Mise à jour des documents qualité

La documentation est l'un des piliers du système de gestion de la qualité . Les performances et l'efficacité de ce dernier en dépendent donc, d'où la nécessité de le mettre à jour. Le manuel qualité et les autres documents fondamentaux du système qualité doivent être constamment mis à jour afin d'être un support fiable, au courant des évolutions et capable d'éviter les erreurs qui pourraient affecter la qualité.

L'importance de la mise à jour de la documentation qualité

La mise à jour d'une documentation de qualité est cruciale à plus d'un titre. C'est avant tout une garantie que le savoir-faire et les connaissances créés et acquis par l'entreprise ne seront pas perdus. Pour atteindre les objectifs fixés par l'entreprise, elle poursuit une politique de gestion des connaissances en assurant l'identification, l'analyse, l'organisation, la mémorisation et le partage des connaissances. La mise à jour systématique de la documentation permet donc de capitaliser sur ce savoir-faire et de le transmettre aux collaborateurs, qu'ils soient des nouveaux entrants dans l'entreprise ou des anciens qui se chargent d'en remplacer d'autres en cas d'indisponibilité (d'où une plus grande polyvalence) . Les nouvelles recrues et les remplaçants internes peuvent ainsi se référer à des documents valides, les guidant efficacement dans l'exécution de leurs tâches et réduisant les risques d'erreur.

De plus, la mise à jour des documents qualité garantit que les actions d'amélioration vont toujours dans le bon sens, qu'elles ne sont affectées d'aucune faille et qu'elles ne nous obligent pas à revenir en arrière.

Enfin, la mise à jour des documents qualité a nécessairement un impact positif sur les conditions de travail des salariés et sur l'image de l'entreprise. Le QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) approche – qui assure la sécurité et la santé des salariés, leur formation à la prévention, le respect des normes et la fiabilité des installations – est constamment mise à jour pour offrir des conditions de production optimales et améliorer la perception de l’entreprise par le client. Une politique HSE vise à réduire les accidents du travail et les problèmes de santé ainsi qu'à affirmer l'engagement sociétal de l'entreprise, notamment en matière environnementale.

Les différentes sources de la mise à jour qualité

Les acteurs impliqués dans la mise à jour de la documentation qualité, dont le responsable qualité bien entendu, s'appuient sur différentes sources pour assurer cette démarche.
Dans un premier temps, la mise à jour des documents qualité est réalisée en tenant compte des retours clients. Toute remarque formulée par ce dernier après utilisation du produit doit être prise en compte. Ils peuvent entraîner des modifications plus ou moins importantes des procédures afin d'améliorer la qualité des produits et donc la satisfaction des clients.
Deuxièmement, les audits permettent également de mettre à jour les documents qualité en fonction des observations faites lors de ces opérations, qu'elles soient internes ou externes.
Il en va de même pour les différentes actions correctives et préventives réalisées ; ces actions doivent être intégrées dans les documents existants afin que les référentiels soient réellement dans leurs dernières versions et utilisables par les parties prenantes, sans risque de se tromper . De plus, lorsqu'une correction est apportée suite à un événement donné, le fait de rédiger l'avenant nécessite une réflexion et la mise en place d'une structure écrite logique et compréhensible.

Enfin, les revues et révisions font également partie des sources d'éléments à inclure dans les documents qualité lors de leur mise à jour. La revue de direction, par exemple, peut conduire à un changement d'orientation de la politique de l'entreprise (vers des considérations plus écologiques, par exemple), ce qui entraîne des changements dans les procédures, d'où la nécessité d'une mise à jour.

La mise à jour correspond donc à un processus réactif, dynamique, déclenché et déterminé par les différents événements qui affectent la vie de l'entreprise. Cela permet, entre autres, d'avoir des documents qui reflètent la réalité et d'éviter les erreurs qui pourraient nuire à la qualité.

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