Cinq façons d'optimiser votre budget de maintenance

L'une des pires choses à propos de la réduction de votre budget de maintenance, ce sont toutes les questions.

Dois-je licencier du personnel ? Comment atteindre nos objectifs avec moins de ressources ? Quels projets sont essentiels et qu'est-ce qui peut attendre ? Mon travail est-il sûr ?

C'est suffisant pour vous tenir éveillé la nuit pendant un certain temps.

Nous avons parlé à quelques experts qui y sont déjà allés. Ils nous ont expliqué comment ils ont géré un budget de maintenance plus petit tout en atteignant leurs objectifs, en suivant la maintenance préventive et en évitant l'épuisement du personnel.

Comment trouver de la place supplémentaire dans votre budget

#1 – Trouvez-le dans votre réserve

Portez une attention particulière à vos minimums d'inventaire lors du réapprovisionnement des pièces et des fournitures, explique Joe McVay, consultant en implémentation chez Fiix avec une expérience dans la maintenance des installations.

« De nombreuses organisations ne réalisent pas à quel point les flux de trésorerie sont immobilisés dans les stocks de l'entrepôt qui pourraient être achetés juste à temps auprès de plusieurs fournisseurs sans interrompre l'activité », explique Joe.

Recherchez dans votre magasin des pièces qui ne sont pas immédiatement critiques ou qui peuvent être facilement obtenues auprès de fournisseurs avec des délais de livraison courts. Ajustez votre calendrier d'achat en conséquence afin de ne pas dépenser d'argent sur des stocks inutiles.

De nombreux fournisseurs proposent également des programmes de « stockage », explique Joe. Ces programmes garantissent la disponibilité des pièces sans les ajouter à vos livres jusqu'à ce que vous en ayez besoin. Cela vous donne une flexibilité à court terme dans votre budget sans risque.

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#2 :Trouvez-le dans votre emploi du temps

La maintenance préventive est excellente, mais trop vous coûtera. Vous pouvez réduire le coût de la main-d'œuvre et des pièces sans sacrifier la santé des actifs en supprimant les MP inutiles, explique Charles Rogers, consultant principal en implémentation chez Fiix avec plus de 33 ans d'expérience dans la maintenance.

"Si vos inspections régulières ne trouvent pas quelque chose qui ne va pas avec un actif, vous pouvez probablement les faire moins souvent", explique Charles.

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Il recommande d'examiner d'abord la maintenance planifiée basée sur les directives OEM. Ces MP sont plus susceptibles d'être améliorées car elles n'ont pas été créées en pensant à votre cas d'utilisation spécifique. Surveillez les MP que vous modifiez pour vous assurer que les taux d'échec n'augmentent pas.

#3 :Trouvez-le dans vos bons de travail

L'augmentation du temps de clé vous aide à étirer davantage votre budget de maintenance, explique Rob Kalwarowsky, ingénieur en fiabilité et gestionnaire d'actifs.

Rob suggère de calculer le temps de clé pour tous les travaux, en commençant par les travaux qui ont des coûts de main-d'œuvre plus élevés. Signalez les zones où le temps de serrage est faible. Le temps de clé moyen est de 20 % et 40 % est de classe mondiale, déclare Rob.

"Une fois que vous avez cette base de référence, vous pouvez retracer la cause du faible temps de clé à une cause fondamentale et ajuster vos calendriers et vos processus pour combler cet écart", explique Rob.

L'augmentation du temps de clé de quelques points de pourcentage sur des centaines de réparations et de réparations peut vous faire économiser des milliers de dollars en main-d'œuvre et compenser une partie de votre budget perdu. Et lorsque la maintenance est plus rapide, la production obtient plus de temps de disponibilité. C'est gagnant-gagnant pour tout le monde.

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#4 :Trouvez-le dans vos processus

Votre budget se resserre un peu à chaque fois qu'un technicien hautement qualifié arrête ce qu'il fait pour accomplir une tâche de routine. C'est pourquoi Jason Afara, ingénieur de solutions chez Fiix et ancien responsable de la maintenance, suggère de former les opérateurs à la maintenance de routine.

