Que coûte un logiciel de GMAO ?
Prendre la décision de faire passer la gestion de la maintenance d'une entreprise d'un tableur à un système de logiciel informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) peut être un processus long et souvent difficile. Le changement peut être difficile, même s'il est pour le mieux. Les préoccupations portent généralement sur la difficulté du processus, la qualité de son accueil par le personnel de maintenance, le temps nécessaire à sa mise en œuvre et, bien sûr, le coût de la GMAO sera.
Les choses peuvent devenir encore plus difficiles une fois que la recherche de la GMAO appropriée et la plus rentable pour votre entreprise commence. Les logiciels de gestion de la maintenance sont devenus une industrie en plein essor ces dernières années. Alors que la demande de moyens plus efficaces de gérer les opérations de l'entreprise augmente, les fournisseurs de GMAO continuent de répondre en proposant différentes options, fonctionnalités et listes de prix. Une recherche rapide sur Google pour le mot-clé "entreprises de GMAO" a produit 625 000 liens vers des sites Web. Il n'est pas étonnant que les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise trouvent que le processus de recherche d'un logiciel de gestion de la maintenance est une tâche ardue. Voici quelques conseils visant à éliminer la confusion et la frustration de votre recherche GMAO.
Connaître les besoins de votre entreprise
Il n'y a pas deux entreprises identiques car il existe des différences de taille, de modes de fonctionnement, de structure des installations et de culture du personnel. Pour trouver le meilleur logiciel de GMAO pour votre entreprise, il est préférable de commencer par consulter une équipe de personnes impliquées dans les opérations de votre installation. Il peut s'agir de personnes qui travaillent dans le domaine de la maintenance et/ou qui sont des sous-traitants et des fournisseurs externes. Ces personnes seront les mieux placées pour vous aider à déterminer les fonctionnalités nécessaires pour réussir le transfert de 100 % de vos opérations de gestion de la maintenance vers un système logiciel automatisé. En équipe, vous pouvez créer une liste des fonctionnalités requises ainsi qu'une liste de souhaits secondaire comprenant d'autres fonctionnalités que vous jugerez utiles mais pas nécessaires. Voici quelques fonctionnalités fréquemment demandées :
- Suivi mensuel ou trimestriel des coûts de maintenance et de réparation
- Réduire les temps d'arrêt des équipements grâce à des outils de maintenance préventive
- Éliminer le besoin de papier
- Gestion simple des ordres de travail et formulaires de demande d'ordre de travail
- Capacité à traiter les bons de travail à l'aide d'appareils mobiles
- Méthode de suivi de l'emplacement de l'équipement et des pièces
- Système de calendrier pour la planification des activités de maintenance
- Améliorer la communication entre les membres de l'équipe et avec la haute direction, si nécessaire
Une fois vos listes de fonctionnalités terminées, vous pouvez désormais rechercher des fournisseurs de GMAO qui proposent les fonctionnalités que vous recherchez.
Décider d'un déploiement GMAO
Le prochain niveau de prise de décision consiste à déterminer quel format de GMAO est le mieux adapté aux besoins de votre entreprise. Bien qu'il y ait un chevauchement considérable dans les produits CMMS, ils peuvent être plus facilement distingués par leurs plates-formes comme étant soit "basés sur le cloud" soit "sur site". En termes simples, les systèmes basés sur le cloud reposent sur le fournisseur qui héberge les données sur ses propres serveurs, tandis que les systèmes sur site nécessitent qu'une entreprise installe et héberge ses données sur son propre équipement, sur site. Le premier s'appuie sur la maintenance du système par le fournisseur, tandis que le second s'appuie sur la maintenance interne du logiciel et du matériel du système par un spécialiste informatique.
