Stabiliser votre supply chain : comment l'automatisation des commandes de vente prospère en temps de pandémie

Plus de 90 % des entreprises du Fortune 1000 ont subi des perturbations supply chain dues au coronavirus, selon Accenture. 75 % d'entre elles rapportent des « impacts négatifs ou fortement négatifs sur leur activité ».

Ces statistiques confirment seulement ce que beaucoup de leaders savent déjà. En pandémie, le transport est hautement restreint, et le personnel critique bloqué à domicile. Les volumes sont à l'arrêt, les délais de livraison s'allongent. Rien de bon pour le fonctionnement fluide des supply chains.

Réaction habile : transformation digitale urgente

Comment les entreprises peuvent-elles réagir habilement à ces pressions sans précédent, et garantir la continuité d'activité ? En réalisant que les pressions actuelles rendent les projets de transformation digitale plus urgents que jamais. La transformation digitale n'est plus un buzzword, quelque chose pour le prochain trimestre. C'est une exigence essentielle.

La crise COVID-19 force distributeurs et fabricants à optimiser coûts et couper dépenses non critiques où ils le peuvent. Idéalement, les organisations veulent réduire dépenses opérationnelles tout en gardant leurs effectifs intacts. Pour y parvenir, les processus traditionnels et datés doivent être mis à niveau vers des processus modernes, tout de suite.

La supply chain est une entité complexe, et pas tout n'est dans la capacité d'influence d'une entreprise. Cependant, dans la section qu'une entreprise peut influencer — où la livraison est de ses propres entrepôts vers ses clients finaux — il reste beaucoup de marge de manœuvre.

Automatisation du traitement des commandes de vente : un impact majeur

Par exemple, un domaine où l'automatisation digitale peut avoir un gros impact : le traitement des commandes de vente (sales orders).

Les pressions du COVID-19 ont alourdi les épaules des fabricants et distributeurs. Avec des délais de livraison devenus chaotiques, les entreprises sont submergées de demandes clients. Les gens sont confus et paniqués, exigeant de la clarté.

Pour continuer à bien servir les clients — et pour fabricants et distributeurs, les relations clients sont tout — les entreprises ont besoin de leurs représentants service client (CSR) au maximum. C'est le seul moyen de réduire les temps de cycle commande, et montrer stabilité et prévisibilité quand beaucoup d'organisations sont ébranlées.

Cependant, à cause du confinement, les CSR travaillent de chez eux. Ils manquent de leur environnement bureau, et accès à leurs outils habituels. Probablement moins productifs que normalement, avec stress émotionnel en plus. Par-dessus, les demandes clients sont à un niveau record, plus complexes et nouvelles que jamais. Juste quand les CSR ont besoin de toute leur bande passante, ils sont plus serrés que jamais.

Le goulet d'étranglement : traitement manuel des commandes

Qu'est-ce qui draine majoritairement la bande passante des CSR, même sans COVID-19 ? Le traitement manuel des commandes. En moyenne, notre organisation a découvert que les CSR passent un tiers de chaque journée à saisir manuellement les bons de commande reçus des clients.

La majorité des fabricants et distributeurs s'appuient sur cette méthode traditionnelle, à la main. Ce processus a toujours été lent, et traditionnellement sujet aux erreurs. Les arriérés de bons de commande restaient overnight, ou coûtaient des heures sup. Le coût inutile peut atteindre 26 $ par commande. Et maintenant, les inefficacités de coût de cette approche datée sont amplifiées.

La solution : automatisation du traitement des commandes

Cependant, simplement, le traitement des commandes de vente peut être automatisé. En utilisant un logiciel sur mesure, une entreprise peut convertir automatiquement et précisément les bons de commande reçus par email en commandes de vente dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) sans aucune intervention ou manipulation par un CSR. Par la puissance de l'automatisation et l'IA, le traitement passe d'heures à quelques instants. Il devient possible d'atteindre 100 % de précision d'extraction de données.

Cette forme d'automatisation digitale accélère significativement le processus de commande de vente, aidant les entreprises à récupérer des milliers d'heures de capital humain. Ces heures peuvent être redéployées sur des tâches et priorités ajoutant de la valeur : vrai service client de haute qualité et autres processus générateurs de revenus.

Au-delà des commandes de vente : l'automatisation partout

Il y a de nombreux domaines et processus métier où l'automatisation peut piloter des projets de transformation digitale pour les entreprises, et ouvrir de nouvelles efficacités et possibilités. Que ce soit les commandes de vente ou ailleurs, tous les leaders doivent considérer où ils sont encore alourdis par des processus manuels, et comment les mettre à niveau.

Alors que la pandémie COVID-19 se développait en vraie crise globale, Sandy Shen, senior director analyst chez Gartner, l'a dit le mieux : « C'est un signal d'alarme pour les organisations qui ont mis trop de focus sur les besoins opérationnels quotidiens au détriment de l'investissement dans le business digital et la résilience long terme. Les entreprises qui peuvent déplacer capacité technologique et investissements vers plateformes digitales atténueront l'impact de l'épidémie et maintiendront leurs entreprises en marche sans accroc maintenant, et sur le long terme. »

La crise COVID-19 nous enseigne que la numérisation est la voie par laquelle fabricants et distributeurs peuvent sécuriser et protéger les objectifs business critiques pendant les périodes perturbées, et réagir aux irrégularités dans les supply chains dont ils dépendent.

Les perturbations supply chain apportent des défis significatifs appelant des solutions rapides et efficaces. Ce dont distributeurs et fabricants ont besoin : des initiatives à fort impact, fort ROI, qui les empouvoient à faire plus avec moins. L'automatisation des commandes de vente en est un exemple. Elle permet aux entreprises de maximiser opportunités de revenus et générer des économies significatives, sans engager ressources ou efforts supplémentaires. Résultat final : continuité d'activité et résilience supply chain — maintenant, et au-delà de la crise.

Ray Grady est CEO de Conexiom.