« Les opérateurs connaissent mieux leurs machines », déclare Jason, « Donnez-leur le pouvoir d'inspecter les machines… et d'effectuer une maintenance légère qui, autrement, prendrait votre temps. »

Il y a quelques ingrédients clés qui assurent le succès de l'activation de l'opérateur. Le premier est la communication. Travaillez avec le responsable des opérations ou de la production et assurez-vous que les opérateurs comprennent pourquoi ce projet se déroule (et plus important encore, quels sont les avantages pour eux). La clarté est également importante. Les supports de formation et de soutien (comme les listes de tâches et les manuels) doivent être faciles à suivre. La dernière pièce est la confiance. Les opérateurs doivent se sentir équipés et en sécurité pour faire leur travail.

Jason suggère également de travailler avec les opérateurs et les techniciens pour créer des normes de demande de travail. Le travail peut être effectué plus rapidement lorsque les demandes sont claires et faciles à remplir. Cela réduit les heures de travail (et les coûts) associés à la maintenance.

Non seulement quelques heures de formation vous permettront d'économiser de l'argent sur le long terme, mais cela vous aidera également à détecter plus tôt les pannes d'équipement et à éviter la maintenance d'urgence, qui pèse sur votre budget.

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#5 :Trouvez-le dans votre entourage

C'est un autre joyau de Rob et tout est question de communication, d'engagement du personnel et de leadership par l'exemple.

« Vous réduisez la maintenance que [votre personnel] pense devoir effectuer », explique Rob. "Cela va avoir un impact négatif."

Le moral bas est plus que quelques grognements supplémentaires dans la salle de pause. Cela crée de la peur, de la méfiance et des lacunes dans l'information, explique Rob. Lorsque vous ratez une vue d'ensemble, vous ne pouvez pas voir les problèmes et prioriser le travail, ce qui est essentiel après les coupes budgétaires de maintenance.

« Vous devez créer un environnement calme et de confiance élevée afin que les gens puissent vous dire exactement ce qui se passe dans l'atelier », explique Rob.

Voici quelques façons de le faire :

Organisez une réunion régulière avec le personnel pour discuter des préoccupations, des obstacles, des solutions et des réussites. Cela peut prendre du temps pour que tout le monde se sente à l'aise de partager. Cela signifie que vous pourriez être le seul à parler pendant un petit moment.

Arrêtez de jouer le jeu du blâme. Si un ordre de travail critique n'a pas été effectué à temps, parlez à vos techniciens, découvrez ce qui les a retenus et réfléchissez à un moyen d'éviter que cela ne se reproduise.

Créez des métriques qui n'ont rien à voir avec l'efficacité. Vos techniciens ont besoin de savoir qu'ils sont évalués sur leur qualité de collaboration, d'identification des problèmes et de recherche de solutions. Cela indique à votre équipe que vous vous souciez d'elle autant que le résultat net.

Comment convaincre votre patron d'augmenter le budget de maintenance

Obtenir un budget de maintenance plus important est difficile, mais pas impossible. Nous avons rassemblé quelques stratégies éprouvées que d'autres équipes de maintenance ont utilisées pour obtenir des ressources supplémentaires. Ils vous aideront à changer d'avis, à défendre votre cause et à obtenir le budget dont vous avez besoin.

Après avoir lu les stratégies ci-dessous, affinez votre argumentaire avec ce modèle de présentation

Utiliser les métriques du backlog pour embaucher plus de personnes

Si vous êtes à court d'argent, vous êtes probablement aussi à court de temps. Cela signifie arriéré. Beaucoup d'arriéré. La bonne nouvelle, c'est qu'il est facile de convaincre les gens de résoudre ce problème si vous disposez des bonnes données.

Commencez par suivre votre arriéré de maintenance préventive en heures. Comparez ce nombre aux heures disponibles pour votre main-d'œuvre afin de déterminer l'écart entre les deux.

