Explorer quatre systèmes de contrôle d'inventaire : Perpétuel vs Périodique et leurs solutions de gestion associées

Les systèmes de contrôle d'inventaire sont des solutions technologiques intégrant tous les aspects des tâches d'inventaire d'une organisation : expédition, achat, réception, stockage en entrepôt, rotation, suivi, réapprovisionnement. S'il existe un débat sur les différences entre gestion d'inventaire et contrôle d'inventaire, la vérité est qu'un bon système de contrôle fait les deux en adoptant une approche holistique, permettant aux organisations d'utiliser des pratiques Lean pour optimiser productivité et efficacité tout au long de la supply chain, avec le bon stock aux bons endroits pour répondre aux attentes clients.

Cela dit, il existe deux types principaux de systèmes de contrôle d'inventaire aujourd'hui : systèmes d'inventaire perpétuel et systèmes d'inventaire périodique. Au sein de ces systèmes, deux principaux types de systèmes de gestion d'inventaire – systèmes à codes-barres et systèmes d'identification par radiofréquence (RFID) – soutiennent le processus global de contrôle :

• Types principaux de systèmes de contrôle d'inventaire :
  • Système d'inventaire perpétuel
  • Système d'inventaire périodique
• Types de systèmes de gestion d'inventaire au sein des systèmes de contrôle :
  • Système à codes-barres
  • Système d'identification par radiofréquence (RFID)

Les systèmes de contrôle d'inventaire aident à suivre le stock et fournissent les données pour le contrôler et le gérer. Quel que soit le type choisi, assurez-vous qu'il inclut : système d'identification des articles et leurs infos (étiquettes codes-barres ou étiquettes d'actifs) ; outils matériels pour scanner (scanners codes-barres ou lecteurs RFID) ; base de données centrale pour tout l'inventaire avec analyse de données, rapports, prévision de demande ; processus d'étiquetage, documentation, reporting avec méthodologie éprouvée (just-in-time, analyse ABC, FIFO, LIFO).

Poursuivez pour en savoir plus sur les types d'inventaire, les systèmes de contrôle et applications de gestion qui aident les entreprises à gérer plus efficacement leur stock.

Quels sont les 4 types d'inventaire ?

Avant de détailler les systèmes de contrôle, il est important de comprendre les différents types d'inventaire.

Généralement, l'inventaire se classe en quatre catégories principales :

• Matières premières – Articles utilisés dans la fabrication pour créer des produits finis. Ce qui est matière première pour une entreprise peut être produit fini pour une autre. Exemple : une entreprise créant composants pour machines considère ceux-ci comme produits finis. Un fabricant les achetant pour sa production les considère comme matières premières. Matières premières : papier, acier, écrous/boulons, produits chimiques, roues, etc.
• En-cours de fabrication (Work-in-progress / WIP) – Articles en cours de traitement. Peut inclure matières premières et composants en cours de fabrication pour produire des produits finis, ainsi que produits finis en attente d'inspection finale ou contrôle qualité. Après ces étapes, ils deviennent produits finis.
• Produits finis – Tous articles complets prêts pour la vente au client final.
• Articles MRO – MRO = Maintenance, Repair, Operations (maintenance, réparation, exploitation). Articles nécessaires pour opérer : équipements, machines, et articles pour maintenir équipements et infrastructures. Cela inclut pièces de rechange parfois considérées comme matières premières mais ici classées MRO. Écrous/boulons : s'ils servent à assembler des produits finis = matières premières ; s'ils sont en stock pour réparer équipements = MRO. Autres exemples : fournitures d'entretien (produits nettoyage, serpillières, balais), outillage, matériaux d'emballage, uniformes/gants, fournitures bureau (papier, stylos, calculatrices, encre imprimante, etc.).

L'inventaire peut être classé davantage selon l'industrie, les opérations de l'entreprise, les types d'inventaire gérés. Les entreprises achetant produits finis pour les revendre avec marge n'ont qu'un type : inventaire de négoce (merchandising inventory).
Certaines entreprises, comme les fabricants, gèrent une variété d'inventaires dans différentes classifications, rendant le suivi efficace indispensable. Pour gérer efficacement, une solution de suivi est couplée à une app de contrôle ou de gestion d'inventaire.

Comment fonctionnent les systèmes de contrôle d'inventaire ?

Les systèmes de contrôle (apps de contrôle) offrent diverses fonctions pour gérer différents types d'inventaire. Ils consistent généralement en apps de gestion d'inventaire couplées à l'étiquetage codes-barres pour identifier les actifs, et les infos de chaque article sont stockées dans une base de données centrale. Les étiquettes codes-barres servent de traceurs, permettant d'afficher les infos de l'article sur un système informatique : prix, quantité en stock, emplacement dans l'entrepôt, etc.
Les meilleures apps de contrôle sont compatibles mobile, avec apps compagnons permettant de suivre et gérer l'inventaire en se déplaçant dans l'installation ou entre sites. De nombreuses apps de suivi pour smartphones existent, certaines mobile-only, d'autres avec applications desktop pour suivre depuis n'importe quel appareil. Il y a aussi des apps conçues spécifiquement pour les gestionnaires d'entrepôt. Cherchez des fonctionnalités adaptées à vos besoins : alertes déclenchées quand les niveaux de stock atteignent des seuils prédéfinis, capacités de réapprovisionnement, analyse et reporting pour soutenir la prévision.

