Comment les instructions de travail boostent l'efficacité et la conformité dans votre entreprise

Les instructions de travail sont le « Comment faire » dans l'industrie

Les instructions de travail jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement d'une structure. Sites industriels lourds comme entreprises de services, toutes les entreprises les utilisent. Après les processus, qui cadrent toute la séquence de production, et dans le sillage des processus, qui définissent les rôles de chacun, viennent les modes opératoires. Ils détaillent la nature de chaque tâche et les étapes de sa réalisation.

Les instructions de travail sont donc les premiers marqueurs de la productivité, l'efficacité et la qualité d'une entreprise.

L'importance des instructions de travail

Les instructions de travail répondent à une question fondamentale dans un processus de satisfaction client : Comment le produit ou service fourni au client sera-t-il produit ? Elles soulignent un défi tout aussi important : documenter et analyser chaque tâche pour rendre l'ensemble de la structure productive et rentable tout en produisant à haut niveau de qualité. En ce sens, les instructions de travail font partie intégrante de la gestion des connaissances. L'objectif est de documenter de façon synoptique (schémas) ou textuelle (instructions pas à pas) les compétences et connaissances de chaque opérateur pour accomplir au mieux chaque tâche.

La transmission des connaissances est un résultat des instructions de travail, l'amélioration continue en est un autre.

Instructions de travail : un outil de management de la qualité

Les instructions de travail font partie intégrante du Système de Management de la Qualité (SMQ). Elles documentent les tâches à effectuer par poste. Mais elles peuvent aussi s'étendre transversalement. Dans ce cas, elles gèrent, par exemple, un flux de tâches effectuées sur différents postes. On appelle cela une gamme. Intégrées dans une démarche Kaizen, les instructions de travail deviennent des outils d'amélioration continue permettant à chaque opérateur :

• D'accomplir sa tâche efficacement ;
• D'identifier la pertinence de chaque étape définie ;
• De proposer des améliorations ;
• De documenter ces améliorations.

Cette amélioration continue et révision des instructions, nécessaire à l'entreprise, doit toutefois se faire méthodiquement. Sans quoi, cela pourrait mener à des résultats contre-productifs. En effet, la faiblesse de tout SMQ réside dans la mauvaise maîtrise des différentes versions d'un même document. Il est donc essentiel que chaque document soit unique et identifié par un système de révision permettant à tous de s'assurer qu'ils travaillent sur la dernière révision.

Mieux documenter les instructions de travail

Même si aujourd'hui, grâce au numérique, la gestion des versions est plus aisée, le problème des mauvaises versions en circulation est loin d'être résolu. Le numérique n'empêche pas les opérateurs d'imprimer les instructions et d'oublier de les détruire quand une nouvelle version sort. Cela augmente le risque d'utiliser une version obsolète ou inadaptée. Sans compter les annotations inévitables que les employés font sur leurs documents. Elles restent confinées à leur poste alors que certaines pourraient bénéficier à toute la structure... Ainsi comment créer des instructions de travail ? Pour y remédier, les entreprises doivent s'équiper de solutions efficaces de gestion des modes opératoires. Des solutions qui facilitent la réalisation des instructions, gèrent les mises à jour en s'assurant que seules les dernières révisions circulent...

Face à l'importance des instructions de travail, les enjeux sont clairs : elles exigent la mise en place de solutions facilitant leur création et gestion. Ainsi maîtrisées, elles permettront aux entreprises de mieux documenter leurs connaissances internes mais aussi d'augmenter leur productivité et compétitivité.

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