Comment les données de terrain en direct rationalisent la gestion de projet de construction : 4 façons clés

Le rôle de chef de projet de construction n'est pas pour les cœurs fragiles. Ce sont les yeux et les oreilles de tout ce qui se passe sur un chantier et ils sont responsables de tenir le personnel de bureau et les autres parties prenantes clés dans la boucle. En plus de cela, ils passent leur temps à planifier, établir des benchmarks et gérer le temps et les risques, ainsi que distribuer les ressources et gérer le budget du projet.

Jusqu'à récemment, être chef de projet a nécessité un nombre étendu de processus de documentation manuelle qui incluent le papier, les tableurs et de multiples types de solutions technologiques, ce qui a grandement limité leur efficacité. Heureusement, la capacité d'avoir et de partager des données de terrain en direct change tout cela. Les données de terrain en direct donnent aux chefs de projet la capacité d'alléger leur charge de travail de gestion des données et de se concentrer davantage sur les éléments humains de leurs projets, d'élargir leur empreinte géographique et de leur donner la capacité d'augmenter leur productivité globale de projet.

Voici quatre domaines clés où les données de terrain en direct peuvent exposer les risques, partager l'information et améliorer l'efficacité des projets.

Connaissance en temps réel

Les chefs de projet qui comptent sur le partage d'informations sur papier ou en personne ont du mal. Avant le COVID-19, les chefs de projet avaient souvent du retard dans le transfert des données de terrain au bureau. Maintenant, avec tant d'employés de bureau travaillant à distance, le temps de latence a augmenté car les entreprises n'ont pas un emplacement de bureau central pour livrer les données. Ce décalage est une raison pour laquelle il est si impératif pour les entreprises de prendre des mesures pour garantir que les données peuvent être collectées et distribuées d'un simple clic.

Les solutions de données de terrain en direct offrent un soutien comme le suivi du temps basé sur le cloud, le suivi des équipements, les formulaires mobiles avec pièces jointes photo ou vidéo, le suivi des progrès et l'intégration avec les systèmes d'entreprise et de paie. Armés de ces outils, les chefs de projet peuvent avoir le doigt sur le pouls de ce qui se passe sur le terrain et prendre des mesures correctives si nécessaire sans être physiquement sur le chantier. En supprimant les retards des heures de main-d'œuvre et des rapports de progression, les chefs de projet peuvent rapidement faire des ajustements aux employés et aux emplacements d'équipement pour combler les lacunes, qu'ils soient sur le chantier ou non. Tous les employés peuvent accéder facilement aux solutions basées sur le cloud via smartphones, tablettes et autres appareils. Même lorsque les employés de terrain travaillent dans des endroits reculés sans service, les données de terrain en direct continuent d'être collectées hors ligne au fur et à mesure que le travail se fait, afin que les données puissent être plus tard partagées et synchronisées avec la solution de plateforme cloud une fois l'appareil de retour en service.

Les plateformes de données de terrain en direct augmentent considérablement la précision des données de terrain collectées car elles sont collectées en temps réel et ensuite réintégrées dans les autres systèmes logiciels de l'entreprise. Cela élimine la saisie manuelle des données, les erreurs de frappe et la réallocation des coûts de travaux, et connecte le chef de projet avec la progression des employés. Avec la collecte de données rationalisée et complètement numérisée, le rapport final dans l'ERP est précis. Avec les données de terrain en direct, les chefs de projet peuvent avoir confiance dans leurs rapports de statut de projet et passer plus de temps à analyser comment gérer le projet vers la rentabilité au lieu de passer tout leur temps sur la collecte et la saisie de données manuelles, après coup.

Gestion de la main-d'œuvre

Les coûts de main-d'œuvre sont généralement la plus grande catégorie de dépenses variables pour un projet de construction, ce qui en fait souvent l'un des risques les plus significatifs pour les dépassements de coûts. Depuis que le manque de main-d'œuvre qualifiée continue d'être l'un des principaux problèmes en 2020 pour l'industrie de la construction, ces ressources sont précieuses et doivent être pleinement utilisées.

Quand ils ne sont pas physiquement sur le chantier, les chefs de projet n'ont pas de moyen fiable de s'assurer que les employés étaient réellement sur le chantier à effectuer le travail ou s'ils étaient dans la rue à prendre le petit-déjeuner. Ils ne sauraient pas non plus avec certitude si les employés soumettent une journée complète de main-d'œuvre sur leurs feuilles de temps ou même pour leurs copains de l'équipe lors des occasions où ils quittent le chantier plus tôt dans la journée. Cela peut être un facteur de risque substantiel lorsque des heures de main-d'œuvre sont signalées sans aucune réelle production comme les exemples ci-dessus. Cela peut également conduire à des heures supplémentaires artificielles sur un projet et faire grimper considérablement les coûts globaux de main-d'œuvre.

Les chefs de projet ont souvent du mal à suivre les heures de main-d'œuvre et les tâches, surtout lorsque le nombre de chantiers augmente. La perte de productivité, si elle n'est pas suivie et atténuée, peut facilement sortir de contrôle sur n'importe quel projet, détruisant les profits et érodant la satisfaction du client.

Mettre la technologie entre les mains de chaque travailleur, contremaître et superviseur n'est pas compliqué. En fait, c'est aussi simple que de les faire utiliser une application sur leur smartphone. La reconnaissance faciale et le suivi GPS avec géorepérage permettent aux chefs de projet de savoir où se trouve l'employé et que le bon employé pointe à l'entrée et à la sortie. Les chefs de projet et les superviseurs sur le terrain peuvent être alertés quand les employés pointent à l'entrée ou à la sortie quand les photos de pointage ne correspondent pas à leur photo de profil ou quand ils sont en dehors de la géorepérage du chantier au moment où cela se produit. Avec les données de terrain en direct, un chef de projet peut recevoir des rapports réguliers d'heures-homme sur chaque code de coût leur permettant de suivre facilement le temps et la productivité des employés, leur permettant de prévenir les retards qui découlent de données inexactes ou bloquées.

