Quatre façons de rationaliser les processus métier pour réduire les risques

Chaque jour, nous interagissons avec de nouvelles technologies qui sont bien plus avancées et complexes que nous aurions pu l'imaginer il y a quelques années à peine. Avec la plupart de ces changements, nos expériences sont devenues plus efficaces, plus rapides et plus sécurisées.

On ne peut pas en dire autant des paiements d'entreprise. À mesure que les chaînes d'approvisionnement et les technologies de paiement ont évolué, toutes les entreprises n'ont pas été en mesure de simplifier leurs processus et de gagner en efficacité. Les entreprises ont souvent des centaines, voire des milliers de fournisseurs dans le cadre de leur chaîne d'approvisionnement, qui ont probablement tous des méthodes de paiement et des conditions de paiement préférées différentes. Si rien n'est fait au fil du temps, cela entraîne un gaspillage considérable et une inefficacité des processus de paiement, et peut mettre votre entreprise dans la position risquée de détenir une grande quantité d'informations de compte bancaire pour ces fournisseurs.

Il n'est plus possible de vivre avec cette complexité. La nécessité d'effectuer un éventail de paiements d'entreprise à entreprise et d'entreprise à consommateur a fait de la chaîne d'approvisionnement moyenne davantage un réseau d'approvisionnement. Payer ces fournisseurs et consommateurs rapidement et en toute sécurité, en particulier au milieu des défis de continuité d'activité posés par COVID-19, fait des contrôles et des processus manuels un cauchemar.

Il y a plusieurs façons dont le moment actuel a clairement montré que la façon dont nous abordons les paiements de la chaîne d'approvisionnement doit changer. Jetons un coup d'œil à ceux-ci, ainsi qu'aux changements simples (sinon toujours faciles) que votre entreprise peut apporter pour ramener des jours plus simples et plus efficaces.

La fraude augmente, mais pas l'efficacité

Nous devons commencer par les paiements par chèque, car l'Association des professionnels de la finance a signalé l'année dernière que près de 50 % des paiements sont encore effectués par chèque. Ces paiements ont toujours été sensibles à la fraude et relativement lents, et jongler avec le remplissage des chèques signifie utiliser beaucoup d'heures pour votre équipe financière qui pourraient être mieux dépensées sur des projets qui comptent. Bien que les chèques soient devenus plus sécurisés au fil du temps avec les nouvelles technologies, ils restent lents et sujets à la fraude.

Pour les entreprises ayant des besoins de paiement mondiaux, il est totalement hors de question de se fier aux chèques. Les méthodes traditionnelles de paiement international sont lentes, coûteuses et manquent de la rapidité nécessaire pour envoyer de l'argent dans le monde entier, en particulier dans le climat actuel.

Si c'était le seul problème avec les paiements par chèque, vous pourriez être en mesure de serrer les dents et de le traverser un peu plus longtemps. Malheureusement, la pandémie a obligé même les services AP sophistiqués à prendre en compte les problèmes de continuité des activités aggravés par les processus manuels et le papier. Par exemple, les établissements d'enseignement supérieur sont déjà aux prises avec un été où les employés ont été éloignés et peuvent devoir l'être à nouveau à l'automne ou à l'hiver en raison d'épidémies de COVID, ce qui rend évident le besoin d'automatisation et d'accès à distance.

Le passage généralisé aux processus à distance a également conduit à une forte augmentation de la fraude, la Federal Trade Commission signalant 13,4 millions de dollars de pertes commerciales aux États-Unis dues au COVID-19 cette année. Au cours du premier trimestre 2020 seulement, avant que la pandémie ne ferme ses bureaux à l'échelle nationale, PYMNTS.com a rapporté que les entreprises effectuaient 33% de paiements de ransomware supplémentaires, un nombre qui a sûrement encore augmenté.

En plus des problèmes, le courrier américain a été entaché de ralentissements, et même de petits retards dans l'arrivée prévue d'un chèque peuvent avoir un impact significatif sur vos partenaires fournisseurs. Au fil du temps et avec des paiements multiples, cela peut créer des frictions entre votre organisation et la leur, et s'avérer aggravant à la fois pour votre fonction AP et son service AR.

Selon Ardent Partners, 60% des services AP déclarent que le temps nécessaire pour obtenir les approbations des factures et des paiements est le principal défi auquel ils sont confrontés en 2020 et au-delà, ce qui ajoute une autre couche de complexité et de frustration au processus de paiement des fournisseurs. . Cela est particulièrement pertinent pour les petites entreprises dotées de chaînes d'approvisionnement importantes et complexes, comme les fabricants familiaux ou les sociétés immobilières, qui pourraient ne pas avoir le personnel ou l'infrastructure aujourd'hui pour se libérer des processus manuels lents.

Lorsque vous ajoutez la sécurité, les processus manuels et le passage au travail à distance à l'inefficacité existante, les défis liés au paiement efficace de votre chaîne d'approvisionnement et à la satisfaction des fournisseurs deviennent évidents. Fournisseurs

Comment réduire la complexité et le risque de fraude

C'est l'étendue du problème. Maintenant, la question est simplement de savoir comment vous le résolvez.

