Comment une documentation à jour peut-elle réduire les non-conformités ?

Toute non-conformité survenant lors d'une des étapes de production pénalise l'entreprise à plusieurs égards. Erreurs et écarts de fabrication à partir des spécifications gaspillent du temps, de l'argent et de l'énergie. De plus, si des produits non conformes parviennent au client, il est indéniable que l'image de l'entreprise en sera affectée. La lutte contre les non-conformités est donc essentielle pour ces derniers et cela passe notamment par le maintien à jour de la documentation de la filière.

Documents mis à jour pour éviter les erreurs et les non-conformités

Les documents industriels sont vitaux , car c'est sur leur base que s'effectuent les différentes opérations dans l'entreprise. Chaque action à effectuer dans le processus est documentée, chaque donnée obtenue par les capteurs de la machine est enregistrée, chaque information importante est enregistrée pour assurer la traçabilité.

Les instructions de travail sont affichées en évidence dans la pyramide documentaire, constituant, avec les enregistrements qualité, la base de ladite pyramide de manière à refléter la réalité opérationnelle sur le terrain . Ces modes opératoires sont écrits et expliqués de manière claire et précise, car ils codifient précisément les opérations à réaliser et sont donc des éléments clés de la chaîne de valeur.

Les instructions de travail, ainsi que la documentation technique, les processus et les procédures ne sont pas figés. Lorsque des améliorations sont nécessaires pour améliorer la qualité et les performances de production, ces documents doivent être mis à jour dans cette optique. En d'autres termes, une nouvelle version mise à jour du support est produite et l'ancienne ne doit plus servir de référence aux opérateurs, sous peine de risque élevé de non-conformité.

Une documentation constamment mise à jour est donc l'un des principaux moyens de prévenir les écarts par rapport aux normes et aux attentes .

Mettre à jour les matériaux afin de réagir efficacement en cas de divergences

Si la mise à jour des matériaux de référence réduit la probabilité de non-conformité, elle offre également la possibilité de réagir efficacement si cela se produit.

Là encore, il s'agit de modifier les documents existants en ajoutant les erreurs constatées lors des opérations de contrôle et d'audit , voire des défauts découverts après la livraison. Bien sûr, il n'est jamais bon pour une entreprise d'avoir son produit en non-conformité entre les mains du client, mais elle doit aussi savoir régulariser la situation une fois l'incident survenu, que ce soit en externe (après que le produit ait été vendu) ou en interne, lors d'une des étapes de fabrication du produit. A cette fin, il fonde ses actions correctives sur des procédures spécifiques qui détaillent la marche à suivre en cas de détection de non-conformité. Dans ce cas également, les procédures en question doivent être constamment et impérativement mises à jour pour que les actions curatives à entreprendre soient réellement efficaces.

En bref, une documentation industrielle à jour est utile à l'entreprise tant en termes de prévention que de correction. Il garantit la qualité de la production et du service offert aux clients en réduisant les risques de non-conformité.

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