Documentation de maintenance et le plus grand panier d'œufs au monde

La documentation de maintenance est tout enregistrement contenant des informations dont vous pourriez avoir besoin pour effectuer des tâches de maintenance et des inspections. Il vous indique ce que vous avez, vous montre comment l'entretenir et contient des enregistrements de tous vos travaux antérieurs.

Bien sûr, il y a ce vieil adage selon lequel « ne jamais mettre tous ses œufs dans le même panier », mais si vous voulez une documentation de maintenance précise et accessible, c'est exactement ce que vous devez faire.

Vous devez juste vous assurer de choisir le bon panier.

Qu'est-ce que la documentation de maintenance ?

Avant de décider où le garder, cela vaut la peine de passer plus de temps à regarder ce que c'est.

Vous pouvez le considérer comme votre collection de réponses à des questions critiques sur vos opérations :qu'avons-nous ? Comment s'en occupe-t-on ? Quel travail avons-nous fait jusqu'à présent et quels ont été les résultats de ce travail ?

Par exemple, un opérateur d'équipement peut soumettre une demande de maintenance liée à une presse qui émet un son nouveau et étrange. La demande est examinée par le responsable de la maintenance, qui l'utilise ensuite pour générer un bon de travail, accompagné d'instructions et de listes de contrôle. À partir de là, ils la hiérarchisent et l'attribuent à une technologie. Une fois que le technicien l'a, il consulte le manuel pour la presse, ainsi que certains des derniers ordres de travail clôturés. Une fois sur place, ils remarquent qu'il y a une fuite dans une section de tube. Il fuit mais il a aussi l'air neuf, donc le technicien vérifie la garantie pour voir si le fabricant est obligé de la couvrir. Malheureusement, ce n'est pas le cas, alors la technologie va à l'inventaire et obtient les pièces et les matériaux nécessaires. Une fois qu'ils ont terminé leur travail, ils clôturent le bon de travail, après avoir rempli une description de ce qu'ils ont fait.

Dans cette situation, la documentation de maintenance comprend :

• Demande d'entretien
• Ordre de travail attribué
• Manuel de l'équipement
• Garantie du matériel
• Bon de travail terminé

Chaque document joue un rôle important dans le processus. Sans cela, le responsable de la maintenance ne saurait pas qu'il y avait un problème, le technicien n'aurait pas su comment le résoudre, et plus tard, personne ne sait ce que le technicien a fait.

Quels sont les différents types de documentation de maintenance ?

Bien qu'il en existe de nombreux types, ils ont tous tendance à appartenir à l'une des trois grandes catégories suivantes :ce que vous avez, ce que vous faites et comment vous le faites, et ce que vous avez fait.

Ce que vous avez

Ici, vous pouvez inclure des documents décrivant vos actifs et équipements, notamment :

• Numéros de série
• Fichiers CAO et BIM
• Schémas
• Images
• Garanties
• Polices d'assurance

Vous pouvez également inclure ici tous les documents qui vous indiquent qui vous avez dans l'équipe de maintenance, y compris les certificats de formation et les sceaux spécifiques au métier.

Collecter toutes ces informations et les compiler en quelque chose d'utile peut être une tâche compliquée, mais c'est nécessaire si vous essayez de passer d'une maintenance entièrement réactive à une maintenance plus préventive. La bonne nouvelle est que vous pouvez trouver de l'aide pour l'audit de votre établissement.

Ce que vous faites, comment vous le faites

Ici, vous avez tous les documents qui expliquent comment prendre soin de vos actifs, notamment :

• Manuels du fabricant d'équipement d'origine (OEM)
• Listes de contrôle pour les inspections
• Instructions étape par étape
• Procédures opérationnelles standard (SOP)
• Politiques et procédures générales
• Calendriers de maintenance préventive
• Parce que la sécurité est si importante, elle peut constituer sa propre sous-catégorie et inclure :
• Politiques et procédures spécifiques à la sécurité
• Politiques de verrouillage/balisage
• Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)
• Documentation OSHA

Selon votre emplacement, vous pouvez également ajouter des documents d'indemnisation des accidents du travail.

