5 raisons pour lesquelles les responsables de la maintenance utilisent des feuilles de calcul plutôt qu'un logiciel de GMAO

Le problème des feuilles de calcul

Il peut être justifié pour un service de maintenance de commencer par utiliser des feuilles de calcul, des bons de travail papier et un système d'e-mails et d'appels téléphoniques pour communiquer les travaux, mais le succès à long terme de ces méthodes offre des rendements décroissants. Après tout, les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour votre service de maintenance. Par exemple, des erreurs peuvent se produire lors de l'enregistrement des modifications de la feuille de calcul si plusieurs personnes sont responsables de sa mise à jour. Dans ce cas, des heures de saisie de données peuvent être perdues ou économisées. De plus, les feuilles de calcul n'envoient pas d'alertes par e-mail planifiées lorsque des tâches de maintenance préventive arrivent ou lorsque les pièces de rechange s'épuisent. Ils ne sont pas non plus en mesure de créer des ordres de travail ou des bons de commande, et l'évaluation de mesures telles que l'historique de maintenance, les temps d'arrêt de l'équipement et l'utilisation de la main-d'œuvre est manuelle, fastidieuse et moins précise.

Bien que nous ayons commencé cet article en mentionnant les avantages communs du logiciel de gestion de la maintenance, en utilisant sa fonctionnalité de logiciel de bon de travail pour gérer les bons de travail. il est également important de discuter des inconvénients ou des coûts qui peuvent accompagner la mise en œuvre d'une GMAO. Ces inconvénients sont les principales raisons pour lesquelles les responsables de la maintenance et des installations continuent de choisir d'utiliser des feuilles de calcul pour suivre les opérations de maintenance.

Cinq raisons pour lesquelles les responsables utilisent encore des feuilles de calcul plutôt qu'un logiciel de GMAO… et ce que nous pouvons faire pour y remédier.

1. Manque de soutien de la haute direction :

En période de ralentissement économique ou de difficultés financières, les organisations réduisent souvent leurs effectifs pour compenser les coûts, et l'un des premiers services à être touché est la maintenance. En effet, la haute direction considère généralement la maintenance comme une dépense. La direction a tendance à considérer les états de compte de résultat avec une vue trop simplifiée. Ils réduisent les dépenses afin d'augmenter les profits à court terme. Curieusement, des études montrent que, s'il est correctement mis en œuvre, un logiciel de GMAO génère un retour sur investissement élevé. Encore plus étrange, avec des tactiques de réduction des effectifs à court terme, les entreprises ne réduisent pas le nombre d'actifs (bâtiments et équipements), mais réduisent les ressources dont disposent les services de maintenance pour les entretenir, une recette claire pour une équipe de maintenance surchargée et des installations détériorées. Avoir des décideurs qui pensent ainsi rend très difficile la mise en place d'un système informatisé de gestion de la maintenance car une GMAO n'est considérée que comme une dépense supplémentaire.

2. Coûts initiaux élevés :

Il existe plus de 150 systèmes logiciels de gestion de la maintenance parmi lesquels choisir, tous variant en termes de structure de prix et de frais. Traditionnellement, la plupart des déploiements CMMS étaient sur site ou installés sur des PC. Ces déploiements impliquaient des coûts d'installation et de mise en place élevés qui dissuadaient les responsables d'investir. Il y avait trop de « et si ? » Et si le personnel de maintenance résistait à la nouvelle technologie ? Que se passe-t-il si le fournisseur de GMAO cesse de prendre en charge l'application ? Et si le logiciel ne produisait pas les résultats promis ? À quoi ressembleraient les coûts de changement ? Toutes ces inconnues ont rendu l'idée d'installer un logiciel de gestion de la maintenance très risquée et de s'en tenir aux feuilles de calcul une alternative confortable. Au cours des dix dernières années, il y a eu une évolution vers une GMAO basée sur le Web avec de faibles coûts initiaux et de changement, annulant une grande partie des risques mentionnés ci-dessus. De plus, la plupart des systèmes vous permettent de migrer gratuitement vos données de maintenance historiques, vos utilisateurs, vos actifs et vos équipements vers votre nouveau système. Vous n'aurez pas à recommencer à zéro pour collecter des données et vous pourrez exécuter immédiatement des rapports de maintenance historiques. Les coûts de mise en œuvre antérieurs de l'ancien système ne sont jamais perdus lors de la migration vers un nouveau.

