Pourquoi tant de chaînes d'approvisionnement sont bloquées dans le passé et une voie à suivre

Si vous alliez au restaurant avec quatre amis et que seulement deux d'entre vous prenaient vos repas, considéreriez-vous cela comme un succès ? Et si votre vol New York-Los Angeles atterrissait au Kansas ? En tant que consommateur, vous ne visiteriez plus ce restaurant et n'achèteriez pas huit repas pour compenser le fait que le restaurant ne livre que 50 % de ce que vous avez commandé. Vous ne paieriez pas un vol vers le Japon pour passer des vacances à Hawaï. Payer deux fois le produit dont vous avez réellement besoin n'est pas seulement une mauvaise affaire, c'est une mauvaise affaire qui coûte plus que ce que vous pouvez vous permettre, sans parler de créer une expérience terrible pour toutes les parties impliquées. Alors pourquoi les grandes entreprises manufacturières font-elles cela avec leurs chaînes d'approvisionnement ?

L'approvisionnement direct est peut-être le seul domaine des opérations d'un fabricant où ce principe en amont s'applique, un domaine où les taux de livraison OTIF (ponctuels et complets) faibles ou inférieurs aux normes sont considérés comme un succès. Les chaînes d'approvisionnement sont devenues si complaisantes que les acheteurs savent mieux que de s'attendre à recevoir chaque pièce à temps, dans son intégralité et avec la qualité dont ils ont besoin, et cela a conduit à une surachat généralisée devenant la norme plutôt que l'exception. Même dans le meilleur des cas, les commandes excessives de pièces mobilisent de l'argent sous la forme de coûts irrécupérables ou de stocks de sécurité excédentaires. Pendant les périodes de perturbations extraordinaires, comme celle dans laquelle nous nous trouvons actuellement, cette pratique entraîne efficacement les entreprises sur le terrain.

Disons que toutes les pièces arrivent à temps, complètement intactes. Maintenant, vous avez potentiellement des dizaines de milliers de dollars immobilisés dans des stocks de sécurité excédentaires et des stocks qui pourraient ne jamais voir le jour, surtout si ces pièces deviennent obsolètes avant d'être utilisées. Vous êtes coincé avec un inventaire qui finira par être radié.

Comment en sommes-nous arrivés là ?

La réponse courte est :« Parce que nous avons toléré un manque de responsabilité à presque tous les nœuds de la chaîne d'approvisionnement », de la relation acheteur-fournisseur aux problèmes de confiance et de transparence avec les données aux outils obsolètes qui empêchent la chaîne d'approvisionnement de fonctionner efficacement ou avec le bon niveau de visibilité et de collaboration.

Il est facile, par exemple, de blâmer un fournisseur pour de nombreux malheurs d'une chaîne d'approvisionnement. Cependant, si un fabricant connaît des taux d'OTIF bas, un stock de sécurité excédentaire et une vitesse d'inventaire lente, ou paie systématiquement des frais d'expédition et des pénalités considérables pour les clients, le premier arrêt sur la route du remboursement devrait être un miroir.

Après tout, la défaillance d'un fournisseur est un symptôme, et non la cause, d'une mauvaise performance de la chaîne d'approvisionnement. Il peut être retracé du côté de l'acheteur, résultant parfois d'une erreur humaine mais le plus souvent du statu quo - suivi des bons de commande avec e-mail, feuilles de calcul et notes autocollantes, par exemple - et des données inexactes et stagnantes présentes dans les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) .

Lorsque les entreprises réalisent que leurs données ERP sont obsolètes et dépendent de mises à jour manuelles, elles abordent avec scepticisme les outils dans lesquels elles ont investi beaucoup de temps et d'argent. Soit ils opèrent par instinct, soit ils sont obligés de faire aveuglément confiance à leurs données ERP car, quels que soient les problèmes internes affectant les performances de leur chaîne d'approvisionnement, ils sont toujours obligés de faire sortir le produit. La réalité est que les chaînes d'approvisionnement évoluent plus rapidement que jamais et sont semées de surprises, de perturbations et de changements constants dont de nombreuses entreprises ne sont même pas conscientes avant qu'il ne soit trop tard. Au moment où les acheteurs ont branché les points de données pour les matières premières, le stock de sécurité min-max, l'inventaire et les délais de livraison, les données sont déjà obsolètes parce que quelque chose quelque part dans la chaîne d'approvisionnement - un changement de bon de commande, un e-mail sans réponse, le plomb modifié d'un fournisseur ou le temps de réponse - est passé inaperçu pendant trop longtemps.

Même avant COVID, la perturbation de la chaîne d'approvisionnement était si répandue qu'une « surprise » n'était même pas surprenante. C'est attendu, et c'est une mentalité cultivée parmi les fabricants que les pertes de revenus dans la chaîne d'approvisionnement sont simplement devenues le coût de faire des affaires. Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement se produisent généralement lors d'événements - pensez aux catastrophes naturelles, aux changements géopolitiques et aux pandémies mondiales - qui provoquent des pics rapides de la demande et affectent la capacité du fournisseur à suivre le rythme.

