Comment assurer que votre supply chain respecte les nouvelles exigences de conformité commerciale US

En février, Obama a signé le Trade Facilitation and Trade Enforcement Act de 2015. La loi visait des pratiques de travail plus équitables et cohérentes avec les entreprises internationales. Comme les entreprises mères sont maintenant légalement responsables des actions de leurs fournisseurs, les entreprises doivent mieux examiner leurs sources et couper les relations avec ceux qui ne se conforment pas.

Ce que la loi adresse

Le problème majeur adressé par le nouvel Acte est la Règle de la Demande Consommative (Consumptive Demand Rule). C'était une faille dans le Tariff Act de 1930 qui permettait les importations dans le pays indépendamment des opérations de production si la demande domestique était supérieure à l'offre domestique. La loi adresse aussi d'autres enjeux commerciaux importants, comme le dumping et la mauvaise classification des étiquettes d'origine.

Qui est affecté ?

Toute entreprise faisant des affaires hors des US est affectée par la nouvelle loi. C'est particulièrement le cas pour les entreprises qui fabriquent ou vendent des biens étiquetés comme susceptibles au travail forcé par le Département du Travail US.

Résultats de la non-conformité

Les conséquences réglementaires sont une préoccupation majeure pour les entreprises globales. Les entreprises non-conformes peuvent être restreintes ou complètement coupées de faire des affaires internationales. Les non-conformes feront face à des restrictions et barrières commerciales du gouvernement US. En résultat, l'entreprise peut perdre l'accès à un marché ou des marchés entiers.

Des conséquences non-réglementaires existent aussi, incluant l'attention médiatique négative et la baisse de perception de marque. Ces événements peuvent résulter en ventes diminuées.

Fournisseurs à risque

Quelques sources potentielles de problèmes listées par le Département du Travail US incluent :

• Argent de Bolivie
• Crevettes de Thaïlande
• Coton d'Argentine
• Décorations de Noël de Chine

Tous produits listés par le Département seront sous surveillance accrue du gouvernement. Toute entreprise s'appuyant sur ces types de produits devra surveiller de plus près ces sources d'approvisionnement pour prévenir la non-conformité.

Six étapes pour se conformer

Mickey Rizza, Vice-Président des Services Stratégiques chez BravoSolution, a discuté de comment les entreprises peuvent se conformer à la nouvelle législation. Voici les 6 étapes pour la conformité.

1. Comprendre la loi et vos vulnérabilités

Avant tout, les employés doivent s'éduquer sur les détails de la loi et identifier les zones où ils peuvent être à risque.

Identifier les risques

• Cartographiez votre supply chain. Notez les risques de conformité.
• Travaillez du haut vers le bas.
• Référencez la liste du Département du Travail des biens susceptibles au travail forcé. Comparez ensuite vos fournisseurs et membres de supply chain avec la liste.

Réfléchir à la visibilité

• Évaluez honnêtement ce que votre entreprise sait et ne sait pas. Là où la visibilité n'est pas cristalline, améliorez les processus.
• Audits : en faites-vous assez ? Vos auditeurs sont-ils fiables et efficaces ?

En identifiant où sont vos risques connus et quelle est votre visibilité, vous êtes mieux à même d'améliorer les points faibles et de fixer de nouveaux standards.

2. Travailler avec la C-Suite : Aligner vos objectifs

Obtenez le soutien de vos dirigeants lors du développement de nouveaux plans liés à la supply chain. Collaborez avec ces dirigeants sur certains projets :

• Cartographiez l'impact de la non-conformité. Notez où et comment la supply chain sera affectée.
• Préparez un plan de catastrophe. Cela protégera votre entreprise si un membre de la supply chain ne se conforme pas.

C'est entièrement nécessaire que tout le monde soit à bord pour s'adapter aux nouvelles exigences réglementaires. Cela requiert la coopération et collaboration de la haute direction.

3. Être prêt à gérer le risque

Créer un plan de catastrophe avec les dirigeants est une tâche qui aidera votre entreprise à se préparer. Assurez-vous d'inclure dans le plan des sources d'approvisionnement alternatives. Des fournisseurs secondaires devraient idéalement être trouvés pour tous les membres de la supply chain, mais particulièrement ceux où vous avez identifié du risque. Notez aussi que trouver un fournisseur sera maintenant de plus en plus difficile à cause de la loi. Vous devrez faire une étape supplémentaire dans votre recherche de nouveaux partenaires potentiels en vous assurant qu'ils se conforment à la loi commerciale US.

4. Tirer parti de la technologie : Améliorer la visibilité

Créez un système d'information où les fournisseurs peuvent directement entrer des informations importantes, comme les résultats d'audit et l'information sur leur conformité. Les bénéfices d'un système d'information réussi :

• Les fournisseurs sont tenus responsables de leurs actions. En entrant l'information eux-mêmes, ils prennent plus de responsabilité dans leur besoin de se conformer.
• Il est plus facile de trouver les risques de non-conformité. Les entreprises mères peuvent noter les drapeaux rouges et éliminer tout fournisseur non-conforme.

Garder trace de toutes les pièces d'information importantes aide les organisations à découvrir et adresser les risques le plus tôt possible.

5. Auditer régulièrement

Il est extrêmement important de mettre en place ou réviser votre programme d'audit d'entreprise.

Fréquence

Les audits devraient être un mélange d'audits de routine et d'audits surprises. Au minimum, votre entreprise doit auditer les fournisseurs une fois par trimestre. Pour les fournisseurs signalés, conduisez des audits plus fréquents et surprises. Cela permettra à votre entreprise de s'assurer qu'ils se conforment et d'adresser ceux qui ne suivent pas les règles.

Auditeur idéal

Assurez-vous d'employer des auditeurs de haute qualité. Un auditeur idéal est celui qui :

• Connaît les lois locales — tant celles du fournisseur que de l'entreprise mère.
• Comprend les besoins réglementaires de votre entreprise.
• Suit correctement les standards de l'audit et peut étiqueter correctement une entreprise comme conforme ou non-conforme.
• N'a pas peur de pointer les pratiques non-éthiques et non-conformes.

Si un auditeur est peu fiable ou malhonnête, toute votre surveillance de supply chain peut partir en fumée.

6. Rester au courant des lois

Contactez la fonction juridique de votre entreprise, qu'elle soit interne ou externe, pour comprendre toutes les complexités et détails de la nouvelle loi commerciale. Assurez-vous de comprendre comment votre entreprise doit répondre à tout fournisseur non-conforme. Travaillez avec vos avocats pour réviser les processus actuels de supply chain et les comparer aux critères de la nouvelle loi. Décidez quels processus doivent être révisés et faites un plan pour les changer là où nécessaire.

Conformité = Pas de représailles réglementaires ou consommateurs

En assurant que votre entreprise se conforme à la nouvelle loi commerciale, votre organisation bénéficiera d'une meilleure perception de marque et sécurité contre les amendes gouvernementales et restrictions commerciales. Ne pas se conformer au nouvel Acte peut résulter en barrières commerciales extraordinairement dommageables et backlash médiatique. Protégez votre entreprise et travaillez en équipe pour répondre à cette nouvelle politique.