Cinq domaines où les responsables des achats apportent de la valeur

Les achats n'ont pas toujours été considérés comme le partenaire stratégique idéal et agile de l'entreprise. Des processus d'approvisionnement lourds, de longs cycles d'achat et de passation de marchés et des lacunes dans l'expertise du domaine ont entraîné une séparation entre les achats et les différentes unités commerciales qu'il dessert.

Ceux d'entre nous qui ont de nombreuses années d'expérience dans l'approvisionnement savent qu'il existe une importante marge d'amélioration dans l'ensemble du processus, en particulier dans le domaine de la recherche de services complexes à haute valeur ajoutée. Bien que les technologies grand public aient fait un bond en avant et considérablement modifié tous les aspects des activités d'achat et de consommation individuelles, l'approvisionnement des entreprises et la technologie qu'elle utilise ont pris du retard. D'un point de vue pratique, les processus d'approvisionnement et la technologie n'ont pas beaucoup changé depuis des décennies.

Désormais, avec la capacité supplémentaire des technologies de pointe, notamment l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, la dynamique est en train de changer. Ces avancées créent une opportunité importante pour les directeurs des achats et autres responsables des achats de faire face au rythme rapide et aux exigences d'un écosystème commercial mondial.

Armé des connaissances sans précédent qu'A.I. peut livrer, l'approvisionnement est équipé pour devenir un véritable partenaire stratégique pour tous les secteurs d'activité, améliorant considérablement la portée des services, l'identification et l'évaluation des fournisseurs, les achats et la gestion continue. Être un partenaire stratégique signifie modifier la culture et les pratiques organisationnelles, mais les leaders transformationnels qui le font bien fournissent déjà de nouvelles sources de valeur innovantes pour leurs entreprises, et sont donc reconnus par leurs pairs.

Le mandat de l'approvisionnement s'est toujours concentré sur la gouvernance, la conformité, la continuité de l'approvisionnement et la réduction des coûts. Souvent, les parties prenantes de l'entreprise ne se sont pas tournées vers les achats pour obtenir des conseils stratégiques, car elles n'ont pas estimé que les connaissances et l'expertise fonctionnelles étaient là pour atteindre leurs objectifs et leurs priorités. Le moment est venu pour ce paradigme de changer. Les achats doivent s'engager avec les parties prenantes de l'entreprise, non pas parce que c'est obligatoire, mais parce que cela conduira à des résultats plus percutants pour l'entreprise.

Les achats peuvent améliorer chaque fonction commerciale en garantissant que les équipes peuvent facilement et numériquement définir même leurs besoins les plus complexes, les mettre sur le marché et trouver, comparer, négocier, attribuer et contracter facilement avec les meilleurs fournisseurs pour leurs besoins.

Il y a cinq moments déterminants dans le parcours d'approvisionnement où l'approvisionnement peut offrir une plus grande valeur à ses parties prenantes, en améliorant les partenariats internes et en garantissant que les fonctions commerciales obtiennent des résultats durables.

Portée. Le premier moment déterminant est celui où une partie prenante de l'entreprise identifie un problème ou une opportunité qu'elle souhaite résoudre en utilisant un fournisseur tiers. Souvent dans l'environnement actuel, le processus commence par une définition floue des besoins, voire une exigence définie par un fournisseur au lieu de la partie prenante de l'entreprise. Il en résulte que l'approvisionnement et les fournisseurs potentiels perdent beaucoup de temps et de cycles, retardant le déploiement du service critique. Les achats peuvent changer cette dynamique en tirant parti de la puissance des technologies avancées telles que l'IA. pour guider les parties prenantes dans la création de leurs exigences de manière plus rapide, plus précise et intuitive. Lorsque l'exigence capture tous les besoins clés dès le départ, toutes les personnes impliquées économisent du temps et des cycles importants, et évitent les achats excessifs ou les séries d'ordres de modification plus tard.

