Augmentez la productivité avec les autorisations des utilisateurs

Chaque fois que vous créez de nouveaux utilisateurs dans votre GMAO (et en fait à tout moment par la suite), définir les bonnes autorisations est un moyen simple mais puissant d'augmenter la productivité.

Que sont les autorisations utilisateur ?

C'est ce qu'un utilisateur peut faire dans le logiciel GMAO. À la base, les autorisations contrôlent ce qu'un utilisateur peut :

• afficher

• ajouter

• modifier

• supprimer

Ainsi, vous pouvez avoir un utilisateur qui ne peut voir que les bons de travail. Un deuxième peut afficher, ajouter et modifier les bons de travail tandis qu'un troisième utilisateur peut les afficher, les ajouter, les modifier et également les supprimer. Mais ce n'est que pour les bons de travail. Avec ces trois mêmes utilisateurs, vous pouvez avoir une combinaison différente d'autorisations pour les plans d'étage numériques. Le premier utilisateur ne peut que les voir, mais les deuxième et troisième peuvent les afficher, les ajouter, les modifier et les supprimer.

Comment puis-je décider des autorisations à attribuer à chaque utilisateur ?

Il n'est généralement pas logique de créer un ensemble unique d'autorisations pour chaque utilisateur. Au lieu de cela, vous devez décider d'un ensemble d'autorisations pour chaque type d'utilisateur.

Chaque organisation est différente, mais pour nombre de nos clients, Hippo met en place :

• Administrateurs système

• Administrateurs

• Ressources

• Demandeurs

Un moyen rapide de comprendre ces types d'utilisateurs consiste à connecter chacun à un personnage de Batman. Reste avec moi ici.

L'administrateur système est Alfred, le majordome. Assis derrière un mur de moniteurs à la Batcave, Alfred est capable de tout voir et de tout contrôler grâce au tout-puissant Batcomputer. Si quelque chose est possible dans le logiciel, il peut le faire.

L'administrateur est Batman. C'est lui qui décide sur le terrain, avec un contrôle total sur les workflows des bons de travail et les horaires de PM. Si une demande arrive, il peut choisir de l'attribuer à Robin ou de la rejeter complètement.

Les ressources sont Robin. Ils peuvent voir les bons de travail. Selon la configuration de ses autorisations, il peut voir tout ou seulement une partie des bons de travail. Batman peut également activer et désactiver la capacité de Robin à clôturer lui-même les ordres de travail. (Les lecteurs astucieux souligneront que Batman a la ceinture utilitaire cool et devrait donc être les ressources. Les fans purs et durs sauront que Robin avait aussi une ceinture utilitaire cool.)

Les demandeurs sont le commissaire Gordon. Ils sont limités à activer le Bat-Signal lorsqu'ils ont besoin de faire quelque chose. C'est à Batman d'examiner les demandes et de décider lesquelles deviendront des ordres de travail assignés.

Comment puis-je déterminer mes propres types d'utilisateur ?

Doivent-ils être des personnages de Batman ? Non, ne vous inquiétez pas. Au lieu de cela, le bon moyen est de commencer par dresser une liste des groupes de personnes qui utiliseront la GMAO. Il est probablement plus facile d'utiliser le titre du poste. Si vous travaillez dans une usine de fabrication, par exemple, vous avez :

• PDG
• Chef du service maintenance
• Techniciens supérieurs
• Techniciens juniors
• Opérateurs

Pour chaque groupe, notez ce que vous voulez qu'ils soient capables de faire dans la GMAO. Le responsable du service de maintenance, par exemple, doit pouvoir afficher, ajouter, modifier et supprimer presque toutes les données de la GMAO. En bas de la liste, les opérateurs n'ont probablement besoin que de pouvoir soumettre des demandes.

Un bon fournisseur de GMAO vous aidera à résoudre ce problème pendant le processus d'intégration. Cela dit, vous vous donnez quelques longueurs d'avance en essayant d'abord par vous-même de déterminer les types d'utilisateurs dont vous aurez besoin.

