4 stratégies éprouvées pour simplifier les processus métier et minimiser les risques

Chaque jour, nous interagissons avec de nouvelles technologies bien plus avancées et complexes que nous n'aurions pu l'imaginer il y a quelques courtes années. Avec la plupart de ces changements, nos expériences sont devenues plus efficaces, plus rapides et plus sécurisées.

On ne peut pas en dire autant pour les paiements d'entreprise. Alors que les chaînes d'approvisionnement et la technologie des paiements ont évolué, toutes les entreprises n'ont pas pu simplifier leurs processus et gagner les meilleures efficacités. Les entreprises ont souvent des centaines, voire des milliers de fournisseurs dans leur supply chain, tous ayant probablement des méthodes de paiement et conditions de paiement préférées différentes. Laissé sans contrôle dans le temps, cela mène à un gaspillage et une inefficacité considérables dans les processus de paiement, et peut mettre votre entreprise dans la position risquée de détenir une grande quantité d'informations de comptes bancaires pour ces fournisseurs.

Il n'est plus possible de simplement vivre avec cette complexité. La nécessité de faire une gamme de paiements business-to-business et business-to-consumer a rendu la supply chain moyenne plus comme une toile d'approvisionnement. Payer ces fournisseurs et consommateurs rapidement et en sécurité, particulièrement au milieu des défis continus de continuité d'affaires posés par le COVID-19, fait des chèques et processus manuels un cauchemar.

Il y a plusieurs façons dont le moment actuel a rendu clair que la façon dont nous abordons les paiements de la supply chain doit changer. Examinons-les, ainsi que les changements directs (si pas toujours faciles) que votre entreprise peut faire pour ramener des jours plus simples, plus efficaces.

La fraude augmente, l'efficacité non

Il faut commencer par les paiements par chèque, car l'Association of Finance Professionals a rapporté l'an dernier que près de 50 % des paiements sont encore faits par chèque. Ces paiements ont toujours été susceptibles à la fraude et relativement lents, et jongler avec le bourrage de chèques signifie utiliser beaucoup d'heures pour votre équipe finance qui pourraient être mieux dépensées sur des projets qui comptent. Bien que les chèques soient devenus plus sécurisés avec le temps grâce aux nouvelles technologies, ils restent lents et sujets à la fraude.

Pour les entreprises avec des besoins de paiement globaux, s'appuyer sur les chèques est complètement hors de question. Les méthodes traditionnelles de paiements internationaux sont lentes, coûteuses et manquent de la ponctualité nécessaire quand on envoie de l'argent autour du globe, surtout dans le climat d'aujourd'hui.

Si c'était le seul problème avec les paiements par chèque, vous pourriez peut-être serrer les dents et passer au travers encore un moment. Malheureusement, la pandémie a fait que même les départements AP sophistiqués doivent faire face à des défis de continuité d'affaires empirés par les processus manuels et le papier. Par exemple, les organisations d'enseignement supérieur ont déjà lutté avec un été où les employés étaient en remote et pourraient devoir l'être à nouveau à l'automne ou en hiver à cause des flambées de COVID, rendant le besoin d'automatisation et d'accès à distance évident.

Le passage généralisé aux processus remote a aussi mené à une augmentation fulgurante de la fraude, avec la Federal Trade Commission rapportant 13,4 millions de dollars de pertes d'entreprises américaines dues au COVID-19 cette année. Au seul premier trimestre 2020, avant que la pandémie ne ferme les bureaux à l'échelle nationale, PYMNTS.com a rapporté que les entreprises avaient fait 33 % de paiements de rançongiciels de plus, un chiffre qui a sûrement encore augmenté.

S'ajoutant aux ennuis, le courrier américain a été marqué par des ralentissements, et même de petits retards dans l'arrivée attendue d'un chèque peuvent avoir un impact significatif sur vos partenaires fournisseurs. Avec le temps et avec de multiples paiements, cela peut créer de la friction entre votre organisation et la leur, et s'avérer aggravant pour votre fonction AP et leur département AR.

Selon Ardent Partners, 60 % des départements AP disent que la durée pour obtenir des approbations pour factures et paiements est le défi n°1 auquel ils font face en 2020 et au-delà, ce qui ajoute une autre couche de complexité et de frustration au processus de paiement des fournisseurs. C'est particulièrement pertinent pour les petites entreprises avec de grandes supply chains complexes, comme les fabricants familiaux ou les entreprises immobilières, qui n'ont peut-être pas le personnel ou l'infrastructure aujourd'hui pour se libérer des processus lents et manuels.

Quand vous ajoutez sécurité, processus manuels, et le passage au travail remote aux inefficacités existantes, les défis pour payer votre supply chain efficacement et garder les fournisseurs contents deviennent évidents.

