Cinq façons de profiter de la dématérialisation

Décider de se passer du papier peut sembler écrasant. Cependant, si vous refusez de le faire, votre entreprise finira par prendre du retard.

La conversion à un bureau sans papier offre un certain nombre d'avantages qui renforcent les résultats. Du stockage dans le cloud aux signatures numériques, il existe un certain nombre de solutions à suivre.

Prêt à éliminer les piles de papier de votre bureau ? Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez commencer dès aujourd'hui.

Améliorez l'organisation de votre bureau. La numérisation des fichiers et autres informations améliore l'organisation de votre entreprise. Votre équipe n'a plus à parcourir tout le bureau pour trouver le chaînon manquant d'une trace écrite. Non seulement cela améliorera l'organisation, mais cela aura des impacts positifs sur la productivité des employés. Toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer une entreprise efficace se trouveront dans des documents numériques stockés en toute sécurité dans un espace de stockage en nuage, instantanément accessibles à ceux qui ont la permission d'y accéder.

Améliorer l'efficacité de la communication avec les clients. L'envoi de factures électroniques aux clients et l'utilisation de signatures numériques améliorent l'efficacité. Vous n'avez plus à vous soucier de l'excuse selon laquelle « il a dû se perdre dans le courrier », ou d'attendre les délais d'attente du courrier postal.

Dans un système de stockage en nuage, vous pouvez stocker une quantité apparemment infinie d'informations client à l'aide d'un logiciel de base de données, souvent appelé système de gestion de la relation client (CRM). En conséquence, vous améliorerez l'engagement des clients et, en fin de compte, augmenterez vos résultats.

Protégez les données sensibles. Malgré les inquiétudes que vous pourriez avoir au sujet des violations de logiciels de base de données, il est en fait beaucoup plus sûr de stocker et d'envoyer des fichiers numérisés aux fournisseurs et aux clients. De nombreux logiciels permettent non seulement aux entreprises de gagner du temps et de l'argent, mais améliorent également la sécurité des fichiers numériques grâce au cryptage.

En plaçant des informations sensibles derrière un mur de protection crypté, vous pouvez avoir l'esprit tranquille. Les fichiers physiques ne peuvent pas promettre la même chose, et si quelque chose leur arrive, vous ne le remarquerez peut-être même pas.

Faites votre part pour être durable pour l'environnement. Un bureau sans papier à lui seul n'a pas un impact significatif sur l'environnement, mais des milliers de petites, moyennes et grandes organisations le feront. Découvrir comment se passer du papier réduira considérablement la quantité de pollution qui continue de dégrader la planète. Et bien que vous ne puissiez pas mettre un montant en dollars sur la conversion en un bureau sans papier respectueux de l'environnement, vous pouvez augmenter la colonne comptable de votre bilan appelée « Bonne volonté ».

Économisez de l'argent en réduisant les coûts cachés du papier. Il y a de nombreux coûts cachés à tergiverser dans la dématérialisation de votre entreprise. Les documents perdus peuvent faire perdre un temps fou et donner à votre entreprise une mauvaise réputation.

Passer au papier réduit la corvée associée à la paperasse, libérant vos employés pour qu'ils effectuent des tâches plus précieuses. De plus, les bureaux sans papier facilitent le travail à distance et libèrent des mètres carrés coûteux utilisés pour le stockage. Et si vous n'êtes toujours pas convaincu, il existe des crédits d'impôt pour les bureaux qui montrent qu'ils prennent des mesures de développement durable.

La dématérialisation présente certains obstacles. Par exemple, les coûts initiaux peuvent vous dissuader d'entreprendre la conversion. Cependant, vous devez considérer les solutions numériques intégrées comme un investissement, ce qui se traduit par des économies de coûts grâce à une efficacité et une productivité améliorées.

Pour effectuer la transition vers un bureau sans papier, voici quelques étapes d'action rapide que vous pouvez suivre :

• Utilisez les applications de numérisation accessibles par votre smartphone pour les factures et les factures,
• Demandez à votre banque d'envoyer des relevés électroniques sans papier,
• Demander aux fournisseurs d'envoyer des informations par e-mail,
• Télécharger une application de numérisation de cartes de visite
• Envoyer des documents internes par voie électronique,
• Utilisez un système de calendrier électronique partageable, et
• Utilisez un système de signature numérique.

Scott Burday est président de Solutions intégrées Trinity .