Quatre façons de réussir un contrôle routier

Voici ce que les conducteurs, les propriétaires-exploitants et les gestionnaires de flotte doivent savoir pour réussir les inspections routières intensives effectuées par les organismes de réglementation fédéraux.

En tant que chauffeur de camion, propriétaire-exploitant ou responsable de la sécurité d'une flotte, vous connaissez peut-être le mot « audit ». Il existe trois cas dans lesquels un audit ou une inspection de sécurité routière de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) ou du Département des transports des États-Unis (DOT) peut être effectué :audit de nouveau participant, audit de conformité et audit ciblé.

Selon la FMCSA, « les inspections routières sont des examens des véhicules automobiles commerciaux et/ou des conducteurs par les inspecteurs du Programme d'assistance à la sécurité des transporteurs routiers (MCSAP). Les inspecteurs du MCSAP effectuent des inspections routières sur les véhicules automobiles commerciaux et les conducteurs pour vérifier qu'ils sont en conformité avec le Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSR) et/ou le Hazardous Materials Regulations (HMR).

Le non-respect des règles et réglementations de la FMCSA ou du DOT lors d'un audit peut entraîner de graves violations, telles qu'un conducteur mis hors service ou condamné à une amende. En 2018, il y a eu 4 534 dossiers d'exécution clos avec 34,3 millions de dollars d'amendes, une amende maximale de 129 400 $ et une amende moyenne de 7 556 $. Au cours de l'exercice 2018, il y a eu un total de 3 532 555 inspections routières, avec un taux de conducteur hors service (OOS) de 4,78 % et un taux d'OOS de camion de 20,82 %. Souvent, le conducteur est confronté à une inspection en raison de son manque de préparation ou de son incapacité à comprendre comment utiliser les outils et la technologie pour la conformité.

Le guide suivant est destiné à vous aider à passer et à réussir vos conducteurs.

Apprenez à utiliser votre ELD

L'auditeur demandera probablement huit jours d'enregistrement du statut de service (RODS). Être en mesure de fournir ces informations rapidement et efficacement est essentiel pour réussir un contrôle routier. Savoir comment utiliser votre dispositif de journalisation électronique (ELD) vient avec le temps et la pratique. La plupart des fournisseurs ELD auront des tutoriels en ligne et fourniront un manuel ELD à des fins de formation. Le manuel doit être conservé à bord de votre camion à tout moment. Une fois que vous avez terminé les sessions de formation et examiné le manuel, commencez à utiliser l'ELD pour vous familiariser avec son fonctionnement, les informations disponibles et les « cloches et sifflets » du système.

En plus de connaître les bases du fonctionnement de l'ELD, assurez-vous que vous et vos chauffeurs savez comment télécharger l'activité RODS. Selon les directives de la FMCSA, les RODS d'un conducteur doivent être transférés électroniquement via un transfert « télématique » ou « local ». Un transfert télématique s'effectue via un e-mail crypté ou des services Web. Un transfert local est effectué via USB 2.0 ou Bluetooth. Pour s'assurer que les forces de l'ordre sont toujours en mesure de recevoir les données sur les heures de service (HOS) lors d'un contrôle routier, un conducteur doit être en mesure de fournir l'affichage ou une impression lorsqu'un responsable de la sécurité autorisé demande un affichage physique des informations.

Investir dans les bons outils

Souvent, l'une des premières demandes qu'un agent fera lors d'un contrôle routier est de voir les huit derniers jours de votre RODS. Investir dans les bons outils est la première étape pour vous préparer, vous et vos chauffeurs, à un audit routier réussi. Avec le récent mandat ELD, les transporteurs devraient être en mesure de fournir les RODS les plus récents par voie électronique en appuyant simplement sur un bouton. L'un des avantages de l'utilisation d'un ELD est d'avoir la possibilité d'accéder, d'organiser et de stocker facilement les journaux quotidiens. Les ELD conformes enregistrent et stockent les données du camion sur l'appareil lui-même, qui sont ensuite téléchargées sur un serveur cloud. Lorsqu'on investit dans un fournisseur ELD, il est impératif de savoir comment et où sont stockées vos données, ainsi que comment les récupérer facilement en cas de besoin.

