Automatiser la maintenance de l'hôtel avec le logiciel GMAO

On estime qu'il existe 700 000 établissements hôteliers dans le monde avec des revenus annuels combinés de 830 milliards de dollars (Lake, 2016). Aux États-Unis seulement, il y a 4,9 millions de chambres d'hôtes qui représentent 68 % de leurs revenus annuels totaux (Mandelbaum, 2007). Les événements spéciaux, les installations de spa et de club de santé, le golf, la location de films, le stationnement et les baux commerciaux constituent le reste des revenus d'accueil. Considérée dans son ensemble, l'industrie hôtelière est dynamique, robuste, stimulante et un contributeur économique précieux.

À plusieurs égards importants, les hôtels ressemblent beaucoup aux hôpitaux, en particulier en ce qui concerne la gestion de leurs opérations. Par exemple, les hôtels et les hôpitaux fonctionnent selon un horaire 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, desservent un large éventail et une clientèle en constante évolution, et tous deux doivent respecter les normes de sécurité et réglementaires les plus élevées. Bien que différents dans les services qu'ils fournissent, les opérations de maintenance efficaces doivent être une priorité pour les hôtels comme pour les établissements de santé. Et avec autant d'actifs à gérer dans un hôtel donné, il n'est ni opportun ni sûr de laisser la tâche de gestion de la maintenance aux seules approches manuelles.

Pour ces raisons ainsi que la nécessité de rester compétitif tout en trouvant des moyens d'améliorer leurs résultats, un nombre croissant de propriétaires d'hôtels se tournent vers la GMAO comme solution préférée de gestion de la maintenance hôtelière.

Avant d'aborder la manière dont le logiciel de gestion de la maintenance hôtelière contribue à l'amélioration des opérations des installations, commençons par comprendre en quoi consistent les GMAO. Le logiciel informatisé de gestion de la maintenance, également connu sous le nom de logiciel GMAO, est un système logiciel puissant qui peut fournir à ses utilisateurs une vue d'ensemble de toutes les opérations de l'équipement. Il a également la capacité de fournir des informations sur l'état de n'importe quelle pièce d'équipement. Tout cela est accompli en saisissant les informations pertinentes sur l'équipement (c'est-à-dire les numéros de série, les codes-barres, les photos, les données d'inspection, l'historique d'entretien passé, les manuels d'entretien, etc.) dans la base de données du système.

Les systèmes CMMS actuels permettent à un large éventail d'entreprises de surveiller les niveaux de stock, de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive. C'est cette dernière fonctionnalité, la maintenance préventive, qui est considérée comme le centre névralgique des GMAO. Alors commençons par là.

Programmes de maintenance préventive (PM)

Jusqu'à l'introduction du logiciel de gestion de la maintenance hôtelière (souvent appelé logiciel de gestion des installations), les responsables de la maintenance hôtelière effectuaient généralement la maintenance des opérations « selon les besoins ». C'est ce qu'on appelle souvent la maintenance réactive. Avec ce type d'entretien, l'équipement n'était réparé qu'en cas de problème ou, plus précisément, lorsqu'une pièce d'équipement était signalée comme étant en panne. La maintenance sur cette base est inefficace à long terme et également coûteuse car les pannes d'équipement sont généralement imprévues. Plus important encore, le manque d'entretien de routine peut également entraîner une défaillance de l'équipement et, en fin de compte, son remplacement. Dans les deux cas, les perturbations inattendues des opérations sont problématiques, en particulier pour les hôtels qui fonctionnent 24 heures sur 24. Considérez les conséquences sur les opérations de l'hôtel en cas de panne du système CVC, de panne d'ascenseur ou de problème de plomberie.

Tous nécessitent une attention immédiate tout en provoquant des perturbations importantes pour les clients et le personnel. Grâce à la fonctionnalité logicielle de maintenance préventive de CMMS, les programmes PM peuvent être mis en œuvre pour éliminer la plupart, sinon toutes les pannes d'équipement imprévues tout en maintenant les opérations de l'hôtel et en même temps, en prolongeant la durée de vie de l'équipement.

En tant que fonctionnalité centrale du logiciel de gestion de la maintenance hôtelière, les programmes de maintenance préventive offrent aux responsables de la maintenance la possibilité de personnalisation dont ils ont besoin pour contrôler complètement le déroulement des opérations de maintenance hôtelière. Étant donné que les opérations de deux hôtels ne se ressemblent pas, un système capable de s'adapter aux besoins spécifiques et peut-être changeants d'un établissement est impératif. Il existe plusieurs façons de configurer les horaires PM. Pour les nouveaux utilisateurs de systèmes logiciels de gestion de la maintenance hôtelière, un bon point de départ consiste à examiner les historiques de réparation des équipements ainsi que les faibles temps d'utilisation d'actifs spécifiques. L'examen des historiques de réparation aidera les responsables de la maintenance à hiérarchiser les équipements en fonction de l'âge et/ou de la fréquence des réparations. Un exemple de maintenance effectuée pendant les périodes de faible utilisation dans les hôtels consiste à effectuer une maintenance préventive sur les équipements de nettoyage le soir après la fin de toutes les opérations de nettoyage pour la journée. De même, les inspections de plomberie peuvent être effectuées l'après-midi lorsque la plupart des clients sont sortis de leur chambre ou pendant les périodes creuses lorsque les chambres peuvent ne pas être occupées.

D'autres options pour la planification de PM peuvent inclure des dates d'inspection ainsi que des emplacements de placement d'équipement. Les GMAO permettent également d'exécuter simultanément plusieurs plannings PM. Enfin, les rapports générés par CMMS sur les MP terminés peuvent être examinés et évalués. Ce faisant, le responsable de la maintenance peut prendre des décisions éclairées concernant les ajustements nécessaires aux horaires et/ou les remplacements ou mises à niveau de l'équipement.

Ordres de travail automatisés

Deux des plus gros problèmes associés aux bons de travail générés manuellement sont les retards inutiles et les erreurs. Les deux coûtent cher aux hôteliers en termes de perte de temps et d'argent. Grâce à la fonction logicielle de bon de travail de CMMS, les bons de travail ne resteront plus dans la boîte aux lettres d'un technicien de maintenance pendant des jours ou ne contiendront plus d'erreurs causées par la transposition manuelle incorrecte du numéro de série d'une pièce. Au lieu de cela, les GMAO génèrent automatiquement des bons de travail avec la pièce d'équipement et son numéro de série correctement identifiés à l'aide des capacités intégrées de lecture de codes-barres et de photos du système. Le logiciel l'envoie immédiatement au technicien de maintenance désigné. Des notifications peuvent également être envoyées aux responsables de la maintenance pour les informer de l'avancement du bon de travail du début à la fin. Toutes ces tâches sont effectuées en quelques clics de souris sur un ordinateur ou sur un smartphone ou une tablette.

Conclusion

Les opérations hôtelières ne cessent jamais et le logiciel qui supervise leur gestion de la maintenance non plus. Étant donné que la réputation d'un hôtel repose principalement sur la qualité du service et du confort, il est logique que tous les efforts soient faits pour réduire au minimum les perturbations imprévues dans le fonctionnement des installations. Les systèmes logiciels de gestion de la maintenance offrent à leurs clients une solution viable et rentable à ce problème. Les GMAO permettent aux clients de l'hôtel de rentrer chez eux satisfaits et aux propriétaires d'hôtel d'augmenter leurs résultats.

Références :

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html