Comment les lettres de voiture électroniques transforment les supply chains : 4 avantages clés

La lettre de voiture est l'un des documents les plus importants dans l'industrie logistique. Elle protège les besoins de trois parties majeures dans une transaction — expéditeurs, transporteurs et détaillants — à travers toutes les étapes du processus. Les BOL physiques, cependant, augmentent les temps de conduite et d'attente, et peuvent mener à des inexactitudes dans la livraison.

Si la paperasse physique a longtemps été la forme de communication de référence dans l'industrie de la supply chain, les BOL électroniques devraient devenir la norme à l'avenir. Elles créent de la visibilité et de l'efficacité parmi expéditeurs, transporteurs et détaillants, ainsi que réduisent les risques de santé et sécurité des chauffeurs, libèrent de l'espace, et réduisent l'impact environnemental.

Visibilité

Perdre de vue un colis dans le processus d'expédition peut être frustrant pour les consommateurs. Les fournisseurs et détaillants ressentent la même chose quand ils ne peuvent pas localiser un camion transportant une charge attendue. Tant que la supply chain continue de compter sur les BOL physiques pour relayer des informations critiques, comme la localisation du chauffeur et le temps d'attente, la latence de cette information continuera d'exister. Les BOL électroniques assurent une information claire et précise du ramassage au dépôt. En fournissant de l'information en temps réel, expéditeurs, transporteurs et détaillants sont capables de prendre des décisions en temps réel sur le routage des matériaux vers les usines de fabrication, la planification de réapprovisionnement, la gestion des plaintes clients, et l'assurance de paiements ponctuels. Mais pour maintenir la visibilité, l'intégration des BOL électroniques doit être adoptée par chaque partenaire de la supply chain. Sans standardisation de l'industrie, la complexité des systèmes, la gestion des données et l'interopérabilité deviendront plus difficiles.

Efficacité

Un peu comme un feu rouge ou un embouteillage pendant un road trip, les BOL physiques affectent le temps de conduite d'un transporteur. S'il est requis d'entrer et sortir de la cabine pour livrer des BOL physiques, les chauffeurs peuvent avoir l'impression de passer plus de temps à courir après du papier que sur la route vers leur prochain arrêt. L'utilisation de BOL électroniques, par contraste, permet à un chauffeur de rester dans la cabine tout en livrant et recevant l'information nécessaire, réduisant le temps passé à attendre que les BOL physiques soient approuvés et signés. Ces avantages s'avèrent bénéfiques non seulement pour le chauffeur, mais pour le transporteur, l'expéditeur et le destinataire aussi.

De plus, les BOL électroniques génèrent des données importantes via des indicateurs clés de performance (KPIs), incluant les heures sur route, le temps moyen de chargement, et les niveaux d'inventaire. Bien que de nombreuses entreprises suivent les KPIs pour monitorer l'expérience client globale, les données sont aussi importantes pour maintenir des opérations fluides. Souvent, les gestionnaires d'expédition les utilisent pour réduire les chances qu'une installation ferme pour violations de conformité, ou pour empêcher les équipes de manquer de fournitures dans l'entrepôt.

Durabilité

L'expression « noyé dans la paperasse » vient sûrement de l'industrie de la supply chain. Si les BOL sont la pièce de paperasse la plus importante, ils finissent souvent jetés dans une boîte, sur une étagère, ou dans l'entrepôt à la fin de la journée. En conséquence, les entreprises sont forcées d'acheter de l'espace supplémentaire pour stocker les milliers de boîtes accumulées tout au long de l'année. Par contraste, les BOL électroniques peuvent être stockés sur un ordinateur, disque dur externe ou même dans le cloud, économisant de l'espace qui peut servir un but plus grand pour l'entreprise ou la communauté. De plus, l'élimination du papier résulte en un impact bien réduit sur l'environnement.

Santé et Sécurité

Dans la pandémie actuelle, les interactions en face-à-face sont déconseillées. Cependant, l'utilisation de BOL physiques force les chauffeurs dans des situations précaires, mettant eux-mêmes et les autres en risque. Chaque arrêt requiert que le chauffeur rencontre de multiples personnes, incluant celles dans la guérite, le bureau principal et le quai de chargement. Avec le temps, ces interactions montantes augmentent significativement le facteur de risque pour le chauffeur. En utilisant des BOL électroniques, les chauffeurs peuvent rester dans la cabine tout en continuant d'échanger l'information nécessaire, sans le besoin d'une interaction en face-à-face.

Ces dernières années, le BOL électronique est devenu plus populaire, et pour de bonnes raisons. Avec l'impact du COVID-19 sur l'industrie, expéditeurs, transporteurs et détaillants cherchent des moyens de garder leurs employés en sécurité, et les livraisons sur les rails. Les BOL électroniques fournissent plus de visibilité, efficacité, santé et sécurité. Mais seul le temps dira combien de temps il faudra avant qu'ils ne deviennent la norme de l'industrie.

Will Chu est cofondateur et CEO de Vector, une plateforme de ramassage et livraison sans contact.