Identification. Les parties prenantes doivent identifier rapidement et efficacement les fournisseurs capables de fournir les services dont ils ont besoin pour réaliser les priorités de l'entreprise. Pour ce faire, les achats doivent être capables de faire émerger de manière dynamique des fournisseurs hautement qualifiés pour un besoin donné à un moment donné. Ils ne peuvent pas attendre le processus RFI/RFP traditionnel, rechercher une grande base de données de fournisseurs ou un référentiel de fournisseurs, demander des références ou des recommandations, ou se fier uniquement aux relations existantes pour trouver le meilleur fournisseur.

Comparaison. Les parties prenantes commerciales ont besoin d'un moyen simple d'effectuer une comparaison qualitative et une analyse financière côte à côte des propositions des fournisseurs qu'elles reçoivent. afin qu'ils puissent évaluer rapidement et sans parti pris quel fournisseur est le mieux adapté à leur besoin de service spécifique. Le rôle de l'approvisionnement ne devrait pas être la normalisation des données et l'analyse des feuilles de calcul. Il doit s'agir d'une aide à la décision et d'un coaching des parties prenantes. Nous sommes tout à fait habitués à ce que cela se fasse pour nous dans le monde de la consommation. et ne devrait pas en attendre moins dans le monde de l'entreprise.

Sélection. Réduire considérablement le temps écoulé entre le cadrage et la sélection des fournisseurs et permettre aux membres de l'équipe de s'engager tout au long du processus, offre une transparence et une efficacité accrues. Compte tenu du rythme effréné des affaires dans l'économie numérique, le processus traditionnel de plusieurs mois de vérification et de qualification des fournisseurs avant la signature des accords et le début du vrai travail n'est tout simplement plus viable. Nous en sommes venus à faire confiance aux informations numériques pour prendre des décisions de consommation personnelles critiques, et cela devrait également être la norme en entreprise.

Procurer pour payer sans contact. Chaque entreprise a plusieurs partenaires, fournisseurs et solutions avec lesquels elle travaille pour répondre à des exigences commerciales spécifiques, et la fonction d'approvisionnement ne fait pas exception. Il est essentiel que les CPO sélectionnent les meilleures plates-formes et applications qui s'intègrent de manière transparente à leurs systèmes d'enregistrement de base. Avec les bonnes solutions numériques en place, les CPO peuvent s'assurer que les méthodes de réalisation des contrôles ; conformité; approbation budgétaire; et l'appariement, l'approbation et le paiement des factures sont effectués de manière entièrement automatisée. Il n'y a tout simplement pas de rôle pour les professionnels de l'approvisionnement hautement compétents et instruits touchant manuellement les demandes, les bons de commande, les factures ou les contrats. Le résultat de tout processus d'approvisionnement, en particulier des services complexes, doit être une configuration robotique transparente et sans contact pilotée par l'automatisation des processus dans le système de planification des ressources de l'entreprise d'enregistrement, de sorte que l'expérience pour les parties prenantes de l'entreprise et les achats continue d'être simple, rapide et transparent.

Les entreprises adoptent et utilisent rapidement la technologie pour automatiser le travail transactionnel, offrant aux achats l'opportunité idéale. En tirant parti de la puissance de l'automatisation, les responsables de l'approvisionnement transformationnel et leurs équipes peuvent être plus stratégiques et plus percutants, offrant une plus grande valeur à leurs parties prenantes et à leurs entreprises tout au long du processus d'approvisionnement. L'approvisionnement doit se concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée, devenir des conseillers de confiance pour leurs parties prenantes, s'aligner sur les objectifs et les priorités de l'entreprise, et apporter des idées et des approches innovantes pour la recherche de services.

Nous assistons déjà à un changement radical dans la façon dont les achats sont perçus au sein de nombreuses entreprises à mesure que de plus en plus de leaders transformationnels émergent. Ces équipes d'approvisionnement ont un état d'esprit centré sur le client et fournissent des plates-formes en libre-service qui permettent aux parties prenantes d'être plus autonomes, tout en garantissant le niveau de gouvernance approprié et en conduisant des processus et des résultats cohérents.

En menant astucieusement la réingénierie numérique de l'approvisionnement, les responsables des achats réinventent la profession et élèvent sa stature organisationnelle en tant que partenaire commercial indispensable et catalyseur de changement dans l'ensemble de l'entreprise.

Keith Hausmann est directeur des revenus chez Globality.