5 façons dont le logiciel GMAO vous permet de vous concentrer sur l'essentiel

Bien sûr, vous voulez être efficace, mais pour ce faire, vous devez d'abord supprimer toutes ces distractions qui tuent l'élan et consomment de l'énergie qui vous empêchent de vous concentrer sur vos tâches principales. Et honnêtement, ce n'est généralement pas facile. Sauf si vous avez la bonne GMAO.

Une bonne plate-forme GMAO, dotée de fonctionnalités puissantes mais également facile à utiliser, vous permet de :

1. maintenez le flux de travail de votre bon de travail fluide
2. donnez la priorité au travail que vous faites passer
3. gardez un œil sur les progrès de chacun en temps réel
4. maintenir un programme de maintenance préventive pour réduire le travail réactif et imprévu
5. découvrez des tâches importantes que vous ne connaissez peut-être même pas

Examinons-les un par un.

1. Le logiciel GMAO vous aide à éviter que les petites tâches inutiles ne deviennent de grandes distractions

L'un des meilleurs moyens de garantir l'échec est de diviser votre attention. Avez-vous déjà essayé de conduire et d'envoyer un SMS en même temps ? Il y a une raison pour laquelle c'est illégal.

Lorsque le flux de travail de votre bon de travail est encombré de tâches inutiles, il est difficile de rester concentré. Au lieu de faire le travail qui doit être fait maintenant, vous perdez du temps et des efforts sur des choses qui auraient pu être reportées en toute sécurité ou, dans certains cas, pas faites du tout.

La solution est-elle de verrouiller complètement le système afin que vous soyez le seul à pouvoir générer un bon de travail ? Cela garantirait que seules les tâches importantes soient ajoutées à la liste des tâches. Mais voici le problème :vous n'avez maintenant que des tâches importantes sur votre liste de tâches, mais vous ne les avez pas toutes. Beaucoup sont ratés. Même pour les plus petites opérations, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'une seule personne rattrape tout ce qui doit être fait. Ce n'est tout simplement pas possible. Au lieu de cela, vous devez encourager tout le monde à signaler les problèmes. Tout le monde dans l'équipe de maintenance. Tous les opérateurs. Même les gens du front-office. S'ils voient quelque chose, ils doivent pouvoir le signaler rapidement et facilement. De cette façon, rien ne manque et chaque tâche importante est ajoutée à la liste.

C'est là qu'une GMAO commence à vous faciliter la vie. Les bons sont livrés avec un portail de demande que vous pouvez ouvrir à n'importe qui. Les gens peuvent soumettre des demandes rapidement et facilement. Les e-mails ne sont pas accidentellement mélangés aux dossiers de courrier indésirable. Les messages texte ne sont pas envoyés accidentellement aux mauvais numéros. Mais maintenant que vous pêchez avec un si grand filet, vous allez ramasser des choses dont vous ne voulez pas. C'est formidable lorsqu'un opérateur remarque un bruit étrange provenant de la presse hydraulique et le signale. Mais qu'en est-il lorsqu'un administrateur de la réception commence à soumettre plusieurs tickets concernant les serviettes en papier dans la salle de bain ?

C'est là qu'une GMAO continue de vous faciliter la vie. Rappelez-vous que les gens soumettent des *tickets*, pas des ordres de travail. Une fois que la GMAO a collecté la pêche du jour, elle vous permet ensuite de passer en revue et de générer des ordres de travail à partir des tickets que vous jugez importants et de "rejeter" ceux que vous n'avez pas. Le logiciel CMMS vous aide à collecter ce dont vous avez besoin et à vous débarrasser de ce dont vous n'avez pas besoin.

2. Le logiciel de GMAO place les tâches importantes au premier plan

Une fois que vous avez effacé toutes les tâches inutiles de votre flux de travail, il est temps de les mettre en ordre. Ils sont tous importants, et ils vont tous être faits, mais vous devez décider lesquels doivent être faits en premier.

Dans certains cas, vous allez établir des priorités en fonction de la criticité. Disons que vous avez deux tâches, l'une consiste à remplacer le moteur mort sur un tapis roulant et l'autre à remplacer une pompe de secours. Sans ce tapis roulant, l'ensemble de votre opération d'exécution s'arrête cher. Sans cette pompe de secours ? Le remplacer est important, mais vous avez une marge de manœuvre. Cela peut attendre.

