Leçons apprises :Comment la pandémie a changé les pratiques de la chaîne d'approvisionnement

Le début de l'épidémie de coronavirus a accéléré la transformation numérique de la chaîne d'approvisionnement qui traîne sur la liste des « to-do » des entreprises depuis des années. Le chaos causé par le coronavirus a clairement montré que les pratiques d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement doivent devenir plus intelligentes. COVID-19 a exposé des obstacles à la collaboration que la plupart des entreprises tolèrent dans des circonstances normales. Les chaînes d'approvisionnement ont été gravement perturbées. Et pourtant, le pire de la pandémie est peut-être encore à venir.

Malgré cela, l'expérience des huit derniers mois a permis de tirer des leçons importantes sur les achats – à la fois des forces et des faiblesses – qui sont susceptibles de s'appliquer bien au-delà du temps où le virus lui-même disparaît enfin. Dans de nombreux cas, ce que COVID a fait a été de mettre en évidence des défis qui existaient depuis toujours, mais il s'agissait de problèmes que beaucoup considéraient comme tolérables. Cependant, en raison de la pandémie, la nécessité d'y faire face s'est intensifiée.

L'un des problèmes les plus importants que la pandémie a révélés a été que la plupart des fabricants n'ont qu'une vue limitée sur l'un de leurs fournisseurs au-delà du niveau un. La plupart ont peu de compréhension de qui fournit leurs fournisseurs ou les fournisseurs de ces fournisseurs. En conséquence, elles peuvent être déséquilibrées, incapables de gérer rapidement les effets d'entraînement que les problèmes en aval de la chaîne d'approvisionnement peuvent avoir sur leurs propres opérations.

Au début de la propagation de COVID-19, au moins 51 000 entreprises du monde entier, dont 163 du Fortune 1000, avaient un ou plusieurs fournisseurs de niveau 1 dans et autour de la zone industrielle de Wuhan, en Chine, d'où le virus est originaire, selon à Dun &Bradstreet. C'est grave, mais ça ne s'arrête pas là. Au moins cinq millions d'entreprises, dont la quasi-totalité des sociétés Fortune 1000, avaient un ou plusieurs fournisseurs de niveau 2 et 3 dans la région touchée. C'est énorme. Pourtant, le manque de visibilité sur l'état de ces fournisseurs, où des risques majeurs de perturbation s'étaient produits, était presque universel. Voici donc ce que nous avons appris de l'expérience jusqu'à présent :

Regardez au-delà du premier niveau. Cherchez à savoir qui sont vos fournisseurs, à qui ils sous-traitent et qui sont les fournisseurs de vos fournisseurs et à développer des moyens de surveiller les risques auxquels ils sont confrontés afin que vous puissiez évaluer le potentiel de perturbations graves de votre chaîne d'approvisionnement. Assurez-vous qu'il existe une structure pour conserver ces informations et agir en conséquence.

Décidez de rester chez vous ou de partir à l'étranger. Prendre cette décision implique d'évaluer la fiabilité des fournisseurs de vos fournisseurs externalisés par rapport à la relocalisation de votre chaîne d'approvisionnement. Jusqu'à cette année, ce n'était pas vraiment un problème. Mais les choses ont changé, bien qu'il ne soit pas facile de gérer l'impact d'un tel mouvement. L'idée centrale est qu'une pandémie mondiale peut perturber les chaînes d'approvisionnement d'une entreprise. Alors, externaliser la fabrication de votre entreprise en Chine ou dans d'autres pays lointains est-il vraiment une bonne idée ? Ou devriez-vous essayer de ramener ce travail aux États-Unis, où il est plus proche de chez vous et pour éventuellement subir moins de perturbations ? La situation actuelle du coronavirus aux États-Unis et les tensions croissantes avec la Chine devraient également peser sur cette décision. Pour la plupart des entreprises, le jury est encore absent.

Attention au changement de partenaire. Si vous envisagez de changer de fournisseur, en particulier si vous vous rendez dans de nouvelles régions et différentes parties du monde, vous aurez besoin d'une diligence raisonnable pour les évaluer et comprendre les risques de toute nouvelle relation potentielle. Surtout si vous traitez avec un groupe particulier de fournisseurs depuis longtemps, reconnaissez l'impact que le démarrage d'un nouveau fournisseur pourrait avoir sur votre entreprise. Comment évaluez-vous ce risque? Et quels fournisseurs remplacez-vous ?

Vérifiez les finances des fournisseurs. Pendant des années, surveiller la stabilité financière d'un fournisseur était considéré comme une activité de type case à cocher pour la plupart des entreprises, mais c'est maintenant un problème de haut niveau. Vous devez savoir si votre fournisseur pourra survivre l'année prochaine, notamment si vous allez vous y engager contractuellement. Vous devrez creuser plus profondément pour comprendre leurs finances. Découvrez s'ils ont un plan d'urgence en cas de problème avec leur entreprise actuelle. Vous devrez également avoir votre propre plan d'urgence pour un fournisseur alternatif au cas où les choses tourneraient mal. L'agilité dans la chaîne d'approvisionnement est devenue plus importante que jamais.

Faites preuve d'empathie. Les fournisseurs ont des préférences tout comme les fabricants. Lorsque les temps sont difficiles, les fournisseurs sont plus réceptifs à ceux qui paient dans les délais que ceux qui alignent les paiements et les battent sur les prix. En particulier, si votre organisation envisage une sorte de collaboration avec un fournisseur, réfléchissez au type de client avec lequel ce fournisseur pourrait vouloir innover. Et si un fournisseur privilégié est en difficulté, envisagez de l'aider à surmonter ses difficultés pour renforcer votre relation et construire une chaîne d'approvisionnement plus résiliente.

Regardez l'automatisation. L'un des résultats de la pandémie a été d'accélérer le processus de numérisation des entreprises. Les initiatives de transformation peuvent être constituées d'initiatives plus petites et plus rapides, mais cela peut être un moyen plus rapide d'atteindre les objectifs de transformation numérique plus larges que beaucoup ont depuis des années. La recherche de solutions pour obtenir des gains rapides, telles que l'automatisation du processus d'approvisionnement ou du processus de gestion des contrats, peut faire avancer ces initiatives.

Cette récente crise souligne la nécessité pour les organisations d'établir et de maintenir des programmes efficaces de gestion proactive des risques pour leur chaîne d'approvisionnement. Bien qu'il soit impossible pour les organisations d'anticiper ces types d'épidémies, un programme de gestion des risques efficace, doté de processus, d'outils et de données, peut réduire l'impact et le temps nécessaire à une organisation pour récupérer. Les chaînes d'approvisionnement font preuve d'une ingéniosité et d'une adaptabilité singulières, même si les défis sont loin d'être terminés. Mais le résultat peut être des changements fondamentaux et une multitude de gestionnaires et de régulateurs qui trouvent une seconde nature de repenser les modèles mondiaux et les dépendances de l'approvisionnement.

Vishal Patel est vice-président du marketing produit chez Ivalua, un fournisseur de solutions cloud mondiales de gestion des dépenses.