Un problème commun à de nombreux départements est qu'ils ont toutes ces informations qui circulent dans les têtes de leurs techniciens supérieurs. Au lieu de l'avoir là où il est sûr et accessible, il est enfermé. Et dès que ces techniciens supérieurs quittent la porte, soit parce qu'ils déménagent dans une nouvelle entreprise, soit parce qu'ils prennent leur retraite, vous perdez tout ce savoir-faire essentiel en matière de maintenance.

Ce que vous avez fait

Et ici, ce sont tous les documents liés aux travaux effectués par l'équipe de maintenance ainsi que les éventuels fournisseurs tiers. Vous pouvez inclure :

• Demandes de maintenance
• Bons de travail
• Métriques d'entretien
• Indicateurs clés de performance
• Rapports

Les bons de travail contiennent de nombreux documents, y compris des notes et des images créées par le technicien.

Pourquoi la documentation de maintenance est-elle importante ?

La réussite des audits dépend souvent de votre capacité à répondre à ces questions :

• Avez-vous un processus en place?
• L'équipe a-t-elle suivi vos processus ?
• S'ils les ont suivis, quand ont-ils fait le travail ?
• Si vous avez des SOP et que l'équipe les suit, à quand remonte la dernière fois que vous les avez mises à jour ?

Maintenant que nous savons ce que c'est et pourquoi c'est important, nous pouvons répondre à la question suivante :Quelle est la meilleure façon de le garder en sécurité et de le rendre accessible ?

Pourquoi une GMAO est-elle le plus grand panier à œufs au monde ?

Revenons aux œufs et à leur panier, notre fragile métaphore. L'idée à propos des œufs et de tout ce que vous voulez garder en sécurité est que vous ne devriez pas les garder tous au même endroit. Mais pour les documents d'entretien, c'est l'inverse.

Il suffit de s'assurer d'avoir le bon type de panier, un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) moderne.

Avec les méthodes manuelles traditionnelles, vous vous battez contre des piles de documents et des feuilles de calcul aléatoires. Et chaque fois que vous devez connecter deux documents, il y a de fortes chances qu'il s'agisse de deux formats différents. Le calendrier PM peut être dans une feuille de calcul, mais les garanties associées sont toutes sur papier. Le bon de travail que vous venez d'attribuer est sur papier, mais les schémas de l'actif sont tous des fichiers PDF.

Avec une GMAO moderne, tous vos documents sont stockés dans une base de données centrale, où ils sont tous sécurisés, accessibles et connectables. Le fournisseur de GMAO vous décharge de tout le poids informatique et est chargé de s'assurer que vos données sont sauvegardées et là quand vous en avez besoin. Et ils s'assurent également que vos données sont partout où vous en avez besoin, accessibles par tous les membres de l'équipe via leurs appareils connectés à Internet.

Lorsque vous devez générer et attribuer un bon de travail, tout se fait en un seul endroit, à l'intérieur du logiciel. Lorsque le technicien utilise son appareil mobile pour accéder aux informations en temps réel, il peut également afficher les images et les SOP associées dont il a besoin pour travailler intelligemment et en toute sécurité.

Étapes suivantes

Hippo est là pour vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux, qu'il s'agisse de répondre à vos questions sur tout ce qui concerne la maintenance ou de vous aider à réserver une démonstration logicielle en direct.

Résumé

La documentation de maintenance est votre collection d'enregistrements qui vous aident à effectuer les travaux de maintenance. C'est ainsi que vous savez ce que vous avez, comment en prendre soin et quel travail vous avez accompli jusqu'à présent. Ainsi, la première catégorie peut inclure les numéros de série des actifs, les images, les fichiers CAO et BIM, les garanties, les polices d'assurance et les informations sur votre équipe de maintenance, y compris les certificats et les sceaux commerciaux. Pour le second, vous avez des SOP, des calendriers de maintenance préventive, des listes de contrôle et des manuels. Dans le troisième, il y a des bons de travail, des rapports et des KPI clôturés. Toutes ces informations sont vitales pour vos opérations, et vous pouvez les considérer collectivement comme une carte qui vous montre où vous avez été, où vous êtes maintenant et comment atteindre vos objectifs. Pour vous assurer que vos documents sont à la fois sûrs et accessibles, vous avez besoin d'une solution de GMAO moderne. Parce que tout réside dans une base de données centrale et que votre fournisseur s'occupe de toutes les sauvegardes et mises à jour, vous n'avez jamais à vous soucier de perdre ou de perdre l'accès à votre documentation de maintenance.