Quatre stratégies éprouvées pour réussir une inspection routière fédérale

Voici ce que les conducteurs, propriétaires-exploitants et gestionnaires de flotte doivent savoir pour réussir les inspections routières intensives des régulateurs fédéraux.

En tant que conducteur de camion, propriétaire-exploitant ou gestionnaire de sécurité d'une flotte, vous connaissez peut-être le mot « audit ». Il y a trois cas où un audit ou une inspection de sécurité routière de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) ou du Department of Transportation (DOT) américain peut être mené : Audit des nouveaux entrants, Audit de conformité, et Audit ciblé.

Selon la FMCSA, « Les inspections routières sont des examens de véhicules à moteur commerciaux et/ou de conducteurs par des inspecteurs du Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). Les inspecteurs MCSAP effectuent des inspections routières sur les véhicules à moteur commerciaux et les conducteurs pour vérifier qu'ils sont en conformité avec les Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) et/ou les Hazardous Materials Regulations (HMRs). »

Ne pas se conformer aux règles et réglementations de la FMCSA ou du DOT lors d'un audit peut entraîner des violations graves, comme un conducteur mis hors service ou une amende. En 2018, il y a eu 4 534 cas d'exécution clos avec 34,3 millions de dollars d'amendes, une amende maximale de 129 400 $ et une amende moyenne de 7 556 $. En FY 2018, il y a eu un total de 3 532 555 inspections routières, avec un taux de mise hors service du conducteur (OOS) de 4,78 % et un taux de mise hors service du camion de 20,82 %. Souvent, le conducteur est confronté à une inspection en raison d'un manque de préparation ou d'une incompréhension de l'utilisation des outils et technologies pour la conformité.

Le guide suivant est destiné à vous aider à réussir, et à vos conducteurs à réussir.

Apprenez à utiliser votre ELD

L'officier d'audit demandera probablement huit jours d'enregistrements de statut de service (RODS). Pouvoir fournir cette information rapidement et efficacement est la clé pour réussir une inspection routière. Savoir comment utiliser votre dispositif d'enregistrement électronique (ELD) vient avec le temps et la pratique. La plupart des fournisseurs d'ELD auront des tutoriels en ligne et fourniront un manuel ELD à des fins de formation. Le manuel doit être gardé à bord dans votre camion en tout temps. Une fois que vous avez terminé les sessions de formation et examiné le manuel, commencez à utiliser l'ELD pour vous familiariser avec son fonctionnement, les informations disponibles, et les « cloches et sifflets » du système.

Avec la connaissance des bases de fonctionnement de l'ELD, assurez-vous que vous et vos conducteurs savez comment télécharger l'activité RODS. Selon les directives de la FMCSA, les RODS d'un conducteur doivent être transférés électroniquement soit par un transfert « télématique » soit « local ». Un transfert télématique a lieu via email crypté ou services web. Un transfert local est complété via USB 2.0 ou Bluetooth. Pour garantir que les forces de l'ordre sont toujours en mesure de recevoir les données d'heures de service (HOS) lors d'une inspection routière, un conducteur doit être en mesure de fournir soit l'affichage, soit une impression lorsqu'un officiel de sécurité autorisé demande un affichage physique de l'information.

Investir dans les bons outils

Souvent, l'une des premières demandes qu'un officier fera lors d'un audit routier est de voir les huit derniers jours de vos RODS. Investir dans les bons outils est la première étape pour vous préparer, vous et vos conducteurs, à un audit routier réussi. Avec le mandat ELD récent, les transporteurs devraient être en mesure de fournir les RODS les plus récents électroniquement d'une simple pression sur un bouton. L'un des avantages de l'utilisation d'un ELD est d'avoir la capacité d'accéder, d'organiser et de stocker facilement les journaux quotidiens. Les ELD conformes enregistrent et stockent les données du camion sur l'appareil lui-même, qui est ensuite téléchargé sur un serveur cloud. Lors de l'investissement dans un fournisseur ELD, il est impératif de savoir comment et où vos données sont stockées, ainsi que comment les récupérer facilement lorsque nécessaire.

