Maîtriser la documentation de maintenance : une approche fiable pour protéger vos actifs

La documentation de maintenance est tout enregistrement contenant des informations dont vous pourriez avoir besoin pour compléter les tâches et inspections de maintenance. Elle vous dit ce que vous avez, vous montre comment l'entretenir, et a des enregistrements de tout votre travail passé.

Bien sûr, il y a ce vieux dicton sur « ne jamais mettre tous vos œufs dans le même panier, » mais si vous voulez une documentation de maintenance précise et accessible, c'est exactement ce que vous devriez faire.

Vous devez juste vous assurer de choisir le bon panier.

Qu'est-ce que la documentation de maintenance ?

Avant de décider où la garder, cela vaut la peine de passer plus de temps à regarder ce que c'est.

Vous pouvez la considérer comme votre collection de réponses aux questions critiques sur vos opérations : Qu'avons-nous ? Comment en prenons-nous soin ? Quel travail avons-nous fait jusqu'à présent, et quels ont été les résultats de ce travail ?

Par exemple, un opérateur d'équipement pourrait soumettre une demande de maintenance liée à une presse qui fait un bruit nouveau et étrange. La demande est examinée par le responsable maintenance, qui l'utilise ensuite pour générer un bon de travail, complet avec instructions et listes de contrôle. À partir de là, ils le priorisent et l'assignent à un technicien. Une fois que le technicien l'a, il consulte le manuel pour la presse, ainsi que certains des bons de travail récemment clôturés. Une fois sur site, il remarque qu'il y a une fuite dans une section de tuyauterie. Elle fuit mais elle a aussi l'air neuve, donc le technicien vérifie la garantie pour voir si le fabricant est obligé de la couvrir. Malheureusement, ce n'est pas le cas, donc le technicien va à l'inventaire et obtient les pièces et matériaux requis. Une fois qu'ils terminent leur travail, ils clôturent le bon de travail, après avoir rempli une description de ce qu'ils ont fait.

Dans cette situation, la documentation de maintenance inclut :

• Demande de maintenance
• Bon de travail assigné
• Manuel d'équipement
• Garantie d'équipement
• Bon de travail complété

Chaque pièce de documentation joue un rôle important dans le processus. Sans elle, le responsable maintenance ne saurait pas qu'il y avait un problème, le technicien ne saurait pas comment le corriger, et plus tard, personne ne sait ce que le technicien a fait.

Quels sont les différents types de documentation de maintenance ?

Bien qu'il y en ait beaucoup, ils ont tous tendance à tomber dans l'une de trois grandes catégories : ce que vous avez, ce que vous faites et comment vous le faites, et ce que vous avez fait.

Ce que vous avez

Ici, vous pouvez inclure des documents qui décrivent vos actifs et équipements, y compris :

• Numéros de série
• Fichiers CAO et BIM
• Schémas
• Images
• Garanties
• Polices d'assurance

Vous pouvez aussi inclure ici tous les documents qui vous disent qui vous avez dans l'équipe de maintenance, y compris les certificats de formation et les certifications spécifiques au métier.

Collecter toutes ces informations et les compiler en quelque chose d'utile peut être une tâche compliquée, mais c'est nécessaire si vous essayez de faire le passage de tout réactif à plus de maintenance préventive. La bonne nouvelle est que vous pouvez trouver de l'aide avec votre audit d'installation.

Ce que vous faites, comment vous le faites

Ici, vous avez tous les documents qui expliquent comment prendre soin de vos actifs, y compris :

• Manuels du fabricant d'équipement d'origine (OEM)
• Listes de contrôle pour les inspections
• Instructions étape par étape
• Procédures opérationnelles standard (POS)
• Politiques et procédures générales
• Programmes de maintenance préventive
• Parce que la sécurité est si importante, elle peut être sa propre sous-catégorie, et inclure :
• Politiques et procédures spécifiques à la sécurité
• Politiques de verrouillage/étiquetage (lock out/tag out)
• Système d'information sur les matières dangereuses en milieu de travail (SIMDUT)
• Documentation OSHA

Selon votre emplacement, vous pourriez aussi ajouter des documents d'indemnisation des travailleurs.

