Défis de la mise à jour des instructions de travail papier dans l'industrie moderne

Élément clé de la documentation industrielle, le mode opératoire est le support de base qui permet de guider les opérateurs dans l'exécution des tâches inhérentes à leurs postes respectifs. Il est donc vital pour l'entreprise que ces documents ne soient pas seulement parfaitement clairs et lisibles, mais aussi exempts de toute erreur qui entraînerait des non-conformités dans l'exécution des opérations.

Mise à jour des instructions de travail papier : une perte de temps et d'énergie

Comme l'environnement dans lequel l'entreprise évolue est dynamique, la façon dont elle opère et produit doit l'être aussi. Les instructions de travail ne peuvent pas rester figées dans le temps, car elles doivent s'adapter à l'arrivée de nouveaux facteurs : nouvelles normes, nouveaux outils, nouveaux processus, nouvelles exigences, etc. De plus, des erreurs ou sources d'inefficacité et de non-conformité peuvent être détectées dans ces instructions de travail une fois qu'elles sont appliquées sur le terrain.

Il y a donc des modifications régulières à apporter à ces modes opératoires, ce qui signifie qu'ils doivent être mis à jour à chaque fois. Or, c'est évidemment un problème sérieux lorsqu'on traite avec des supports papier traditionnels.

Cela implique de retirer de la circulation tous les exemplaires des anciennes versions (celles qui ne sont pas à jour) des instructions de travail pour s'assurer qu'aucun collaborateur ne les utilise encore pour faire son travail. L'étape suivante est de réimprimer les supports, puis de s'assurer que tous les opérateurs disposent des documents mis à jour après validation par les différents acteurs concernés (responsable production, responsable qualité, opérateurs qui peuvent aussi être impliqués dans ces mises à jour…). Tout cela mobilise des ressources (matérielles et humaines), de l'énergie et du temps.

Il est donc impossible de mettre à jour des documents papier sans qu'il y ait une certaine quantité de gaspillage, sans parler des conséquences environnementales, puisque le papier est un matériau recyclable mais représente une quantité considérable de déchets potentiels.

Difficulté de gestion et de sécurisation des documents

Comme la documentation d'entreprise doit être archivée, on imagine aisément le volume de documents à stocker et à gérer au fur et à mesure qu'ils s'accumulent. Ils nécessitent un espace dédié, avec des ressources matérielles significatives (armoires, classeurs, protection contre l'usure, etc.) et des ressources organisationnelles.

La mise à jour des instructions de travail pose aussi un problème de sécurité et de confidentialité. Le problème de sécurité existe, car tout support papier est susceptible d'être altéré, voire détruit en cas d'accident, de mauvaise manipulation ou de sinistre (incendie, inondation…). Quant à la confidentialité, il y a un risque de fuite de données vers la concurrence, car les documents papier peuvent être dissimulés et détournés.

Des problèmes auxquels le passage au numérique apporte des solutions. Correctement sécurisées, les procédures opératoires numérisées sont moins vulnérables à ce risque de divulgation. De plus, les instructions de travail, stockées et accessibles sur supports numériques, ne peuvent pas être perdues ou détruites de la même manière que les documents papier. La dématérialisation facilite aussi la mise à disposition des documents nouveaux, modifiés et mis à jour. Ceux-ci sont automatiquement et rapidement transmis aux terminaux utilisés par les opérateurs sur le terrain.

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