Le rôle des instructions de travail dans l'entreprise

Les instructions de travail sont le "Comment faire" dans l'industrie

Les instructions de travail jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement d'une structure. Les sites industriels lourds, tels que les sociétés de services, sont utilisés par toutes les entreprises. Après les processus, qui encadrent toute la chaîne de production, et dans le sillage des processus, qui définissent les rôles de chacun dans le processus, viennent les modes opératoires. Ils détaillent à travers le menu la nature de chaque tâche à effectuer et les étapes nécessaires à sa réalisation.

Les instructions de travail sont donc les premiers marqueurs de la productivité, de l'efficacité et de la qualité d'une entreprise.

L'importance des instructions de travail

Les instructions de travail répondent à une question fondamentale dans une démarche de satisfaction client :comment sera réalisé le produit ou service fourni au client ? En cela, ils mettent en lumière un défi tout aussi important pour l'entreprise :documenter et analyser chaque tâche pour rendre l'ensemble de la structure productive et rentable tout en produisant à un haut niveau de qualité. En ce sens, les instructions de travail font partie intégrante de la gestion des connaissances. Le but ici est de documenter de manière synoptique (schémas) ou textuelle (instructions pas à pas) les compétences et connaissances de chaque opérateur afin d'accomplir au mieux chaque tâche.

La transmission des savoirs est un des résultats des consignes de travail, l'amélioration continue en est un autre.

Instructions de travail :un outil de gestion de la qualité

Les instructions de travail font partie intégrante du système de gestion de la qualité (SMQ). Ils documentent les tâches à effectuer par poste. Cependant, ils peuvent également s'étendre transversalement. Dans ce cas, ils gèrent par exemple un workflow de tâches réalisées sur différents postes de travail. C'est ce qu'on appelle une gamme. Intégrées dans le cadre d'une démarche Kaizen, les consignes de travail deviennent alors des outils d'amélioration continue permettant à chaque opérateur :

• Pour accomplir sa tâche efficacement ;
• Identifier la pertinence de chaque étape définie dans les instructions de travail ;
• Proposer des améliorations ;
• Pour documenter ces améliorations.

Cette amélioration continue et cette révision des instructions de travail, nécessaires à l'entreprise, doivent néanmoins être menées de manière méthodique. Ne pas le faire pourrait conduire à des résultats contre-productifs. En effet, la faiblesse de tout SMQ réside dans une mauvaise maîtrise des différentes versions d'un même document. Il est donc primordial que chaque document soit unique et identifié par un système de révision permettant à chacun de s'assurer qu'il travaille sur la dernière révision.

De meilleures instructions de travail documentées

Même si de nos jours, grâce à l'avènement du numérique, le versioning est plus facilement géré, le problème des mauvaises versions des documents en circulation est loin d'être résolu. En effet, le numérique n'empêche pas les opérateurs d'imprimer des instructions de travail et d'oublier de les détruire lorsqu'une nouvelle version est disponible. Cela augmente le risque d'utiliser une version obsolète ou plus adaptée. Sans oublier les inévitables annotations que font les employés sur leurs instructions de travail. Ils restent cantonnés à leur poste alors que certains pourraient être bénéfiques à toute la structure… Ainsi comment créer des consignes de travail ? Pour y remédier, les entreprises doivent pouvoir se doter de solutions efficaces de gestion des modes de fonctionnement. Des solutions qui facilitent la réalisation des instructions de travail, gèrent les mises à jour tout en s'assurant que seules les dernières révisions sont en circulation…

Face à l'importance des instructions de travail pour l'entreprise, l'enjeu est clair :elles nécessitent la mise en place de solutions facilitant leur création et leur gestion. Ainsi maîtrisées, les instructions de travail permettront aux entreprises de mieux documenter les connaissances en leur sein mais aussi d'augmenter leur productivité et leur compétitivité.

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