Quels sont les risques des procédures papier pour les techniciens ?

Même si, comme nous le verrons plus loin, l'objectif de dématérialisation dans l'industrie est encore loin d'être acquis, la dématérialisation est bel et bien en marche. Les entreprises prennent conscience des bénéfices de la numérisation des documents, y compris des procédures, ainsi que des risques liés à la préservation des supports papier. Les techniciens industriels, qui ont besoin d'outils efficaces et fiables pour faire leur travail, bénéficient de cette transition imposée par les exigences de l'industrie 4.0, une industrie numérique et connectée.

Numérisez les documents pour répondre aux exigences de l'entreprise moderne

Alors que les avancées technologiques bouleversent le monde industriel et que la concurrence est de plus en plus féroce, les entreprises ne peuvent se permettre de rester en marge de ces évolutions. Les exigences de performance et d'adaptation au progrès concernent notamment l'élaboration et la gestion de la documentation, et plus particulièrement des procédures.

Au chapitre 445, la norme ISO 14001 exige la mise en place d'un système de contrôle de la documentation. Cela comprendra l'examen et la mise à jour de la documentation, la garantie de la disponibilité des versions pertinentes des documents, la garantie de leur lisibilité et de leur identification, et la prévention de l'utilisation involontaire de documents obsolètes. Ce sont autant de points qui sont facilités par les outils numériques.

L'environnement de travail sans papier :où en sommes-nous aujourd'hui ?

Si les entreprises sont conscientes des avantages de la dématérialisation des procédures et autres documents, elles peinent encore aujourd'hui à atteindre l'objectif de dématérialisation des processus. Selon une étude de l'Association for Information and Image Management (AIIM) publiée en 2015, seuls 31% des chefs d'entreprise admettent que leurs bureaux regorgent encore de documents papier (source :infoDSI.com). Selon l'AIIM, seuls 17 % des employés travaillent dans un environnement sans papier.

Pourquoi le passage à la dématérialisation est-il si difficile ?

Plus de la moitié des chefs d'entreprise (56%) répondent que c'est parce qu'ils ont encore besoin de documents importants sous forme papier :contrats, bons de commande signés, etc. D'autres évoquent la réticence exprimée par certains salariés à se passer de documents écrits et à à la technologie numérique.

Une représentation moins précise de l'environnement de travail réel

Les risques associés à la conservation de documents papier ne manquent pas. Parmi ces documents, les procédures gagneraient grandement à être numérisées. En effet, pour former un nouvel employé ou faire découvrir à un technicien différents postes de travail ou outils, il est beaucoup plus efficace d'utiliser, par exemple, un support vidéo qu'un document papier. En général, procédures visuelles (images, vidéos) favoriser la compréhension et l'exécution. Les procédures papier ne peuvent pas montrer l'environnement réel de travail (environnement, mouvement…) aussi précisément que d'autres médias.

Le coût des documents papier

Le coût de gestion, de traitement et de stockage des documents papier est également l'un de leurs inconvénients. La documentation traditionnelle peut représenter des volumes importants, nécessitant un espace important pour leur stockage et des ressources non moins considérables pour leur classement, leur archivage et leur utilisation. 2 ou 3 CD suffisent pour contenir un volume d'informations équivalent à une vingtaine de milliers de pages par m2. Cela montre le gain de place qui peut être réalisé.

Les documents papier sont également un obstacle à la productivité , puisqu'on estime qu'un salarié passe, en moyenne, 50% de son temps à rechercher une information parmi tous les documents, puis 15% à la lire. En étant informatisés, ces documents deviennent plus facilement et rapidement accessibles, réduisant le temps perdu à leurs recherches et allouant plus de temps aux opérations réelles, celles qui produisent réellement.

Moins de traçabilité et de sécurité

Pour les techniciens industriels, disposer d'une documentation numérique réduit le risque de destruction ou de perte d'informations. La possibilité d'y accéder depuis différents terminaux en réseau et de les transporter à l'aide de divers supports (clés USB, disques durs externes, serveurs, Cloud…) facilite également grandement leur utilisation au quotidien.
De plus, les documents papier présentent un réel déficit en terme de traçabilité et de contrôle. Il est beaucoup plus compliqué de connaître l'historique d'une information, son cheminement et les modifications qui y ont été apportées que si elle est dématérialisée et convertie au format numérique. Cela fait également référence au risque de se retrouver avec une documentation obsolète.

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