4 types de systèmes de contrôle des stocks :contrôle des stocks perpétuel ou périodique et les systèmes de gestion des stocks qui les prennent en charge

Les systèmes de contrôle des stocks sont des solutions technologiques qui intègrent tous les aspects des tâches d'inventaire d'une organisation, y compris l'expédition, l'achat, la réception, le stockage en entrepôt, la rotation, le suivi et le réapprovisionnement. Bien qu'il y ait un débat sur les différences entre la gestion des stocks et le contrôle des stocks, la vérité est qu'un bon système de contrôle des stocks fait tout en adoptant une approche holistique de l'inventaire et en permettant aux organisations d'utiliser des pratiques allégées pour optimiser la productivité et l'efficacité tout au long de la chaîne d'approvisionnement. tout en ayant le bon inventaire aux bons endroits pour répondre aux attentes des clients.

Cela étant dit, il existe aujourd'hui deux types de systèmes de contrôle des stocks :les systèmes d'inventaire permanent et les systèmes d'inventaire périodique. Au sein de ces systèmes, deux principaux types de systèmes de gestion des stocks - les systèmes de codes-barres et les systèmes d'identification par radiofréquence (RFID) - sont utilisés pour prendre en charge le processus global de contrôle des stocks :

• Types de système de contrôle des stocks principaux :
  • Système d'inventaire permanent
  • Système d'inventaire périodique
• Types de systèmes de gestion des stocks dans les systèmes de contrôle des stocks :
  • Système de code-barres
  • Système d'identification par radiofréquence (RFID)

Les systèmes de contrôle des stocks vous aident à suivre les stocks et vous fournissent les données dont vous avez besoin pour les contrôler et les gérer. Quel que soit le type de système de contrôle d'inventaire que vous choisissez, assurez-vous qu'il comprend un système d'identification des articles d'inventaire et de leurs informations, y compris des étiquettes à code-barres ou des étiquettes d'inventaire ; des outils matériels pour scanner des étiquettes à code-barres ou des étiquettes RFID ; une base de données centrale pour tous les stocks en plus de la possibilité d'analyser les données, de générer des rapports et de prévoir la demande ; et des processus d'étiquetage, de documentation et de rapport d'inventaire ainsi qu'une méthodologie d'inventaire éprouvée comme le juste-à-temps, l'analyse ABC, le premier entré ou le premier sorti (FIFO) ou le dernier entré, premier sorti (LIFO).

Lisez la suite pour en savoir plus sur les types d'inventaire et les types de systèmes de contrôle d'inventaire et d'applications de gestion des stocks qui peuvent aider les entreprises à gérer plus efficacement leur inventaire.

Quels sont les 4 types d'inventaire ?

Avant d'entrer dans les détails des types de systèmes de contrôle des stocks, il est important de comprendre les différents types de stocks.

Généralement, l'inventaire peut être regroupé en quatre catégories principales :

• Matières premières – Les matières premières sont des articles en stock utilisés dans le processus de fabrication pour créer des produits finis. Ce qui est considéré comme une matière première pour une entreprise peut être considéré comme un produit fini pour une autre. Par exemple, une entreprise qui crée des pièces ou des composants pour des machines ou des équipements considérerait ces composants comme des produits finis. Un fabricant qui achète ces composants pour les utiliser dans son processus de fabrication considérerait les mêmes composants comme matières premières. Les matières premières peuvent être constituées d'éléments tels que du papier ou de l'acier, des écrous et des boulons, des produits chimiques, des roues et d'autres éléments.
• Travail en cours – L'inventaire des travaux en cours (WIP) comprend les articles en cours de traitement. L'inventaire WIP peut inclure des matières premières et des composants qui passent par le processus de fabrication pour produire des produits finis ainsi que des articles finis qui attendent l'inspection finale ou le contrôle qualité. Une fois ces étapes finales terminées, ces articles finis seront considérés comme des produits finis.
• Produits finis – Les produits finis comprennent tous les articles terminés qui sont prêts à être vendus au client final.
• Biens MRO – MRO signifie maintenance, réparation et fournitures d'exploitation. L'inventaire MRO comprend les éléments nécessaires au fonctionnement, tels que l'équipement et les machines, et les éléments nécessaires à l'entretien de l'équipement et de l'infrastructure. Cela signifie que l'inventaire MRO peut également inclure des articles qui sont parfois considérés comme des matières premières, mais dans ce cas, il s'agit essentiellement de pièces de rechange. Les écrous et les boulons en sont un bon exemple. Lorsque des écrous et des boulons sont disponibles pour assembler des produits finis, ils seraient classés comme matières premières. Les écrous et boulons supplémentaires qu'une entreprise garde en stock pour réparer l'équipement, en revanche, sont classés comme MRO. D'autres exemples d'inventaire MRO incluent les fournitures d'entretien telles que les solutions de nettoyage, les vadrouilles et les balais, les outils, les matériaux d'emballage, les uniformes et les gants, et les fournitures de bureau telles que le papier, les stylos, les calculatrices, l'encre d'imprimante et d'autres articles.

