Cinq conseils pour optimiser les chaînes d'approvisionnement des soins de santé

Les chaînes d'approvisionnement des soins de santé ont tendance à être des entreprises réglementées à marge élevée, avec des exigences de qualité strictes, telles que le besoin de stockage et de transport dans la chaîne du froid. Pourtant, ils sont souvent mûrs pour des améliorations à tous les niveaux.

Des inefficacités surviennent souvent en raison de l'externalisation des capacités à des prestataires de services logistiques (LSP) sans contrôle approprié, de la nature transfrontalière de nombreux produits et de réglementations complexes qui souvent ne sont pas bien comprises.

Les entreprises du secteur peuvent réaliser des améliorations significatives dans un certain nombre de domaines clés, notamment les coûts, les stocks et le fonds de roulement, la qualité du service et les ventes. Les avantages potentiels sont nombreux, notamment :

Voici cinq conseils pour optimiser les chaînes d'approvisionnement des soins de santé :

Ciblez vos fournisseurs. L'un des endroits les plus faciles pour commencer est de consolider ou d'améliorer la gestion de votre base de fournisseurs. Une grande partie des dépenses globales de la chaîne d'approvisionnement réside dans l'achat de matériaux, de produits et de services. Cela peut inclure les LSP, les fournisseurs d'entrepôts, les fournisseurs de matières premières et les reconditionneurs. Cependant, une fois que vous avez externalisé ces capacités, vous devez les gérer efficacement, sinon elles vous géreront.

Les entreprises cherchant à regrouper leurs fournisseurs et leurs contrats doivent procéder comme suit :

• Optimisez vos volumes. Consolidez votre entrepôt et vos partenaires LSP grâce à quelques paramètres clés.
• Créez des contrats gagnant-gagnant. Standardisez les contrats, y compris les conditions, qui établissent de véritables partenariats. Faites-en une collaboration gain-part/pain-share.
• Relancer un appel d'offres. Il s'agit de vous aider à comprendre le marché et à maintenir la compétitivité des fournisseurs. Mieux encore, créez un contrat entièrement ouvert.

Lorsqu'il s'agit d'assurer la performance et l'amélioration continue des fournisseurs :

• Mesurer sur une cadence régulière. Mettez en place un tableau de bord équilibré des performances et effectuez des évaluations de performances mensuelles, trimestrielles et annuelles.
• Mesurer l'amélioration du delta. Est-ce qu'il évolue avec le temps, comme il se doit ? Si non, pourquoi pas ?
• Évaluer le programme d'amélioration continue contre la maturité de votre chaîne d'approvisionnement.

En vous concentrant sur ces deux domaines, vous constaterez de grandes améliorations dans les coûts et le service des fournisseurs.

Concentrez-vous sur les performances. Définissez et pilotez une hiérarchie de mesures de la chaîne d'approvisionnement basées sur les résultats et significatives pour vos clients. Ils doivent être larges et approfondis, et permettre l'analyse des compromis entre les indicateurs clés de performance (KPI). De tous les conseils, celui-ci est probablement le plus important pour apporter des améliorations réelles et continues.

Les entreprises doivent créer un modèle de KPI à plusieurs niveaux basé sur l'industrie, axé sur les coûts, les liquidités, le service et la qualité. Les KPI doivent être complets et mesurer l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, y compris la fabrication, la distribution, la planification, les prévisions et les finances. Utilisez les références de l'industrie, notamment les directives APICS, POBOS et Gartner pour évaluer et aider à définir des objectifs. Vous pouvez avoir plusieurs chaînes d'approvisionnement au sein d'une même entreprise, chacune avec des objectifs et des priorités différents.

Fixez-vous des objectifs à tous les niveaux de l'organisation. Obtenez le plus haut niveau d'assistance commerciale pour appliquer la définition d'objectifs dans diverses parties de la chaîne d'approvisionnement. Visez une visibilité en temps réel des données de performance pour l'ensemble du personnel et des fournisseurs.

Concentrez-vous sur les performances quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles en fixant des objectifs à tous les niveaux, afin d'obtenir une amélioration de 20 % d'une année sur l'autre des indicateurs clés.

Activer la visibilité. Savoir où se trouvent vos produits finis dans la chaîne d'approvisionnement à un moment donné génère une multitude d'opportunités d'optimisation. Mais ce n'est pas aussi facile qu'il y paraît.

Rassemblez vos données clés. Investissez dans l'essentiel, en gardant vos données en un seul endroit pour l'analyse. Cela inclut des informations sur les produits et les SKU, les sites de fabrication, les centres de distribution, les voies d'expédition, les modes, les fournisseurs et les clients.

Développez votre capacité d'analyse de bout en bout. De plus, pensez à déployer des plateformes logicielles conçues pour cet achat. Tirez parti de nouvelles capacités dans le domaine, y compris l'intelligence artificielle. Si vous choisissez d'acheter un service d'analyse, recherchez un fournisseur de logistique tiers (4PL) ou un fournisseur de logistique tiers (3PL) solide.

Comprenez vos coûts. Cela semble basique, mais de nombreuses entreprises ne comprennent pas combien et où sont leurs coûts. Cela peut également être compliqué à évaluer, en raison de l'absence d'une source unique de vérité sur les dépenses de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que de données inexactes ou manquantes.

Collectez vos données de coût de revient et de coût de service aussi souvent que possible. Regroupez-les en catégories standard pour une analyse comparative et une évaluation plus approfondie. Recherchez quand les modèles de coûts sortent de la norme, et comparez-les en interne et en externe.

Accédez au niveau de données le plus bas — la facture — pour comprendre où se trouvent les opportunités d'économies. Au cours du processus, vous découvrirez tous les modèles de coûts non standard. Et lancez des projets qui standardisent et éliminent les déchets.

Standardiser, standardiser, standardiser. De nombreuses organisations à grande échelle se sont développées par acquisition, ce qui conduit inévitablement au développement d'une multitude de processus et de systèmes au fil des ans. En outre, des entreprises plus décentralisées permettent aux parties locales ou régionales de l'entreprise d'agir de manière indépendante d'une certaine manière. Cela conduit à de nombreuses opportunités d'amélioration à tous les niveaux.

Standardisez les processus physiques et financiers à l'aide de cadres standard tels que le modèle de référence des opérations de la chaîne d'approvisionnement (SCOR). (Et n'oubliez pas les données de référence !) Faites respecter les normes par le biais d'un parrainage descendant, et assurez-vous d'inclure les fournisseurs et les clients.

Mesurez les performances de vos étapes en cours et de vos principaux leviers de sortie pour voir à quel point ils « collent ». Liez les performances locales, régionales et mondiales, et comparez-les régulièrement (tout en prenant les résultats avec un grain de sel).

Il n'est pas facile de faire tomber les murs dans toute l'organisation et d'amener tout le monde à réfléchir et à exécuter le processus de manière cohérente, mais cela en vaut la peine. Avoir un processus global standard ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir de variations locales; ils doivent juste être gérés.

Il existe une multitude d'opportunités d'améliorer la chaîne d'approvisionnement typique des soins de santé. La clé est de démarrer avec une structure cohérente. Chaque jour que vous attendez est une autre vente perdue, des coûts plus élevés et une entreprise moins rentable. Le changement nécessite d'adopter une orientation ferme et de fournir un soutien indéfectible du sommet. Et n'oubliez pas de faire appel à des experts externes dans le domaine et aux cadres de l'industrie pour vous aider dans votre cheminement. Vous n'êtes pas obligé de partir de zéro et de tout faire vous-même.

James Hickland est associé directeur de Northstar Aligned Consulting LLC.