Gestion des processus métier pour entreprises industrielles : booster l'efficacité et éliminer les erreurs

Les processus industriels doivent être précis. Toute erreur, d'un maillon perturbé dans la chaîne d'approvisionnement à une étape défectueuse dans le processus de fabrication, pourrait faire chuter significativement la qualité de vos biens ou services livrés.

Dans un environnement hautement concurrentiel, les erreurs sont intolérables.

Les erreurs et fautes prolifèrent quand votre entreprise industrielle n'a pas un ensemble d'étapes documentées pour chaque opération. C'est là qu'intervient la gestion des processus métier (BPM).

Dans cet article, nous explorerons ce qu'est la gestion des processus métier, et comment elle peut réduire les erreurs dans toutes vos procédures. Cela inclut des procédures telles que l'utilisation de Thomasnet.com pour sourcer des fournisseurs, les opérations sur le terrain d'usine, jusqu'à la fin de votre chaîne d'approvisionnement avec la livraison produit/service et le marketing.

Vous découvrirez ensuite comment implémenter la gestion des processus métier dans votre entreprise aujourd'hui, d'abord par une approche simple papier-crayon avant d'envisager un logiciel en ligne pour les processus plus complexes.

Qu'est-ce que la gestion des processus métier ?

La gestion des processus métier peut être définie comme :

« Une discipline en gestion des opérations dans laquelle les gens utilisent diverses méthodes pour découvrir, modéliser, analyser, mesurer, améliorer, optimiser et automatiser les processus métier. » John Jeston et Johan Nelis, Business Process Management

Pour expliquer cette définition plus en détail, nous allons examiner l'industrie aérospatiale. Construire un avion n'est pas une mince affaire. La fabrication de machines aussi complexes nécessite un ensemble soigneusement planifié de tâches interreliées, liées pour aboutir à la livraison d'un véhicule volant.

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Ce sont ces tâches liées, regroupées, qui constituent un processus.

La gestion des processus métier prend essentiellement le contrôle de ces processus, qui peuvent être soit structurés et répétables, soit non structurés et variables. La séquence d'étapes dans un processus peut varier d'une instance à l'autre, ce qui signifie qu'il y a des passerelles, des conditions et des règles métier.

Les processus n'ont pas à être compliqués. Même une procédure simple comme construire un avion en papier nécessite un ensemble de tâches effectuées dans un ordre spécifié, et il est utile de documenter ces tâches comme un processus (voir l'image ci-dessous d'Aviation Explorer).

Les processus métier sont en constante évolution, ce qui signifie que la gestion des processus métier est une pratique continue, constamment en train d'ajuster et de modifier les opérations pour les améliorer.

Dans la gestion des processus métier, les processus sont considérés comme les actifs les plus importants d'une organisation, et à juste titre. Les entreprises qui implémentent des processus ont un taux de réussite de 280 % plus élevé sur leurs projets (95 %), contre celles qui ne le font pas (25 %).

En comprenant, gérant et développant ces processus comme des actifs, les entreprises peuvent délivrer des produits et services à valeur ajoutée à leurs clients.

Les avantages des processus standardisés

Le marché de la gestion des processus métier devrait atteindre 16 milliards de dollars d'ici 2023, avec un taux de croissance annuel composé de 14 % entre 2017 et 2023. En d'autres termes, la pratique est déjà populaire et ne fera que devenir plus courante.

Pourquoi tout le monde prête-t-il de plus en plus attention à la gestion des processus métier ? Continuez à lire pour le découvrir.

La gestion des processus métier réduit les coûts

Cartographier vos processus en détail donne un aperçu de la durée, des ressources nécessaires, de la fréquence et des coûts de chaque étape et du processus dans son ensemble. Avec ce niveau de détail pour chacune de vos opérations, les redondances peuvent être éliminées, les problèmes de contrôle qualité identifiés et les coûts excessifs en matériaux et main-d'œuvre mis en évidence.

La gestion des processus métier pour reconnaître et répondre aux demandes clients

Les opérations et processus métier doivent être réactifs aux clients et à leurs demandes changeantes. Les changements clients dans l'industrie incluent des attentes de livraison accrues, la visibilité des flux de travail et la personnalisation des produits.

Utiliser une méthode pour gérer vos processus vous permet de modifier une série de tâches pour qu'elles soient centrées sur le client.

