Pourquoi capitaliser les compétences techniques de votre entreprise est crucial

L'acquisition et l'accumulation des compétences techniques demandent beaucoup de temps et de ressources, humaines comme matérielles. Il s'agit d'un actif précieux que l'entreprise doit conserver, protéger et valoriser. En un mot : capitaliser. En quoi consiste exactement la capitalisation des connaissances, du savoir et des talents ? Pourquoi cette démarche est-elle si importante et quels sont les enjeux associés ?

En quoi consiste la capitalisation des compétences techniques ?

Il s'agit d'extraire, de structurer et de sauvegarder les connaissances créées et acquises dans l'exercice de l'activité de l'entreprise. Les compétences créées et acquises, le savoir-faire et les retours d'expérience forment un ensemble d'informations d'une valeur cruciale pour toute organisation. Il est indispensable de les préserver, de les enrichir et de les optimiser. Capturer les compétences techniques de l'entreprise, c'est s'assurer que ce savoir durement acquis ne soit pas perdu.

On distingue généralement deux types de connaissances : les connaissances implicites (ou tacites) et les connaissances explicites. Les premières correspondent au savoir-faire des collaborateurs. Elles naissent de la pratique quotidienne de leurs postes, au contact de leurs outils, équipements et environnements de travail. Ce sont des compétences, des astuces, parfois difficiles à formaliser, mais dont l'importance est loin d'être négligeable : elles permettent de gagner du temps, d'être plus efficaces et plus productifs. Elles se transmettent oralement, de manière plus ou moins informelle, des anciens aux nouveaux arrivants.

Les connaissances explicites, ou savoirs, sont directement intégrées dans des documents écrits ou le système informatique. Elles se transmettent de façon concrète et tangible, via des supports physiques ou électroniques (documents techniques, instructions de travail…).

L'un des grands intérêts de la capitalisation des compétences est qu'elle permet d'organiser et de faciliter leur transmission. De plus, le fait de les structurer permet ensuite de les mettre à jour et de les enrichir.

Comment cela fonctionne-t-il ?

C'est une procédure propre à chaque entreprise, adaptée à ses spécificités et à ses besoins. Néanmoins, on peut identifier un modèle organisationnel général de la capitalisation des compétences et des connaissances. Ce modèle varie d'une entreprise à l'autre, mais on en retrouve les grandes lignes dans la plupart d'entre elles.

Il se divise en 5 phases :

• L'identification des connaissances, qui est certainement la partie la plus délicate et souvent confiée à un coordinateur
• La collecte, l'analyse et la formalisation, réalisées avec la participation des collaborateurs
• La validation et l'enregistrement, qui relèvent de la responsabilité du manager ou de l'expert
• L'exploitation et la mise à disposition
• La mise à jour et l'enrichissement, qui, avec la phase précédente, sont confiés au responsable

Concernant les méthodes utilisées pour l'analyse et la modélisation au service de la gestion des connaissances, on peut citer notamment le MKSM (Method for Knowledge System Management) qui fournit à la fois une aide à la décision, une gestion des processus et un système qualité, le REX qui prend en compte les retours d'expérience positifs et négatifs selon 8 critères (pertinence, cohérence, synergie, efficacité, efficience, durabilité, impact, flexibilité), le MASK (Method for Analyzing and Structuring Knowledge) qui s'inscrit dans une démarche de formalisation globale, ainsi que le KADS (Knowledge Acquisition and Documentation Structuring) qui se caractérise par ses méthodes de résolution de problèmes.

Quels sont les enjeux ?

La capture des compétences techniques, et donc leur capitalisation, soulève un certain nombre d'enjeux et de défis que l'entreprise doit s'efforcer de maîtriser pour que sa démarche soit efficace.

Le premier est lié à la nécessité de déterminer les connaissances et compétences les plus importantes pour l'entreprise, celles qui relèvent de son cœur de métier. C'est un travail d'identification et de priorisation qui sera décisif pour la suite des opérations, car il conditionnera largement l'organisation.

Le deuxième enjeu est la préservation de ce savoir, c'est-à-dire comment l'acquérir, le formaliser et le conserver.

Vient ensuite la valorisation, autrement dit le fait de mettre ce savoir au service du développement de l'entreprise en assurant son accessibilité, sa diffusion et sa sécurité.

Enfin, la mise à jour clôture la liste des principaux enjeux associés à la gestion et à la capitalisation des compétences. Elle inclut leur évaluation, leur actualisation et leur enrichissement en intégrant les informations issues des retours d'expérience, mais aussi de l'extérieur de l'organisation.

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