L'inventaire peut être classé de plusieurs manières en fonction de l'industrie, des opérations de l'entreprise et des types d'inventaire que l'entreprise gère. Les entreprises qui achètent des produits finis et les vendent à des clients moyennant une majoration n'ont qu'un seul type de stock appelé stock de marchandisage.

Certaines entreprises, telles que les fabricants, doivent gérer une variété d'inventaires dans différentes classifications, ce qui rend indispensable un suivi efficace des stocks. Pour gérer efficacement les stocks, une solution de suivi des stocks est associée à une application de contrôle des stocks ou à une application de gestion des stocks.

Comment fonctionnent les systèmes de contrôle des stocks ?

Les systèmes de contrôle des stocks, tels que les applications de contrôle des stocks, offrent une variété de fonctions qui aident les entreprises à gérer différents types de stocks. Les systèmes de contrôle des stocks consistent généralement en des applications de gestion des stocks associées à un marquage par code-barres pour identifier les actifs de l'inventaire, et les informations sur chaque article sont stockées dans une base de données centrale. Les étiquettes à code-barres servent de traceurs d'inventaire, permettant aux utilisateurs d'afficher des informations sur l'article sur un système informatique, telles que le prix de l'article, le nombre d'articles en stock, l'emplacement d'un article dans un entrepôt, etc.

Les meilleures applications de contrôle des stocks sont compatibles avec les appareils mobiles, avec des applications compagnons qui permettent aux utilisateurs de suivre et de gérer les stocks lorsqu'ils se déplacent dans une installation ou d'un site à l'autre. Il existe de nombreuses applications de suivi des stocks pour smartphones, dont certaines sont exclusives aux mobiles, tandis que d'autres ont des applications de bureau pour permettre aux utilisateurs de suivre les stocks à partir de n'importe quel appareil. Il existe également de nombreuses applications de suivi des stocks conçues spécifiquement pour répondre aux besoins des gestionnaires d'entrepôt. Lorsque vous recherchez une application de gestion des stocks, recherchez des fonctionnalités qui répondent aux besoins de votre entreprise, telles que le déclenchement d'alertes lorsque les niveaux de stock atteignent des seuils prédéfinis, des capacités de réapprovisionnement, ainsi que des analyses et des rapports pour prendre en charge des fonctions telles que les prévisions.

Les 2 types de systèmes de contrôle des stocks

Maintenant que nous avons couvert les bases de l'inventaire et le fonctionnement général des systèmes de contrôle des stocks, examinons les deux principaux types de systèmes de contrôle des stocks.

Système d'inventaire perpétuel

Lorsque vous utilisez un système d'inventaire permanent, il met continuellement à jour les registres d'inventaire et comptabilise les ajouts et les soustractions lorsque les articles d'inventaire sont reçus, vendus à partir du stock, déplacés d'un emplacement à un autre, prélevés dans l'inventaire et mis au rebut. Certaines organisations préfèrent les systèmes d'inventaire permanent car ils fournissent des informations d'inventaire à jour et gèrent mieux les inventaires physiques minimaux. Les systèmes d'inventaire permanent sont également préférés pour le suivi des stocks car ils fournissent des résultats précis sur une base continue lorsqu'ils sont gérés correctement. Ce type de système de contrôle des stocks fonctionne mieux lorsqu'il est utilisé conjointement avec une base de données des quantités d'inventaire et des emplacements des bacs mise à jour en temps réel par les employés de l'entrepôt à l'aide de lecteurs de codes-barres. Les applications de gestion d'inventaire sont des systèmes d'inventaire perpétuels.

Certains défis sont associés aux systèmes d'inventaire permanent. Premièrement, ces systèmes ne peuvent pas être entretenus manuellement et nécessitent des équipements et des logiciels spécialisés qui entraînent un coût de mise en œuvre plus élevé, en particulier pour les entreprises ayant plusieurs sites ou entrepôts. Une maintenance et des mises à niveau périodiques sont nécessaires pour les systèmes d'inventaire permanent, qui peuvent également devenir coûteux. Un autre défi lié à l'utilisation d'un système d'inventaire perpétuel est que l'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel au fil du temps car il n'effectue pas d'inventaire physique périodique, une activité nécessaire même lorsque des suivis d'inventaire sont utilisés. Le résultat est que les erreurs, les articles volés et les articles mal numérisés ont un impact sur les enregistrements d'inventaire enregistrés et les empêchent de correspondre aux inventaires réels.

