La liste définitive des fonctionnalités du logiciel GMAO

Les fonctionnalités du logiciel GMAO dont vous avez besoin

Un nombre croissant d'entreprises dans un large éventail de secteurs de l'industrie, des services et des entreprises se sont rendu compte que leur approche « crayon et papier » ou tableur de la gestion de la maintenance n'est plus suffisante. La concurrence accrue sur le marché, les exigences économiques et les changements technologiques sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises cherchent des moyens d'améliorer leur stratégie de maintenance. Dans le but de fonctionner mieux, plus rapidement, plus intelligemment et plus efficacement, les entreprises sont motivées à trouver des moyens d'améliorer l'efficacité des opérations en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, en fin de compte, en obtenant un meilleur retour sur investissement (ROI). Pour toutes ces raisons, les chefs d'entreprise se tournent de plus en plus vers les logiciels de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) comme solution de gestion de la maintenance.

Pour ceux qui envisagent un système de maintenance automatisé, la sélection d'un logiciel de GMAO peut sembler un peu écrasante au premier abord, surtout compte tenu du nombre croissant de fournisseurs trouvés en ligne. Un bon point de départ dans le processus consiste à comprendre d'abord ce qu'est un logiciel de GMAO, puis à se familiariser avec les fonctionnalités système disponibles. Grâce à ces informations, des décisions éclairées peuvent ensuite être prises pour trouver un système qui conviendra parfaitement à votre entreprise, à ses objectifs de maintenance et à son budget.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de maintenance informatisé (GMAO) ?

Pour commencer, le logiciel CMMS est mieux décrit comme un groupe de systèmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur un aperçu du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Ces outils puissants et robustes offrent aux entreprises la possibilité de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. Cette dernière fonctionnalité - la maintenance préventive (PM) - représente le pilier du logiciel de maintenance. La possibilité de planifier des bons de travail PM à l'aide de paramètres variables et personnalisables, d'envoyer à distance des notifications concernant les bons de travail en attente, en cours ou en retard, puis de générer instantanément des rapports PM est la carte de visite de la plupart des entreprises qui souhaitent non seulement améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts, mais prennent également des décisions concernant leurs opérations à mesure qu'elles progressent.

Liste des fonctionnalités GMAO

Tous les logiciels de gestion de la maintenance automatisés font essentiellement les mêmes choses, telles que le contrôle des stocks, les bons de travail, les horaires de PM et les rapports. Les différences concernent principalement la manière dont le système est déployé ainsi que la polyvalence avec laquelle leurs fonctions sont exécutées. Voici une liste des fonctionnalités logicielles de GMAO les plus recherchées par les propriétaires d'entreprise :

Logiciel de GMAO sur site vs Web – Les systèmes GMAO sont disponibles en deux formats de base ; logiciel basé sur le cloud et logiciel autonome, installé sur site. Chacun est un excellent système qui ne diffère que par la façon dont il est géré et déployé. Les systèmes autonomes nécessitent que le logiciel soit installé sur les ordinateurs de l'entreprise. Ils ont également besoin de certaines spécifications du système informatique, d'un logiciel de sécurité du système ainsi que d'un support technique interne pour s'occuper de la maintenance et des mises à niveau du système. D'autre part, les logiciels basés sur le cloud sont accessibles via le serveur d'un fournisseur avec toute la maintenance et les mises à niveau fournies à distance. Outre les différences de coût entre les systèmes (les coûts initiaux étant plus élevés pour les systèmes autonomes et les coûts à long terme étant plus élevés pour les systèmes basés sur le cloud), les systèmes autonomes peuvent offrir plus de contrôle sur la sécurité et la maintenance des données de l'entreprise ; mais à un coût supplémentaire. D'autre part, les systèmes basés sur le cloud éliminent le travail, les soucis et les coûts supplémentaires liés à la maintenance et aux mises à niveau.