Heureusement, c'est moins intimidant qu'il n'y paraît. Pour la plupart des entreprises, la rationalisation des paiements de la chaîne d'approvisionnement tout en les rendant plus efficaces et sécurisés peut être accomplie de quatre manières, qui s'appuient toutes les unes sur les autres. Décrivons-les maintenant.

• Simplifiez les fonctions clés avec des processus numériques. C'est le moment idéal pour être impitoyable lorsqu'il s'agit de trouver des gains d'efficacité dans vos processus de paiement. Si vous passez aux paiements numériques et que vous travaillez sur la sécurité de vos paiements, vous allez libérer du temps pour que votre personnel puisse se concentrer sur des éléments d'ensemble. L'un de ces éléments d'ensemble peut rationaliser davantage vos paiements, car le simple fait de retirer des chèques de votre combinaison de paiements change la donne, en particulier pour les fabricants, les prestataires de soins de santé et d'autres secteurs verticaux dotés de chaînes d'approvisionnement massives.

L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'auditer votre univers de fournisseurs et de vous assurer de savoir à qui vous effectuez les paiements le plus souvent, à quel point ces paiements sont généralement importants et comment ils ' être payé. Cela peut vous aider à prioriser qui vous devriez intégrer pour la carte virtuelle et l'ACH, où votre personnel doit intervenir pour préserver les relations avec les fournisseurs, et même là où vous pourriez envisager de modifier les fournisseurs que vous utilisez. Il faut du temps pour convertir une grande chaîne d'approvisionnement en paiements numériques, mais cela en vaut la peine pour votre entreprise et vos fournisseurs.

• Donnez la priorité aux relations avec les fournisseurs. Mettez-vous à la place d'un fournisseur qui vous envoie une facture par e-mail, n'a aucune visibilité sur le moment où cette facture est approuvée, puis se retrouve à attendre longtemps pour recevoir un chèque. Dans ce scénario, votre service AP est plus une nuisance avec laquelle il doit faire face qu'un partenaire stratégique, et votre relation avec ce fournisseur peut en souffrir.

Fournir un moyen de suivre l'état de leur facture, idéalement via un portail numérique sécurisé, peut faire des merveilles. Fournir des paiements numériques sécurisés avec des informations de versement améliorées et des détails sur l'historique des paiements facilite la demande d'argent et améliore encore votre position auprès de votre partenaire. De meilleures expériences de paiement signifient de meilleures relations avec les fournisseurs, en particulier pour les petites entreprises qui sont probablement extrêmement dépendantes d'être payées à temps.

• Améliorer les processus et la technologie de sécurité. Si vous détenez les coordonnées bancaires d'un fournisseur, votre exposition potentielle à la fraude est importante. Si vous vous accrochez à des processus qui vous ont bien servi pendant des décennies mais qui ne sont pas adaptés pour le moment, vous acceptez le risque comme aucune entreprise ne devrait l'être. Si votre personnel n'est pas correctement formé sur ce qu'il faut faire s'il reçoit une demande de paiement suspecte alors qu'il est à distance, il s'agit d'un problème potentiellement énorme.

Trouver un réseau de paiement avec une sécurité robuste est une excellente première étape, car cela peut éliminer à la fois le risque de détenir ces coordonnées bancaires et une partie du risque associé aux erreurs du personnel. Le passage aux paiements numériques qui, espérons-le, va supprimer certains des risques de fraude traditionnels associés aux paiements par chèque, mais vous voudrez toujours mettre en place des mesures de protection telles que l'authentification multifacteur sur vos comptes et former le personnel aux meilleures pratiques, y compris la recherche sur Google. pour vous assurer que le numéro de téléphone demandant un changement de compte bancaire est le numéro de téléphone de votre fournisseur.

• Trouvez la bonne solution. En fin de compte, à moins que vous n'ayez les ressources nécessaires pour créer votre propre solution AP à partir de zéro, vous devrez trouver un partenaire qui peut activer ce type de changements pour vous. Recherchez-en un qui se concentre sur l'automatisation via les paiements numériques, dispose de protocoles et de technologies de sécurité des paiements robustes, et peut vous expliquer de manière claire et concise comment un partenariat avec eux vous permettra de rationaliser et de simplifier vos paiements de chaîne d'approvisionnement. Vous voudrez vous assurer que la solution s'intègre parfaitement à votre ERP et aux relations bancaires existantes pour éviter le travail supplémentaire et les maux de tête.

Nous ne remettrons jamais les paiements aux fournisseurs, mais la complexité qui définit les paiements de la chaîne d'approvisionnement depuis des décennies peut toujours être éliminée. Une meilleure automatisation, une meilleure sécurité et une meilleure visibilité peuvent vous y amener, et il n'y a pas de moment comme le présent pour apporter un changement.

Bill Wardwell est vice-président senior de la stratégie, des produits et des opérations commerciales chez Bottomline Technologies.