Où puis-je voir des gains de productivité ?

Avant même d'être opérationnel, en divisant les utilisateurs par type, vous pouvez rationaliser le processus de formation. Alors que votre administrateur système (Alfred) aura besoin d'opportunités pour apprendre tous les tenants et les aboutissants de la plate-forme CMMS, les ressources (Robin) pourraient être en mesure d'obtenir la plupart de ce dont elles ont besoin en quelques sessions. En limitant ce que les gens peuvent faire dans le logiciel, vous réduisez leur temps de formation.

Une fois que vous êtes opérationnel, les avantages dépendent de la façon dont vous définissez les autorisations.

L'utilisateur ne peut voir que les bons de travail qui lui sont attribués En limitant ce qu'ils peuvent voir, vous leur permettez de trouver et de se concentrer plus facilement sur leur propre travail. Tout d'abord, vous réduisez l'encombrement visuel, et ces clics et défilements enregistrés s'additionnent au fil du temps. Deuxièmement, les employés qui passent trop de temps à s'inquiéter de ce que font les autres employés ont désormais moins de soucis à se faire. Toutes les organisations n'ont pas ce type d'employé, mais certaines en ont certainement.

L'utilisateur peut voir tous les bons de travail associés Disons que le service de maintenance compte dix techniciens, dont trois électriciens. En les configurant pour voir les bons de travail associés, n'importe quel électricien peut voir ses propres bons de travail ainsi que tous les bons de travail attribués aux autres électriciens. Si quelqu'un ferme tôt, il sait exactement où aller pour donner un coup de main.

L'utilisateur ne peut pas clôturer lui-même les bons de travail Les nouveaux techniciens bénéficient du fait que les employés plus expérimentés vérifient leur travail pour s'assurer qu'ils suivent les meilleures pratiques internes, et un moyen simple de faire respecter cela consiste à supprimer l'autorisation de clôturer les ordres de travail attribués. Avec une bonne GMAO basée sur le cloud, mise à jour et sauvegardée en temps réel, les cadres supérieurs n'ont pas à voir le travail directement pour clôturer le bon de travail. Ils peuvent confirmer à distance que la liste de contrôle du bon de travail a été remplie et examiner toutes les notes téléchargées.

L'utilisateur ne peut soumettre que des demandes Un excellent moyen de détecter les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes de budget est d'avoir autant d'yeux et d'oreilles que possible à votre service. Si les gens voient quelque chose, vous voulez qu'ils disent quelque chose. Dans la fabrication, les opérateurs, les personnes qui travaillent chaque jour directement avec l'actif, sont votre système d'alerte précoce. Dans l'éducation, ce sont les enseignants.

Mais ce que vous ne voulez jamais, c'est qu'ils puissent générer eux-mêmes des ordres de travail. Vous allez être submergé de faux positifs. Et dans les cas où ils ont raison, il devrait y avoir un ordre de travail, ils ne risquent pas d'en générer un bon pour vous. Quelles sont les chances qu'ils connaissent les pièces, les manuels d'exploitation et de maintenance et les schémas d'étage qui doivent être inclus dans un bon de travail riche en données ?

En limitant ces utilisateurs à soumettre des demandes, vous pouvez correctement gérer le flux de travail de votre ordre de travail. Seuls les bons ordres de travail sont générés, et ils sont générés correctement.

Étapes suivantes

N'oubliez pas que pour bénéficier des autorisations des utilisateurs, vous avez besoin d'une GMAO. Si vous n'en avez pas, commencez à contacter les fournisseurs. Si vous avez déjà une GMAO mais que vos autorisations ne sont pas configurées comme vous le souhaitez, appelez votre fournisseur actuel et demandez de l'aide. S'ils sont bons, ils veulent vraiment que vous tiriez le meilleur parti de leur logiciel.