Quatre stratégies éprouvées pour renforcer votre chaîne d'approvisionnement santé

L'industrie de la santé s'est appuyée sur un modèle de distribution juste-à-temps (JAT) depuis plus d'une décennie. Bien que le JAT ait aidé l'industrie à contrôler les coûts et réduire le gaspillage, les processus et systèmes technologiques le soutenant étaient incapables de répondre aux demandes d'une pandémie mondiale.

La première vague de COVID-19 a vu les fournisseurs de santé concevoir des mesures palliatives pour faire face à la pénurie d'équipements de protection individuelle (EPI) et autres fournitures critiques. Ces approches seront probablement en place bien après le retour à des niveaux d'activité pré-pandémiques. En fait, le virus a défié l'industrie à reconsidérer sa définition de la résilience de la chaîne d'approvisionnement.

Basé sur les insights gagnés de la première moitié de 2020, voici les quatre domaines de focus pour construire une supply chain santé plus résiliente.

Utiliser les données et l'automatisation pour assurer des approvisionnements suffisants en EPI et médicaments critiques

Alors que les fournisseurs et prestataires de santé examinent comment ils peuvent minimiser le risque et se préparer pour une potentielle seconde vague cet automne et hiver, beaucoup se concentrent lourdement sur les données et l'automatisation pour s'assurer qu'ils sont adéquatement préparés pour les pics de demande en fournitures critiques impliquées dans les soins aux patients.

Les nouvelles exigences fixées par les équipes supply chain des prestataires incluent l'accès à un détail au niveau article actuel et cohérent sur les produits, incluant coût, qualité, niveaux de stock sur place, et substitutions standardisées. En soutien de cela, ils construisent des listes de fournisseurs alternatifs et des masters d'articles virtualisés, qui sont ensuite intégrés dans leurs systèmes IT. Les listes sont basées sur l'intelligence de sourcing fournisseurs AHA et AHRMM, et sont intégrées dans des systèmes cloud flexibles qui rendent facile de pivoter rapidement et d'approvisionner les mêmes ou produits équivalents depuis de nouveaux vendeurs. D'un point de vue automatisation, ils priorisent les processus order-to-cash qui créent les données fondamentales pour alimenter les modèles de planification de demande et sécuriser la collaboration avec des groupes disparates, comme les administrateurs supply chain et équipes d'analyse de valeur, afin de prendre des décisions pilotées par les données rapidement.

En fin de compte, ces exigences de données, couplées avec l'automatisation, aident à guider les décisions d'achat et la préparation qui équilibrent le meilleur intérêt des patients avec la résilience de la supply chain et les impacts financiers potentiels.

Établir et faire respecter des procédures d'accès aux installations efficaces

C'est devenu plus délicat à cause du COVID-19. Les protocoles sont hautement fluides basés sur les mandats gouvernementaux évolutifs, ainsi que le type d'installation et ses exigences d'entrée associées. Tous ces facteurs affectent comment, quand et où prestataires et fournisseurs interagissent.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, évaluez l'efficacité de vos procédures d'accès aux installations actuelles et les leçons apprises plus tôt cette année. Mettez à jour vos politiques pour refléter les exigences du COVID-19, et assurez-vous qu'elles sont facilement accessibles en ligne pour éviter toute confusion quand les vendeurs arrivent. Les prestataires leaders déploient un mélange d'attestations de contrôle de santé, dépistage de température et capacités mobiles, pour être prêts à changer de vitesse rapidement afin de répondre aux dynamiques changeantes présentées par les crises de santé.

Rationaliser et digitaliser les processus d'achats essentiels

Tout le monde sait que les processus d'achats manuels, impliquant papier, e-mail et documentation fax, ralentissent l'activité de la supply chain, surtout pendant les pics de demande inattendus. Pourtant, certains processus n'ont toujours pas rattrapé les dernières technologies.

Au plus fort de la crise, les processus manuels ont mené à un manque de clarté sur le statut des commandes, les délais de livraison anticipés, et les besoins d'allocation d'approvisionnement. Les prestataires qui avaient précédemment investi dans l'automatisation étaient plus capables de comprendre ces facteurs qui pilotaient la livraison des soins et les décisions d'achat.

Sachant cela, maintenant est le moment d'implémenter une stratégie complète de gestion des transactions pour rationaliser les communications prestataires et fournisseurs de manière conforme, et automatiser le placement de commande, confirmation et processus de paiement. En plus des économies de temps, rationaliser les processus de gestion des transactions offre une plus grande visibilité sur le statut des commandes et fournitures, supporte les environnements de travail à distance, et crée une fondation de données pour piloter les algorithmes de planification et d'allocation.

Préparer votre système financier pour la crise

Plus tôt cette année, les procédures chirurgicales annulées à cause du COVID-19 ont mis une pression financière sur les prestataires de santé. En même temps, une demande plus forte pour les EPI a mené à des coûts inattendus. Comme les prestataires de santé et leurs fournisseurs l'ont noté, une planification appropriée relative au traitement des paiements fournisseurs et au fonds de roulement est critique pour assurer l'intégrité opérationnelle. Armés de connaissances et d'expérience, les prestataires préparent leurs systèmes financiers. Fournisseurs et prestataires cherchent à utiliser la technologie pour faciliter l'échange de paiements de manière plus expéditive — une qui crée une équation financière équilibrée pour les deux parties.

Bien que beaucoup dans l'industrie admettent qu'une supply chain plus résiliente vient à un coût plus élevé, les prestataires et fournisseurs peuvent tirer parti de l'automatisation financière pour aider à compenser une partie de l'augmentation — par exemple, par l'adoption de la facturation électronique. Avec l'offre d'une solution de traitement de factures sans contact, la facturation électronique facilite les environnements de travail à distance, fournit une plus grande visibilité sur les passifs de paiement, et assure que les comptes payables respectent les échéances des factures, pour éviter tout blocage dans la livraison de produits.

Aussi, considérez des options de paiement étendues comme l'escompte dynamique et variations sur cartes de crédit, pour une gestion plus flexible et efficace de la trésorerie et du capital. La flexibilité des options de paiement étendues peut faire une grande différence en temps de crise pour les prestataires et fournisseurs.

La supply chain continuera d'évoluer et de répondre aux besoins des prestataires et fournisseurs de santé. Bien que personne ne veuille répéter les difficultés résultant de la pandémie, la crise a mené à l'adoption de nouvelles stratégies et approches qui créeront une supply chain santé plus résiliente.

Cela peut être réalisé en embrassant la technologie moderne et en raffinant comment les produits sont sourcés, les vendeurs gérés, les processus rationalisés, et les systèmes financiers renforcés. Plus la transparence à travers le processus est grande, plus la supply chain santé sera résiliente.

Chris Luoma est vice-président senior de la gestion produit chez GHX.