Comment une documentation à jour minimise les non-conformités en production

Toute non-conformité survenant lors de l'une des étapes de production pénalise l'entreprise à plusieurs égards. Les erreurs de fabrication et les écarts par rapport aux spécifications font perdre du temps, de l'argent et de l'énergie. De plus, si des produits non conformes parviennent au client, il est indéniable que l'image de l'entreprise en sera affectée. Lutter contre les non-conformités est donc essentiel pour cette dernière et cela passe notamment par le maintien d'une documentation industrielle à jour.

Des documents mis à jour pour prévenir erreurs et non-conformités

Les documents industriels sont vitaux, car c'est sur leur base que sont réalisées les différentes opérations dans l'entreprise. Chaque action à effectuer dans le processus est documentée, chaque donnée obtenue par les capteurs machines est enregistrée, chaque information importante est consignée pour assurer la traçabilité.

Les instructions de travail occupent une place prépondérante dans la pyramide documentaire, constituant, avec les enregistrements qualité, la base de ladite pyramide de manière à refléter la réalité opérationnelle sur le terrain. Ces modes opératoires sont rédigés et expliqués de manière claire et précise, car ils codifient exactement les opérations à réaliser et constituent donc des éléments clés de la chaîne de valeur.

Les instructions de travail, ainsi que la documentation technique, les processus et procédures, ne sont pas figés. Lorsque des améliorations sont nécessaires pour améliorer la qualité et la performance de production, ces documents doivent être mis à jour en ce sens. En d'autres termes, une nouvelle version mise à jour du support est produite et l'ancienne ne doit plus servir de référence aux opérateurs, sous peine d'un risque élevé de non-conformité.

Une documentation constamment mise à jour est donc l'un des principaux moyens de prévenir les écarts par rapport aux standards et aux attentes.

Mettre à jour les supports pour réagir efficacement en cas d'écarts

Si la mise à jour des documents de référence réduit la probabilité de non-conformité, elle offre aussi la possibilité de réagir efficacement si elle survient.

Il s'agit à nouveau de modifier les documents existants en y intégrant les erreurs détectées lors des opérations de contrôle et d'audit, voire les défauts découverts après livraison. Bien sûr, il n'est jamais bon pour une entreprise d'avoir un produit non conforme entre les mains du client, mais elle doit aussi savoir rectifier le tir une fois l'incident survenu, que ce soit en externe (après la vente du produit) ou en interne, lors de l'une des étapes de fabrication du produit. À cette fin, elle base ses actions correctives sur des procédures spécifiques qui détaillent la marche à suivre en cas de détection de non-conformité. Dans ce cas aussi, les procédures en question doivent être impérativement et constamment mises à jour pour que les actions curatives soient réellement efficaces.

En somme, une documentation industrielle à jour est utile à l'entreprise tant en prévention qu'en correction. Elle garantit la qualité de la production et du service offert aux clients en réduisant le risque de non-conformité.

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