Appels d'offres pour le transport et la logistique :cinq façons de rédiger une offre gagnante

Les achats de transport et de logistique deviennent de plus en plus sophistiqués et méthodiques. Même les entreprises possédant trois ou quatre camions sont désormais invitées à soumissionner pour des contrats qu'elles détiennent depuis de nombreuses années. Les entreprises de logistique doivent développer des offres et des propositions convaincantes qui vont au-delà des critères obligatoires et donnent au lecteur la confiance nécessaire pour leur attribuer le contrat. La sécurité est importante et avoir le bon équipement est essentiel. Il y a beaucoup plus. Voici cinq stratégies efficaces pour vous aider à remporter davantage d'offres et d'appels d'offres en matière de logistique et de transport.

1. Sécurité. Lorsqu'on parle de sécurité, il est important d'aller au-delà de l'engagement envers la sécurité et de la façon dont vous vous engagez envers la sécurité de vos chauffeurs et des autres employés. Vous devez fournir des preuves.

Pensez à fournir des statistiques sur le total des incidents de sécurité au cours des trois dernières années. Joignez à votre soumission des copies de vos programmes de gestion de la sécurité, de vos politiques sur la fatigue des conducteurs et d'autres documents liés à la sécurité. Parlez de technologie. Avez-vous une capacité de caméra à 360 degrés sur vos camions ? Si tel est le cas, fournissez des détails sur leurs capacités et des captures d'écran des images qu'ils sont capables de prendre. Votre système GPS vous permet-il d'identifier quand et où un camion est à l'arrêt et vous alerte en cas d'arrêt inutile ? Parlez-en et de l'impact positif que cela a sur la sécurité de vos conducteurs. Enfin, insérez des captures d'écran pour illustrer vos initiatives de sécurité.

2. Une vue holistique. Il est important d'avoir une vue d'ensemble de tout contrat et de la manière dont vous le livrerez. Vendez toute l'étendue de votre service. Cela signifie que vous ne vous concentrez pas uniquement sur votre flotte de camions, vos chauffeurs et votre équipe d'exploitation. Il est tout aussi important de se concentrer sur votre entrepôt et sur toute autre capacité 3PL. Parlez de vos installations de stockage, de vos installations d'entretien, de vos installations de lavage de camions et de tout investissement en capital que vous avez fait en tant qu'entreprise. Cela donnera au lecteur un aperçu complet non seulement de votre flotte de camions, mais de l'ensemble de vos opérations. Comme toujours, des images réelles confèrent une crédibilité supplémentaire à votre offre.

3. Continuité des activités et reprise après sinistre. Une approche mature, logique et méthodique des opportunités commerciales est nécessaire. Afin de gagner la confiance des lecteurs, vous devez identifier clairement les risques potentiels au sein de votre entreprise et du contrat. Par exemple, les risques peuvent inclure :

• Les dommages causés à votre entrepôt et à votre équipement par un incendie, y compris des dommages à un certain nombre de vos camions.
• Une cyberattaque où votre système de gestion des transports et votre système de surveillance GPS ne sont pas opérationnels.
• Un certain nombre de vos chauffeurs démissionnent tous en même temps.
• Un rappel de produit sur la marque et le modèle d'un grand pourcentage de vos camions, ce qui entraîne la mise hors route des camions.

Vous devez évaluer les différents risques et démontrer les processus que vous avez mis en place pour les atténuer. Avez-vous d'autres installations d'entreposage que vous pouvez utiliser à court terme ? Vous avez des chauffeurs sous-traitants avec leur propre matériel ? Tout votre contenu est-il stocké dans le cloud sur un serveur sécurisé ?

Toutes vos initiatives doivent être détaillées et donner au lecteur la confiance que vous fournirez un service cohérent et exemplaire.

4. Une proposition personnalisée — avec preuves. Les appels d'offres de logistique et de transport peuvent parfois être qualifiés d'ennuyeux ! Le lecteur lira des propositions de différentes entreprises proposant des services similaires et il peut être difficile de se démarquer. Une façon est de personnaliser votre offre autant que possible. Mettez des citations de votre direction, de votre direction et de votre personnel opérationnel. Ajoutez des images réelles de votre personnel à côté des citations et le lecteur aura l'impression de faire connaissance avec votre équipe. Cela leur donne du confort dans le choix de votre entreprise.

De plus, cela démontrera que vous avez réfléchi au contrat avec votre équipe et que vous mettez en avant une équipe unie de personnes qui exécuteront le contrat.

Les preuves sont également essentielles. Les faits et les chiffres doivent être écrits dans votre proposition. Les lettres et témoignages de tiers renforcent la crédibilité de votre offre. Prenez le temps d'inclure et de joindre des preuves pour montrer que vous avez fait des recherches et que vous ferez ce que vous proposez.

5. Service client. Donnez au client ce qu'il veut. Cela semble simple. C'est simple. Cependant, ce n'est souvent pas l'option la plus évidente. Lorsque vous écrivez ou vendez votre entreprise, vous vous concentrerez généralement sur vos points forts. C'est aussi souvent le cas pour les appels d'offres de transport et de logistique. Vous êtes peut-être particulièrement passionné par votre flotte de camions frigorifiques ou, à défaut, par vos niveaux de service. Il est important de vous mettre à la place du client et de réfléchir à ce qu'il recherche et à ce qu'il considère comme des défis clés. Cela vous donnera une idée de ce qu'ils veulent.

Votre solution doit répondre à leurs besoins. Cela signifie évaluer vos capacités clés et adapter ces capacités au client et à ses avantages. Cela peut signifier que le client est plus préoccupé par votre capacité d'entreposage réfrigéré que par votre flotte, ou qu'il recherche une véritable offre de service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par opposition à une simple ligne d'urgence avec vos directeurs.

Regardez toujours l'opportunité de l'extérieur vers l'intérieur et non de l'intérieur vers l'extérieur pour donner à votre entreprise les meilleures chances de succès.

Jason Cooney est fondateur et directeur de Tsaks Consulting.