Capacités d'accès au système – Pour les propriétaires d'entreprise avec de grandes organisations, il est important de pouvoir attribuer différents niveaux d'accès au système. Par exemple, les responsables de la maintenance peuvent avoir un accès complet au système tandis que les techniciens de maintenance ont un accès limité aux fonctionnalités ou à des zones spécifiques du système.

Accessibilité des appareils mobiles – L'une des fonctionnalités les plus attrayantes du logiciel GMAO est la possibilité de passer des ordres de travail, de vérifier l'inventaire, de commander des pièces ou de générer des rapports, etc. en déplacement. Pouvoir accéder à un tableau de bord GMAO sur n'importe quel appareil disposant d'un accès Internet est un gain de temps considérable par rapport à devoir retourner dans un bureau pour accomplir ces tâches. L'accessibilité mobile du logiciel GMAO réduit les retards inutiles sur de nombreux fronts.

Capacités de lecture de codes-barres et de photos - Outre l'accessibilité des appareils mobiles, deux autres fonctionnalités intégrées importantes s'ajoutent ; lecture de codes à barres et photos. Ces deux fonctionnalités sont extrêmement avantageuses car elles réduisent les erreurs inutiles et la confusion. Les techniciens de maintenance peuvent prendre une photo de l'équipement nécessitant une réparation et également numériser une image du code à barres d'une pièce qui doit être remplacée. Des ordres de travail précis et/ou des commandes de pièces peuvent être effectués immédiatement sans retards en raison d'erreurs commises par confusion sur la pièce d'équipement qui a besoin d'être réparée ou en commandant la mauvaise pièce.

Dessins d'architecture – Pouvoir accéder à un dessin architectural (c'est-à-dire un rendu d'une conception architecturale sous forme de plans et/ou de vues en élévation d'un bâtiment ou d'une structure) à partir d'un tableau de bord GMAO fournit encore un autre moyen d'identifier l'emplacement exact d'un équipement nécessitant entretien. Au-delà de cela, le plan d'une installation notera entre autres, tous les emplacements électriques et de plomberie. Ceux-ci peuvent être essentiels lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications à un bâtiment qui pourraient impliquer le déplacement, la mise à niveau ou le remplacement d'équipements.

Mise en œuvre, Intégration et assistance continue – Un aspect essentiel de tout système logiciel de GMAO est de s'assurer que le système fonctionne comme prévu et que le personnel de maintenance l'utilise de manière appropriée. C'est là que l'accès à une assistance fiable et rapide de la part d'un fournisseur de GMAO peut tracer la ligne entre le succès et l'échec pour une entreprise. La phase de mise en œuvre d'un système automatisé est essentielle et implique la saisie de données sur l'inventaire, les actifs et les utilisateurs, ainsi que la configuration des PM selon les besoins. Si cette phase n'est pas effectuée correctement, le système ne fonctionnera pas bien, quel que soit le niveau d'information de ses utilisateurs. Pour cette raison, le fournisseur de GMAO propose un choix d'audits internes ou d'assistance technique à distance et téléphonique. Il existe également une variété de ressources d'intégration et continues disponibles pour les utilisateurs sous la forme de manuels en ligne, de vidéos, d'enregistrements d'e-mails, de discussions en ligne et de webinaires ainsi que d'une assistance téléphonique pour répondre aux préoccupations opérationnelles des utilisateurs ou fournir un rappel pour les tâches qui peuvent ne pas être effectuées de manière routinière. Fini.

Conclusion
Alors que la population d'utilisateurs de logiciels de gestion de la maintenance continue de croître, le nombre de fournisseurs de logiciels de GMAO augmente également. Pour cette raison, les propriétaires d'entreprise sont mieux servis en se familiarisant avec les formats du système, les fonctionnalités du logiciel GMAO et les barèmes de prix qui se distinguent les uns des autres. La clé est de faire correspondre les objectifs de gestion de la maintenance de votre entreprise avec le bon produit, le bon prix et les bons services d'assistance.