Comment la COVID-19 redessine la main-d'œuvre logistique et les pratiques d'embauche

Depuis plus de cinq ans, l'industrie logistique lutte contre les pénuries d'employés. Maintenant, en première ligne de la crise pandémique, les employeurs logistiques s'efforcent encore plus de répondre à la demande et de gérer les coûts, dans un environnement d'embauche imprévisible et intensément concurrentiel.

L'essor des travailleurs temporaires et temp-to-perm

Une approche d'embauche qui est devenue de plus en plus courante en réponse aux incertitudes actuelles du marché est l'utilisation de travailleurs temporaires et temp-to-perm (intérimaires avec perspective d'embauche). En fait, une récente enquête Gartner sur les tendances du lieu de travail liées à la COVID-19 indique que près d'une entreprise sur trois embauchera plus de travailleurs contingents pour réduire les coûts et obtenir une plus grande flexibilité de gestion de la main-d'œuvre. Le récent passage du commerce en personne au commerce en ligne a provoqué une hausse de la demande pour les travailleurs de la chaîne d'approvisionnement, d'entrepôt et de centre de distribution. Alors que la concurrence pour les travailleurs temporaires s'intensifie, les employeurs augmentent les salaires et avantages, et font la promotion de plus d'opportunités d'emplois à temps plein.

Simplement dit, un travailleur temporaire est amené pour combler un écart immédiat en compétences ou en bande passante. Avec moins d'entretiens comparés à ceux pour les embauches permanentes, la décision d'embaucher un travailleur temporaire est beaucoup plus rapide. L'accent est traditionnellement mis sur les compétences et la disponibilité pour la durée de la mission, avec moins d'attention portée à l'adéquation à l'équipe et à la culture.

Au cours des huit derniers mois, l'embauche de plus de travailleurs temporaires a aidé les entreprises logistiques à faire face aux pics de demande tout en minimisant les risques. Cependant, l'incertitude du marché combinée ; les pénuries de talents ; et le besoin d'accélérer l'embauche de rôles qualifiés tels que techniciens de maintenance, techniciens de systèmes de contrôle et opérateurs de production, ouvre la porte à plus d'erreurs dans le processus d'embauche. Ces derniers mois, nous avons vu plus d'instances d'employeurs ne parvenant pas à :

• Fournir assez de temps pour recruter les talents temporaires nécessaires, les empêchant d'accéder à la communauté de talents au sens large.
• Déterminer à l'avance quels postes sont temporaires uniquement vs temp-to-perm (cela change l'opportunité pour les candidats car le second est plus attractif).
• Déterminer à l'avance la durée du poste temporaire (encore, cela change l'opportunité pour les candidats, car 6 à 12 mois est plus attractif qu'un mois).
• Allouer assez de budget pour les emplois temporaires. Quand les entreprises sous-budgétisent, l'agence de recrutement ou d'intérim est forcée de payer les embauches temporaires à des salaires en dessous de la valeur du marché.
• Élargir le focus pour inclure l'adéquation à l'équipe et à la culture.

Cinq meilleures pratiques pour éviter les pièges courants

Bien qu'il n'y ait pas de solution unique, voici cinq meilleures pratiques pour aider à éviter certains des pièges les plus courants — et rationaliser l'embauche, la rétention et la transition des travailleurs temporaires.

Penser long terme

Aujourd'hui, il y a une probabilité accrue que votre nouveau travailleur temporaire puisse être votre prochaine embauche permanente, donc filtrez pour les compétences de base et l'adéquation culturelle ou d'équipe comme vous le feriez pour d'autres employés. Considérez ce qui suit :

• Créez un profil d'employé idéal que vous pouvez facilement référencer, décrivant vos employés temporaires et permanents les plus performants. Incluez des attributs tels que leur école, les entreprises pour lesquelles ils ont travaillé, l'adaptabilité, le désir de réussir, et d'autres qualités de travail qui s'alignent sur votre culture.
• Utilisez un guide d'entretien de recrutement structuré pour filtrer les exigences de compétences qui inclut aussi des questions d'adéquation culturelle et d'équipe.
• Reconnaissez que bien que les travailleurs temporaires soient là pour effectuer des travaux spécifiques, ils vous évaluent aussi en tant qu'employeur potentiel en termes de travail, style de gestion et culture d'entreprise.
• Rappelez-vous que les travailleurs temporaires comblent un besoin, alors notez et adressez toute attitude préconçue parmi la main-d'œuvre à temps plein sur les travailleurs temporaires étant peu fiables, ou incapables d'« obtenir un vrai travail ».

Rendre les entretiens personnels et accueillants

Aucun candidat, temporaire ou permanent, ne devrait être traité comme une marchandise ou forcé de s'adapter à un rôle pour lequel il n'est pas un bon match. Toutes les communications avec le candidat doivent être authentiques, personnalisées, et démontrer la valeur de travailler avec votre entreprise, quel que soit le rôle.

