Quatre façons dont les données de terrain en direct peuvent rationaliser la gestion de projet

Le rôle de chef de projet de construction n'est pas pour les âmes sensibles. Ils sont les yeux et les oreilles de tout ce qui se passe sur un chantier et sont chargés de tenir le personnel du bureau et les autres parties prenantes clés au courant. En plus de cela, ils passent leur temps à planifier, évaluer et gérer le temps et les risques, ainsi qu'à répartir les ressources et à gérer le budget des projets.

Jusqu'à récemment, être chef de projet nécessitait un grand nombre de processus de documentation manuels comprenant du papier, des feuilles de calcul et plusieurs types de solutions technologiques, ce qui a considérablement limité leur efficacité. Heureusement, la possibilité d'avoir et de partager des données de terrain en direct change tout cela. Les données de terrain en direct donnent aux chefs de projet la possibilité d'alléger leur charge de travail de gestion des données et de se concentrer davantage sur les éléments humains de leurs projets, en élargissant leur empreinte géographique et en leur donnant la possibilité d'augmenter la productivité globale de leur projet.

Voici quatre domaines clés où les données de terrain en direct peuvent exposer des risques, partager des informations et améliorer l'efficacité du projet.

Connaissance en temps réel

Les chefs de projet qui comptent sur le partage d'informations sur papier ou en personne ont du mal. Avant COVID-19, les chefs de projet avaient souvent du retard dans le transfert des données de terrain au bureau. Aujourd'hui, avec autant d'employés de bureau travaillant à distance, le temps de latence a augmenté, car les entreprises n'ont pas un emplacement central pour fournir les données. Ce décalage est l'une des raisons pour lesquelles il est si impératif pour les entreprises de prendre des mesures pour s'assurer que les données peuvent être collectées et distribuées d'un simple clic.

Les solutions de données de terrain en direct offrent une assistance telle que le suivi du temps basé sur le cloud, le suivi de l'équipement, les formulaires mobiles avec pièces jointes photo ou vidéo, le suivi des progrès et l'intégration avec les systèmes d'entreprise et de paie. Armés de ces outils, les chefs de projet peuvent prendre le pouls de ce qui se passe sur le terrain et prendre des mesures correctives si nécessaire sans être physiquement sur le chantier. En supprimant les retards des heures de travail et des rapports d'avancement, les chefs de projet peuvent rapidement ajuster les employés et les emplacements des équipements pour combler les lacunes, qu'ils soient sur le chantier ou non. Tous les employés peuvent facilement accéder à des solutions basées sur le cloud via des smartphones, des tablettes et d'autres appareils. Même lorsque les employés sur le terrain travaillent dans des emplacements distants sans service, les données de terrain en direct continuent d'être collectées hors ligne au fur et à mesure que le travail se déroule afin que les données puissent être ensuite partagées et synchronisées avec la solution de plate-forme cloud une fois l'appareil remis en service.

Les plates-formes de données de terrain en direct augmentent considérablement la précision des données de terrain collectées, car elles sont collectées en temps réel, puis réintégrées dans les autres systèmes logiciels de l'entreprise. Cela élimine la saisie manuelle des données, les erreurs de saisie et la réaffectation des coûts de travail, et il relie le chef de projet aux progrès des employés. Avec la collecte de données rationalisée et entièrement numérisée, le rapport de résultat final dans l'ERP est précis. Avec des données de terrain en direct, les chefs de projet peuvent avoir confiance dans leurs rapports sur l'état de leur projet et passer plus de temps à analyser comment gérer le projet de manière rentable au lieu de consacrer tout leur temps à la collecte et à la saisie manuelles des données après coup.

Gestion du travail

Les coûts de main-d'œuvre sont généralement la catégorie de dépenses variables la plus importante pour un projet de construction, ce qui en fait souvent l'un des risques les plus importants de dépassement des coûts. Puisque le manque de main-d'œuvre qualifiée continue d'être l'un des principaux problèmes en 2020 pour l'industrie de la construction, ces ressources sont précieuses et doivent être pleinement utilisées.

Lorsqu'il n'est pas physiquement sur le chantier, un chef de projet n'a pas de moyen fiable de s'assurer que les employés étaient réellement sur le chantier en train de travailler ou qu'ils étaient dans la rue en train de prendre leur petit-déjeuner. Ils ne sauraient pas non plus avec certitude si les employés soumettent une journée complète de travail sur leurs cartes de pointage ou evren pour leurs copains de l'équipe lorsqu'ils quittent le chantier tôt pour la journée. Cela peut être un facteur de risque important lorsqu'il y a des heures de travail déclarées sans aucune production réelle comme les exemples ci-dessus. Cela peut également entraîner des heures supplémentaires artificielles sur un projet et augmenter considérablement les coûts de main-d'œuvre globaux.

Les chefs de projet ont souvent du mal à suivre les heures de travail et les tâches, d'autant plus que le nombre de chantiers augmente. La perte de productivité, si elle n'est pas suivie et atténuée, peut facilement devenir incontrôlable sur n'importe quel projet, anéantissant les bénéfices et érodant la satisfaction des clients.

Mettre la technologie entre les mains de chaque ouvrier, contremaître et superviseur n'est pas compliqué. En fait, c'est aussi simple que de leur faire utiliser une application sur leur smartphone. La reconnaissance faciale et le suivi GPS avec géofencing permettent aux chefs de projet de savoir où se trouve l'employé et que le bon employé pointe à l'arrivée et au départ. Les chefs de projet et les superviseurs sur le terrain peuvent être alertés lorsque les employés pointent à l'arrivée ou au départ lorsque les photos de poinçonnage ne correspondent pas à leur photo de profil ou lorsqu'ils se trouvent en dehors de la barrière géographique du chantier au moment où cela se produit. Avec des données de terrain en direct, un chef de projet peut recevoir des rapports réguliers sur les heures de travail sur chaque code de coût, ce qui lui permet de suivre facilement le temps et la productivité des employés, ce qui lui permet d'éviter les retards dus à des données inexactes ou bloquées.

