Top 5 stratégies pour les fabricants californiens pour se prémunir contre les catastrophes naturelles

En tant que Californiens, nous savons qu'il ne s'agit pas de savoir si, mais quand la prochaine catastrophe naturelle frappera. Les pertes des récents incendies de forêt en Californie du Nord ont endommagé ou détruit plus de 700 entreprises ; d'autres se remettent encore des coulées de boue de Montecito. Et le tremblement de terre de Mexico 2017 continue d'avoir des experts spéculer sur le « Big One » de Californie du Sud, avec des dommages attendus d'un tel événement estimés à plus de 300 milliards de dollars.

Reconnaissant ces incidents ainsi que la possibilité de futurs, la Small Business Association des États-Unis offre maintenant des prêts jusqu'à 2 millions de dollars pour réparer et remplacer les biens immobiliers, machines et équipements endommagés ou détruits. Et bien que cela offre une certaine assurance, un plan de préparation aux catastrophes reste critique pour maintenir votre entreprise à flot. Selon le Bureau de la gestion des urgences de Santa Monica, le manque de préparation peut coûter cher :

• Les entreprises qui ne reprennent pas leurs opérations dans les 10 jours suivant une catastrophe sont peu susceptibles de survivre
• Parmi les entreprises qui subissent une catastrophe et n'ont pas de plan d'urgence, 43 % ne rouvrent jamais ; parmi celles qui rouvrent, seulement 29 % fonctionnent encore deux ans plus tard.

Bien que nous espérions le meilleur, il est intelligent de planifier pour le pire. Nous avons donc identifié cinq domaines importants de votre entreprise qui devraient être évalués pour rester préparés à tout ce qui pourrait arriver.

1. Évaluer vos installations

Les fabricants travaillent constamment pour rendre le plancher d'usine un endroit sûr. Mais même avec les protections et procédures de sécurité les plus strictes, une catastrophe peut encore devenir mortelle. Trois étapes pour mieux protéger vos installations incluent :

• Installer des volets roulants pour portes et fenêtres
• Vérifier les boulons et supports sur les équipements lourds qui pourraient basculer (ou les installer s'ils ne sont pas déjà en place)
• S'assurer que toutes les sorties sont toujours accessibles (il peut y avoir une tendance à bloquer certaines généralement inutilisées pour accommoder le stockage, fournitures ou équipements)

Certains fabricants regardent aussi leur adoption de l'automatisation et de la robotique avancée comme partie d'un plan de catastrophe ; bien que l'intention initiale ait pu être d'augmenter les efficacités, ces technologies peuvent aussi garder les employés loin des équipements dangereux et matériaux dangereux qui pourraient devenir encore plus menaçants pour la vie en cas de catastrophe soudaine.

En plus de ces précautions de sécurité, vous devriez toujours être sûr que vos installations ont chacun des approvisionnements suivants stockés sur place :

• Une semaine d'eau et de nourriture non périssable, suffisante pour accommoder le plus d'employés qui peuvent être présents à un moment donné
• Trousses de premiers secours
• Extincteurs
• Lampes de poche et piles
• Sacs en plastique étanches
• Radio ondes courtes
• Générateur

Certains de cela peut sembler évident, et bien qu'ils puissent être présents dans votre installation, ils ne sont souvent pas vérifiés avec assez de fréquence — les fournitures s'utilisent, les piles meurent avec le temps, et les lampes de poche cassent, donc il est important de vérifier vos fournitures régulièrement.

2. Évaluer votre assurance

Bien que les petites et moyennes entreprises manufacturières aient généralement une forme d'assurance de biens commerciaux, il est peu probable qu'elle soit exhaustive. Les polices d'assurance devraient être revues annuellement, et vous voudrez examiner les quatre politiques de couverture suivantes pour atténuer les dommages potentiels de catastrophe.

• Couverture perte physique. Ces polices couvrent les coûts de réparation, remplacement ou reconstruction de biens endommagés ou détruits.
• Couverture interruption d'activité. Cette police vous permettra de récupérer certaines pertes dues aux dommages matériels si vous choisissez de maintenir les opérations pendant que vous réparez et reconstruisez.
• Couverture interruption d'activité contingente. Une catastrophe peut ne pas vous avoir affecté directement, mais peut avoir affecté l'opération de vos fournisseurs ou partenaires commerciaux. Cette couverture vous protège des pertes subies en raison de la dépendance à une autre entreprise (par exemple, un vigneron dépendant des raisins de Napa Valley détruits dans un incendie de forêt).
• Couverture frais supplémentaires. Cela couvre les coûts accrus que vous pouvez encourir pour maintenir les opérations en cours malgré une catastrophe.