La gestion des processus métier améliore et adapte les modèles d'affaires

Travailler à partir d'un modèle d'affaires obsolète ne vous mènera pas loin. Avec la gestion des processus métier, vous obtenez une meilleure compréhension de vos processus pour qu'ils puissent être mis à jour en faisant les bons changements au bon moment. Avec une transparence totale de chaque tâche dans un processus, vous pouvez planifier le changement, l'implémenter, mesurer la réponse au changement et évaluer cette réponse pour en tirer des leçons.

Notre monde des affaires évolue et se transforme constamment. Des facteurs changeants comme l'essor de la technologie entrant dans l'ère digitale, ou les besoins changeants des consommateurs agissent comme des contraintes sur les processus métier. Vous devez être capable d'adapter vos processus métier en conséquence pour rester au top de la concurrence.

La gestion des processus métier augmente la productivité

Avec la gestion des processus métier, les inefficacités peuvent être identifiées et supprimées. Prenez l'entreprise Adidas par exemple. Adidas a amélioré le délai entre la commande et la visibilité de la commande dans le système grâce à la gestion des processus métier, ce qui signifie que les commandes étaient exécutées plus rapidement. Un autre exemple est Renegard, une entreprise fournissant un revêtement protecteur haute performance pour une gamme de véhicules. Avec l'implémentation d'un système de gestion des processus métier, l'entreprise a signalé des augmentations de productivité.

La gestion des processus métier vous donne un avantage concurrentiel

La gestion des processus métier analyse et améliore constamment les processus. Cette amélioration signifie éliminer le gaspillage et les étapes lentes et lourdes. Avec l'élimination du temps gaspillé, vous pouvez rationaliser vos processus métier et vous concentrer sur ce qui compte, comme l'innovation.

La gestion des processus métier améliore la rétention client

En améliorant vos métriques, comme l'innovation et la productivité, cela a des effets cascades positifs, ce qui signifie que vos clients sont plus susceptibles d'être satisfaits de votre produit/service.

Vous pouvez aller plus loin en intégrant le support client, le succès et la prestation de service dans le reste de vos activités via une approche de gestion des processus métier intégrée. Par exemple, vous pouvez mettre en place et utiliser de simples processus de support client.

La gestion des processus métier établit la standardisation des processus

La gestion des processus métier est une forme de contrôle qualité par la standardisation des processus métier. Avec la standardisation, les processus peuvent être améliorés plus facilement pour l'avenir, la productivité est augmentée et les opérations peuvent être planifiées en conséquence.

La gestion des processus métier encourage la collaboration inter-départements

La transparence des processus donnée par la gestion des processus métier signifie que les opérations entre départements peuvent être comparées et comprises. La collaboration inter-départements peut identifier les processus partagés, déterminer les redondances, et apprendre où l'information et l'expertise partagées peuvent être bénéfiques.

La gestion des processus métier améliore la sécurité, la sûreté et la conformité

Un manque de transparence peut entraîner des problèmes de sécurité, de sûreté et de conformité. La gestion des processus métier met en lumière ces problèmes pour que les parties prenantes en soient informées. Les processus peuvent être facilement adaptés pour rester à jour avec les normes de conformité, sécurité et sûreté, internes et externes.

Comment construire des processus

Nous voyons que la gestion des processus métier apporte de nombreux avantages, la question suivante est : comment implémenter la gestion des processus métier dans votre entreprise aujourd'hui ?

L'implémentation commence par la documentation des processus. C'est-à-dire que vous prenez vos processus actuels, les documentez y compris les membres d'équipe impliqués, puis exécutez et testez chaque processus.

Pour simplifier, nous pouvons décomposer l'implémentation en trois parties fondamentales :

• Pré-implémentation (planifier)
• Implémentation (exécuter)
• Ré-implémentation (réviser)

Pour clarifier, je vais travailler sur un exemple de processus et comment il a été implémenté.

Exemples de processus pour entreprises industrielles

Uniques à travers le monde, les gants en latex sont un exemple intéressant de processus industriels. Les opérations actuelles fonctionnent en parfaite synergie entre technologie ancienne et ultra-moderne. Trouver le bon équilibre entre les deux méthodes ferait partie de l'étape de pré-implémentation pour concevoir le processus de fabrication de gants en latex.

D'abord, les étapes de production de gants en latex seraient planifiées avant d'être implémentées comme dans la vidéo ci-dessous.