Il est essentiel d'investir dans un fournisseur ELD soutenu par une équipe d'assistance accessible et compétente lors d'un processus d'audit. Si vous ou votre chauffeur êtes dans une situation d'audit, votre fournisseur ELD devrait être en mesure de suivre les étapes nécessaires pour fournir à l'auditeur les informations demandées. La meilleure pratique lorsque vous investissez dans des outils pour votre flotte est de fournir du matériel pédagogique et des sessions de formation appropriés pour donner à vos chauffeurs les connaissances nécessaires pour utiliser le système ELD.

Organisez vos journaux et documents

Les compétences organisationnelles générales peuvent jouer en votre faveur de multiples façons. Le maintien d'une cabine de camion propre et organisée peut montrer aux vérificateurs et aux « étrangers » que vous prenez votre entreprise au sérieux. En tant que chauffeur, la cabine de votre camion est votre bureau. Vous ne voudriez pas organiser une réunion avec des papiers volants et des ordures partout sur votre bureau. Être bien organisé peut donner l'impression positive que vous êtes sérieux.

L'organisation à l'arrière est tout aussi importante. Mettez en œuvre une vérification quotidienne des journaux pour vous assurer que vos RODS sont exacts. S'il y a des erreurs dans votre RODS, assurez-vous d'annoter les écarts et de certifier vos journaux avant de terminer votre journée de travail. La mise en place de bonnes habitudes organisationnelles augmentera vos chances de réussir un audit routier.

Lors d'un audit routier, il peut vous être demandé de fournir plusieurs documents de vérification, tels que huit jours de RODS, des documents d'entretien de routine, des documents d'entretien programmé avec date d'échéance, une pièce d'identité de votre véhicule ainsi que des documents de location de véhicule (si votre camion est loué), vérification de l'entreprise et documents montrant que les services publics d'urgence (tels que les extincteurs, une trousse de premiers soins bien fournie, des triangles réfléchissants DOT et des fusées éclairantes d'urgence) sont à jour et à bord.

Un bon moyen de garder ces documents organisés est de conserver un dossier accordéon ou un classeur à trois anneaux. Pour garantir des dossiers d'entretien organisés et bien tenus, établissez une routine d'entretien quotidienne :inspectez votre véhicule, notez tout changement ou problème et certifiez les journaux de la journée pour vous assurer que les sept jours précédents sont prêts pour l'inspection à tout moment. Les meilleurs systèmes ELD permettent aux conducteurs d'utiliser leur application ELD pour documenter le rapport d'inspection quotidienne du véhicule (DVIR). Il est important de vous assurer que vos sept jours précédents sont exacts avant de commencer une nouvelle journée de conduite. S'il y a des problèmes avec vos sept derniers jours de RODS, soyez prêt à expliquer les circonstances des problèmes, si demandé. Un exemple d'annotation serait si le conducteur voulait expliquer la raison pour laquelle il utilise un moyen de transport personnel (PC) pour trouver une place de stationnement sûre pour passer la nuit.

Traitez bien avec les autres

Cette dernière étape est ce que nous considérons comme la « règle d'or » pour réussir un audit routier. L'espace d'un instant, mettez-vous à la place de l'auditeur/inspecteur. Les audits routiers font partie du secteur des transports pour garantir que seuls les conducteurs qui sont conformes au mandat, professionnels et sûrs ont le privilège de conduire un véhicule utilitaire sur les autoroutes de notre pays. L'agent a le « plaisir » d'auditer les chauffeurs à longueur de journée.

Selon vous, quels conducteurs s'en tireront mieux sur leurs résultats d'inspection ? Ceux qui sont impatients, discourtois et brusques avec un inspecteur pour le simple fait de faire son travail ? Pas probable. Une attitude confiante, positive et professionnelle ouvre souvent la voie à un résultat beaucoup plus favorable dans les relations avec l'inspecteur qu'un résultat négatif. Nous avons souvent vu qu'un conducteur courtois, patient et respectueux a plus de chances de réussir face à une vérification routière. Cette approche supprime l'émotion et concentre l'échange sur la tâche à accomplir, permettant au conducteur d'être bien informé et confiant sur les outils et les systèmes utilisés pour maintenir des opérations quotidiennes sûres et efficaces.

Ayez confiance en vos journaux, en vous-même en tant que chauffeur et en votre entreprise ; soyez patient avec le processus et soyez respectueux envers l'agent qui effectue la vérification. Votre attitude est une chose que vous pouvez contrôler et influencera sans aucun doute l'issue de l'arrêt au bord de la route.

Ken Evans est PDG et fondateur de Konexial , un fournisseur de technologie de dispositif de journalisation électronique (ELD).