et ce dernier point, les plans interactifs et plans d'étage, est particulièrement utile. Même un petit hôpital peut être un labyrinthe. Maintenant, les techniciens vont exactement où on a besoin d'eux.

Rester mobile avec l'application mobile GMAO dans la santé

Une bonne solution GMAO inclut une application mobile qui étend les fonctionnalités en s'intégrant directement au matériel et au logiciel de l'appareil mobile, aidant les techniciens à travailler plus efficacement en déplacement.

Application maintenance et notifications push

Une GMAO facilite déjà la communication avec vos techniciens en centralisant les données et la gestion des ordres de travail. Une bonne application mobile va plus loin avec les notifications push. Au lieu d'attendre que les techniciens se connectent au logiciel pour voir leurs nouvelles affectations, vous pouvez utiliser l'application sur leur appareil mobile pour les alerter instantanément. Chaque fois que vous leur affectez un nouvel ordre de travail, leur téléphone sonne et l'application affiche un message à l'écran.

C'est la même différence fondamentale entre un email à l'ancienne et un message texte. Quand vous envoyez un email, vous devez attendre que la personne se connecte à son compte pour le voir. Avec un message texte, elle le sait tout de suite.

Pour la plupart des services maintenance de santé, surtout avec une GMAO, la plupart des ordres de travail devraient provenir du programme de maintenance préventive, ce qui signifie que le travail est planifié à l'avance. Mais même une maintenance de classe mondiale implique des ordres de travail à la demande, et quand vous devez pivoter rapidement, les notifications push sont un moyen rapide de prioriser le travail et de repositionner vos ressources.

Application maintenance et codes-barres

Par exemple, les techniciens peuvent utiliser la caméra intégrée de leur téléphone pour scanner les codes-barres ou étiquettes QR sur les assets afin d'accéder rapidement aux données de l'asset et aux ordres de travail ouverts associés. C'est particulièrement utile pour la maintenance préventive. Quand un technicien doit réparer une unité CVC, il est facile de trouver la bonne. Même s'il y a dix unités identiques côte à côte sur le toit, une seule sera manifestement celle qui a besoin de travail. Mais pour une inspection ou des tâches PM, il n'y a pas de moyen facile de savoir laquelle des dix travailler. Un scan rapide garantit que les techniciens effectuent le bon travail sur les bons actifs.

Application maintenance et téléchargement direct d'images

Les techniciens peuvent également utiliser la caméra pour télécharger des images directement dans les ordres de travail. Une fois l'image téléchargée, le reste de l'équipe maintenance peut la voir, ouvrant de nombreuses possibilités de gain de temps. D'abord, si le technicien a des difficultés avec une réparation, il peut télécharger des images et demander des suggestions à l'équipe. Au lieu de courir dans l'établissement pour trouver de l'aide, il peut rester sur place et la demander à distance. Les images sont aussi un moyen efficace de documenter leur travail. Juste avant de clore l'ordre de travail, ils peuvent demander une inspection visuelle à distance.

Application maintenance et synchronisation hors ligne

Une autre fonctionnalité importante d'une application mobile de maintenance est la capacité de travailler hors ligne. Les hôpitaux et autres établissements de santé peuvent être de grands endroits, souvent avec des zones où l'accès Internet n'est soit pas possible, soit pas autorisé. Les administrateurs ont modifié les règles au fil du temps, mais il existe encore de nombreuses zones où l'utilisation des téléphones portables est interdite par crainte d'interférences avec des équipements critiques.

Les applications rendent le travail hors ligne possible en stockant les informations, puis en les poussant vers la base de données centrale une fois l'appareil de nouveau dans la zone de couverture. L'avantage : les techniciens n'ont pas besoin de mémoriser des données importantes ; ils peuvent les saisir dans leur application en temps réel, assurant une meilleure précision.

Atteindre (et prouver) la conformité avec la GMAO dans la santé

La conformité a toujours deux volets. Le premier : faire le travail correctement et à temps. Le deuxième : prouver que vous l'avez fait correctement et à temps. Si vous luttez sous un système papier ou tableur dépassé, c'est la deuxième partie qui est souvent le vrai défi.

Avec les vieilles méthodes, vous commencez sans moyen facile d'insérer les données dans le système. Tout est soit écrit à la main, soit saisi dans d'innombrables colonnes et lignes à travers de multiples fichiers indépendants. Comme ce n'est pas facile, vous finissez avec beaucoup de mauvaises données ; soit les gens sont trop frustrés pour se donner la peine d'entrer des données inexactes. Ou même quand tout le monde fait de son mieux, il y a trop de place pour l'erreur humaine. Ensuite, même si vos données sont exactes, il est difficile de les garder à la fois sûres et accessibles.

Le logiciel moderne de gestion d'installations résout ce problème car votre fournisseur de solution fait tout le travail informatique lourd pour vous. Il s'occupe du logiciel, l'améliorant et le mettant à jour continuellement et sans heurt en arrière-plan. Il s'occupe aussi de tout le matériel, ce qui signifie que vous n'avez pas à dépenser d'argent pour installer ou entretenir des serveurs coûteux et complexes.

Le logiciel est soutenu par l'informatique en nuage (cloud), ce qui signifie que toutes vos données sont conservées en sécurité dans une seule base de données centrale. L'avantage : dès que quelqu'un met à jour les données, par exemple en générant un nouvel ordre de travail ou en en clôturant un, tout le monde peut voir les changements. Vous ne gérez pas de multiples versions – toutes sauf une obsolètes – éparpillées sur plusieurs feuilles de papier ou fichiers. Et maintenant que vos données sont exactes, votre solution GMAO facilite aussi la génération automatique de rapports remplis de KPI et métriques de maintenance. Il calcule tous les chiffres pour vous.

La conformité, c'est capturer les bonnes données, les garder en sécurité, puis les utiliser pour générer des rapports. Le bon logiciel de gestion d'installations rend chaque étape du processus plus rapide, plus facile et plus fiable.

Commencer avec la GMAO dans la santé

Si vous n'avez pas encore de GMAO, ou si celle que vous avez ne tient pas ses promesses, il est temps de reprendre le contrôle de votre programme de maintenance. Rappelez-vous que l'étape suivante après avoir lu sur la GMAO en ligne est de contacter les fournisseurs et d'entamer la conversation.