Tout comme pour les embauches permanentes, soyez clair sur ce que vous attendez des travailleurs temporaires en termes de rôle, responsabilités et niveau de performance. Personnalisez l'entretien en aidant le travailleur temporaire à visualiser un avenir avec l'entreprise, mais ne le garantissez pas. Partagez des exemples d'employés qui ont commencé sur une base temporaire, converti en rôle permanent, et ont contribué à la croissance de l'entreprise. Tout au long de l'entretien, continuez à souligner les opportunités du rôle, y compris la durée plus longue des contrats (six mois plus), une marque ou produit d'entreprise solide, une direction accessible, et la vraie perspective de passer en permanent. Fournir un retour rapide aux candidats contribue aussi à une expérience candidate positive.

Investir du temps dans l'intégration

Bien que les travailleurs temporaires passent généralement par une certaine formation, la plupart se mettent au travail assez rapidement, car ils ont déjà la compétence requise pour le travail. Le temps de montée en puissance est encore réduit puisque partie du processus d'intégration (accord d'emploi, avantages, vérifications de background, tests de dépistage, gestion du temps et paie) est généralement faite avec l'agence de recrutement ou d'intérim, plutôt que le département RH interne.

Bien que l'objectif soit de les rendre opérationnels rapidement, les travailleurs temporaires bénéficient toujours d'un aperçu significatif de la mission, de la culture et de la valeur client de l'entreprise. Comme les employés permanents, vous voulez les préparer au succès, les connecter à leurs collègues, et être confiant sur leurs rôles et contributions à l'organisation. D'autres orientations d'intégration devraient inclure la formation sur la sécurité et les procédures et un aperçu des politiques sur le handicap, le harcèlement au travail et la discrimination.

Après la fin du processus d'intégration, appelez (et envoyez un e-mail) au travailleur temporaire et fournissez des instructions sur ce à quoi s'attendre pour le premier jour, comme où se présenter et quand, qui demander, la technologie applicable, et un point de contact pour les besoins futurs. Encore mieux, faites faire cet appel par un responsable de l'embauche, pour que le travailleur temporaire se sente encore plus accueilli.

Rationaliser la transition temp-to-perm

Alors que les entreprises logistiques embauchent déjà en temp-to-perm régulièrement et ont des pratiques en place, voici quelques conseils pour améliorer encore le processus :

• Rendez la détermination de transition vers le statut permanent connue le plus tôt possible dans le processus d'embauche, afin de rendre le travail plus attractif pour l'employé dès le début.
• Lors de l'embauche d'un travailleur temporaire via une agence de recrutement, assurez-vous que les frais de conversion temp-to-perm indiquent clairement combien d'heures doivent être travaillées, et dans quelle période, avant le transfert sur la paie de l'entreprise pour éviter les frais de conversion. Si le travailleur temporaire est transféré avant que les heures requises ne soient complétées, des remises sur les frais de conversion basées sur le nombre d'heures facturées devraient également être spécifiées.
• L'un des avantages clés de l'embauche temp-to-perm est que quand vient le moment de faire la transition, vous savez déjà que la personne est un bon ajustement culturel et êtes satisfait du travail. Cependant, les recruteurs devraient quand même faire des points de contrôle le premier jour, fin de la première semaine, et à 30, 60 et 90 jours avec le nouvel employé pour s'assurer que tout se passe bien.

Optimiser la relation avec votre agence de recrutement externe

Compte tenu de la compétitivité du recrutement de talents logistiques, vous voulez être sûr que votre agence de recrutement fait le meilleur travail possible pour vous. Commencez par vous assurer qu'ils font ce qui suit :

• Comprennent pleinement vos besoins en effectifs à temps plein et temporaires par département, poste et localisation.
• Alignent les stratégies marketing, publicitaires et de sourcing avec vos besoins totaux, des ouvertures immédiates aux futures embauches.
• Partagent des données capturant toute l'activité de recrutement et les ratios (requisitions, présélections, soumissions, entretiens, offres, embauches, temps de remplissage, turnover, et conversion).
• Fournissent des études de marché sur l'offre et la demande, et de l'intelligence concurrentielle sur les entreprises qui embauchent des talents similaires et les rémunérations.

À mesure que la demande se stabilise et que nous dépassons la pandémie, l'embauche temp-to-perm deviendra de plus en plus courante pour des rôles de chaîne d'approvisionnement plus diversifiés que dans les années précédentes. Soutenir un vivier de talents de qualité sur le long terme nécessite que les employeurs fassent de la transition temp-to-perm une partie intégrante de leur plan d'embauche global, afin de suivre le rythme de la demande, rester compétitifs, et fournir un service client de première classe.

Keith Garrett est vice-président des solutions de talents pour Orion Talent, un fournisseur de services d'externalisation du processus de recrutement pour le mid-market.