Centraliser les connaissances : booster la formation et la rétention des nouveaux arrivants

L'un des principaux atouts d'une entreprise est le savoir qu'elle s'efforce de créer, acquérir, gérer et optimiser. Et puisque, dans le monde de l'industrie comme dans toute organisation, certains partent tandis que d'autres arrivent, il est essentiel de s'assurer que ce savoir-faire peut être transmis des premiers aux seconds, de manière fluide et la plus complète possible. Pour assurer cette transmission des connaissances, divers outils sont utilisés, souvent dans le cadre d'un processus de centralisation. Pouvoir trouver, en un seul et même endroit, toutes les informations nécessaires pour faire son travail, c'est bien là le majeur intérêt de cette démarche.

L'importance du transfert de connaissances

Dans toute entreprise, la composition des effectifs est soumise à des changements constants : des collaborateurs préparent leur retraite, tandis que de nouveaux arrivent. Le problème pour les managers est donc le suivant : comment s'assurer que les connaissances détenues par les anciens collaborateurs sont correctement transmises aux nouveaux.

Cela représente une part entière de la stratégie de gestion des connaissances et est d'une importance cruciale pour le bon fonctionnement de l'entreprise et son degré de compétitivité.

Si cette stratégie est insuffisante ou marquée par des dysfonctionnements, l'organisation risque de se heurter à de sérieux déficits en termes de savoir-faire et de compétences.

Centralisation des connaissances : accessibilité facilitée pour les nouveaux arrivants

Dans l'industrie, les connaissances sont de deux types : les connaissances créées au sein de l'organisation et les connaissances acquises de l'extérieur. Dans les deux cas, elles constituent un tout, une ressource extrêmement précieuse que l'entreprise doit préserver et valoriser.

Dans cette perspective, la tendance observée ces dernières années, qui est appelée à se généraliser dans les années à venir, est la centralisation de ces connaissances.

En d'autres termes, il s'agit de développer un système ou une plateforme qui rassemble toutes les informations utiles accumulées tout au long de l'activité de l'entreprise, sous une forme organisée (classées, catégorisées et hiérarchisées) pour permettre à tous les collaborateurs d'avoir l'information dont ils ont besoin pour accomplir leur mission.

Cet outil est d'autant plus crucial pour la formation des nouveaux arrivants, qui ont ainsi un accès simplifié à des données de toutes natures (procédures, actions à mener en cas d'imprévus ou d'incidents, éléments relatifs à la vie de l'entreprise, etc.). Compte tenu de la quantité d'informations à intégrer, il est presque impossible de tout savoir par cœur ; un support d'information centralisé est une solution à ce problème.

Un tel système peut prendre diverses formes et concerner tous les aspects du fonctionnement de l'entreprise. Par exemple, faciliter l'accès à un outil de type AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité) offre aux nouveaux collaborateurs une vision d'ensemble des enjeux liés à la sécurité opérationnelle et à la gestion de la qualité (via la criticité, en l'occurrence). Cela les aide à être conscients des risques associés à un processus de fabrication et susceptibles de générer, entre autres, des non-conformités.

Un support efficace et un outil de valorisation

La centralisation des connaissances fournit donc un formidable outil de support pour les nouveaux collaborateurs, qui se sentent inévitablement valorisés de disposer d'outils fiables, vraiment utiles et leur permettant d'acquérir progressivement une plus grande autonomie. Cela encourage, au passage, l'esprit d'initiative, levier pour toute entreprise qui veut être dynamique et créative.

Cela aide aussi à créer un sentiment d'appartenance car cela implique une démarche collaborative. En effet, en progressant, les nouveaux arrivants peuvent aussi faire des commentaires et, pourquoi pas, suggérer des améliorations. On observe parfois cela chez les nouvelles générations, particulièrement à l'aise avec les nouvelles technologies et qui peuvent avoir un regard différent sur la façon de produire.

La plupart des dirigeants d'entreprise sont conscients de tous ces bénéfices sur le capital connaissance. Cependant, il faut trouver les bonnes approches pour atteindre ces objectifs.

La complexité inhérente à la centralisation du savoir-faire fait partie des défis qu'ils ont à relever.

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