Intégration fournisseurs efficace : 5 conseils éprouvés pour un processus fluide

Le processus de collecte de données sur les fournisseurs potentiels, de réalisation d'évaluations de conformité et de risque, et de les intégrer dans une plateforme ou chaîne d'approvisionnement est collectivement connu sous le nom d'intégration fournisseurs (supplier onboarding). Simplement dit, il s'agit de créer des processus fluides et gérables pour développer de solides relations acheteur-vendeur — le genre qui aboutit à de meilleurs résultats pour toutes les parties impliquées.

Établir de nouvelles relations fournisseurs peut être délicat. Si vous n'avez pas une méthodologie claire et établie en place pour intégrer les fournisseurs, vous risquez une relation endommagée dès le départ. S'assurer que ces processus sont efficaces et rationalisés avant de tenter une nouvelle intégration aide à démarrer la relation du mieux possible.

De bonnes affaires viennent de bonnes relations. Tout comme vous nourrissez vos clients, vous devriez faire de même avec les fournisseurs de gros ou tout autre type de vendeur.

Un processus d'intégration fonctionnel formera la base d'un système robuste de gestion des fournisseurs et améliorera ces partenariats cruciaux. Ce qui suit aidera également :

• Meilleur suivi des données de workflow,
• Automatisation des tâches de base,
• Main-d'œuvre connectée,
• Réduction des risques,
• Garantie de conformité réglementaire,
• Augmentation du retour sur investissement,
• Pratique de l'optimisation de la main-d'œuvre, et
• Réduction de l'erreur humaine.

Sans intégration fournisseurs robuste, au mieux vous faites face à une baisse de productivité. Au pire, vous risquez de nuire à vos relations en raison d'une mauvaise gestion, formation ou accompagnement.

Voici cinq façons de créer un processus d'intégration fournisseurs bien planifié.

Développer une méthodologie d'évaluation et d'approbation

Lors de l'établissement de vos processus d'intégration, vous devrez d'abord développer des programmes précis d'évaluation et d'approbation des fournisseurs. Évaluer soigneusement un nouveau fournisseur est crucial pour atténuer les risques et éviter la fraude. Faites-le en introduisant et standardisant les workflows. Assurez-vous que vos valeurs et standards correspondent à ceux que vous intégrez.

Vous devez développer des ensembles de questions qui répondent à vos préoccupations, divisées en catégories comme la production environnementale, les exigences légales, les besoins d'assurance, avec qui ils travaillent, et comment ils travaillent avec eux. Une fois que vous êtes à l'aise avec les réponses, tout le processus à partir de là devient bien plus facile.

Assurer la cohérence à travers tous les sites

De nombreuses entreprises, particulièrement celles avec des opérations internationales, utilisent différents systèmes en silos, souvent avec des données fournisseurs incohérentes. Vous devez vous assurer que le processus d'intégration, de haut en bas, est uniforme à travers tous les sites.

Utilisez une technologie qui vous offre une vue complète des données de vos fournisseurs et des services qu'ils fournissent. Ces données peuvent être traduites dans toutes les branches et départements. Assurez-vous que cela reste la méthodologie uniforme pour garantir un déploiement fluide.

Les campagnes d'intégration les plus réussies sont construites sur une culture de communication, mais une bonne communication n'arrivera pas dans le vide. Vos processus devraient rendre simple pour différents départements, parties prenantes et sites d'accéder aux données fournisseurs, pour que tout le monde agisse sur la bonne information. Cette étape boostera l'efficacité, tout en atténuant le risque de retards et en promouvant une relation positive avec le nouveau fournisseur à travers le conseil.

Créer un portail fournisseur

S'il n'y en a pas déjà un, créez-en un pour les fournisseurs potentiels pour enregistrer leur intérêt à travailler avec vous. Un email de proposition se perd généralement dans une boîte de réception encombrée.

Cela peut prendre plusieurs semaines à quelques mois pour rassembler toutes les informations pertinentes requises pour un processus d'intégration. Créer ce portail, combiné avec une application de gestion, accélère le processus pour les deux parties.

Le portail devrait contenir tous les formulaires pertinents à remplir, ainsi que les informations de contact et références. Cela améliore l'exactitude des données, réduit le backlog, et augmente la visibilité du processus.

Assigner une importance stratégique

Les fournisseurs devraient être évalués pendant le processus d'intégration basé sur leur niveau d'importance pour vos opérations commerciales. Ce facteur devrait être pondéré basé sur l'urgence, le coût, et la difficulté d'intégration.

Si un fournisseur offre un gain immédiat, poussez-le plus haut sur une liste. Si un autre offre quelque chose que vous voulez, mais dont vous n'avez pas nécessairement besoin à ce moment présent, alors abaissez sa position sur votre liste.

Il serait préférable de segmenter vos fournisseurs basés sur leur priorité pendant le processus d'intégration, pour une meilleure gouvernance, gestion et développement de relation. Ainsi, vous pouvez mieux assigner les délais et ressources tout en vous concentrant sur les opérations quotidiennes. Tout cela peut être intégré dans le portail fournisseur susmentionné, pour que tous les concernés sachent où ils en sont.

Investir dans la bonne technologie

Même les processus les mieux pensés ne seront jamais pleinement optimisés s'ils sont encore faits sur papier par des humains. L'automatisation et l'intelligence artificielle boostent vos processus, éliminent les erreurs, et libèrent votre main-d'œuvre pour se concentrer sur des tâches à haute valeur comme le recrutement de nouveaux fournisseurs ou l'amélioration des relations existantes. Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour repenser votre technologie de bureau, avec la pandémie forçant tout le monde à penser différemment pour l'avenir.

La bonne solution d'achats peut écarter de nombreux problèmes de démarrage qui surgissent avec la nouvelle intégration fournisseurs. En gardant toutes vos données dans le cloud, vous pouvez les rendre accessibles et contrôler qui les utilise, assurant une communication cohérente avec les parties pertinentes.

Employez les bons outils de communication, comme les services VoIP à travers toutes les équipes et bureaux, pour améliorer la communication à distance. Ainsi, tout le monde est sur la bonne voie et sait jusqu'où le processus d'intégration a avancé.

Que ce soit l'embauche de freelances dans des situations d'intégration retail, l'ajout d'un nouveau vendeur, le processus de candidature d'un partenaire potentiel, ou simplement vouloir en savoir plus sur les gens qui veulent travailler avec vous, vous devez rationaliser et standardiser votre processus d'intégration.

N'oubliez pas d'assigner les bonnes personnes pour gérer le processus. Automatisez où vous pouvez. N'ayez pas peur d'ajuster et de créer un plan qui vous aide à travers 90 % de chaque processus d'intégration. (Chaque fournisseur sera un peu différent.) Fixez des attentes claires et investissez dans la bonne technologie pour vous aider tout au long.

Obtenez ces cinq conseils corrects, et l'intégration de nouveaux fournisseurs deviendra une méthodologie facile à implémenter, et encore plus facile à suivre.

John Allen est directeur du SEO global chez RingCentral, un fournisseur mondial de logiciels UCaaS, VoIP et centre de contact.