Système d'inventaire périodique

Les systèmes d'inventaire périodique ne font pas le suivi de l'inventaire sur une base quotidienne ; ils permettent plutôt aux organisations de connaître les niveaux de stock de début et de fin pendant une certaine période de temps. Ces types de systèmes de contrôle des stocks effectuent le suivi des stocks à l'aide d'inventaires physiques. Lorsque l'inventaire physique est terminé, le solde du compte des achats passe au compte des stocks et est ajusté pour correspondre au coût du stock final. Les organisations peuvent choisir de calculer le coût du stock final en utilisant les méthodes de comptabilisation des stocks LIFO ou FIFO ou une autre méthode ; gardez à l'esprit que le stock initial est le stock final de la période précédente.

L'utilisation d'un système d'inventaire périodique présente quelques inconvénients. Premièrement, lorsque les inventaires physiques sont terminés, les activités commerciales normales sont presque suspendues. En conséquence, les travailleurs peuvent accélérer leurs comptages physiques en raison de contraintes de temps. Les systèmes d'inventaire périodique n'utilisent généralement pas de traceurs d'inventaire, de sorte que les erreurs et les fraudes peuvent être plus fréquentes car il n'y a pas de contrôle continu sur l'inventaire. Il devient également plus difficile d'identifier où se produisent les écarts dans les décomptes d'inventaire lors de l'utilisation d'un système de contrôle d'inventaire périodique, car beaucoup de temps s'écoule entre les décomptes. La quantité de main-d'œuvre requise pour les systèmes de contrôle périodique des stocks les rend mieux adaptés aux petites entreprises.

Systèmes d'inventaire de codes-barres

Les systèmes de gestion des stocks utilisant la technologie des codes-barres sont plus précis et efficaces que ceux utilisant des processus manuels. Lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre d'un système global de contrôle des stocks, les systèmes de codes-barres mettent automatiquement à jour les niveaux de stock lorsque les travailleurs les scannent avec un lecteur de codes-barres ou un appareil mobile. Les avantages de l'utilisation du code-barres dans vos processus de gestion des stocks sont nombreux et incluent :

• Enregistrements précis de toutes les transactions d'inventaire
• Éliminer les erreurs de données chronophages qui se produisent fréquemment avec les systèmes manuels ou papier
• Éliminer les erreurs de saisie manuelle des données
• Facilité et rapidité de numérisation
• Met à jour automatiquement l'inventaire disponible
• Enregistrer l'historique des transactions et déterminer facilement les niveaux minimums et les quantités de réapprovisionnement
• Rationalisation de la documentation et des rapports
• Retour sur investissement (ROI) rapide
• Faciliter le mouvement des stocks dans les entrepôts et entre plusieurs emplacements, de la réception au prélèvement, à l'emballage et à l'expédition

Systèmes d'inventaire d'identification par radiofréquence (RFID)

Les systèmes d'inventaire d'identification par radiofréquence (RFID) utilisent une technologie active et passive pour gérer les mouvements d'inventaire. La technologie RFID active utilise des lecteurs d'étiquettes fixes dans tout l'entrepôt ; Les étiquettes RFID passent devant le lecteur et le mouvement est enregistré dans le logiciel de gestion des stocks. Pour cette raison, les systèmes actifs fonctionnent mieux pour les organisations qui nécessitent un suivi des stocks en temps réel ou lorsque la sécurité des stocks pose problème. La technologie RFID passive, d'autre part, nécessite l'utilisation de lecteurs portables pour surveiller le mouvement des stocks. Lorsqu'une étiquette est lue, les données sont enregistrées par le logiciel de gestion des stocks. La technologie RFID a une portée de lecture d'environ 40 pieds avec la technologie passive et de 300 pieds avec la technologie active.

Les systèmes de gestion des stocks RFID présentent certains défis associés. Premièrement, les étiquettes RFID sont beaucoup plus chères que les étiquettes à code-barres; ainsi, ils sont généralement utilisés pour des biens de plus grande valeur. Les étiquettes RFID sont également connues pour avoir des problèmes d'interférence, en particulier lorsque les étiquettes sont utilisées dans des environnements contenant beaucoup de métal ou de liquides. La transition vers l'équipement RFID coûte également très cher, et vos fournisseurs, clients et sociétés de transport doivent également disposer de l'équipement requis. De plus, les étiquettes RFID contiennent plus de données que les étiquettes à code-barres, ce qui signifie que votre système et vos serveurs peuvent s'enliser avec trop d'informations.

Lorsque vous choisissez un système de contrôle des stocks pour votre organisation, vous devez d'abord décider si un système d'inventaire permanent ou un système d'inventaire périodique est le mieux adapté à vos besoins. Ensuite, choisissez un système de code-barres ou un système RFID à utiliser conjointement avec votre système de contrôle des stocks pour une solution complète qui vous permettra d'avoir une visibilité sur votre inventaire pour une meilleure précision dans la numérisation, le suivi, l'enregistrement et la création de rapports sur les mouvements de stock.

Images via Pixabay par icondigital et Flickr par Naval Surface Warriors