Comment réduire la complexité et le risque de fraude

C'est l'ampleur du problème. Maintenant, la question est simplement comment le résoudre.

Heureusement, c'est moins intimidant qu'il n'y paraît. Pour la plupart des entreprises, rationaliser les paiements de la supply chain tout en les rendant plus efficaces et sécurisés peut être accompli de quatre façons, toutes s'appuyant les unes sur les autres. Examinons-les maintenant.

• Rationaliser les fonctions clés avec des processus digitaux. C'est le moment idéal pour être impitoyable quand il s'agit de trouver des efficacités dans vos processus de paiement. Si vous passez aux paiements digitaux et travaillez sur votre sécurité de paiement, vous allez libérer du temps pour votre personnel pour se concentrer sur les gros sujets. L'un de ces gros sujets peut être la rationalisation supplémentaire de vos paiements, car simplement sortir les chèques de votre mix de paiement change la donne, particulièrement pour les fabricants, prestataires de santé, et autres verticaux avec de massives supply chains.

L'une des meilleures façons de faire cela est d'auditer votre univers de fournisseurs et de vous assurer que vous savez à qui vous faites des paiements le plus fréquemment, quelle taille ces paiements ont typiquement, et comment ils sont payés. Cela peut vous aider à prioriser qui vous devriez intégrer pour la carte virtuelle et le virement ACH, où votre personnel devrait intervenir pour préserver les relations fournisseurs, et même où vous pourriez envisager de faire des changements sur quels fournisseurs vous utilisez. Cela prend du temps de convertir une grande supply chain aux paiements digitaux, mais ça vaut l'effort pour votre entreprise et vos fournisseurs.

• Prioriser les relations fournisseurs. Mettez-vous à la place d'un fournisseur qui vous envoie une facture par e-mail, n'a aucune visibilité sur quand cette facture va être approuvée, et se retrouve à attendre longtemps pour recevoir un chèque. Dans ce scénario, votre département AP est plus une nuisance qu'ils doivent gérer qu'un partenaire stratégique, et votre relation avec ce fournisseur peut en souffrir.

Fournir un moyen de suivre le statut de leur facture, idéalement via un portail digital sécurisé, peut faire des merveilles. Fournir des paiements digitaux sécurisés avec informations de remise améliorées et détails d'historique de paiement rend l'application de trésorerie plus facile et améliore votre standing avec votre partenaire davantage. De meilleures expériences de paiement équivalent à de meilleures relations fournisseurs, surtout pour les petites entreprises qui sont probablement extrêmement dépendantes d'être payées à temps.

• Renforcer les processus et technologies de sécurité. Si vous détenez les détails de comptes bancaires des fournisseurs, votre exposition potentielle à la fraude est significative. Si vous vous accrochez à des processus qui vous ont bien servis pendant des décennies mais sont mal adaptés pour le moment, vous embrassez le risque d'une façon qu'aucune entreprise ne devrait. Si votre personnel n'est pas correctement formé sur quoi faire s'ils reçoivent une demande de paiement suspecte en remote, c'est un problème potentiellement massif.

Trouver un réseau de paiement avec une sécurité robuste est une excellente première étape, puisqu'il peut retirer à la fois le risque de détenir ces détails de comptes bancaires et une partie du risque associé aux erreurs du personnel. Le passage aux paiements digitaux qui espérons-le vient avec cela retirera une partie des risques de fraude traditionnels associés aux paiements par chèque, mais vous voudrez toujours instituer des mesures protectrices comme l'Authentification Multi-Facteurs sur vos comptes et former le personnel sur les meilleures pratiques, incluant Googler pour s'assurer que le numéro de téléphone demandant un changement de compte bancaire est bien le numéro de téléphone de votre fournisseur.

• Trouver la bonne solution. Ultimement, à moins que vous ayez les ressources pour construire votre propre solution AP from scratch, vous aurez besoin de trouver un partenaire qui peut permettre ces genres de changements pour vous. Cherchez-en un qui se concentre sur l'automatisation par les paiements digitaux, vante des protocoles et technologies de sécurité de paiement robustes, et peut vous expliquer clairement et concisément comment s'associer avec eux vous permettra de rationaliser et simplifier vos paiements supply chain. Vous voudrez vous assurer que la solution s'intègre sans couture avec votre ERP et relations bancaires existantes pour éviter travail supplémentaire et maux de tête.

Nous ne reviendrons jamais à passer les paiements de main en main aux fournisseurs, mais la complexité qui a défini les paiements supply chain pendant des décennies peut encore être éliminée. Meilleure automatisation, meilleure sécurité, et meilleure visibilité peuvent vous y amener, et il n'y a pas de meilleur moment que le présent pour faire un changement.

Bill Wardwell est vice-président senior de la stratégie, produit et opérations métier chez Bottomline Technologies.