Les 2 types de systèmes de contrôle d'inventaire

Après les bases de l'inventaire et le fonctionnement général, discutons des deux principaux types.

Système d'inventaire perpétuel

Avec un système perpétuel, les enregistrements d'inventaire sont mis à jour en continu pour les ajouts/soustractions : réception, vente depuis stock, déplacement entre emplacements, prélèvement, mise au rebut. Certaines organisations préfèrent ce système car il fournit des infos d'inventaire à jour et gère mieux les comptages physiques minimaux. Les systèmes perpétuels sont aussi préférés pour le suivi car ils donnent des résultats précis en continu s'ils sont bien gérés. Ce type fonctionne mieux avec une base de données de quantités et emplacements de stockage mise à jour en temps réel par les ouvriers d'entrepôt utilisant des scanners codes-barres. Les apps de gestion d'inventaire sont des systèmes perpétuels.

Défis des systèmes perpétuels : ne peuvent être maintenus manuellement, nécessitent équipement et logiciel spécialisés = coût d'implémentation plus élevé, surtout pour multi-sites/entrepôts. Maintenance et mises à jour périodiques nécessaires, aussi coûteuses. Autre défi : l'inventaire enregistré peut ne plus refléter l'inventaire réel au fil du temps car ils ne font pas de comptages physiques périodiques, nécessaires même avec trackers. Résultat : erreurs, vols, scans incorrects impactent les enregistrements et créent des écarts avec les comptages réels.

Système d'inventaire périodique

Les systèmes périodiques ne suivent pas l'inventaire quotidiennement ; ils permettent de connaître les niveaux de stock initial et final sur une période. Ils suivent l'inventaire via comptages physiques. Une fois le comptage physique fait, le solde du compte achats passe dans le compte inventaire et est ajusté pour correspondre au coût du stock final. Les organisations choisissent la méthode de calcul du coût du stock final : LIFO, FIFO, ou autre ; le stock initial est le stock final de la période précédente.

Inconvénients : pendant les comptages physiques, les activités normales sont quasi suspendues. Ouvriers peuvent bâcler les comptages par contrainte de temps. Les systèmes périodiques n'utilisent généralement pas de trackers d'inventaire, donc erreurs et fraudes plus fréquentes faute de contrôle continu. Il devient aussi plus difficile d'identifier où surviennent les écarts car beaucoup de temps s'écoule entre comptages. La main-d'œuvre requise les rend mieux adaptés aux petites entreprises.

Systèmes d'inventaire à codes-barres

Les systèmes de gestion utilisant la technologie codes-barres sont plus précis et efficaces que les processus manuels. Intégrés à un système de contrôle global, les systèmes codes-barres mettent à jour les niveaux d'inventaire automatiquement quand les ouvriers les scannent avec un scanner ou appareil mobile. Les bénéfices du codage à barres dans la gestion d'inventaire sont nombreux :

• Enregistrements précis de toutes transactions d'inventaire
• Élimination des erreurs de données chronophages fréquentes avec systèmes manuels/papier
• Élimination des erreurs de saisie manuelle
• Facilité et rapidité de scan
• Mise à jour automatique du stock disponible
• Historique des transactions, détermination facile des niveaux minimaux et quantités de réapprovisionnement
• Rationalisation documentation et reporting
• ROI rapide
• Facilitation du mouvement d'inventaire dans l'entrepôt, entre sites multiples, de la réception au prélèvement, emballage, expédition

Systèmes d'inventaire par identification par radiofréquence (RFID)

Les systèmes RFID utilisent technologie active et passive pour gérer les mouvements d'inventaire. RFID active : lecteurs fixes dans l'entrepôt ; étiquettes RFID passent devant le lecteur, mouvement enregistré dans le logiciel. Idéal pour organisations nécessitant suivi temps réel ou où la sécurité de l'inventaire a été un problème. RFID passive : nécessite lecteurs portables pour surveiller les mouvements. Quand une étiquette est lue, données enregistrées par le logiciel. Portée de lecture : ~12 m (passif), ~90 m (actif).

Défis des systèmes RFID : étiquettes bien plus chères que codes-barres, donc réservées aux biens de haute valeur. Problèmes d'interférences connus, surtout dans environnements avec beaucoup de métal ou liquides. Coût élevé de transition vers équipement RFID, et fournisseurs, clients, transporteurs doivent avoir l'équipement requis. De plus, étiquettes RFID portent plus de données que codes-barres, risquant de surcharger systèmes et serveurs.

Pour choisir un système de contrôle d'inventaire, décidez d'abord si système perpétuel ou périodique convient le mieux. Ensuite, choisissez système codes-barres ou RFID à utiliser conjointement pour une solution complète offrant visibilité sur l'inventaire pour une précision accrue en scan, suivi, enregistrement, reporting des mouvements.

Images via Pixabay par icondigital et Flickr par Naval Surface Warriors