Réunions du matin :planification et planification de la maintenance

Partout dans le monde, la plupart des usines ont des réunions le matin. En tant que consultant, on m'a demandé d'assister à bon nombre de ces réunions, et ma conclusion de ces expériences est que la plupart d'entre elles ne sont pas très efficaces ou significatives pour les participants.

Tout d'abord, les réunions se concentrent souvent sur des événements passés. Par exemple, chaque département rapporte ce qui s'est passé hier, et très peu de temps est consacré aux plans d'aujourd'hui. De plus, encore moins de temps est consacré aux activités qui doivent avoir lieu demain et au-delà.

Le pire des cas

Laissez-moi vous parler un peu des réunions les moins efficaces auxquelles j'ai assisté en décrivant un cas générique. Lors de cette réunion, la salle est bruyante, les gens doivent se lever car il n'y a pas de place pour s'asseoir et il n'y a pas d'aides visuelles comme un rétroprojecteur, des tableaux à feuilles ou un tableau blanc.

De plus, le responsable de la réunion ne dirige pas du tout la réunion et parle souvent à voix basse, ce qui rend impossible l'audition. Les participants reçoivent le dernier rapport de production et sont invités - un par un - à lire la partie dont ils sont responsables. À ce stade, il est courant de voir que les gens n'écoutent pas les parties du rapport de production qui ne s'appliquent pas directement à eux. De plus, lorsqu'ils lisent leurs propres parties, les autres ne les écoutent pas non plus.

Dans le pire des cas, les techniciens de maintenance ne commencent à travailler le matin qu'après avoir discuté avec leur superviseur. Cela entraîne souvent un retard dans le travail parce que le superviseur assiste à la réunion du matin à 8 heures, tandis que l'équipe arrive à 7 heures. L'équipe a appris, par une longue expérience, que les horaires de travail et les affectations de travail sont fréquemment modifiés à la suite de la réunion du matin . Par conséquent, ils attendent que le superviseur revienne de la réunion du matin vers 8 h 30 pour commencer le travail de la journée.

Créer des réunions plus efficaces

Pour améliorer l'efficacité des réunions matinales de votre usine, je vous propose de vous poser quelques-unes des questions de base suivantes :

• Pourquoi est-ce que j'assiste à la réunion ?
• Est-ce que j'y assiste parce que notre usine a toujours eu ces réunions tous les jours à 8 heures du matin?
• Est-ce que j'assiste parce que c'est le moyen le plus efficace pour l'organisation recevoir des informations sur ce qui s'est passé la nuit dernière ?
• Qu'est-ce que les autres participants attendent de moi et qu'est-ce que j'attends d'eux?
• Y a-t-il un moyen d'améliorer la communication lors de ces réunions ? Par exemple, pourrais-je préparer ma partie de la présentation avec des graphiques et d'autres aides visuelles et espérer que d'autres suivront l'exemple ?
• Avons-nous besoin d'avoir ces réunions tous les jours, ou le ferions-nous suffira-t-il de les avoir les lundis et vendredis ?
• Avons-nous besoin d'avoir ces réunions le matin, ou pourrions-nous nous le déplaçons à midi et nous concentrons ensuite sur les activités de demain ?

Caractéristiques de réunion efficaces

Certaines réunions très efficaces auxquelles j'ai assisté partagent certaines des caractéristiques suivantes :

• Le leader dirige la réunion, et il ou elle peut être distinctement entendu dans toute la pièce.
• La réunion commence à l'heure et se termine à l'heure.
• Les aides visuelles sont utilisées, et seules les informations significatives pour la majorité des les participants est présenté. Des réunions particulièrement efficaces présentent toutes leurs informations à l'aide de Power Point ou d'un autre logiciel de présentation projeté sur un grand écran.
• La réunion se concentre sur la communication d'informations importantes, la description des résultats récents et la définition problèmes qui doivent être résolus.
• Chaque réunion comprend un enseignement/une discussion de trois à cinq minutes Pause.

Pas de réunions ?

Personnellement, je pense qu'il est bon d'avoir des réunions si elles sont productives, et il est évident que les participants doivent inclure des personnes chargées de l'exploitation et de la maintenance à un minimum. Si le but de vos réunions est de diffuser des informations, vous pouvez parfois y parvenir en utilisant des télévisions internes et des réseaux informatiques. Avec ces fonctionnalités, vous pouvez éventuellement avoir moins de réunions.

À propos de l'auteur :

Christer Idhammar est président de IDCON Inc., une fiabilité basée à Raleigh, N.C. et gestion de la maintenance société de conseil spécialisée dans l'éducation, la formation et la mise en œuvre d'opérations améliorées, gestion de la fiabilité et de la maintenance pratiques. Pour en savoir plus, visitez www.idcon.com ou envoyez un e-mail à [email protected].