Quatre façons dont les connaissements électroniques profitent à la chaîne d'approvisionnement

Le connaissement est l'un des documents les plus importants du secteur de la logistique. Il protège les besoins des trois principaux acteurs d'une transaction — les expéditeurs, les transporteurs et les détaillants — à toutes les étapes du processus. Les BOL physiques, cependant, augmentent le temps d'entraînement et de séjour, et peuvent entraîner des inexactitudes dans la livraison.

Alors que la paperasserie physique a longtemps été la forme de communication privilégiée au sein de l'industrie de la chaîne d'approvisionnement, les BOL électroniques devraient devenir la norme à l'avenir. Ils créent de la visibilité et de l'efficacité parmi les expéditeurs, les transporteurs et les détaillants, tout en réduisant les risques pour la santé et la sécurité des conducteurs, libèrent de l'espace et réduisent l'impact environnemental.

Visibilité

Perdre de vue un colis pendant le processus d'expédition peut être frustrant pour les consommateurs. Les fournisseurs et les détaillants ressentent la même chose lorsqu'ils sont incapables de localiser un camion transportant une charge prévue. Tant que la chaîne d'approvisionnement continuera à s'appuyer sur des BOL physiques pour relayer des informations critiques, telles que l'emplacement du conducteur et le temps d'arrêt, la latence de ces informations continuera d'exister. Les BOL électroniques garantissent des informations claires et précises du ramassage au dépôt. En fournissant des informations en temps réel, les expéditeurs, les transporteurs et les détaillants sont en mesure de prendre des décisions en temps réel concernant l'acheminement des matériaux vers les usines de fabrication, la planification du réapprovisionnement, le traitement des plaintes des clients et le paiement en temps voulu. Mais afin de maintenir la visibilité, l'intégration des BOL électroniques doit être adoptée par tous les partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Sans normalisation de l'industrie, la complexité du système, la gestion des données et l'interopérabilité deviendront plus difficiles.

Efficacité

Tout comme un feu stop ou un embouteillage lors d'un voyage sur la route, les BOL physiques affectent le temps de conduite d'un transporteur. S'ils doivent entrer et sortir de la cabine pour livrer des BOL physiques, les conducteurs peuvent avoir l'impression de passer plus de temps à courir après le papier que sur la route jusqu'à leur prochain arrêt. L'utilisation de BOL électroniques, en revanche, permet au conducteur de rester dans la cabine tout en fournissant et en recevant les informations nécessaires, réduisant ainsi le temps passé à attendre l'approbation et la signature des BOL physiques. Ces avantages s'avèrent bénéfiques non seulement pour le conducteur, mais aussi au transporteur, à l'expéditeur et au destinataire.

De plus, les BOL électroniques génèrent des données importantes via des indicateurs de performance clés (KPI), y compris les heures de route, le temps moyen de chargement et les niveaux de stock. Alors que de nombreuses entreprises suivent les KPI pour surveiller l'expérience client globale, les données sont également importantes pour maintenir le bon fonctionnement des opérations. Souvent, les responsables des expéditions l'utilisent pour réduire les risques de fermeture d'une installation en raison de violations de la conformité ou pour empêcher les équipes de manquer de fournitures dans l'entrepôt.

Durabilité

L'expression « noyer dans la paperasse » vient sûrement de l'industrie de la chaîne d'approvisionnement. Bien que les BOL soient la pièce la plus importante de la paperasse, ils finissent souvent par être jetés dans une boîte, sur une étagère ou dans l'entrepôt à la fin de la journée. En conséquence, les entreprises sont obligées d'acheter de l'espace supplémentaire pour stocker les milliers de boîtes accumulées tout au long de l'année. En revanche, les BOL électroniques peuvent être stockés sur un ordinateur, un disque dur externe ou même dans le cloud, économisant de l'espace qui peut servir un objectif plus important pour l'entreprise ou la communauté. De plus, l'élimination du papier permet de réduire considérablement l'impact sur l'environnement.

Santé et sécurité

Dans la pandémie actuelle, les interactions en face à face sont déconseillées. Cependant, l'utilisation de BOL physiques force les conducteurs dans des situations précaires, mettant eux-mêmes et les autres en danger. Chaque arrêt nécessite que le conducteur rencontre plusieurs personnes, y compris celles qui se trouvent dans la cabane de garde, le bureau principal et le quai de chargement. Au fil du temps, ces interactions croissantes augmentent considérablement le facteur de risque pour le conducteur. En utilisant les BOL électroniques, les conducteurs peuvent rester dans la cabine tout en continuant à échanger les informations nécessaires, sans avoir besoin d'une interaction en face à face.

Ces dernières années, le BOL électronique est devenu plus populaire, et pour cause. Avec l'impact de COVID-19 sur l'industrie, les expéditeurs, les transporteurs et les détaillants recherchent des moyens d'assurer la sécurité de leurs employés et les livraisons sur la bonne voie. Les BOL électroniques offrent une meilleure visibilité, efficacité, santé et sécurité. Mais seul le temps nous dira combien de temps il faudra avant qu'ils ne deviennent la norme de l'industrie.

Will Chu est cofondateur et PDG de Vector, une plateforme de ramassage et de livraison sans contact.