En « temps normal », 40 % des lignes de commande d'achat (lignes de bon de commande) changent, selon un rapport de The Hackett Group. Ce taux a atteint un énorme 60 % au cours de la première partie de l'année dernière en raison de la perturbation du COVID-19.

La relation acheteur-fournisseur est censée être un partenariat stratégique, mais la « stratégie » est gaspillée lorsque les deux parties passent la majeure partie de leur temps enfouies dans des feuilles de calcul obsolètes et de longues chaînes de courrier électronique alors qu'elles tentent frénétiquement de s'adapter au moindre changement. Le système engendre la méfiance et le manque de responsabilité. Personne ne veut travailler de cette façon et il ne devrait pas avoir à le faire, alors pourquoi tant d'entreprises sont-elles encore bloquées dans le passé ?

Comment résoudre le problème de l'OTIF

Tenter de compenser une mauvaise collaboration avec les fournisseurs sans s'attaquer à la cause première du problème conduit inévitablement à de faibles taux d'OTIF, ou pire, à considérer les faibles taux d'OTIF comme un succès. Les fabricants et les acheteurs doivent adopter de nouvelles meilleures pratiques et tactiques pour évaluer les performances des fournisseurs et gérer les relations avec les fournisseurs individuels et les fournisseurs à grande échelle afin d'obtenir en fin de compte des taux OTIF réels améliorés :

Évaluez les performances des fournisseurs en temps réel. Les évaluations mensuelles ou trimestrielles des fournisseurs sont une mentalité de la vieille école et devraient être la première chose à faire. Les fabricants et les décideurs de la chaîne d'approvisionnement doivent effectuer des évaluations des fournisseurs plus fréquentes, en temps réel, voire prédictives, et utiliser ces points de contact pour discuter des améliorations stratégiques afin d'améliorer les performances futures plutôt que de diagnostiquer les échecs passés. Rationalisez ces conversations avec des tableaux de bord ou des diapositives basés sur les données qui évaluent les performances et les livraisons à temps, et partagez-les avec vos fournisseurs afin qu'ils comprennent comment vous les évaluez et puissent répondre à vos attentes et objectifs.

Réévaluer les délais. Votre ERP doit avoir des délais de livraison précis pour chaque pièce chaque seconde de chaque jour. Une commande fournisseur est-elle systématiquement en retard ? Cela peut indiquer que les délais de votre ERP sont obsolètes. Parlez à votre fournisseur pour vérifier les données, puis effectuez les mises à jour en conséquence dans votre ERP afin que la planification de la demande puisse faire son travail.

Attendez-vous à la confirmation du bon de commande - au lieu de l'espérer. Pouvez-vous communiquer facilement et rapidement avec vos fournisseurs ? Il est juste de s'attendre à ce que vos fournisseurs reconnaissent les modifications de bons de commande à 100 % du temps sans délai excessif qui conduit inévitablement à des défaillances en cascade et à de mauvaises performances. Après tout, à quoi bon envoyer une demande accélérée si elle n'est ouverte qu'une semaine plus tard ? La reconnaissance en temps opportun des bons de commande est un signe révélateur d'une bonne communication avec les fournisseurs et devrait être l'une des mesures les plus importantes utilisées par les acheteurs pour évaluer les relations avec les fournisseurs.

Établissez une commande parfaite. Suivez le pourcentage de pièces que vous recevez à temps, en bon état et à la qualité que vous attendez. Votre fournisseur doit livrer une commande parfaite 90 % du temps ou plus pour poursuivre la relation. Rien de moins met les revenus en danger et peut entraîner des ruptures de stock, des coûts gonflés et l'érosion constante de la confiance des clients.

Découvrez vos coûts cachés. Connaissez-vous l'écart entre ce qu'un fournisseur vous a proposé et ce qu'il vous a facturé ? Savez-vous combien vous payez les frais de logistique accélérée pour compenser les retards de livraison ? L'achat excessif de pièces et les pénalités de retard de livraison ne sont pas les seuls coûts résultant de la complaisance de la chaîne d'approvisionnement. La rationalisation du premier kilomètre vous permet également de découvrir d'autres oublis coûteux, comme le paiement en trop sur les factures des fournisseurs qui ne correspondent pas à vos bons de commande finaux.

Des améliorations comme celles-ci nécessitent une volonté de s'adapter à la chaîne d'approvisionnement moderne et rapide d'aujourd'hui. L'introduction du changement et la mise en œuvre de nouveaux processus peuvent être intimidantes, mais elles sont payantes à long terme. Vous vous souvenez de ce billet d'avion pour le cross-country ? Au moment de réserver votre voyage, allez-vous appeler une agence de voyages et payer des frais de service inutiles ? Ou allez-vous adopter des outils de voyage modernes qui vous permettront de réserver en ligne, vous permettant ainsi d'économiser du temps et de l'argent, vous offrant une tranquillité d'esprit pour le voyage à venir ?

Tom Kieley est co-fondateur et PDG de SourceDay, un fournisseur de logiciels de performance de la chaîne d'approvisionnement.