Risques des procédures papier pour les techniciens industriels : pourquoi la numérisation s'impose

Même si, comme nous le verrons plus loin, l'objectif "zéro papier" dans l'industrie est encore loin d'être atteint, la dématérialisation est bel et bien en marche. Les entreprises prennent conscience des avantages de la numérisation des documents, y compris des procédures, ainsi que des risques liés à la conservation des supports papier. Les techniciens industriels, qui ont besoin d'outils efficaces et fiables pour faire leur travail, bénéficient de cette transition imposée par les exigences de l'industrie 4.0, une industrie numérique et connectée.

Numériser les documents pour répondre aux exigences de l'entreprise moderne

Alors que les avancées technologiques bouleversent le monde industriel et que la concurrence est de plus en plus féroce, les entreprises ne peuvent pas se permettre de rester en marge de ces évolutions. Les exigences de performance et d'adaptation concernent en particulier l'élaboration et la gestion de la documentation, et plus particulièrement des procédures.

Au chapitre 4.4.5, la norme ISO 14001 impose la mise en place d'un système de maîtrise de la documentation. Celui-ci inclura la révision et la mise à jour de la documentation, la disponibilité des versions pertinentes des documents, la garantie de leur lisibilité et de leur identification, ainsi que la prévention de l'utilisation non intentionnelle de documentation obsolète. Autant de points qui sont facilités par les outils numériques.

L'environnement sans papier : où en sommes-nous aujourd'hui ?

Bien que les entreprises soient conscientes des avantages de la dématérialisation des procédures et autres documents, elles peinent encore à atteindre l'objectif du "zéro papier" aujourd'hui. Selon une étude de l'Association for Information and Image Management (AIIM) publiée en 2015, seulement 31 % des dirigeants d'entreprise admettent que leurs bureaux sont encore pleins de documents papier (source : infoDSI.com). Selon l'AIIM, seuls 17 % des employés travaillent dans un environnement sans papier.

Pourquoi le passage au "zéro papier" est-il si difficile ?

Plus de la moitié des dirigeants (56 %) répondent que c'est parce qu'ils ont encore besoin de documents importants sous forme papier : contrats, bons de commande signés, etc. D'autres mentionnent la réticence exprimée par certains collaborateurs à se passer de documents écrits et à passer au numérique.

Une représentation moins fidèle de l'environnement de travail réel

Les risques liés au maintien de la documentation papier ne manquent pas. Parmi ces documents, les procédures gagneraient grandement à être numérisées. En effet, pour former un nouvel employé ou initier un technicien à différents postes de travail ou outils, il est bien plus efficace d'utiliser, par exemple, un support vidéo qu'un document papier. En général, les procédures visuelles (images, vidéos) favorisent la compréhension et l'exécution. Les procédures papier ne peuvent pas montrer l'environnement de travail réel (environnement, mouvements…) avec autant de précision que d'autres supports.

Le coût des documents papier

Le coût de la gestion, de la manipulation et du stockage des documents papier est aussi l'un de leurs inconvénients. La documentation traditionnelle peut représenter de gros volumes, nécessitant un espace de stockage significatif et des ressources non moins considérables pour leur classement, leur archivage et leur utilisation. 2 ou 3 CD suffisent à contenir un volume d'information équivalent à environ vingt mille pages par m². Cela montre le gain de place qui peut être réalisé.

Les documents papier sont également un frein à la productivité, puisqu'on estime qu'un collaborateur passe, en moyenne, 50 % de son temps à chercher l'information parmi tous les documents, puis 15 % à la lire. Une fois informatisés, ces documents deviennent plus aisément et rapidement accessibles, réduisant le temps perdu à leur recherche et allouant plus de temps aux opérations réelles, celles qui produisent réellement.

Moins de traçabilité et de sécurité

Pour les techniciens industriels, disposer d'une documentation numérique réduit le risque de destruction ou de perte d'informations. La possibilité d'y accéder depuis différents terminaux en réseau et de les transporter via divers supports (clés USB, disques durs externes, serveurs, Cloud…) facilite également grandement leur utilisation quotidienne. En outre, les documents papier présentent un réel déficit en termes de traçabilité et de suivi. Il est beaucoup plus compliqué de connaître l'historique d'une information, son évolution et les modifications qui y ont été apportées que si elle est dématérialisée et convertie au format numérique. Cela renvoie aussi au risque de se retrouver avec une documentation obsolète.

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