Chaque plate-forme présente des avantages ainsi que des inconvénients. De nombreux clients sont attirés par les GMAO basées sur le cloud pour deux raisons principales :un coût moindre et aucune maintenance. D'autres clients préfèrent les systèmes sur site car ils offrent aux responsables de la maintenance un contrôle total et une personnalisation de leurs données et du système. Les opérateurs de système sur site peuvent planifier la maintenance et les mises à niveau de leur système selon leur propre calendrier, tandis que la maintenance et les mises à niveau basées sur le cloud sont effectuées selon le calendrier du fournisseur. De plus, les plates-formes basées sur le cloud offrent une accessibilité mobile, contrairement aux plates-formes sur site. Enfin, il existe un écart de coût considérable entre les deux plates-formes GMAO, les plates-formes sur site ayant des coûts initiaux beaucoup plus élevés.
Coût du logiciel GMAO
Comme indiqué, il existe des différences dans les logiciels de GMAO en fonction des fonctionnalités et des options de service sélectionnées ainsi que des plates-formes système. Pour commencer, les plates-formes sur site ont tendance à coûter trois fois plus cher que les frais de licence annuels des systèmes Web. Cependant, ce coût du logiciel de gestion de la maintenance est un paiement unique car il n'y a pas de frais système supplémentaires. D'autre part, le coût initial d'un système basé sur le cloud est inférieur, mais au fil du temps, les coûts à long terme associés aux frais de licence sont plus élevés (c'est-à-dire des frais d'abonnement/de licence annuels estimés à 1 500 USD par an pour un petit service de maintenance). . En termes de coûts associés et/ou permanents, les plates-formes GMAO sur site nécessitent du matériel, des pare-feu et des logiciels antivirus ainsi qu'un personnel informatique qui maintiendra et gérera tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, la saisie des données, la mise à niveau, la sécurité et la formation du personnel. . Les GMAO basées sur le cloud ne nécessitent pas ces coûts supplémentaires, car les supports système incluent les mises à jour logicielles, les mises à niveau du système, la sécurité et le support technique. À titre de mise en garde, lorsque vous vous renseignez sur un système basé sur le cloud, assurez-vous de déterminer si les devis sont basés sur le paiement par utilisateur, le paiement par module (c'est-à-dire la maintenance préventive, la gestion des stocks), le paiement par ordre de travail ou des frais basés sur un droit de licence unique. Il existe des différences de coût considérables entre ces différents systèmes de tarification.
Les coûts supplémentaires du logiciel GMAO comprennent la saisie de données en interne et des didacticiels en ligne pour l'intégration du personnel. Certains fournisseurs les regrouperont dans leurs frais de licence annuels, mais ces systèmes ont tendance à être plus chers que les GMAO de base ou les os nus. De nombreux fournisseurs proposent également des audits d'inventaire sur site et l'intégration du personnel, là encore à un coût supplémentaire. En général, plus il y a d'options sélectionnées sur l'une ou l'autre des plates-formes de gestion de la maintenance, plus elles seront coûteuses. En fin de compte, il convient de rappeler que, alors que les systèmes sur site offrent une indépendance totale aux acheteurs de GMAO, les systèmes basés sur le cloud sont soumis à une relation continue avec le fournisseur pour préserver la disponibilité des données.
Conclusion
Le passage à une GMAO peut être un processus déroutant, frustrant, stressant et coûteux. Étant donné que la liste de prix du logiciel CMMS varie considérablement en fonction des fonctionnalités et de la plate-forme sélectionnées - allant de 500 $ à 8 000 $ pour les frais de licence et des frais d'abonnement mensuels allant de 50 $ à 250 $ - il est important de déterminer les besoins, les ressources et le budget de votre entreprise. Avoir les bonnes informations avant de prendre votre décision facilitera grandement la tâche de trouver le système qui vous convient. En prenant le temps d'effectuer un examen approfondi des produits trouvés sur le marché de la gestion de la maintenance, les clients auront les meilleures chances de trouver une solution GMAO qui se traduira par une efficacité organisationnelle accrue, des coûts réduits et des bénéfices accrus.
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