Booster l'efficacité de votre CMMS grâce aux permissions utilisateurs stratégiques

Chaque fois que vous créez de nouveaux utilisateurs dans votre CMMS (et à tout moment après), définir les bonnes permissions est un moyen simple mais puissant d'augmenter la productivité.

Que sont les permissions utilisateurs ?

Elles définissent ce qu'un utilisateur peut faire dans le logiciel CMMS. Fondamentalement, elles contrôlent la capacité d'un utilisateur à :

• Voir
• Ajouter
• Modifier
• Supprimer

Vous pouvez ainsi avoir un utilisateur qui ne voit que les bons de travail. Un second qui les voit, les ajoute et les modifie. Un troisième qui peut aussi les supprimer. Mais ce n'est que pour les bons de travail. Pour les plans de sol numériques, ces trois utilisateurs peuvent avoir des combinaisons différentes : le premier ne voit que les plans, les deux autres peuvent tout faire.

Comment décider quelles permissions attribuer à chaque utilisateur ?

Il est rarement pertinent de créer un jeu de permissions unique par utilisateur. Définissez plutôt un jeu par type d'utilisateur.

Chaque organisation diffère, mais pour beaucoup de nos clients, Hippo configure :

• Admins Système
• Admins
• Ressources
• Demandeurs

Pour comprendre vite, associez chaque type à un personnage de Batman.

L'Admin Système, c'est Alfred, le majordome. Derrière son mur d'écrans à la Batcave, il voit et contrôle tout grâce au Bat-ordinateur tout-puissant. S'il est possible dans le logiciel, il le fait.

L'Admin, c'est Batman. Sur le terrain, il prend les décisions, contrôle totalement les flux de bons de travail et les plannings PM. Si une demande arrive, il l'assigne à Robin ou la rejette.

Les Ressources, c'est Robin. Ils voient les bons de travail. Selon les permissions, ils voient tout ou une partie. Batman peut activer/désactiver la capacité de Robin à clore seul les bons. (Les lecteurs avisés noteront que Batman a la ceinture utilitaire cool et devrait être Ressource. Les fans purs sauront que Robin en avait une aussi.)

Les Demandeurs, c'est le Commissaire Gordon. Ils se contentent d'allumer le Bat-Signal quand ils ont besoin de quelque chose. C'est à Batman de valider les demandes et de décider lesquelles deviennent des bons de travail assignés.

Comment déterminer vos propres types d'utilisateurs ?

Pas besoin de personnages de Batman. Commencez par lister les groupes qui utiliseront le CMMS. Le plus simple est de partir des titres de poste. Dans une usine, vous avez :

• PDG
• Chef du département maintenance
• Techniciens seniors
• Techniciens juniors
• Opérateurs

Pour chaque groupe, notez ce qu'il doit pouvoir faire dans le CMMS. Le chef maintenance doit pouvoir voir, ajouter, modifier, supprimer presque toutes les données. En bas de liste, les opérateurs n'ont souvent besoin que de soumettre des demandes.

Un bon fournisseur CMMS vous aidera à affiner cela pendant l'intégration. Mais vous gagnez du temps en ébauchant vous-même vos types d'utilisateurs.

Où sont les gains de productivité ?

Même avant le lancement, diviser les utilisateurs par type rationalise la formation. L'Admin Système (Alfred) devra tout apprendre en profondeur, mais les Ressources (Robin) n'auront peut-être besoin que de quelques sessions. En limitant ce que chacun peut faire, vous réduisez leur temps de formation.

Une fois lancé, les bénéfices dépendent de vos réglages de permissions.

L'utilisateur ne voit que ses bons de travail assignés
En limitant la visibilité, vous facilitez la recherche et la concentration sur son propre travail. Moins d'encombrement visuel, ces clics et défilements économisés s'additionnent. Ensuite, les employés qui passent trop de temps à surveiller ce que font les autres ont moins de matière à s'inquiéter. Toutes les organisations n'ont pas ce profil, mais certaines oui.

L'utilisateur voit tous les bons de travail associés
Dix techniciens dans le service, dont trois électriciens. En leur donnant accès aux bons associés, chaque électricien voit les siens et ceux des deux autres. Si l'un finit tôt, il sait exactement où aller prêter main-forte.

L'utilisateur ne peut pas clore seul ses bons de travail
Les nouveaux techniciens bénéficient d'une double vérification par des collègues expérimentés pour s'assurer du respect des bonnes pratiques internes. Un moyen simple : retirer la permission de clôturer. Avec un bon CMMS cloud mis à jour en temps réel, le staff senior n'a pas besoin de voir le travail physiquement. Il confirme à distance que la checklist est complète et valide les notes uploadées.

L'utilisateur ne peut que soumettre des demandes
Excellent moyen de détecter les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent coûteux : multiplier les yeux et les oreilles. Si quelqu'un voit quelque chose, vous voulez qu'il le dise. En industrie, les opérateurs, qui travaillent quotidiennement sur les actifs, sont votre système d'alerte précoce. Dans l'éducation, ce sont les enseignants.

Mais vous ne voulez jamais qu'ils puissent créer des bons de travail seuls. Vous seriez submergé de faux positifs. Et même quand ils ont raison, ils ne créeront probablement pas un bon de travail complet. Quelles chances qu'ils connaissent les pièces, manuels O&M, plans de sol à inclure dans un bon de travail riche en données ?

En les limitant aux demandes, vous gardez la main sur le flux de bons de travail. Seuls les bons travaux sont créés, et ils le sont correctement.

Prochaines étapes

Rappelez-vous : pour bénéficier des permissions utilisateurs, il vous faut un CMMS. Si vous n'en avez pas, contactez des fournisseurs. Si vous en avez un mais que les permissions ne vous conviennent pas, appelez votre fournisseur actuel et demandez de l'aide. S'ils sont bons, ils veulent vraiment que vous tiriez le maximum de leur logiciel.