3. Coûts cachés et intangibles :

À première vue, il est assez facile de calculer le coût de la mise en œuvre d'un système logiciel de gestion de la maintenance. Par exemple, si vous envisagez une GMAO basée sur le Web avec un nombre illimité d'utilisateurs (ce qui n'est pas rare de nos jours), vous pouvez vous attendre à des coûts de 3 000 $ en frais de licence logicielle annuels et de 1 500 $ supplémentaires en frais de formation et d'installation initiale. Ce serait 4 500 $ la première année et 3 000 $/an par la suite, n'est-ce pas ? Malheureusement, ce n'est pas si simple. Nous avons négligé un certain nombre de coûts intangibles liés à l'installation d'un logiciel de gestion de la maintenance informatisée (logiciel GMAO). Certains d'entre eux sont :

a. Coûts liés à l'évaluation de différents fournisseurs de GMAO :

Le temps nécessaire pour évaluer différents éditeurs de logiciels est souvent négligé. Les responsables qui ont déjà suivi ce processus sont probablement habitués aux visites sur site du fournisseur de logiciels, aux vols, à l'hébergement, aux déjeuners, etc. Avec tout le temps et les dépenses nécessaires, de nombreux responsables résisteront à l'évaluation des solutions logicielles de maintenance. Les temps ont changé et tous ces tracas peuvent être évités. La plupart des évaluations de logiciels de maintenance peuvent être effectuées en ligne via des webinaires en direct et des démonstrations personnalisées. Fini le temps des visites de sites, des dîners et des dîners, et des négociations sur les frais de déplacement.

b. Coûts liés à l'achat d'un logiciel de maintenance :

Si vous travaillez pour une grande organisation, il existe généralement un processus d'approvisionnement formel. Plus il y a de formalités en place, plus il y a de temps et de personnes impliquées. Les logiciels d'achat, en particulier, nécessitent des contributions de différents départements ; La maintenance doit rechercher les exigences logicielles fonctionnelles et décider si le coût correspond à son budget, le service informatique doit s'assurer que le logiciel de maintenance répond à ses exigences de sécurité et le service juridique doit s'assurer que l'accord de niveau de service est solide. Le service de comptabilité peut souhaiter qu'il s'intègre à son logiciel de comptabilité, tandis que la haute direction peut rechercher des fonctionnalités de reporting flashy. Avec tous ces besoins, le prix du logiciel GMAO vient d'augmenter considérablement. Heureusement, les petites organisations n'ont pas besoin de sauter à travers tous ces cerceaux et les responsables de la maintenance ont le pouvoir de prendre la décision avec très peu d'implication des autres départements. Les grandes organisations devraient apprendre à desserrer leur emprise et à donner plus d'autonomie aux responsables de la maintenance ou à solidifier les besoins de chaque département et à répondre aux plus importants. Si la GMAO est une offre SaaS (logiciel en tant que service), il est assez facile de sortir de l'arrangement en cas d'insatisfaction.

c. Temps nécessaire à la configuration :

Quiconque a déjà expérimenté la mise en œuvre d'un logiciel d'entreprise sait que le processus de configuration prend beaucoup de temps et que beaucoup de choses peuvent mal tourner. Si vous travaillez dans une petite installation (petit hôtel, usine de fabrication) avec seulement 50 équipements et que vous cherchez uniquement à mettre en place un logiciel de maintenance préventive automatisé, la configuration impliquée est assez simple. Tout ce qu'il faut, c'est obtenir une liste des actifs et établir les calendriers de maintenance. Cependant, si vous supervisez plusieurs installations avec des centaines ou des milliers d'actifs et que vous cherchez à suivre l'inventaire, les fournisseurs, les coûts de main-d'œuvre, les fournisseurs et les réparations, le temps nécessaire à la mise en place du système de gestion de la maintenance est beaucoup plus long. Les responsables de la maintenance peuvent être conscients des avantages que le logiciel GMAO peut offrir, mais n'ont tout simplement pas le temps de configurer le système. Éteindre les incendies et s'assurer que les systèmes sont opérationnels priment sur la mise en place d'un nouveau programme de maintenance.