Établir la criticité est en fait tout un art et une science à part entière, mais à la base, cela revient à poser une question principale à chaque actif :à quel point le mauvais est-il mauvais ? Si cet actif échoue, bien sûr, il est mauvais. Mais, à quel point est-ce mauvais ? Est-ce que mauvais n'est qu'un autre mot pour ennuyeux ? Ou est-ce le genre de mal qui peut gâcher votre journée ? Combien ce mal va-t-il coûter ? Dans d'autres cas, vous pouvez organiser les tâches de manière séquentielle. Besoin de remplacer les boulons de cisaillement de la souffleuse à neige que le concierge utilise pour dégager le stationnement des employés? Tout d'abord, vous voudrez fixer la porte basculante en métal sur le cabanon où la souffleuse à neige est entreposée et maintenant piégée. Tant que vous ne pouvez pas ouvrir cette porte, vous ne pouvez pas accéder à la souffleuse à neige pour la réparer.

La clé à retenir ici n'est pas la façon dont vous hiérarchisez vos ordres de travail. C'est que vous pouvez le faire facilement grâce à la GMAO. Une fois que vous avez défini vos ordres de travail, il suffit généralement de quelques clics ici et là pour les prioriser.

3. Le logiciel CMMS vous permet de générer et de garder un œil sur les ordres de travail de n'importe où, à tout moment, en temps réel.

Il est beaucoup plus facile de rester au top d'un projet lorsque vous pouvez accéder instantanément à des informations à jour à son sujet. Le technicien a-t-il déjà commencé le bon de travail ? L'ont-ils déjà fermé ? Vous attendez des pièces ? Plus vous en savez sur le montant actuel des progrès, plus il est facile d'arriver à la clôture.

Pour voir comment la GMAO rend cela possible, il est utile de la comparer aux systèmes traditionnels (qui sont ici juste une belle façon de dire obsolètes) basés sur du papier et des tableurs. Avec les bons de travail sur papier, il y en a généralement une copie qui est remise entre les chefs de service et les techniciens jusqu'à ce qu'elle soit finalement complètement perdue. Même lorsque le système fonctionne aussi bien qu'il le peut, il est lourd et lent.

Besoin de générer un bon de travail ?

Retournez à votre bureau et sortez votre stylo et vos formulaires.

Besoin d'attribuer le bon de travail ?

Votre technicien doit se dépêcher de retourner au bureau de maintenance pour le récupérer.

Maintenant qu'ils l'ont et qu'ils ont commencé, ont-ils besoin de savoir comment va le technicien ?

Rappelez-les au bureau ou rendez-vous dans l'établissement pour les retrouver.

Et c'est là que les choses se passent bien. Avec les feuilles de calcul, ce n'est vraiment pas mieux. Il peut sembler que le fait d'avoir un logiciel de bons de travail facilite le partage. Mais rappelez-vous :vous ne partagez pas le bon de travail. Au lieu de cela, vous créez une copie, puis vous partagez cette copie. Et cela signifie qu'il y a un tas de copies déconnectées qui circulent. Lorsque l'un d'eux est mis à jour, tous les autres exemplaires deviennent immédiatement obsolètes. Mais les gens qui les ont ne le savent pas.

Avec une GMAO basée sur le cloud, tout va mieux. Dès qu'un ticket arrive, vous êtes averti sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile. Vous pouvez rapidement consulter le ticket et commencer à créer un ordre de travail riche en données. Avec quelques clics bien placés et un défilement rapide du menu, vous pouvez inclure :

• listes de contrôle personnalisables
• matériaux et pièces associés
• copies numériques des manuels de réparation et d'entretien
• historique complet des bons de travail des actifs
• niveau de priorité

Si votre GMAO est vraiment bonne, elle dispose même de plans d'étage interactifs.

