5 façons dont les fabricants californiens peuvent se préparer à une catastrophe naturelle

En tant que Californiens, nous savons qu'il ne s'agit pas de savoir si, mais quand la prochaine catastrophe naturelle frappera. Les pertes dues aux récents incendies de forêt dans le nord de la Californie ont endommagé ou détruit plus de 700 entreprises ; d'autres sont encore sous le choc des coulées de boue de Montecito. Et le tremblement de terre de 2017 à Mexico continue d'avoir des experts spéculant sur le "grand" du sud de la Californie, avec des dommages attendus d'un tel événement estimés à plus de 300 milliards de dollars.

Reconnaissant ces incidents ainsi que la possibilité de futurs, la United States Small Business Association offre désormais des prêts pouvant aller jusqu'à 2 millions de dollars pour réparer et remplacer les biens immobiliers, les machines et l'équipement endommagés ou détruits. Et bien que cela rassure, un plan de préparation aux catastrophes est toujours essentiel pour maintenir votre entreprise à flot. Selon le Bureau de gestion des urgences de Santa Monica, le manque de préparation peut avoir un prix :

• Les entreprises qui ne reprennent pas leurs activités dans les 10 jours suivant une catastrophe ont peu de chances de survivre
• Parmi les entreprises qui subissent une catastrophe et n'ont pas de plan d'urgence, 43 % % ne rouvrent jamais ; parmi ceux qui rouvrent, seuls 29 % fonctionnent encore deux ans plus tard.

Alors que nous espérons le meilleur, il est judicieux de prévoir le pire. Nous avons donc identifié cinq domaines importants de votre entreprise qui doivent être évalués pour rester prêt à tout ce qui pourrait vous arriver.

1. Évaluez vos installations

Les fabricants s'efforcent constamment de faire de l'usine un endroit sûr. Mais même avec les garanties et les procédures de sécurité les plus strictes, une catastrophe peut toujours devenir mortelle. Voici les trois mesures que vous pouvez prendre pour mieux protéger vos installations :

• Installation de volets roulants pour portes et fenêtres
• Vérifier les boulons et les renforts sur les équipements lourds qui pourraient basculer (ou les installer s'ils ne sont pas déjà en place)
• S'assurer que toutes les sorties sont toujours accessibles (il peut y avoir une tendance à bloquer certaines qui sont généralement inutilisées pour accueillir le stockage, les fournitures ou l'équipement)

Certains fabricants envisagent également leur adoption de l'automatisation et de la robotique avancée dans le cadre d'un plan d'urgence ; bien que l'intention initiale ait pu être d'augmenter l'efficacité, ces technologies peuvent également éloigner les employés des équipements dangereux et des matières dangereuses qui pourraient devenir encore plus mortelles en cas de catastrophe soudaine.

En plus de ces précautions de sécurité, vous devez toujours vous assurer que vos installations ont chacune des fournitures suivantes stockées sur place :

• Une semaine d'eau et de nourriture non périssable, assez pour accueillir le plus grand nombre d'employés qui peuvent être présents à un moment donné
• Trousses de premiers secours
• Extincteurs
• Lampes de poche et piles
• Sacs en plastique étanches
• Radio à ondes courtes
• Générateur

Certains d'entre eux peuvent sembler évidents, et bien qu'ils puissent être présents dans votre établissement, ils ne sont souvent pas vérifiés avec une fréquence suffisante - les fournitures s'usent, les piles meurent avec le temps et les lampes de poche se cassent, il est donc important de vérifier vos fournitures régulièrement.

2. Évaluez votre assurance

Bien que les fabricants de petite et moyenne taille aient généralement une certaine forme d'assurance des biens commerciaux, ce n'est probablement pas exhaustif. Les polices d'assurance doivent être révisées chaque année, et vous voudrez examiner les quatre polices de couverture suivantes pour atténuer les dommages potentiels en cas de catastrophe.

• Couverture des pertes physiques. Ces polices couvrent les coûts de réparation, de remplacement ou de reconstruction des biens endommagés ou détruits.
• Couverture en cas d'interruption d'activité. Cette politique vous permettra de récupérer certaines pertes dues aux dommages matériels si vous choisissez de maintenir les opérations pendant que vous réparez et reconstruisez.
• Couverture éventuelle d'interruption d'activité. Un sinistre peut ne pas vous avoir affecté directement, mais il peut avoir affecté le fonctionnement de vos fournisseurs ou partenaires commerciaux. Cette couverture vous protège contre les pertes subies en raison de la dépendance à une autre entreprise (par exemple, un vigneron dépendant des raisins de la Napa Valley qui ont été détruits dans un incendie de forêt).
• Couverture supplémentaire des dépenses. Cela couvre l'augmentation des coûts que vous pourriez encourir afin de continuer à fonctionner malgré un sinistre.

