Gestion d'inventaire hospitalière efficace : 3 stratégies éprouvées de suivi d'actifs

Les hôpitaux sont souvent critiqués pour une gestion inefficace des fournitures et des dépenses d'inventaire excessives. Contraints de serrer leur budget, gestionnaires de matériel, fournisseurs et personnel sont pressés d'améliorer la gestion d'inventaire ; malheureusement, on leur demande souvent de le faire via des processus manuels chronophages, inefficaces et sujets à l'erreur humaine.
Si le temps du personnel est consacré à gérer manuellement l'inventaire et suivre l'usage sur multiples sites de stockage, les hôpitaux ne corrigent pas vraiment leurs problèmes. Ils ne s'aident pas non plus pour la préparation de rapports, le maintien de la conformité, la documentation de l'usage. Ils manquent aussi d'un système cohérent pour traiter les commandes de dernière minute des infirmiers et médecins.
Pour rationaliser la gestion d'inventaire hospitalière et automatiser la distribution de fournitures et médicaments, les dirigeants doivent implémenter les meilleures pratiques : investir dans un système de gestion des fournitures hospitalières et rationaliser les tâches de gestion d'inventaire. Nos conseils :

• Implémenter un système de gestion des fournitures hospitalières
• Adopter des systèmes de gestion d'inventaire automatisés
• Utiliser des étiquettes d'actifs pour un check-out/check-in efficace des instruments médicaux

Les hôpitaux suivant ces pistes amélioreront l'efficacité du personnel, réduiront les coûts des fournitures d'inventaire, et amélioreront leur résultat net. Lisez la suite pour en savoir plus.

Implémenter un système de gestion des fournitures hospitalières

L'implémentation d'un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement santé aide les hôpitaux à réduire les dépenses et tenir leurs budgets. La supply chain santé est complexe car fragmentée, et selon Jacqueline Belliveau (RevCycle Intelligence), « implique l'obtention de ressources, la gestion des fournitures, la livraison de biens et services aux prestataires et patients. Pour compléter le processus, biens physiques et informations sur produits/services médicaux passent par de nombreux acteurs indépendants : fabricants, assureurs, hôpitaux, prestataires, organisations d'achat groupé, agences réglementaires. Cependant, en promouvant l'efficacité dans la supply chain santé, hôpitaux et cabinets médicaux peuvent créer d'importantes opportunités de réduction des coûts dans leur organisation. »
Les prestataires médicaux utilisent une multitude d'articles quotidiennement pour soigner les patients, et plusieurs de chaque article par quart. Les employés stockent ces articles, provenant de centres de distribution ou directement des fabricants, donc de nombreuses organisations peuvent être impliquées pour fournir l'inventaire nécessaire quotidiennement. La supply chain implique chacun de ces acteurs plus agences réglementaires (ex. FDA) et assureurs. La gérer est difficile non seulement par sa fragmentation mais aussi parce que les parties prenantes ont leurs propres objectifs ; ex : médecins/infirmiers à l'aise avec certains produits, mais dirigeants achètent généralement les articles les plus abordables et de haute qualité.
Pour ces raisons, implémenter un système de gestion de la supply chain hospitalière est indispensable. Choisir une plateforme implique de trouver une solution répondant aux besoins de l'organisation avec fonctionnalités : gestion d'inventaire automatisée, capture automatique de données, accès mobile, stockage de données.

Adopter des systèmes de gestion d'inventaire automatisés

Un système de gestion d'inventaire automatisé est indispensable pour un hôpital occupé afin de rationaliser la supply chain. Ces systèmes incluent technologies de tracking et traçage de l'inventaire et dispositifs utilisés quotidiennement en santé. Souvent, ils utilisent codes-barres et étiquettes RFID avec numéros d'identification uniques pour chaque article pour un suivi et gestion précis. Infirmiers et médecins scannent les codes-barres avec scanners mobiles ou appareils et font confiance aux données stockées ; la capture automatique assure un reporting précis pour les dossiers et l'inventaire.
Les systèmes automatisés aident aussi les prestataires à identifier si des produits ont été rappelés ou endommagés et à être proactifs pour éviter de donner de tels produits/médicaments aux patients. De plus, ils identifient les médicaments et dispositifs utilisés fréquemment et prévoient les pénuries potentielles. Les gestionnaires d'inventaire accèdent aux données et peuvent définir des niveaux minimums qui déclenchent automatiquement les commandes avant rupture. Ainsi, les coûts restent bas car les hôpitaux adoptent automatiquement des pratiques Lean via la gestion automatisée.

Utiliser des étiquettes d'actifs pour un check-out/check-in efficace des instruments médicaux

Pour maximiser l'efficacité de votre système de gestion d'inventaire automatisé dans votre supply chain hospitalière globale, utilisez des étiquettes d'actifs. Utilisez votre système pour assigner des étiquettes à vos équipements avec codes-barres comportant des numéros d'identification uniques pour chaque article. N'utilisez pas les numéros de série des articles comme numéros d'identification car les fabricants peuvent dupliquer les numéros de série, rendant le suivi individuel virtuellement impossible pour votre organisation de santé.
L'étiquetage des équipements médicaux est crucial pour suivre leur usage et permettre un check-out/check-in rapide pour les prestataires. Le suivi des instruments économise de l'argent en éliminantvirtuellement pertes et vols. Il rationalise aussi la maintenance et aide les gestionnaires à surveiller le cycle de vie des équipements médicaux précieux. Scanner les étiquettes pour check-out/check-in augmente la visibilité sur vos actifs et aide à découvrir les articles manquants en sachant qui les a utilisés en dernier et où. Globalement, étiquettes d'actifs avec codes-barres réduisent les coûts d'inventaire et augmentent l'efficacité et la productivité du personnel en rationalisant le processus.

Dernier mot sur les bénéfices de l'implémentation des meilleures pratiques de gestion d'inventaire hospitalière

Quand votre hôpital adopte les meilleures pratiques – système de supply chain hospitalière, gestion d'inventaire automatisée, étiquettes pour check-out/check-in efficace – vous récoltez les bénéfices et maximisez votre ROI. Les bénéfices les plus significatifs :

• Atteindre les objectifs d'inventaire – Capture automatique via votre système = comptages temps réel précis et paramètres pour réapprovisionnement automatique. Élimination gaspillage et ruptures.
• Maximiser le temps des prestataires – Les infirmiers passent trop de temps à gérer l'inventaire. Les systèmes automatisés les libèrent de ces tâches pour plus de temps avec les patients.
• Gérer les rappels et réduire les expirations – Suivi équipements, dispositifs, médicaments avec étiquettes et codes-barres = gestion efficace des rappels et réduction des produits expirés en rayon. Alertes et notifications tiennent à jour sur infos critiques dispositifs/médicaments.
• Utiliser l'analytics pour de meilleures décisions – Les systèmes collectent des données transformées en analytics pour mieux comprendre usage, gaspillage, besoins maintenance. Pouvoir de décisions data-driven pour prévoir la demande plus précisément.

Images via Pixabay par skeeze et rdelarosa0