Cet exemple de gants en latex est excellent pour montrer comment les processus sont documentés. Comme le tapis roulant qui amène les gants pour la fabrication, un processus documenté garantit que chaque étape est réalisée dans le bon ordre, au bon moment, et qu'aucune étape n'est oubliée. Dans ce cas, le bon ordre des tâches serait :

1. Des mains en céramique ou aluminium sont obtenues, servant de moules
2. Les résidus de la dernière production de gants en caoutchouc sont éliminés par lavage à l'eau savonneuse
3. Les résidus sont éliminés par lavage à l'eau de Javel
4. Les moules mains quittent le bain de Javel et passent par des brosses pour un nettoyage supplémentaire
5. Les moules mains sont lavés dans une cuve d'eau chaude
6. Les mains sont essorées sur un support pour égoutter
7. Tant que les mains sont encore légèrement humides, les moules sont trempés dans un bain chimique
8. Les moules mains sont placés dans du caoutchouc liquide chaud renforcé pour plus de résistance
9. Le caoutchouc liquide réagit aux produits chimiques sur les mains (du bain chimique) et devient gélatineux
10. Revêtus de gel de caoutchouc, les moules essorent pour éliminer les résidus puis passent dans un four chaud pour séchage
11. Le caoutchouc subit un processus chimique appelé volatilisation le rendant fort et élastique
12. Les gants sont lavés et séchés
13. Les gants passent par des brosses qui roulent les bords
14. Les gants sont décollés des moules mains par des ouvriers

Documenter ce processus avant implémentation réduirait les erreurs et améliorerait par conséquent la disponibilité en temps et économiserait de l'argent pendant l'opération. Une fois les étapes documentées en pré-implémentation, l'implémentation du processus mettrait en évidence les inefficacités, les goulots d'étranglement et les zones d'amélioration. Les améliorations peuvent être faites en se référant aux étapes du processus enregistrées, en révisant ces étapes et en évaluant les rénovations nécessaires.

Il existe beaucoup d'informations et de ressources que vous pouvez consulter pour comprendre comment construire vos processus métier.

Comment gérer vos processus

Une fois vos processus construits, l'étape suivante est de les gérer. Les systèmes simples de gestion des processus métier peuvent être aussi simples que papier et crayon, en notant chaque étape du processus pour la suivre ensuite.

Cela peut se faire sous forme de liste de contrôle, documentant chaque tâche sur papier. Vous pouvez ensuite examiner chaque tâche pour déterminer comment améliorer un processus donné.

Le problème avec cette approche simple papier-crayon survient quand les processus deviennent de plus en plus complexes. Vous pourriez avoir besoin de fonctionnalités comme la logique conditionnelle, un moyen de prioriser une tâche donnée, ou une méthode pour s'assurer que le bon employé est assigné à une tâche spécifique.

Heureusement, il existe des outils pour vous aider à ajouter ce niveau de complexité pour la gestion de vos processus. Les outils BPM en ligne sont un excellent moyen de gérer des processus métier complexes.

Pour illustrer, je vais examiner un logiciel BPM de premier plan, Process Street. Avec Process Street, des listes de contrôle peuvent être créées pour contenir les fonctionnalités suivantes :

1. Assigner des tâches entre membres d'équipe selon les besoins
2. Introduire de la logique conditionnelle dans vos processus
3. Ajouter des tâches d'arrêt pour garantir l'ordre des tâches et la priorité
4. Définir des dates d'échéance pour s'assurer que les tâches sont terminées à temps

Ces fonctionnalités ajoutent de la complexité aux processus mais de manière conviviale. Avec ces listes de contrôle, l'erreur humaine peut être minimisée, la responsabilité accrue, et les outils et informations nécessaires pour accomplir toutes les tâches d'un processus donné sont enregistrés et fournis à l'utilisateur.

Implémentez la gestion des processus métier dans votre entreprise aujourd'hui

Dans cet article, nous avons discuté de ce qu'est la gestion des processus métier, et comment vous pouvez commencer à documenter et construire vos processus métier. Pour des processus plus complexes, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des processus métier, comme Process Street, pour vous aider à tout organiser.

La gestion des processus métier apporte de nombreux avantages aux entreprises, alors prenez de l'avance et commencez à utiliser la gestion des processus métier dans votre entreprise aujourd'hui.