Les données de terrain en direct automatisent également l'intégration des données collectées dans et depuis l'ERP, ce qui garantit que tous les nouveaux codes de coûts, projets ou nouveaux employés sont automatiquement synchronisés avec l'application de collecte de données. Cela permet aux employés de terrain de saisir avec précision leur temps et de l'affecter au bon code de coût ou au bon projet en temps réel pour le chef de projet sans travail supplémentaire pour le chef de projet.

Allocation d'équipement

Les projets de construction reposent sur l'optimisation des équipements de l'entreprise. Sans données de terrain en direct pour savoir qui possède quel équipement et à quel projet il est affecté, il peut être difficile de fournir aux employés le bon équipement pour effectuer leur travail de manière sûre et efficace. Les employés sur le terrain et les superviseurs perdent du temps à passer des appels téléphoniques inutiles, à envoyer des SMS et des e-mails supplémentaires pour localiser le bon équipement, ou parfois les chefs de projet louent des articles inutiles lorsqu'ils ne sont pas en mesure de localiser l'équipement approprié.

Ces inefficacités peuvent sembler minimes, mais les problèmes de ressources systématiques s'ajoutent à des coûts importants tout au long de la vie d'un projet. Les données de terrain en direct offrent aux chefs de projet une visibilité précise en temps réel sur l'inventaire, l'affectation et l'utilisation des équipements. Les chefs de projet peuvent planifier de manière proactive les achats ou les locations de nouveaux équipements en fonction de l'utilisation réelle des actifs, ou planifier les réparations en fonction des demandes de maintenance via l'application mobile. Ils verront également quel équipement est sous-utilisé ou surutilisé.

Les progrès de la production réalisés par les travailleurs peuvent être visualisés en temps réel, ce qui permet de réaffecter le personnel aux emplacements qui peuvent le mieux tirer parti de leurs points forts. Ces types d'informations leur permettent de prendre des mesures, comme équilibrer l'utilisation de l'équipement pour prolonger le cycle de vie utile de l'actif et réduire les coûts de remplacement des actifs. Ou bien gérer la main-d'œuvre pour éviter les heures supplémentaires inutiles. Une bonne distribution garantit que le bon outil est au bon endroit au bon moment afin que les travailleurs puissent continuer à progresser sans délai.

Communication avec les parties prenantes

La communication entre le terrain et le bureau peut être aussi difficile sinon plus difficile que sur le chantier. À un niveau élevé, les parties prenantes internes et externes veulent savoir si le projet respecte le calendrier, le budget et s'il existe des risques potentiels futurs. Pour qu'un chef de projet ait ce type de visibilité, il doit avoir accès aux données de terrain en direct indiquant les rapports de journal quotidiens, les heures de main-d'œuvre, les quantités complétées par code de coût et les rapports de sécurité complétés. C'est un défi pour les chefs de projet avec la collecte et le traitement manuels des données d'avoir ce niveau de visibilité.

Du point de vue de la gestion de projet, les données de terrain en direct ont complètement changé la donne. Les superviseurs de terrain communiquent clairement le statut quotidien du projet à l'aide de formulaires mobiles avec des photos jointes avec des balises et les envoient automatiquement aux chefs de projet. Les chefs de projet n'ont plus à compiler les rapports de journaux quotidiens à partir de plusieurs formulaires papier tout en ayant à fouiller dans divers e-mails avec des pièces jointes pour s'assurer qu'ils utilisent les bonnes photos pour communiquer avec précision l'état actuel du projet lors des réunions sur l'état du projet. Les parties prenantes internes et externes recevront à leur tour des rapports de journalisation quotidiens en temps réel sans alourdir la charge de travail du chef de projet. Le chef de projet peut ensuite discuter du rapport de journal quotidien lors de réunions sur l'état du projet avec les propriétaires et les développeurs ou les principales parties prenantes internes du projet sur la base de données de terrain précises et en direct.

Sur les petits projets, les formulaires mobiles avec des données de terrain en direct et des photos intégrées avec des annotations et des annotations peuvent supprimer le besoin de chefs de projet supplémentaires, car les rapports de journaux quotidiens automatisés communiquent l'état du projet de manière plus complète et plus précise. Pour un exemple concret, un entrepreneur en électricité de Caroline du Nord utilisant des formulaires numériques en direct avec des intégrations de photos et de vidéos a découvert que les formulaires mobiles riches en médias en temps réel transféraient les informations sur l'état du projet de manière plus précise, efficace et efficiente que l'embauche de chefs de projet supplémentaires. Les données de terrain en direct ont augmenté l'efficacité de chaque chef de projet et maintenu les résultats de l'entreprise.

Les projets de construction nécessitent une planification et une gestion approfondies pour être correctement exécutés de l'offre à l'achèvement. Dire que les chefs de projet ont les mains pleines serait un euphémisme. Les données de terrain en direct ont changé l'objectif des chefs de projet, passant de la collecte et de l'enregistrement des données à leur examen et à leur analyse. Les jours de vol à l'aveugle ou sur des données vieilles de semaines ou de mois appartiennent au passé. Avoir les données immédiatement disponibles au fur et à mesure que les tâches sont terminées peut faire passer un projet d'être complètement lourd à géré efficacement. Les solutions de données de terrain en direct donnent aux chefs de projet les outils dont ils ont besoin pour augmenter le suivi des données critiques, le reporting et la productivité.

Mike Merrill est co-fondateur et directeur de l'exploitation de WorkMax.