3. Évaluer les compétences des employés et les directives de rémunération

Vos employés sont-ils formés à la RCR (Réanimation Cardio-pulmonaire) ? Peuvent-ils faire fonctionner un DEA (défibrillateur externe automatisé) ? La formation à cette technique et à d'autres compétences en premiers secours peut être une véritable bouée de sauvetage en cas de catastrophe (bien sûr, elles peuvent également être utiles dans des situations sans catastrophe, offrant d'autres avantages).

Il existe de nombreuses façons de planifier une formation avec un fournisseur agréé sur votre lieu de travail ; par exemple, la Croix-Rouge américaine propose sur site une formation personnalisée conforme à l'OSHA pour de petits ou de grands groupes d'employés.

Il existe également des programmes CERT (équipes d'intervention d'urgence communautaires) disponibles en Californie qui éduquent les gens sur la préparation aux catastrophes, les formant aux compétences de base en matière d'intervention en cas de catastrophe, telles que la sécurité incendie, l'organisation d'équipes et les opérations médicales en cas de catastrophe. Les membres du CERT peuvent aider les autres sur leur lieu de travail à la suite d'un événement lorsque les intervenants professionnels ne sont pas immédiatement disponibles pour aider ; bien sûr, cette formation pourrait également s'avérer utile en dehors du lieu de travail, ce qui incite davantage les employés à y participer.

Quelques étapes supplémentaires à considérer en ce qui concerne les employés :

• Donnez un jeu de clés et/ou de codes d'alarme à un responsable ou un employé de confiance
• Veillez à ce que les employés sélectionnés sachent où se trouvent les principaux équipements d'arrêt et comment les utiliser correctement.
• Confiez à certains employés des responsabilités spécifiques afin qu'ils sachent quoi faire en cas d'urgence.
• Exiger que chaque employé fournisse des informations de contact qui soient distribuées à tout le monde.
• Encouragez le dépôt direct pour vous assurer que les employés continuent de recevoir un chèque de paie s'ils y ont droit (le ministère du Travail fournit des directives pour payer les employés exonérés et non exonérés à la suite d'une catastrophe ici ; il est recommandé de l'examiner dans le cadre de votre plan de préparation).

4. Évaluez votre plan de récupération de données

L'équipement physique ne devrait pas être votre seule préoccupation. Vous devez également tenir compte de ce qui est hébergé à l'intérieur certains équipements, à savoir vos systèmes informatiques. Vos ordinateurs et serveurs peuvent contenir des années de données irremplaçables et de dossiers clients qui pourraient devenir irrécupérables en cas de sinistre si votre seule source de sauvegarde de données est sur site.

La sauvegarde des données dans le passé demandait beaucoup d'efforts et d'argent, impliquant le déplacement physique des données vers un autre emplacement qui ne serait pas affecté par le même désastre pouvant potentiellement faire des ravages sur votre site principal. Mais aujourd'hui, Disaster Recovery as a Service (DRaaS) vous permet de stocker des données critiques dans une solution basée sur le cloud. Cela peut être particulièrement avantageux et rentable pour les fabricants de petite et moyenne taille qui ne peuvent pas se permettre une armée informatique pour prendre en charge un plan de reprise après sinistre.

5. Évaluez vos chaînes d'approvisionnement

Au lendemain d'une catastrophe, les gens se rassemblent toujours, même ceux qui seraient normalement de l'autre côté ! Avant qu'un incident ne se produise, tenez compte des techniques de gestion de la chaîne d'approvisionnement suivantes :

• Contactez d'autres personnes de votre secteur, y compris des concurrents, pour partager des ressources en cas de catastrophe
• Discutez avec vos fournisseurs actuels pour voir s'ils ont mis en place des plans d'urgence et comment ils ont l'intention de continuer à desservir votre entreprise s'ils sont touchés
• Créez une liste de fournisseurs alternatifs que vous pourrez utiliser si nécessaire

Comme les événements récents nous l'ont montré, les catastrophes peuvent survenir à tout moment, n'importe où, ce qui rend un plan de préparation aux catastrophes crucial pour sécuriser votre entreprise et vos employés (selon l'Office of Emergency Management, plus de 60 pour cent des travailleurs américains ont exprimé leur inquiétude concernant les plans de gestion des catastrophes de leur employeur; ces soucis sont non seulement stressants, mais peuvent affecter la productivité globale). Cependant, en évaluant les cinq domaines que nous avons mis en évidence (installations et fournitures, assurance, compétences des employés et directives de rémunération, récupération de données et chaînes d'approvisionnement), vous et vos employés peuvent acquérir un meilleur sentiment de sécurité. Après tout, la préparation est la meilleure et parfois la seule défense !