Les données de terrain en direct automatisent également l'intégration des données collectées dans et depuis l'ERP, ce qui garantit que tous les nouveaux codes de coûts, projets ou nouveaux employés sont automatiquement synchronisés avec l'application de collecte de données. Cela permet aux employés de terrain de saisir avec précision leur temps et de l'allouer au bon code de coût ou projet en temps réel pour le chef de projet sans travail supplémentaire pour le chef de projet.

Allocation de l'équipement

Les projets de construction reposent sur l'optimisation de l'équipement de l'entreprise. Sans données de terrain en direct pour savoir qui a quel équipement et à quel projet il est assigné, il peut être difficile d'obtenir aux employés le bon équipement pour effectuer leur travail en toute sécurité et efficacement. Les employés sur le terrain et les superviseurs perdent du temps à faire des appels téléphoniques inutiles, envoyer des messages texte et des e-mails supplémentaires pour localiser le bon équipement, ou parfois les chefs de projet louent des articles inutiles quand ils ne peuvent pas localiser l'équipement détenu approprié.

Ces inefficacités peuvent sembler petites, mais les problèmes systématiques de ressources s'additionnent pour de gros coûts sur la durée de vie d'un projet. Les données de terrain en direct donnent aux chefs de projet une visibilité précise en temps réel sur l'inventaire d'équipement, l'affectation et l'utilisation. Les chefs de projet peuvent planifier proactivement de nouveaux achats ou locations d'équipement basés sur l'utilisation réelle des actifs, ou planifier des réparations basées sur les demandes de maintenance via l'application mobile. Ils verront aussi quel équipement est sous-utilisé ou surutilisé.

Les progrès de production réalisés par les travailleurs peuvent être visualisés en temps réel, donnant la flexibilité de réaffecter le personnel aux emplacements qui peuvent le mieux tirer parti de leurs forces. Ces types d'informations leur permettent de prendre des mesures, comme équilibrer l'utilisation de l'équipement pour prolonger le cycle de vie utile de l'actif et réduire les coûts de remplacement d'actifs. Ou gérer correctement la main-d'œuvre pour éviter les heures supplémentaires inutiles. Une bonne distribution garantit que le bon outil est au bon endroit au bon moment pour que les travailleurs puissent continuer à progresser sans retards.

Communication avec les parties prenantes

La communication du terrain au bureau peut être aussi difficile, sinon plus, que sur le chantier. À un niveau élevé, les parties prenantes internes et externes veulent savoir si le projet est dans les délais, dans le budget, et s'il y a des risques futurs potentiels. Pour qu'un chef de projet ait ce genre de visibilité, il a besoin d'accéder à des données de terrain en direct montrant les rapports quotidiens, les heures de main-d'œuvre, les quantités terminées par code de coût et les rapports de sécurité terminés. C'est un défi pour les chefs de projet avec la collecte et le traitement manuels des données d'avoir ce niveau de visibilité.

Du point de vue de la gestion de projet, les données de terrain en direct ont complètement changé la donne. Les superviseurs de terrain communiquent clairement le statut quotidien du projet en utilisant des formulaires mobiles avec photos jointes avec annotations et les envoient automatiquement aux chefs de projet. Les chefs de projet n'ont plus à compiler les rapports quotidiens à partir de multiples formulaires papier tout en devant fouiller dans divers e-mails avec pièces jointes photo pour s'assurer qu'ils utilisent les bonnes photos pour communiquer avec précision le statut actuel du projet dans les réunions de statut de projet. Les parties prenantes internes et externes recevront à leur tour les rapports quotidiens en temps réel sans ajouter à la charge de travail du chef de projet. Le chef de projet peut alors discuter du rapport quotidien dans les réunions de statut de projet avec les propriétaires et développeurs ou les parties prenantes internes clés du projet basées sur des données de terrain en direct précises.

Sur les petits projets, les formulaires mobiles avec données de terrain en direct et photos intégrées avec annotations peuvent éliminer le besoin de chefs de projet supplémentaires car les rapports quotidiens automatisés communiquent le statut du projet plus complètement et précisément. Pour un exemple concret, un entrepreneur électrique de Caroline du Nord utilisant des formulaires numériques en direct avec intégrations photo et vidéo a constaté que les formulaires mobiles riches en médias en temps réel transféraient l'information de statut de projet plus précisément, efficacement et efficacement que l'embauche de chefs de projet supplémentaires. Les données de terrain en direct ont étendu l'efficacité de chaque chef de projet et maintenu le résultat net de l'entreprise.

Les projets de construction nécessitent une planification et une gestion approfondies pour être correctement exécutés de l'appel d'offres à l'achèvement. Dire que les chefs de projet ont les mains pleines serait un euphémisme. Les données de terrain en direct ont changé le focus des chefs de projet de la collecte et l'enregistrement des données à la révision et l'analyse. Les jours de voler à l'aveugle ou sur des données qui datent de semaines ou de mois sont révolus. Avoir les données immédiatement disponibles au fur et à mesure que les tâches sont terminées peut faire passer un projet de complètement ingérable à efficacement géré. Les solutions de données de terrain en direct donnent aux chefs de projet les outils dont ils ont besoin pour augmenter le suivi des données critiques, les rapports et la productivité.

Mike Merrill est co-fondateur et directeur des opérations de WorkMax.