3. Évaluer les compétences des employés et directives de paie

Vos employés sont-ils formés en RCP (Réanimation Cardio-Pulmonaire) ? Peuvent-ils utiliser un DEA (Défibrillateur Automatisé Externe) ? La formation pour cela et d'autres compétences de premiers secours peut être un sauveur de vie littéral en cas de catastrophe (bien sûr, elles peuvent être utiles dans des situations non-catastrophes aussi, offrant un bénéfice supplémentaire).

Il existe de nombreuses façons de planifier la formation avec un fournisseur agréé sur votre lieu de travail ; par exemple, la Croix-Rouge américaine offre une formation OSHA-conforme personnalisée sur site pour des groupes petits ou grands d'employés.

Il y a aussi des programmes CERT (Community Emergency Response Teams) disponibles en Californie qui éduquent les gens sur la préparation aux catastrophes, les formant aux compétences de base de réponse aux catastrophes telles que la sécurité incendie, l'organisation d'équipe et les opérations médicales de catastrophe. Les membres CERT peuvent aider d'autres sur leur lieu de travail suivant un événement quand les répondants professionnels ne sont pas immédiatement disponibles pour aider ; bien sûr, cette formation pourrait aussi être utile en dehors du lieu de travail donnant une incitation supplémentaire pour les employés d'y participer.

Quelques étapes supplémentaires à considérer quand il s'agit des employés :

• Donner un jeu de clés et/ou codes d'alarme à un manager ou employé de confiance
• S'assurer que certains employés savent où sont les arrêts principaux d'équipement et comment les utiliser correctement
• Confier à certains employés des responsabilités spécifiques pour qu'ils sachent quoi faire en cas d'urgence
• Exiger que chaque employé fournisse des informations de contact distribuées à tous
• Encourager le dépôt direct pour s'assurer que les employés continuent de recevoir un chèque de paie s'ils y ont droit (le Département du Travail fournit des directives pour payer les employés exemptés et non-exemptés suite à une catastrophe ici ; il est recommandé de réviser cela comme partie de votre plan de préparation).

4. Évaluer votre plan de récupération de données

L'équipement physique ne devrait pas être votre seule préoccupation. Vous devez aussi considérer ce qui est logé à l'intérieur de certains équipements — à savoir, vos systèmes informatiques. Vos ordinateurs et serveurs peuvent contenir des années de données et dossiers clients irremplaçables qui pourraient devenir irrécupérables en cas de catastrophe si votre seule source de sauvegarde de données est sur site.

Sauvegarder les données dans le passé prenait beaucoup d'efforts et d'argent, impliquant de déplacer physiquement les données vers un autre endroit qui ne serait pas affecté par la même catastrophe potentiellement ravageant votre site principal. Mais aujourd'hui, la Récupération de Catastrophe en tant que Service (DRaaS) vous permet de stocker des données critiques dans une solution basée sur le cloud. Cela peut être particulièrement bénéfique et rentable pour les petites et moyennes entreprises manufacturières qui ne peuvent pas se permettre une armée IT pour soutenir un plan de récupération de catastrophe.

5. Évaluer vos chaînes d'approvisionnement

Dans les suites de catastrophe, les gens se rassemblent toujours — même ceux qui seraient normalement de côtés opposés ! Avant qu'un incident ne se produise, considérez les techniques de gestion de supply chain suivantes :

• Contacter d'autres dans votre industrie, y compris des concurrents, sur le partage de ressources en cas de catastrophe
• Parler avec vos fournisseurs actuels pour voir s'ils ont des plans de catastrophe en place, et comment ils comptent continuer à servir votre entreprise s'ils sont affectés
• Créer une liste de fournisseurs alternatifs que vous pourriez utiliser si nécessaire

Comme les événements récents nous l'ont montré, les catastrophes peuvent frapper n'importe quand, n'importe où, rendant un plan de préparation aux catastrophes crucial pour sécuriser votre entreprise et employés (selon le Bureau de la Gestion des Urgences, plus de 60 % des travailleurs américains ont exprimé des inquiétudes concernant les plans de gestion des catastrophes de leur employeur ; ces inquiétudes ne sont pas seulement stressantes, mais peuvent affecter la productivité globale). Cependant, en évaluant les cinq domaines que nous avons mis en évidence — installations et fournitures, assurance, compétences des employés et directives de paie, récupération de données, et chaînes d'approvisionnement — à la fois vous et vos employés pouvez gagner un meilleur sentiment de sécurité. Après tout, la préparation est la meilleure, et parfois la seule, défense !