Pourquoi une documentation à jour est cruciale : avantages et défis pour votre entreprise

Aucune entreprise, quelle que soit sa taille et son activité, ne peut fonctionner sans documentation. De sa politique générale aux instructions de travail les plus détaillées, en passant par les procédures de sécurité et rapports en tout genre, toutes les informations importantes et utiles au bon fonctionnement sont consignées. Elles doivent être claires, précises et facilement accessibles aux employés concernés. Il est aussi vital que cette documentation soit à jour, intégrant les dernières évolutions et modifications, tout en éliminant les éléments obsolètes. En résumé, les documents doivent être mis à jour pour être applicables.

La procédure de contrôle des documents

Qu'il s'agisse de SMQ, sécurité ou tout autre système de management, mettre en place et appliquer une procédure de contrôle des documents est indispensable dans l'industrie d'aujourd'hui. Cette obligation concerne tant la documentation produite en interne que celle d'origine externe.

Le but est essentiellement d'assurer l'exactitude et la fiabilité de l'information utilisée dans l'activité. Mais aussi, de garantir que toutes les opérations sont menées en temps voulu, conformément à ce qui est planifié et écrit.

La procédure de contrôle des documents internes implique leur vérification et approbation avant diffusion. Elle inclut aussi la nécessité d'identifier et mettre en évidence les modifications apportées, ainsi que de s'assurer que les employés disposent des versions correctes des documents dont ils ont besoin. La disponibilité, l'accessibilité et la clarté de l'information font aussi partie des aspects couverts. On y trouve aussi l'identification, la destruction et l'archivage des documents obsolètes s'ils sont encore présents aux côtés des documents applicables.

Concernant les informations d'échanges clients/fournisseurs, réglementations, normes et autres documents d'origine externe : la procédure de contrôle les concernant consiste principalement à identifier ceux dont l'utilité pour l'entreprise est avérée (trier le nécessaire du superflu) et vérifier leur contenu avant de les diffuser.

La revue documentaire, la mise à jour et ses enjeux

Dans l'industrie, maintenir la documentation à jour est l'un des axes majeurs de la revue documentaire. Cela correspond à une démarche pour garantir que le contenu des documents est toujours valide, applicable et d'actualité. C'est requis par la plupart des normes de management, dont l'ISO 9001 (version 2008, paragraphe 4.2.3) qui stipule spécifiquement : « Réexaminer, mettre à jour si nécessaire et réapprouver les documents ». Cela suppose que la documentation applicable doit être modifiée pour être en phase avec la réalité de l'entreprise.

En étant mise à jour, la documentation se débarrasse des informations obsolètes. Cela réduit grandement le risque d'erreurs, d'envoi d'instructions erronées aux nouveaux employés et de se retrouver avec une documentation obsolète.

Pourvu, cependant, que la gestion des révisions et documents obsolètes soit efficace. Dans ce cadre, la mise à jour des documents joue un rôle déterminant dans l'amélioration continue. Car elle s'attaque aux facteurs pouvant affecter la qualité et intègre les mesures pour la soutenir.

Une documentation à jour assure une efficacité optimale à chaque poste. Chaque employé dispose d'un guide fiable et actualisé pour accomplir sa mission correctement. Parallèlement, cela améliore la sécurité des employés en réduisant les risques d'incidents grâce à des procédures ou instructions adaptées. En tenant compte des événements dangereux passés et des nouvelles évolutions.

Comment maintenir une documentation à jour ?

Pour maintenir une documentation à jour, les entreprises industrielles utilisent un logiciel d'instructions de travail numériques. Ainsi, il permet de toujours fournir aux opérateurs et techniciens la dernière version du document. Picomto est le logiciel leader pour la numérisation de la documentation opérationnelle. Contactez-nous pour en savoir plus.