Et parce que tout se trouve sur une base de données GMAO accessible sur mobile (pas une feuille de papier facile à perdre ou une feuille de calcul bientôt obsolète), tout le monde consulte les mêmes informations, toujours à jour. Ceci est particulièrement pratique lorsque les techniciens ajoutent des notes, téléchargent des images numériques et clôturent des bons de travail. Avec une GMAO, vous ne perdez jamais de temps à chercher des bouts de papier ou à parcourir d'anciens e-mails à la recherche de pièces jointes perdues depuis longtemps. Au lieu de cela, vous vous concentrez sur ce qui est important :où en sont les gens en ce moment avec leurs tâches.

4. Le logiciel CMMS vous aide à configurer et exécuter un programme PM pour réduire le travail réactif et imprévu

Le logiciel GMAO est synonyme de maintenance préventive pour un tas de bonnes raisons. Une plate-forme GMAO conviviale et complète facilite grandement la configuration et la clôture des MP. Et c'est important à cause de tout le temps, l'énergie, l'argent et surtout le stress qu'un bon programme de PM vous fait économiser. Une fois que vous êtes prêt à trouver et à résoudre les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent ingérables et que votre budget ne soit dépassé, toute votre vie sera plus facile. Voici comment.

Tout d'abord, le travail est effectué selon un calendrier, et non au hasard lorsque les choses tombent en panne de manière inattendue. Tout le monde arrive au travail tous les jours en sachant exactement ce qu'il va faire. Plus de surprise. Et parce que les travaux sont planifiés longtemps à l'avance, vous pouvez vous assurer d'avoir les matériaux et les pièces dont vous avez besoin. Fini les fouilles de dernière minute dans le placard d'inventaire. Et plus besoin de courir pour réparer un actif pour découvrir qu'une pièce critique se trouve à trois jours de là dans l'entrepôt d'un fournisseur. Planifier à l'avance signifie que vous avez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Deuxièmement, il sera toujours moins cher de changer l'huile que de remplacer un moteur grippé. Tous vos actifs dureront plus longtemps et coûteront moins cher pour continuer à fonctionner.

5. Le logiciel GMAO vous permet de rester au courant de toutes les tâches importantes, y compris celles qui se cachent à la vue de tous.

Parfois, vous ne pouvez pas maîtriser toutes les tâches importantes parce que vous ne savez pas ce qu'elles sont toutes. Cela semble étrange, non ? Bien sûr, vous devez savoir ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Eh bien, pouvez-vous répondre aux questions suivantes :

• Quel ordre de travail du mois dernier vous a coûté le plus cher en main-d'œuvre, matériel et pièces, et en perte de productivité ?
• Quel élément vous a coûté le plus cher pour continuer à fonctionner au cours des six derniers mois ? Combien cela a-t-il coûté et quel pourcentage de votre budget global a-t-il consommé ?

Si vous ne connaissez pas les réponses et ne savez pas comment les trouver, vous avez besoin d'une GMAO.

Si vous ne connaissez pas les réponses mais savez que vous pourriez les trouver après avoir passé beaucoup de temps et d'énergie avec une calculatrice et une pile de paperasse, vous avez besoin d'une GMAO.

Parce que toute GMAO digne de ce nom a généré automatiquement des rapports remplis d'indicateurs de performance clés (KPI) qui vous donnent une vue d'ensemble de la maintenance. Une fois que vous savez où va votre argent, vous pouvez commencer à prendre des mesures pour dépenser moins dans ces domaines. Ensuite, en suivant les mêmes KPI au fil du temps, vous pouvez suivre vos progrès. Vous souhaitez en savoir plus sur les KPI ? Consultez notre article de blog sur ce qu'ils sont et comment les utiliser, KPI classiques pour le retour sur investissement de la GMAO .

Étapes suivantes

Imaginez à quel point votre vie va être meilleure avec une plateforme GMAO. Imaginez-vous organiser tout depuis votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile. Suivi de chaque ordre de travail en temps réel. Mettre en place et exécuter un programme de maintenance préventive fluide. Tirer parti des données de GMAO pour savoir où va vraiment l'argent et enfin maîtriser votre budget. Imaginez-le.

Alors prenez le temps de vous souvenir de la vie maintenant sans GMAO. Bons de travail à l'ancienne qui se perdent facilement ou deviennent obsolètes. Ce décalage frustrant entre les choses qui se passent et vous les connaissez. Maintenance imprévisible et réactive. Toutes ces inconnues.

Commencez maintenant à appeler les fournisseurs de GMAO.