Un problème courant pour beaucoup de départements est qu'ils ont toutes ces informations qui flottent dans les têtes de leurs techniciens seniors. Au lieu de les avoir écrites où c'est sûr et accessible, c'est verrouillé. Et dès que ces techniciens seniors sortent par la porte, soit parce qu'ils déménagent vers une nouvelle entreprise ou prennent leur retraite, vous perdez tout ce savoir-faire critique de maintenance.

Ce que vous avez fait

Et ici, ce sont tous les documents liés au travail complété par l'équipe de maintenance ainsi que tout fournisseur tiers. Vous pouvez inclure :

• Demandes de maintenance
• Bons de travail
• Métriques de maintenance
• Indicateurs clés de performance
• Rapports

Les bons de travail ont beaucoup de documents à l'intérieur, y compris les notes et images créées par le technicien.

Pourquoi la documentation de maintenance est-elle importante ?

Passer les audits se résume souvent à à quel point vous pouvez répondre à ces questions :

• Avez-vous un processus en place ?
• L'équipe a-t-elle suivi vos processus ?
• S'ils les ont suivis, quand ont-ils fait le travail ?
• Si vous avez des POS et que l'équipe les suit, quand est la dernière fois que vous les avez mis à jour ?

Maintenant que nous savons ce que c'est et pourquoi c'est important, nous pouvons répondre à la prochaine question : Quelle est la meilleure façon de le garder en sécurité et de le rendre accessible ?

Pourquoi un CMMS est le meilleur panier à œufs du monde ?

Retour aux œufs et leur panier, notre métaphore fragile. L'idée sur les œufs et tout ce que vous voulez garder en sécurité est que vous ne devriez pas les garder tous au même endroit. Mais pour les documents de maintenance, c'est l'inverse.

Vous devez juste vous assurer d'avoir le bon type de panier, un système informatisé de gestion de maintenance (CMMS) moderne.

Avec les méthodes manuelles traditionnelles, vous luttez contre des piles de paperasse et des fichiers de tableurs aléatoires. Et chaque fois que vous devez connecter deux documents, il y a de bonnes chances qu'ils soient dans deux formats différents. Le planning de maintenance préventive pourrait être dans un tableur, mais les garanties associées sont toutes sur papier. Le bon de travail que vous venez d'assigner est sur papier, mais les schémas pour l'actif sont tous des fichiers PDF.

Avec un CMMS moderne, tous vos documents vont dans une base de données centrale, où ils sont tous sûrs, accessibles et connectables. Le fournisseur CMMS prend tout le poids informatique sur ses épaules, et ils sont en charge de s'assurer que vos données sont sauvegardées et là quand vous en avez besoin. Et ils s'assurent aussi que vos données sont partout où vous en avez besoin, accessibles par tous dans l'équipe à travers leurs appareils connectés à Internet.

Quand vous avez besoin de générer et assigner un bon de travail, tout est fait en un seul endroit, à l'intérieur du logiciel. Quand le technicien utilise son appareil mobile pour accéder à l'info en temps réel, ils peuvent aussi faire remonter les images et POS associées dont ils ont besoin pour travailler intelligemment et en sécurité.

Prochaines étapes

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui vous convient le mieux, de répondre à vos questions sur tout ce qui concerne la maintenance à vous aider à réserver une démo logicielle en direct.

Résumé

La documentation de maintenance est votre collection d'enregistrements qui vous aident à compléter le travail de maintenance. C'est comment vous savez ce que vous avez, comment en prendre soin, et quel travail vous avez complété jusqu'à présent. Donc, la première catégorie peut inclure les numéros de série d'actifs, images, fichiers CAO et BIM, garanties, polices d'assurance, et informations sur votre équipe de maintenance, y compris certificats et certifications métier. Pour la seconde, vous avez les POS, plannings de maintenance préventive, listes de contrôle et manuels. Dans la troisième, il y a les bons de travail clôturés, rapports et KPI. Toute cette information est vitale pour vos opérations, et vous pouvez la considérer collectivement comme une carte qui vous montre où vous avez été, où vous êtes maintenant, et comment arriver à vos objectifs. Pour assurer que vos documents sont à la fois sûrs et accessibles, vous avez besoin d'une solution CMMS moderne. Parce que tout vit dans une base de données centrale et votre fournisseur s'occupe de toutes les sauvegardes et mises à jour, vous n'avez jamais à vous soucier de perdre ou de perdre l'accès à votre documentation de maintenance.