L'étape suivante consiste à montrer l'impact du backlog sur l'entreprise. Suivez le temps moyen entre la panne et le coût des pannes. Lorsque le MTBF augmente parce que vous manquez de maintenance, cela signifie plus de temps d'arrêt et moins de production.

Utilisez ces données lorsque vous demandez le budget pour embaucher une personne supplémentaire, offrir plus d'heures supplémentaires ou dépenser plus pour les sous-traitants. C'est ce qui a fonctionné pour Tom Dufton, responsable de la maintenance et du projet chez le fabricant d'aliments Perth Country Ingredients :

Obtenez un cadre en six étapes pour traiter le retard de maintenance

Utiliser des start-ups propres pour justifier des coûts de main-d'œuvre plus élevés

D'autres domaines de votre entreprise souffrent lorsque le budget de maintenance est réduit. Votre personnel est dispersé, le travail est précipité (ou manqué) et l'équipement tombe en panne. Le suivi des start-ups propres est un moyen de le prouver et d'obtenir l'argent supplémentaire dont vous avez besoin pour l'empêcher.

Les démarrages propres étaient une mesure clé pour Stuart Fergusson, directeur de l'ingénierie des solutions de Fiix, lorsqu'il était responsable de la ligne de production chez Proctor and Gamble. Ce KPI non seulement unissait la maintenance et les opérations, mais était également directement lié aux objectifs financiers. Cela attire toujours l'attention des gens.

Malheureusement, les démarrages propres sont difficiles à réaliser sans le temps, les personnes et les ressources nécessaires pour effectuer un entretien approprié, ce qui coûte de l'argent.

Faire valoir cet argent commence par calculer le coût du temps et de la production perdus en cas de mauvais démarrages pour toutes les machines sur une année complète. Comparez cela au coût inférieur des personnes et des ressources supplémentaires pour réaliser des démarrages propres.

Trouvez d'autres moyens d'aligner les objectifs de maintenance et d'exploitation

Utiliser les métriques de suivi du temps pour montrer le retour sur investissement de la technologie

Les tâches administratives font perdre du temps et de l'argent. Si vos techniciens passent une heure par jour à rédiger des ordres de travail, c'est une heure de perte d'efficacité que vous payez. Ainsi, même s'il peut sembler moins cher de tout faire à la main plutôt qu'avec la technologie, cela vous coûtera plus cher à long terme.

Des éléments tels que les capteurs et les logiciels de GMAO ont un prix. Obtenir une augmentation de votre budget de maintenance pour ces achats commence par le suivi du temps que votre équipe consacre aux tâches administratives. Découvrez ensuite combien de temps vous gagneriez avec le logiciel.

La dernière étape consiste à mettre en évidence comment vous utiliseriez ce temps supplémentaire et l'impact que cela aurait sur les objectifs de l'entreprise. Par exemple, si vous pouviez faire un MP de plus par jour, combien de temps de disponibilité supplémentaire l'entreprise pourrait-elle gagner.

C'était la stratégie utilisée par l'équipe de maintenance de Rambler Metals &Mining. L'entreprise a pu réduire de 15 % le temps consacré aux tâches administratives après la mise en place d'une GMAO. Ils ont pu faire plus de maintenance préventive et réduire les pannes d'équipement.

Tout ce que vous venez de lire en trois phrases

1. L'élimination des déchets, qu'il s'agisse de pièces dont vous n'avez pas besoin ou de retards dans votre travail, est cruciale lorsque vous faites face à des réductions de budget de maintenance.

2. N'oubliez pas de communiquer avec votre équipe, de les inclure dans la prise de décision et d'être ouvert aux commentaires afin d'éviter un environnement de travail toxique.

3. Si vous demandez une augmentation de votre budget de maintenance, appuyez-vous sur des chiffres pour prouver la valeur de la maintenance et mettez en évidence ce que votre entreprise perd en n'investissant pas dans la maintenance.