d. Temps consacré à la formation :

Plus l'opération est importante et plus les exigences fonctionnelles sont importantes, plus le temps nécessaire pour former le personnel à la GMAO est long. Rendre les choses plus difficiles, c'est avoir une équipe de maintenance qui n'est pas au fait de la technologie. Dans de nombreuses organisations, nous constatons une grande variété de niveaux de compétences techniques au sein de l'équipe de maintenance. Les départements dont la démographie est plus ancienne ont plus de mal à adopter les nouvelles technologies. Du bon côté, à mesure que de plus en plus de milléniaux entrent sur le marché du travail, nous verrons une évolution vers une adoption plus rapide et moins de résistance aux nouvelles technologies. Cela ne veut pas dire que les générations plus âgées ne peuvent pas apprendre le logiciel de gestion de la maintenance, mais cela peut impliquer que votre équipe aura besoin de plus d'heures de formation pour se familiariser avec le logiciel. Gardez à l'esprit que de nombreux fournisseurs de GMAO proposent une formation gratuite aux clients et fournissent rapidement des services d'assistance de qualité . La tendance croissante des logiciels de GMAO conviviaux facilite également les choses. Les fournisseurs proposent de nouvelles versions de leurs logiciels avec une conception plus simple et une navigation intuitive pour améliorer l'expérience utilisateur.

e. Coûts de personnalisation du logiciel :

Souvent, après l'achat d'un logiciel de gestion de la maintenance, une entreprise se rend compte que des modifications doivent être apportées pour que le logiciel réponde mieux à ses besoins opérationnels spécifiques. Dans le passé, lorsque les installations CMMS étaient uniquement sur site et achetées directement, les personnalisations logicielles étaient attendues et coûtaient cher. Aujourd'hui, avec de plus en plus d'entreprises optant pour des accords SaaS, la question de la personnalisation du logiciel est controversée. Les clients sont moins disposés à investir des sommes importantes dans des frais de personnalisation de logiciels pour des logiciels qu'ils louent essentiellement. Cependant, même si les éditeurs de logiciels de maintenance ne créent pas de logiciels que les utilisateurs peuvent personnaliser, ils sont prêts à s'associer à des clients pour écouter leurs besoins de développement et partager une partie des coûts de personnalisation.

4. Risque élevé d'échec :

La triste vérité est que les installations de gestion de la maintenance n'ont pas les meilleurs antécédents. Certaines études suggèrent des taux d'échec de 40% tandis que d'autres rapportent jusqu'à 80%. Les taux d'échec élevés sont attribués à de mauvais plans de mise en œuvre, à une mauvaise configuration, au manque de soutien des fournisseurs, à la résistance des utilisateurs et à une formation insuffisante. Quelle qu'en soit la raison, les éditeurs de logiciels de maintenance redoublent d'efforts pour créer des logiciels plus conviviaux, offrant plus d'assistance et une meilleure formation.

5. Résistance des utilisateurs finaux :

La résistance du personnel au changement est un obstacle majeur pour passer des tableurs aux logiciels informatisés de gestion de la maintenance. Les gestionnaires et les subordonnés résistent au changement pour diverses raisons. Le personnel de maintenance considère souvent le logiciel de GMAO comme un outil utilisé pour mesurer ses performances et peut facilement se sentir menacé ou las du changement. Ils voient également l'utiliser comme un travail supplémentaire pour lequel ils n'ont pas le temps. Afin d'atténuer la résistance, les managers doivent impliquer leur personnel dès le début, expliquer clairement le but de la mise en œuvre du système (et ne pas mettre l'accent sur le suivi de leurs performances) et montrer comment l'outil leur facilitera la vie. Une fois que vous aurez obtenu l'adhésion de votre équipe, elle prendra en charge l'abandon des feuilles de calcul pour le logiciel de maintenance.