Investir dans un fournisseur ELD soutenu par une équipe de support accessible et compétente est essentiel lors du passage par un processus d'audit. Si vous ou votre conducteur êtes dans une situation d'audit, votre fournisseur ELD devrait être en mesure de vous guider à travers les étapes nécessaires pour fournir à l'officier d'audit les informations demandées. La meilleure pratique lors de l'investissement dans des outils pour votre flotte est de fournir du matériel éducatif approprié et des sessions de formation pour équiper vos conducteurs avec la connaissance de l'utilisation du système ELD.

Organisez vos journaux et documents

Les compétences organisationnelles générales peuvent jouer en votre faveur de multiples façons. Maintenir une cabine de camion propre et organisée peut montrer aux officiers d'audit et aux « étrangers » que vous êtes sérieux dans votre affaire. En tant que conducteur, votre cabine de camion est votre bureau. Vous ne voudriez pas mener une réunion avec des papiers en vrac et des déchets partout sur votre bureau. Être bien organisé peut donner une impression positive que vous êtes sérieux.

L'organisation en back-office est tout aussi importante. Mettez en place une vérification quotidienne des journaux pour vous assurer que vos RODS sont exacts. S'il y a des erreurs dans vos RODS, assurez-vous d'annoter les écarts et de certifier vos journaux avant de terminer votre journée de travail. Mettre en place de bonnes habitudes organisationnelles augmentera vos chances de réussir un audit routier.

Lors d'un audit routier, on pourrait vous demander de fournir plusieurs documents de vérification, tels que huit jours de RODS, la paperasserie de maintenance de routine, la paperasserie de maintenance planifiée avec date d'échéance, l'ID de votre véhicule avec la paperasserie de location du véhicule (si votre camion est loué), la vérification de l'entreprise, et la paperasserie montrant que les équipements d'urgence (tels que les extincteurs, une trousse de premiers soins bien fournie, les triangles réfléchissants DOT, et les fusées de détresse routières) sont à jour et à bord.

Un bon moyen de garder ces documents organisés est de garder un dossier accordéon ou un classeur à trois anneaux. Pour assurer des registres de maintenance organisés et bien tenus, établissez une routine de maintenance quotidienne : inspectez votre véhicule, notez tout changement ou problème, et certifiez les journaux du jour pour vous assurer que les sept jours précédents sont prêts pour l'inspection à tout moment. Les meilleurs systèmes ELD permettent aux conducteurs d'utiliser leur application ELD pour documenter le Rapport d'Inspection Véhiculaire Quotidien (DVIR). Il est important de s'assurer que vos sept derniers jours sont exacts avant de commencer une nouvelle journée de conduite. S'il y a des problèmes avec vos sept derniers jours de RODS, soyez prêt à expliquer les circonstances des problèmes, si on vous le demande. Un exemple d'annotation serait si le conducteur voulait expliquer la raison de l'utilisation du transport personnel (PC) pour trouver un endroit sûr pour passer la nuit.

Bien traiter avec les autres

Cette étape finale est ce que nous considérons comme la « Règle d'Or » pour réussir un audit routier. Pour un instant, mettez-vous à la place de l'auditeur/inspecteur. Les audits routiers font partie du business du transport pour s'assurer que seuls les conducteurs conformes au mandat, professionnels et sûrs ont le privilège d'exploiter un véhicule à moteur commercial sur les autoroutes de notre nation. L'officier a le « plaisir » d'auditer les conducteurs toute la journée.

Quels conducteurs, pensez-vous, s'en sortiront mieux sur leurs résultats d'inspection ? Ceux qui sont impatients, discourtois et brusques avec un inspecteur pour simplement faire son travail ? Pas probable. Une attitude confiante, positive et professionnelle pave souvent la voie à un résultat beaucoup plus favorable dans le traitement avec l'inspecteur qu'une attitude négative. Nous avons souvent vu qu'un conducteur courtois, patient et respectueux a plus de chances de réussir face à un audit routier. Cette approche élimine l'émotion et centre l'échange sur la tâche à accomplir, permettant au conducteur d'être compétent et confiant sur les outils et systèmes utilisés pour maintenir des opérations quotidiennes sûres et efficaces.

Soyez confiant dans vos journaux, en vous-même en tant que conducteur, et en votre entreprise ; soyez patient avec le processus et respectueux envers l'officier effectuant l'audit. Votre attitude est une chose que vous pouvez contrôler, et elle influencera sans aucun doute le résultat de l'arrêt routier.

Ken Evans est PDG et fondateur de Konexial, un fournisseur de technologie de dispositif d'enregistrement électronique (ELD).